Microsoft Project 2019. Шаг за шагом [Синди Льюис] (pdf) читать онлайн

Синди Льюис
Карл Четфилд
Тимоти Джонсон

Microsoft Project
2019
Шаг за шагом

Москва, 2021

УДК 004.424
ББК 32.372
Л91

Л91 Синди Льюис, Карл Четфилд, Тимоти Джонсон
Microsoft Project 2019. Шаг за шагом / пер. с англ. Д. А. Беликова. – М.:
ДМК Пресс, 2021. – 570 с.: ил.
ISBN 978-5-97060-811-1
Эта книга может использоваться в качестве учебного пособия или справочника по Microsoft Project 2019 – программному средству, предназначенному для
управления проектами.
В начале представлено описание разных версий программы и основных ее
функций; далее рассматриваются различные процедуры в порядке возрастания
их сложности. Построение списка задач и настройка ресурсов, планирование и
отслеживание хода выполнения задач, консолидация проектов и общий доступ к
ресурсам – эти и другие темы подробно обсуждаются на страницах книги.
Каждая часть затрагивает определенные группы навыков; в конце глав приво­
дится ряд практических упражнений, позволяющих отработать тот или иной навык. В этом читателю помогут учебные файлы, выложенные на веб­сайте книги.
Цветные иллюстрации помогут быстрее усвоить материал.
Издание адресовано начинающим пользователям Microsoft Project, а также
тем, кто знаком с ранними версиями этой программы и хочет освоить новые ее
функции.

УДК 004.424
ББК 32.372

Original English language edition published with the authorization of Microsoft Corporation
by: Pearson Education, Inc. Copyright © 2019 by Pearson Education, Inc. All rights reserved.
Russian­language edition copyright © 2021 by DMK Press. All rights reserved.
Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой
бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения
владельцев авторских прав.
Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен. Но, поскольку вероятность
технических ошибок все равно существует, издательство не может гарантировать абсолютную точность и правильность приводимых сведений. В связи с этим издательство не несет
ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.

ISBN 978­1­5093­0742­5 (англ.)
ISBN 978­5­97060­811­1 (рус.)

© Pearson Education, Inc., 2019
© Оформление, перевод на русский язык, издание,
ДМК Пресс, 2021

Оглавление
https://t.me/it_boooks
Благодарность от автора............................................................ 12

i

Введение ..................................................................................... 13
Подход «шаг за шагом» .............................................................................. 13
Загрузка учебных файлов .......................................................................... 13
Адаптация пошаговых инструкций.......................................................... 15

Часть I. Начало работы с программой Microsoft Project 2019 ...... 17

1

Project, управление проектами и вы ........................................ 19

2

Знакомство с программой Project ............................................ 27

Учебные файлы .......................................................................................... 19
Знакомство с программой Project ............................................................ 19
Знакомство с семейством программ Project ............................................ 20
Новые функции программы Project 2019 ................................................. 21
Обзор функций более ранних версий программы .................................. 22
Взгляд с позиции руководителя проектов .............................................. 25
Приступим .................................................................................................. 26

Учебные файлы .......................................................................................... 27
Изучение пользовательского интерфейса программы Project............... 27
Управление файлами и настройка параметров
в представлении Backstage ............................................................... 34
Работа с деталями расписания в представлениях ................................... 38
Используйте отчеты для проверки статуса проекта ............................... 44
Обзор навыков ........................................................................................... 47
Практические задания .............................................................................. 48

Часть II. Основы простого планирования ..................................... 51

3

Создание нового плана.............................................................. 53
Учебные файлы .......................................................................................... 53
Создание нового плана и указание даты его начала .............................. 53
Настройка нерабочих дней в календаре проекта .................................... 56
Название плана и другие атрибуты .......................................................... 59
5

Оглавление

Обзор навыков ........................................................................................... 60
Практические задания .............................................................................. 61

6

4

Построение списка задач .......................................................... 63

5

Настройка ресурсов ................................................................... 93

6

Назначение ресурсов задачам ................................................ 115

7

Форматирование и общий доступ к плану проекта .............. 141

Учебные файлы .......................................................................................... 63
Создание задач........................................................................................... 63
Переключение с ручного планирования задач на автоматическое ....... 65
Указание длительности и даты задач ....................................................... 67
Работа с вехами .......................................................................................... 72
Создание суммарных задач для структуризации плана ......................... 73
Связывание задач для создания зависимостей ....................................... 76
Проверка длительности и даты окончания плана................................... 80
Документирование сведений о задаче..................................................... 82
Обзор навыков ........................................................................................... 84
Практические задания .............................................................................. 85

Учебные файлы .......................................................................................... 93
Настройка трудовых ресурсов................................................................... 94
Ввод максимальной доступности трудовых ресурсов............................. 96
Назначение ставок оплаты для трудовых ресурсов ................................ 98
Настройка рабочего времени в календаре ресурсов ............................. 101
Настройка затратных ресурсов ............................................................... 105
Документирование ресурсов с помощью заметок ................................ 106
Обзор навыков ......................................................................................... 108
Практические задания ............................................................................ 109

Учебные файлы ........................................................................................ 115
Назначение трудовых ресурсов .............................................................. 116
Управление расчетом трудозатрат при добавлении или удалении
назначений ресурсов ...................................................................... 121
Назначение затратных ресурсов ............................................................ 127
Проверка плана после назначения ресурсов ......................................... 128
Обзор навыков ......................................................................................... 132
Практические задания ............................................................................ 133

Учебные файлы ........................................................................................ 141
Настройка представления Gantt Chart ................................................... 142

Оглавление

Добавление задач в представление Timeline ......................................... 149
Настройка отчетов ................................................................................... 153
Копирование представлений и отчетов ................................................. 155
Печать представлений и отчетов ............................................................ 158
Обзор навыков ......................................................................................... 161
Практические задания ............................................................................ 162

8

Отслеживание хода выполнения проекта:
основные приемы .................................................................... 169
Учебные файлы ........................................................................................ 169
Отслеживание хода выполнения проекта .............................................. 170
Сохранение базового плана проекта ...................................................... 171
Отслеживание плана согласно расписанию........................................... 175
Ввод процента выполнения задачи........................................................ 176
Ввод фактических значений для задач .................................................. 179
Обзор навыков ......................................................................................... 183
Практические задания ............................................................................ 184

Часть III. Расширенные методы планирования........................... 189

9

Тонкая настройка планирования задач ................................. 191

10

Тонкая настройка задач .......................................................... 225

Учебные файлы ........................................................................................ 191
Определение взаимосвязей между задачами с помощью
функции Task Path .......................................................................... 192
Настройка связей между задачами ........................................................ 195
Управление планированием задач с помощью ограничений .............. 198
Прерывание работы над задачей............................................................ 205
Настройка рабочего времени для отдельных задач .............................. 207
Управление планированием задач при помощи их типа ..................... 210
Просмотр деталей планирования задач с помощью Task Inspector .... 215
Обзор навыков ......................................................................................... 217
Практические задания ............................................................................ 218

Учебные файлы ........................................................................................ 225
Ввод сроков выполнения......................................................................... 225
Ввод фиксированных затрат ................................................................... 228
Создание повторяющейся задачи .......................................................... 230
Просмотр критического пути плана....................................................... 233
Планирование суммарных задач вручную ............................................ 236
Обзор навыков ......................................................................................... 238
Практические задания ............................................................................ 239
7

Оглавление

11

Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей ............... 243

12

Тонкая настройка плана проекта............................................ 271

13

Организация данных проекта................................................. 297

14

Учебные файлы ........................................................................................ 243
Изменение доступности ресурсов для нескольких диапазонов дат .... 244
Работа с несколькими ставками ресурсов ............................................. 246
Изменение ставок ресурсов для разных диапазонов дат ..................... 249
Задержка начала назначения.................................................................. 250
Применение профилей к назначениям ................................................. 251
Создание и распределение материальных ресурсов .............................. 255
Просмотр доступности ресурсов ............................................................ 258
Настройка назначений в представлении Team Planner
(только для Project Professional) .................................................... 260
Обзор навыков ......................................................................................... 263
Практические задания ............................................................................ 264

Учебные файлы ........................................................................................ 271
Изучение распределения ресурсов во времени..................................... 271
Устранение перегрузки ресурсов вручную ............................................ 276
Выравнивание загрузки ресурсов........................................................... 278
Проверка затрат и даты окончания плана ............................................. 285
Отключение задач (только для Project Professional) ............................. 289
Обзор навыков ......................................................................................... 290
Практические задания ............................................................................ 291

Учебные файлы ........................................................................................ 297
Сортировка данных проекта ................................................................... 298
Группировка данных проекта ................................................................. 302
Фильтрация данных проекта .................................................................. 308
Создание новых таблиц ........................................................................... 314
Создание новых представлений ............................................................. 317
Обзор навыков ......................................................................................... 321
Практические задания ............................................................................ 322

Отслеживание хода выполнения задач:
расширенные возможности .................................................... 329
Учебные файлы ........................................................................................ 329
Обновление базового плана.................................................................... 330
Отслеживание фактических и оставшихся трудозатрат
для задач и назначений ................................................................. 333

8

Оглавление

Отслеживание повременных фактических трудозатрат
для задач и назначений ................................................................. 339
Перепланирование незавершенной работы .......................................... 346
Обзор навыков ......................................................................................... 347
Практические задания ............................................................................ 348

15

Просмотр и представление отчета о состоянии проекта ...... 353
Учебные файлы ........................................................................................ 353
Проверка отклонения плана ................................................................... 354
Определение просроченных задач ......................................................... 358
Анализ затрат по задачам ....................................................................... 362
Анализ затрат по ресурсам ..................................................................... 367
Обзор навыков ......................................................................................... 370
Практические задания ............................................................................ 371

Часть IV. Расширенные и специализированные сведения ......... 375

16

Режимы форматирования и печати: расширенные
методы ...................................................................................... 377
Учебные файлы ........................................................................................ 377
Форматирование представления Диаграмма Ганта.............................. 378
Форматирование представления Timeline ............................................ 385
Форматирование представления Network Diagram ............................... 388
Форматирование представления Calendar ............................................ 392
Печать и экспорт представлений............................................................ 395
Обзор навыков ......................................................................................... 399
Практические задания ............................................................................ 400

17

Форматирование отчетов: расширенные методы ................ 407

18

Настройка программы Project ................................................ 423

Учебные файлы ........................................................................................ 407
Создание пользовательского отчета ...................................................... 407
Настройка диаграмм в отчете ................................................................. 413
Настройка таблиц в отчете ...................................................................... 417
Обзор навыков ......................................................................................... 419
Практические задания ............................................................................ 420

Учебные файлы ........................................................................................ 423
Совместное использование пользовательских элементов
в планах проектов ........................................................................... 424
Запись и выполнение макросов.............................................................. 427
9

Оглавление

Редактирование макросов....................................................................... 430
Настройка ленты и панели быстрого доступа ....................................... 433
Обзор навыков ......................................................................................... 437
Практические задания ............................................................................ 438

19

Доступ других программ к данным Project ............................ 443

20

Консолидация проектов и ресурсов ....................................... 465

21

Система гибкого управления проектами и Project................ 487

Учебные файлы ........................................................................................ 443
Копирование данных в/из Project........................................................... 443
Открытие в Project файлов в других форматах ..................................... 448
Сохранение данных из Project в файлы других форматов ................... 451
Создание отчетов с помощью Excel и Visio............................................ 455
Обзор навыков ......................................................................................... 458
Практические задания ............................................................................ 459

Учебные файлы ........................................................................................ 465
Предоставление пула ресурсов нескольким планам ............................. 465
Консолидация планов проекта ............................................................... 474
Создание зависимостей между планами ............................................... 478
Обзор навыков ......................................................................................... 482
Практические задания ............................................................................ 483

Учебные файлы ........................................................................................ 487
Навигация по шаблону системы управления проектами
по методу Agile ................................................................................ 488
Сброс шаблона ......................................................................................... 491
Создание бэклога продукта..................................................................... 494
Создание команды................................................................................... 496
Планирование спринта ........................................................................... 497
Запись хода выполнения работы на ежедневных собраниях ............... 502
Создание отчетов для обзора спринта ................................................... 504
Источники получения дополнительной информации.......................... 507
Обзор навыков ......................................................................................... 508
Практические задания ............................................................................ 509

Часть V. Приложения ..................................................................... 521

A
10

Краткий экскурс в управление проектами ............................ 523
Понять, что определяет проект............................................................... 523
Проектный треугольник: взгляд на проекты с точки зрения
времени, стоимости и содержания ................................................ 525

Оглавление

Время, стоимость и содержание: управление ограничениями
проекта ............................................................................................ 527
Управление своими проектами с помощью Project .............................. 530

B

Развивайте свои навыки в управлении проектами .............. 532

C

Совместное использование: Project, SharePoint и PWA......... 535

D

Используйте эту книгу в качестве учебника .......................... 550

Присоединяйтесь к сообществу изучения Project ................................. 532
Присоединяйтесь к сообществу по обучению управлению
проектами ....................................................................................... 533

Установите настольный клиент Project в режим «Компьютер»............ 535
Организуйте общий доступ к своему плану с помощью SharePoint .... 538
Совместное использование плана в Project Web App ............................ 541
Управление портфолио проектов ........................................................... 547
Источники дополнительной информации ............................................ 549

Сопоставление содержания с требованиями преподавателя ............... 550
Изучение управления проектами с помощью Project ........................... 553

Об авторах ................................................................................ 554
Глоссарий .................................................................................. 556
Предметный указатель ............................................................ 568

11

Благодарность
от автора
Спасибо всем, кто поддерживал меня при работе над этой книгой. Я благодарю
своего технического редактора Кристин Флору за ее проницательные мысли и
опыт. Я благодарю Джеймса Миллса­младшего за то, что он выступил соавтором 21­й главы, и за его сотрудничество.
Особое спасибо моему мужу, семье и моим друзьям, которые поддерживали
меня в ходе этого процесса. Также выражаю благодарность замечательной редакционной команде, которая гарантировала качество этой книги.
— Синди Льюис

12

Введение

i

Добро пожаловать! Эта книга серии «Шаг за шагом» построена так, что, читая
ее с самого начала, вы получаете общее представление о Microsoft Project 2019,
а затем развиваете свои навыки, по мере того как учитесь выполнять процедуры возрастающей сложности. Если же вы предпочитаете готовые инструкции по
выполнению конкретной задачи, то можете сразу перейти к соответствующему
разделу. Практические инструкции изложены четко и кратко – только факты. Вы
также найдете информативные полноцветные иллюстрации, которые помогут
быстрее усвоить материал.

Подход «шаг за шагом»
Книга разделена на главы, охватывающие основные наборы навыков для работы
с Project, и состоит из нескольких частей. Каждая часть описывает определенные
области навыков, а каждая глава имеет разделы, которые объединяют связанные
друг с другом навыки. Каждый раздел содержит пояснительную информацию,
за которой следуют общие процедуры. В конце каждой главы приводится серия
практических задач, которые вы можете выполнить самостоятельно, пользуясь
навыками, полученными после чтения главы. Для выполнения практических
заданий вы можете использовать учебные файлы, доступные на веб­сайте этой
книги, или же собственные файлы.

Загрузка учебных файлов
Прежде чем вы сможете выполнять практические задания из данной книги, вам
необходимо загрузить учебные файлы на свой компьютер с сайта https://www.
microsoftpressstore.com/store/microsoft-project-2019-step-by-step-9781509307425. Следуйте
инструкциям на вкладке Загрузки.
ВАЖНО! Программу Project 2019 нельзя скачать с сайта книги. Обязательно установите ее, прежде чем приступить к выполнению процедур
и практических заданий, описанных в этой книге.

13

Глава i: Введение

Вы можете открыть файлы, предоставляемые для практических заданий, и
сохранить готовые версии каждого файла. Если позже вы захотите повторить
выполнение упражнений, то можете снова загрузить исходные учебные файлы.
В следующей таблице перечислены учебные файлы, используемые в этой
книге.
Глава

Папка

Файлы

Часть I Начало работы с программой Microsoft Project 2019
1. Project, управление проектами и вы

Глава 1

Нет

2. Знакомство с программой Project

Глава 2

TakeGuidedTour.mpp

3. Создание нового плана

Глава 3

Нет

4. Построение списка задач

Глава 4

SimpleBuildTaskList.mpp

5. Настройка ресурсов

Глава 5

SimpleSetUpResources.mpp

6. Назначение ресурсов задачам

Глава 6

SimpleAssignCheckPlan.mpp
SimpleAssignControlWork.mpp
SimpleAssignCostResource.mpp
SimpleAssignWorkResource.mpp

7. Форматирование и общий доступ
к плану

Глава 7

SimpleFormat.mpp

8. Отслеживание хода выполнения
проекта: основные приемы

Глава 8

SimpleTrackActuals.mpp
SimpleTrackBaseline.mpp

Часть II Основы простого планирования

Часть III Расширенные методы планирования
9. Тонкая настройка планирования
задач

Глава 9

ScheduleTasksAdvanced.mpp
ViewTaskPath.mpp

10. Тонкая настройка задач

Глава 10

FineTuneTasks.mpp

11. Тонкая настройка ресурсов
и назначение деталей

Глава 11

FineTuneAssignments.mpp
FineTuneResources.mpp

12. Тонкая настройка плана проекта

Глава 12

FineTunePlan.mpp

13. Организация данных проекта

Глава 13

OrganizeDetails.mpp

14. Отслеживание хода выполнения:
расширенные возможности

Глава 14

RescheduleIncompleteWork.mpp
TrackTimephasedWork.mpp
TrackWork.mpp UpdateBaseline.mpp

14

Адаптация пошаговых инструкций

Глава

Папка

Файлы

15. Просмотр и представление отчета
о состоянии проекта

Глава 15

ReportStatus.mpp

Часть IV Расширенные и специализированные сведения
16. Режимы форматирования и печати:
расширенные методы

Глава 16

FormatInDepth.mpp

17. Форматирование отчетов:
расширенные методы

Глава 17

FormatReportsInDepth.mpp

18. Настройка программы Project

Глава 18

CustomizeProjectA.mpp
CustomizeProjectB.mpp

19. Доступ других программ к данным
Project

Глава 19

SampleTaskList.xlsx
ShareInformation.mpp

20. Консолидация проектов и ресурсов

Глава 20

ConsolidatePlansA.mpp
ConsolidatePlansB.mpp
ShareResourcesA.mpp
ShareResourcesB.mpp

21. Система гибкого управления
проектами и Project

Глава 21

AgileTeam.mpp
GenerateReports.mpp
ProductBacklog.mpp
RecordProgress.mpp
TemplateReset.mpp
WorkingSprint.mpp

Адаптация пошаговых инструкций
Эта книга содержит множество изображений элементов пользовательского
интерфейса Project (например, ленты и окна программы), с которыми вы будете работать при выполнении задач в Project на компьютере под управлением
Windows. В зависимости от разрешения экрана или ширины окна лента Project
на вашем экране может отличаться от той, что показана на иллюстрациях в
этой книге. (Если вы включите режим сенсорного экрана, некоторые команды
на ленте могут отображаться по­другому.) В результате пошаговые инструкции, связанные с лентой, могут потребовать небольшой корректировки.
Простые инструкции представлены так:
1. На вкладке Task (Задача) в группе View (Вид) щелкните по кнопке Gantt
Chart (Диаграмма Ганта).
Если команда находится в списке, наши инструкции используют такой формат:
15

Глава i: Введение

1. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке Filter
(Фильтр), а затем в списке Filter (Фильтр) щелкните Summary Tasks
(Суммарные задачи).
Если из­за различий между настройками наших дисплеев кнопка отображается на экране не так, как показано в этой книге, то вы можете легко скорректировать шаги для поиска команды. Сначала щелкните по указанной вкладке,
а затем найдите указанную группу. Если группа свернута в список групп или
находится под кнопкой группы, щелкните по списку или кнопке, чтобы отобразить команды группы. Если вы не можете сразу определить нужную кнопку, наведите указатель на похожие кнопки, чтобы отобразить их названия в
экранных подсказках.
Инструкции, включающие несколько шагов, используют следующий формат:
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов), чтобы отобразить одноименное представление.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по кнопке
Tables (Таблицы) и затем выберите Cost (Затраты).
Инструкции в этой книге подразумевают, что вы взаимодействуете с экранными элементами на своем компьютере, щелкая по ним мышью, используя
тачпад или иное устройство. Если вы используете другой метод, например если
у вашего компьютера сенсорный экран и вы касаетесь экрана (пальцем или
стилусом), то при взаимодействии с элементом пользовательского интерфейса
замените щелчок мышью на касание соответствующего элемента.
Согласно стандартной терминологии, используемой в этой книге, элементы
пользовательского интерфейса Project, по которым вы щелкаете или которых
касаетесь на экране, в инструкциях называют кнопками, а физические кнопки,
которые вы нажимаете на клавиатуре, – клавишами.
Если инструкции предписывают ввести информацию, это можно сделать,
набрав текст на подключенной внешней клавиатуре, с помощью экранной клавиатуры при наличии сенсорного экрана или даже произнося вслух, в зависимости от настроек вашего компьютера и личных предпочтений.

16

Часть I

Начало работы
с программой
Microsoft Project 2019
https://t.me/it_boooks

ГЛАВА 1
Project, управление проектами и вы..........................................19
ГЛАВА 2
Знакомство с программой Project...............................................27

17

Project,
управление
проектами и вы
Учебные файлы
В этой главе нет учебных файлов.
Благодарим вас за то, что выбрали эту книгу в
качестве пособия для изучения Microsoft Project
2019. Эта книга является и учебником, и справочником. В большей части глав приводятся практические упражнения, выполняемые в Project.
В этой главе таких упражнений нет. Тем не менее прочитайте ее, чтобы лучше понять, каким
образом Project и управление проектами соответствуют вашим личным навыкам и целям. Эта
глава познакомит вас с Project и областью управления проектами.

1
В этой главе:
„„знакомство с програм-

мой Project;
„„знакомство с семейст­

вом программ Project;
„„новые

функции программы Project 2019;

„„обзор

функций более
ранних версий программы;

„„взгляд с позиции руко-

водителя проектов;
„„начнем!

Знакомство с программой
Project
Project может являться одним из основных инструментов по управлению проектами. В этой
книге рассказывается о том, как использовать
Project для создания расписаний (которые мы
чаще всего будем называть планами), включая задачи и ресурсы.
Project является мощным приложением, которое помогает планировать и управлять широким
спектром проектов. Используя набор возможнос­
19

Глава 1: Project, управление проектами и вы

тей, предлагаемых программой (это и соблюдение критических сроков, и расход бюджета, и правильный выбор необходимых ресурсов), вы можете получить более эффективные результаты. Программу Project можно использовать
в следующих целях:
„„создавать планы на уровне детализации, соответствующей вашему про-

екту. Сначала вы можете работать с обобщенными данными, а затем
перейти к более детальному подходу, когда это будет необходимо;
„„определять, какие задачи программа Project может выполнить автома-

тически, а какие вы хотите исполнить в ручном режиме;
„„управлять задачами, ресурсами, трудозатратами и другими затратами

на любом уровне детализации, соответствующем вашему проекту;
„„работать с данными плана в различных представлениях и отчетах;
„„отслеживать и управлять планом на протяжении всего проекта;
„„работать совместно с другими сотрудниками и предоставлять им необ-

ходимые данные;
„„использовать пулы ресурсов, объединенные проекты и перекрестные

ссылки на другие проекты, чтобы управлять ими.
В основе Project 2019 лежат предыдущие версии программы, что обеспечивает наличие мощных инструментов управления проектами. Разделы «Новые
функции программы Project 2019» и «Обзор функций более ранних версий
программы» этой главы рассказывают об основных нововведениях в последней версии Project и содержат перекрестные ссылки на соответствующие темы.

Знакомство с семейством
программ Project
Программа Project доступна в нескольких версиях:
„„Project Standard. Эта версия представляет собой программу базового

уровня, с помощью которой можно создавать, изменять и отслеживать
проекты;
„„Project Professional. В этой версии есть все функциональные возмож-

ности Project Standard и некоторые дополнительные функции, такие как
представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов). Project Professional также может работать с Project Online и Project Server;
„„Project Online Professional или Project Online Premium. Эти выпуски,

которые можно приобрести по подписке Microsoft 365, являются облачными. Их можно использовать в качестве настольных программ или
20

Новые функции программы Project 2019

подключать к Project Web App. Версии с подпиской позволяют быстрее
получать новые функции и использовать дополнительные, предоставляемые только подписчикам.
Помимо установки программы Project, существуют и другие варианты доступа к этому приложению и связанным с ним сервисам:
„„Project Online, предоставляемый через Microsoft 365, является решени-

ем по управлению проектами и портфолио (PPM) (обратите внимание,
что Project Online не является веб­версией программы Project);
„„Project Server. Это PPM­решение, работающее на оборудовании корпо-

рации Microsoft;
„„Project Web App (PWA). Это браузерный интерфейс PPM­решения.

СОВЕТ. Для получения дополнительной информации об использовании Project с решениями Microsoft SharePoint и PPM см. приложение C. Чтобы узнать больше о подписках Project Online и Micro­
soft 365, перейдите по адресу https://products.offiice.com/project.
В этой книге основное внимание уделено программам Project Standard и
Project Professional. Если функция уникальна для Project Professional, мы приводим соответствующие инструкции для пользователей обеих версий программы. Если вы являетесь подписчиком, делайте все, как написано в книге, и
обращайтесь к инструкциям по работе с Project Professional, когда речь идет об
уникальных функциях.

Новые функции программы Project 2019
Версия Project 2019 включает в себя некоторые новые и улучшенные функции:
„„улучшенное связывание задач. Многоуровневый список задач досту-

пен из полей Предшественники и Последователи, отображаемых в
представлениях и диалоговых окнах. Этот список предлагает связывание
с помощью флажков. Для получения дополнительной информации см.
раздел «Связывание задач для создания зависимостей» в главе 4;
„„обновление представления Timeline (Временная шкала). Каждый от-

резок временной шкалы может иметь уникальную метку, и теперь на ней
отображается ход выполнения задач. Подробную информацию можно
найти в разделе «Формат представления Timeline» главы 16;
„„добавлено поле Название суммарной задачи (Summary Name). Вы мо-

жете добавить имя суммарной задачи в таблицы (например, в таблицу ис21

1

Глава 1: Project, управление проектами и вы

пользования в представлении Использование ресурсов), чтобы уточнить,
где в структуре плана находится задача. Дополнительную информацию о
создании новых таблиц или добавлении столбца в таблицу см. в разделе
«Создание новых таблиц» главы 13;
„„улучшения специальных возможностей. Project теперь лучше совмес­

тим с программами для чтения с экрана. Были улучшены контрастность
и поддержка клавиатуры. Для получения дополнительной информации
перейдите на страницу https://support.offiice.com и введите в поисковую
строку фразу accessibility in project. В эту книгу мы включили примечания,
которые помогут читателям с дальтонизмом ориентироваться в программе, и, там, где это уместно, изложили предложения по иному форматированию вашего плана, чтобы удовлетворить визуальные потреб­
ности команды.
СОВЕТ. Если вы являетесь подписчиком Project, то можете получить
новые или измененные функции, помимо тех, что были перечислены
в предыдущем списке. Ваша компания определит доступные для вас
функции.
Если вы обновили предыдущую версию программы до Project 2019, вам
важно знать различия между старой и новой версиями, а также то, как они
повлияют на ваши проекты. В последующих разделах описываются новые
возможности, которые появились в версиях 2016, 2013 и 2010. В зависимости
от исходной версии программы некоторые из этих функций могут оказаться
для вас новыми.

Обзор функций более ранних версий
программы
Несмотря на то что Project регулярно выпускает расширенные версии своего
программного обеспечения, вы, возможно, могли не выполнять обновление
после каждого нового выпуска из­за стандартов организации, совместимости
версий или по другим причинам. Для справки мы включили сюда функции,
которые поставлялись с каждым выпуском. Если вы следите за версиями
Project, этот раздел может послужить напоминанием о некоторых интересных
функциях и о том, когда они появились.

Новые функции программы Project 2016
Версия программы Project 2016 включала в себя ряд новых и улучшенных
функций:
22

Обзор функций более ранних версий программы

„„обновление представления Timeline (Временная шкала). Вы можете

отображать несколько отрезков временной шкалы с нужными диапазонами дат. Подробную информацию см. в разделе «Формат представления Timeline» главы 16;
„„что вы хотите сделать (Tell me). Это текстовое поле на ленте, позволя-

ющее получить справку и вызвать функцию. Используйте его, чтобы быстро найти функцию Project (или справку по этой функции). Подробную
информацию см. в главе 2;
„„новые темы. Чтобы настроить оформление интерфейса Project, вы може-

те применить одну из новых тем Office. Для этого используйте страницу
General (Общие) диалогового окна Project Options (Параметры Project).

Новые функции программы Project 2013
Версия программы Project 2013 содержала следующие новые функции:
„„Reports (Отчеты). В программе Project 2013 используется новое ви­

зуальное представление данных, в отличие от старых отчетов в табличной
форме. Новая функция по формированию отчетов содержит динамичное
сочетание таблиц, диаграмм и текста, которые можно настроить. Подробную информацию см. в разделе «Настройка отчетов» главы 7 и в главе 17;
„„Task Path (Последовательность задач). Используйте эту функцию для

быстрого указания отрезков диаграммы Ганта, относящихся к выбранным задачам­предшественникам и последователям. Подробную информацию см. в разделе «Определение взаимосвязей между задачами с помощью функции Путь к задаче» главы 9;
„„обновленное представление Backstage (Фон) и интеграция с

OneDrive. Как и в случае с другими программами из набора Office, в
представлении Backstage (Фон) программы Project предусмотрена возможность быстрого доступа к хранилищу Microsoft OneDrive. Дополнительные сведения см. в разделе «Управление файлами и настройка пара­
метров» главы 2;
„„максимальная дата окончания проекта. В программе Project она сме-

щена с 31 декабря 2049 года на 31 декабря 2149 года;
„„поддержка сенсорного ввода. Как и в остальных приложениях Office,

вы можете оптимизировать интерфейс программы Project (в первую
очередь команды на ленте) для ввода данных с помощью сенсорного
экрана или мыши;
„„интеграция программы Skype (только в Project Professional). Находясь

в Project, вы можете начать беседу в Skype для бизнеса или отправить
электронное сообщение ресурсу. Для этого наведите указатель на имя
ресурса и откройте сеанс обмена сообщениями или видеочат;
23

1

Глава 1: Project, управление проектами и вы

„„поддержка программ сторонних разработчиков. Project поддержи-

вает программы сторонних разработчиков и приложения, доступные в
магазине Office Store, который находится по адресу http://store.office.com.

Новые функции программы Project 2010
Версия 2010 года включала следующие новые возможности:
„„лента. В новом интерфейсе все команды, которые использует большинство

пользователей, упорядочены новым способом, позволяющим получить
к ним быстрый доступ. Это делается с помощью вкладок, расположенных
в верхней части окна программы. Подробную информацию см. в разделе
«Изучение пользовательского интерфейса программы Project» главы 2;
„„представление Backstage (Фон). Все инструменты, необходимые вам

для работы с файлами, находятся в одном месте. Дополнительные сведения см. в разделе «Управление файлами и настройка параметров» главы 2;
„„задачи, планируемые вручную. При создании задач с любым типом дан-

ных не беспокойтесь об автоматическом планировании. Оно не будет применено без вашего ведома. На задачи, запланированные вручную, не влияют
изменения продолжительности, дат начала или окончания, взаимосвязей
или других элементов, что в противном случае привело бы к изменению
планирования задач в программе Project. Вы также можете переключить с
ручного на автоматическое планирование отдельные задачи либо весь план
целиком. Подробную информацию см. в разделах «Создание задач» и «Переключение с ручного планирования на автоматическое» главы 4;
„„представление Timeline. Создает «project at a glance» – краткий обзор

всего проекта, который содержит только суммарные задачи, подзадачи и
вехи, выбранные вами. Вы также можете легко скопировать содержимое
представления Timeline в виде графического изображения и вставить
его в другое приложение. Подробную информацию см. в разделах «Ввод
новых задач в представление Timeline» и «Копирование представлений
и отчетов» главы 7;
„„оптимизированная вставка данных в Excel и Word. При копирова-

нии данных программы Project в приложения Excel или Word вы можете
сохранять названия столбцов и структуру ваших данных. Дополнительные сведения см. в разделе «Копирование данных в/из Project» главы 19;
„„настраиваемая лента. Создавайте собственные вкладки и группы эле-

ментов управления для работы. Дополнительные сведения см. в разделе
«Настройка ленты и панели быстрого доступа» главы 18;
„„пользовательские поля. Когда вы начинаете вводить число, дату или

текст в крайний правый столбец таблицы, программа Project сама определяет тип данных. Подробную информацию см. в разделе «Создание
новых таблиц» главы 13;
24

Взгляд с позиции руководителя проектов

„„оптимизированные автофильтры. Кроме того, с помощью стрелок

Автофильтр на названиях столбцов вы можете использовать фильтры,
такие же как в программе Excel, а также проводить сортировку и группировку. Подробную информацию см. в разделе «Фильтрация данных
проекта» главы 13;
„„сохранение проектов в форматах PDF или XPS. Вы можете созда-

вать документы в формате PDF или XPS непосредственно из программы
Project. Подробную информацию см. в разделе «Печать и экспорт представлений» главы 16;
„„представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов)

(только в Project Professional). В этом представлении вы можете выполнять такие действия, как переназначение задачи с одного ресурса на другой, с помощью простого перетаскивания. Подробную информацию см. в
разделе «Настройка назначений в представлении Team Planner» главы 11;
„„отключение задач (только в Project Professional). Вы можете отключать

(не удаляя) выделенные задачи плана таким образом, чтобы они не оказывали влияния на все планирование; затем при необходимости можете
повторно задействовать их. Подробную информацию см. в разделе «Отключение задач» главы 12;
„„интеграция со списком задач SharePoint (только в Project Professional).

Вы можете объявлять и синхронизировать задачи между программой
Project и списком Micriosoft SharePoint. Подробную информацию см. в
приложении C.

Взгляд с позиции руководителя проектов
Управление проектом – это искусство и наука. Если вы читаете эту книгу, велика вероятность того, что вы либо вовлечены в процесс управлением проектами, либо собираетесь в нем участвовать.
Project – уникальная программа Microsoft. Она представляет собой спе­
циализированный инструмент, предназначенный для управления проектами.
Вы можете быть менеджером проекта либо вообще не иметь к этому никакого
отношения. Так или иначе, ваш успех в качестве менеджера проекта в значительной степени будет связан с освоением программы Project в качестве пользователя. Давайте приступим к изучению этого вопроса.
По сути, управление проектами – это сочетание навыков и инструментов,
которые помогают вам прогнозировать и контролировать результаты усилий,
предпринятых вашей организацией. Ваша организация может заниматься и
другой деятельностью, помимо проектов. Проекты (например, разработка нового продукта) отличаются от текущих операций (например, от расчета заработной платы). Проекты определяются как временные усилия, предпринятые для
25

1

Глава 1: Project, управление проектами и вы

достижения конкретного результата или результатов. При наличии хорошей системы управления проектами вы сможете ответить на такие вопросы, как:
„„Какие задачи необходимо выполнить, и в каком порядке они должны

быть выполнены для достижения результата проекта?
„„Когда должна быть выполнена каждая задача, и каков крайний срок ее
выполнения?
„„Кто будет выполнять задачи?
„„Сколько это будет стоить?
„„Что, если некоторые задачи не будут завершены в срок?
„„Каков наиболее подходящий способ обмена информацией между лицами, заинтересованными в выполнении проекта?
Хорошая система управления проектами не гарантирует успеха всего проекта, но плохое управление часто приводит к неудаче.
Успех работы с программой Project основан на базисных практиках управления проектом, и это является одним из главных принципов учебной стратегии данной книги. Хотя программа Project является многофункциональным
приложением, овладение его отдельными функциями само по себе не является гарантией успеха в управлении проектами. По этой причине в данной книге
вы найдете много сведений о лучших практиках управления проектами. Например:
„„вкладки «Управление проектом» во всех главах;
„„приложение A «Краткий экскурс в управление проектами»;
„„приложение B «Инструкция по наработке навыков в управлении проек-

тами».

Приступим
На протяжении всей книги вы будете играть роль менеджера проектов вымышленной компании Lucerne Publishing, которая занимается изданием книг
для детей. Каждая новая книга (даже эта) представляет собой свой собственный проект. И некоторые комплексные проекты довольно сложны итребуют
дорогостоящих ресурсов и жестких сроков выполнения. Мы полагаем, что вы,
узнав о многих проблемах планирования, с которыми сталкиваются менеджеры проектов в Lucerne Publishing, сможете разработать необходимые стратегии и решения для ваших собственных нужд.
Мы работаем с программой Project с тех пор, как появилась ее версия для
операционной системы Windows, и каждая следующая версия предлагала что­
то, что несколько упрощало процесс планирования и управление проектами.
Project 2019 продолжает эту традицию управления, и мы поделимся с вами ее
возможностями.
26

Знакомство
с программой
Project

2

https://t.me/it_boooks

Учебные файлы
В этой главе используется учебный файл Take­
GuidedTour из папки Project2019SBS\Ch02. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
Вы познакомитесь с программой Project 2019 и
ее ключевыми возможностями, которые делают
ее такой мощной. Узнаете о множестве функций
Project и условных обозначениях, которые будут
встречаться на протяжении всей книги.
Здесь также описаны процедуры, связанные с
управлением файлами и настройкой параметров
в представлении Backstage, работой с деталями
расписания в представлениях и проверкой статуса проекта с помощью отчетов.

В этой главе:
„„изучение пользователь-

ского интерфейса программы Project;
„„управление

файлами
и настройка парамет­
ров в представлении
Backstage;

„„работа с деталями рас-

писания в разных представлениях;
„„проверка статуса проек-

та с помощью отчетов.

Изучение
пользовательского
интерфейса программы
Project
После запуска Project появляется начальный
экран, как показано на рис. 2­1. С его помощью
вы можете быстро открыть план, с которым не27

Глава 2: Знакомство с программой Project

давно работали, открыть другой или создать новый. Можно создать пустой
план либо план на основе шаблона или другого плана.

Рис. 2-1. Начальный экран Project включает опции
для создания нового плана или открытия существующего

СОВЕТ. Если при открытии программы Project начальный экран не
появляется, выполните следующие действия: на вкладке File (Файл)
щелкните по кнопке Options (Параметры). В диалоговом окне Project
Options (Параметры Project) нажмите кнопку General (Общие). Затем
в группе элементов управления Start Up Options (Параметры запуска)
установите флажок Show the Start Screen When This Application Starts
(Показывать начальный экран при запуске этого приложения).
Как показано на рис. 2­2, щелкнув по пункту Blank Project (Новый проект)
на начальном экране, вы создадите новый план. В результате в главном интерфейсе Project будет создан новый план.
СОВЕТ. Некоторые элементы, которые вы видите на экране, например
команды на ленте в окне Project, могут отличаться от тех, которые
показаны в книге. Это может зависеть от разрешения вашего экрана
и предыдущих настроек Project, выполненных на вашем компьютере.

28

Изучение пользовательского интерфейса программы Project
Панель
быстрого доступа

Вкладки

Доп. инфо

Лента

Команда

Кнопка
обратной связи

2

Группы
элементов управления

Метка представления или отчета

Строка состояния

Просмотр
ярлыков

Ползунок
масштаба

Рис. 2-2. Здесь вы можете увидеть основные компоненты интерфейса Project;
обратите внимание на название активного представления у левого края
Интерфейс Project состоит из следующих основных элементов:
„„Quick Access Toolbar (Панель быстрого доступа) – это настраиваемая об-

ласть интерфейса, в которую можно добавлять избранные или часто используемые команды. Для получения дополнительной информации см.
главу 18;
„„используйте поле Tell Me (Что вы хотите сделать), чтобы быстро найти

команду Project, справку по этой команде или ее функции;
„„используйте кнопку Feedback smiley с изображением смайлика, чтобы по-

делиться своими предложениями по поводу программы;
„„Ribbon (Лента) содержит элементы управления, которые используются в

Project для выполнения различных действий. Основные функции и команды в Project упорядочены в логические группы, имеющие вид вкла29

Глава 2: Знакомство с программой Project

док. Вкладки на ленте программы Project более детально обсуждаются
далее в этом разделе;
„„Groups (Группы) – это наборы связанных команд. Каждая вкладка разде-

лена на несколько групп;
„„Commands (Команды) – это конкретные функции, которые используются

для выполнения разных действий в программе Project. Каждая вкладка
содержит несколько команд. Некоторые команды, например Cut (Вырезать) на вкладке Task (Задача), выполняют действие немедленно. Другие
команды, такие как Change working time (Изменить рабочее время) на
вкладке Project (Проект), открывают диалоговые окна или предлагают
предпринять дальнейшие действия иным способом. Некоторые команды доступны только тогда, когда вы работаете с представлением или отчетом определенного типа;
„„ScreenTips (Экранные подсказки) – это краткие пояснительные описания

команд, заголовков столбцов и многих других элементов Project. Всплывающую подсказку для элемента можно увидеть, наведя на него указатель мыши, как показано на рис. 2­3;

Наведите курсор на элемент, например на команду,
чтобы увидеть экранную подсказку

Рис. 2-3. Описательные экранные подсказки отображают
информацию о командах и множестве других элементов
программы Project
„„Active view (or report) (Активное представление (или отчет)) отображается

в главном окне Project. Программа может отображать одно или несколько представлений на раздельных панелях. Окно, содержащее несколько
представлений, называется комбинированным представлением;
„„View label (or report label) (Метка представления (или метка отчета))

расположена вдоль левого края активного представления. Project включает в себя десятки представлений, поэтому метка – это удобный спо30

Изучение пользовательского интерфейса программы Project

соб напомнить, какое представление является активным в данный момент;
„„в строке status (состояние) отображаются важные сведения, такие как ре-

жим планирования новых задач (ручной или автоматический), информация о том, был ли применен фильтр к активному представлению;
„„View shortcuts (Просмотр ярлыков) позволяет быстро переключаться меж-

ду часто используемыми представлениями и отчетами;
„„Zoom Slider (Ползунок масштаба) служит для изменения масштаба актив-

ного представления или отчета;
„„Shortcut menus. Когда вы щелкаете правой кнопкой мыши по большин-

ству элементов в представлении или отчете, появляются Всплывающие
меню, называемые также контекстными, или раскрывающимися, и мини­панели инструментов. См. рис. 2­4, где приводится пример контекстного меню.

Рис. 2-4. Щелкните правой кнопкой мыши по названию задачи
или другому значению, чтобы увидеть доступные команды
контекстного меню и мини­панель инструментов
СОВЕТ. Чтобы узнать, какие действия можно выполнять с элементом
в окне программы Project, щелкните правой кнопкой мыши по этому
элементу, как показано на рис. 2­5, и вы увидите, какие команды доступны для него.

31

2

Глава 2: Знакомство с программой Project

Рис. 2-5. Щелкнув правой кнопкой мыши по другому элементу,
например по отрезку диаграммы Ганта, вы увидите иной набор
доступных команд и другую мини­панель инструментов
Подобно другим приложениям Microsoft Office, в программе Project используется интерфейс, часто называемый ribbon (лентой). Его наиболее заметные
части – это вкладки и лента, которые находятся в верхней части окна Project.
Эти вкладки содержат логически сгруппированные команды, которые применяются в основных частях программы Project:
„„вкладка File (Файл) открывает представление Backstage, о котором пой-

дет речь в следующем разделе;
„„вкладка Task (Задача) содержит команды для ввода, форматирования и

организации задач;
„„вкладка Resource (Ресурс) позволяет добавлять ресурсы в план, назна-

чать их задачам и управлять их загрузкой;
„„вкладка Report (Отчет) содержит команды, которые используются для

просмотра отчетов и сравнения двух планов;
„„вкладка Project (Проект) содержит команды, которые обычно применя-

ются ко всему плану (например, изменение рабочего времени);
„„вкладка View (Вид) управляет тем, что вы видите в окне программы

Project и как отображается эта информация;
„„вкладки инструментов включают в себя, среди прочего, вкладки Format

(Формат), Design (Дизайн) и Layout (Макет). Вкладка с инструментами
появляется, когда в активном представлении или отчете отображается
информация определенного типа или когда выбирается элемент определенного типа. Например, при отображении представления задачи, таком
как Gantt Chart (Диаграмма Ганта), команды на вкладке инструмента
Формат применяются к задачам и элементам Диаграммы Ганта, та32

Изучение пользовательского интерфейса программы Project

ким как отрезки. Текущая контекстная вкладка Формат отображается
над названием вкладки, например Gantt Chart Tools (Инструменты диа­
граммы Ганта).

2
СОВЕТ. Чтобы свернуть или развернуть ленту, дважды щелкните
мышью по вкладке. Вы также можете просмотреть содержимое свернутой ленты, щелкнув мышью по вкладке и выбрав нужную вам команду.
Давайте более подробно рассмотрим вкладки, показанные на ленте на
рис. 2­6.

Рис. 2-6. Команды на ленте сгруппированы по вкладкам
Как и все вкладки на ленте, вкладка Task (Задача) содержит длинный список команд, организованных в группы. Эта вкладка, среди прочего, включает в
себя группы View (Вид), Clipboard (Буфер обмена) и Font (Шрифт).
Как показано на рис. 2­7, если вы включили функцию сенсорного ввода,
кнопки команд на ленте станут крупнее, а название некоторых из них исчезает. Эту функцию можно включить, щелкнув по кнопке на панели быстрого
доступа в верхнем левом углу окна программы Project.

Рис. 2-7. Если включить сенсорный ввод, будет проще
вызывать команды на ленте
Некоторые команды выполняются сразу, тогда как другие дают доступ к дополнительным параметрам. Примером команд второго типа является кнопка
Split (Разделитель). Это одна из тех команд, которые вы будете часто использовать в программе Project. Команды этого типа могут либо сразу выполнить
определенное действие, либо отображают дополнительные параметры. Хороший пример – кнопка Gantt Chart (Диаграмма Ганта), показанная на рис. 2­8.
Ее описание приводится ниже:
33

Глава 2: Знакомство с программой Project

„„при щелчке по изображению на этой кнопке вы сразу же переходите к

ранее просмотренному представлению Диаграмма Ганта;
„„щелкнув по тексту этой кнопки или по стрелке, вы увидите настройки,

доступные для этой команды.
Щелкните по изображению этой кнопки,чтобы
выполнить команду с текущими параметрами
Щелкните по тексту этой кнопки или стрелке,
чтобы отобразить параметры и настройки

Рис. 2-8. Команда Диаграмма Ганта – пример кнопки разделения
Если вы знакомы с такими программами Office, как Microsoft Word и Excel,
то у вас не должно возникнуть проблем при работе с пользовательским интерфейсом программы Project.

Управление файлами и настройка
параметров в представлении Backstage
Чтобы открыть представление Backstage, надо щелкнуть кнопку File (Файл)
(см. рис. 2­9). Backstage содержит основные команды для управления файлами,
такие как Open (Открыть), New (Создать), Print (Печать) и Save (Сохранить), а
также параметры настройки и общего доступа, которые применяются ко всему
плану в целом.

Рис. 2-9. Параметры в представлении Backstage распределены
по вкладкам, отображаемым вдоль левого края окна
34

Управление файлами и настройка параметров в представлении Backstage

Ниже приводится краткий список команд в представлении Backstage.
В большинстве случаев достаточно щелкнуть по имени вкладки, чтобы увидеть дополнительные параметры:
„„команда Info (Сведения) предоставляет доступ к функции Organizer

(Органайзер), с помощью которой можно обмениваться между планами
настроенными элементами, такими как представления; дополнительные
сведения об органайзере см. в главе 18. Также отображается информация
об активном плане, включая дату начала и окончания, статистику и дополнительные параметры. С дополнительными параметрами вы будете
работать в главе 3. Если вы используете Project Professional совместно с
сервисом Project Web App, то отсюда вы также можете управлять учетными записями Project Web App;
„„команда New (Создать) позволяет создать новый план либо «с нуля»,

либо на основе существующего шаблона;
„„Open (Открыть), Save (Сохранить), Save as (Сохранить как) и Close (За-

крыть) – стандартные команды управления файлами;
„„страница Print (Печать) позволяет выбрать параметры печати плана и

его предварительного просмотра. С параметрами печати вы будете работать в главах 7 и 16;
„„команда Share (Общий доступ) предоставляет параметры для синхро-

низации с программой Microsoft SharePoint, а также дает возможность
прикрепить план к электронному письму;
„„команда Export (Экспорт) позволяет как создавать копии плана в фор-

мате PDF или XML Paper Specification (XPS), так и предоставляет другие
параметры для экспорта содержимого документа. С этими функциями
вы будете работать в главе 19;
„„при выборе вкладки Account (Учетная запись) отображаются подклю-

ченные службы и сведения о Project, например информация о версии.
При входе в учетную запись Microsoft вы можете использовать такие
службы, как хранилище файлов Microsoft OneDrive, а также получить
доступ к своим персональным настройкам. После входа в систему информация об учетной записи отображается в правом верхнем углу окна
программы Project;
„„при щелчке мышью по кнопке Options (Параметры) открывается диа-

логовое окно Project Options (Параметры Project). Это окно содержит
несколько страниц, которые предоставляют широкий спектр настроек
по умолчанию и режимов программы Project, например отображение
начального экрана при запуске приложения.
Вот несколько советов по поводу файлов и параметров:

35

2

Глава 2: Знакомство с программой Project

„„когда вы впервые запускаете Project и находитесь на новой странице

представления Backstage, то можете нажать клавишу Esc, чтобы открыть
новый пустой план;
„„можно прикрепить недавно открытые планы к списку Recent Projects

(Недавние проекты) командой Open (Открыть). Щелкните правой кнопкой мыши по имени плана и в появившемся контекстном меню выберите Pin to (Прикрепить к);
„„командой Open (Открыть) вы также можете прикрепить недавно откры-

тые папки к списку Recent Folders (Недавние папки). Щелкните правой
кнопкой мыши по имени папки и в появившемся контекстном меню выберите Pin to (Прикрепить к);
„„вы можете прикрепить избранные шаблоны к новой странице (New), на-

ведя указатель мыши на шаблон и щелкнув по значку скрепки в правом
нижнем углу области предварительного просмотра шаблона;
ПОДСКАЗКА. Прикреплять можно только шаблоны с образцом плана.
„„если вы работаете в автономном режиме, то сможете увидеть только те

шаблоны, которые находятся на вашем локальном компьютере;
„„чтобы выйти из представления Backstage, щелкните по кнопке со стрел-

кой в верхнем левом углу на любой странице этого представления. Так
вы вернетесь обратно к плану. Также можно нажать клавишу Esc.

Шаблоны: не изобретайте велосипед
Вместо того чтобы создавать план «с нуля», можно использовать шаб­
лон, содержащий большую часть необходимой вам исходной информации, включая названия задач и связей. Шаблоны, которые вы можете
использовать:
„„шаблоны, устанавливаемые с Project. Они могут различаться в

зависимости от параметров, выбранных при установке Project на
ваш компьютер;
„„шаблоны в интернете. Компания Microsoft предоставляет мно-

жество шаблонов Project для бесплатной загрузки через интернет;
„„шаблоны в вашей организации. Возможно, у вашей организа-

ции есть централизованная библиотека шаблонов. Такие шаблоны
часто содержат подробно описанные задачи, назначенные ресурсы и другие сведения, которые являются уникальными для каждой
конкретной организации.
36

Управление файлами и настройка параметров в представлении Backstage

Чтобы просмотреть доступные шаблоны, откройте вкладку File (Файл)
и щелкните по кнопке New. Шаблоны также отображаются на начальном
экране программы Project.

2

Кроме того, Project может создавать новый файл на основе существующего файла из Project или другой программы. Для получения дополнительной информации см. главу 19.
Вы также можете создавать шаблоны из своих планов, чтобы использовать их позже или обмениваться ими. Одна из распространенных
проблем, связанных с обменом планами, заключается в том, что они могут содержать конфиденциальную информацию, например стоимость
ресурсов. Но у вас есть возможность удалить такую информацию, а также
сведения о выполнении проекта при создании шаблона из плана. Это не
повлияет на первоначальный план.

Чтобы создать новый план в виде пустого проекта
1. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление
Backstage.
2. Щелкните New (Создать), чтобы открыть новую страницу.
3. Щелкните по кнопке Blank Project (Новый проект).
Чтобы создать новый план на основе другого плана, шаблона или данных из файла в ином формате
1. В представлении Backstage щелкните по кнопке New (Создать).
2. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New from Existing Project (Создать из существующего про-

екта), чтобы создать новый план на основе предыдущего;
„„щелкните New from Excel Workbook (Добавить из книги Excel), чтобы

создать новый план на основе списка Excel;
„„щелкните New from SharePoint Tasks List (Добавить из списка задач

SharePoint), чтобы создать новый план на основе списка SharePoint;
„„выберите нужный шаблон, чтобы создать новый план на его основе.

Чтобы открыть план
1. В представлении Backstage щелкните по кнопке Open (Открыть). Project
отобразит параметры для открытия планов, а также перечень недавно
открытых планов.
2. Выберите расположение и план, который хотите открыть.
37

Глава 2: Знакомство с программой Project

Чтобы сохранить план
1. В представлении Backstage щелкните по кнопке Save as (Сохранить как).
2. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить план.
3. В диалоговом окне Сохранить как введите имя файла и нажмите кнопку
Save (Сохранить).
Чтобы создать шаблон из существующего плана
1. В представлении Backstage щелкните по кнопке Export (Экспорт).
2. Щелкните по команде Save Project As File (Сохранить проект как файл).
3. В разделе Сохранить проект как файл щелкните Project Template
(Шаблон Project).
4. Щелкните по кнопке Save as (Сохранить как).
5. Перейдите в папку, в которой вы хотите создать новый шаблон.
6. В поле File Name (Имя файла) введите желаемое имя файла шаблона и
нажмите кнопку Save (Сохранить).
7. Когда откроется диалоговое окно Save As Template (Сохранить в виде
шаблона), выберите ту информацию, например стоимость ресурсов, которую хотите удалить из шаблона.
8. Щелкните по кнопке Save (Сохранить).

Работа с деталями расписания
в представлениях
Вы создаете план и работаете с его данными в представлениях. Программа
Project предлагает множество типов представлений, включая таблицы с графиками, таблицы со шкалой времени, просто таблицы, схемы и диаграммы,
формы. В некоторых представлениях можно фильтровать, сортировать или
группировать данные и указывать, какие типы данных должны отображаться.
Вы можете как использовать и настраивать представления, встроенные в программу Project, так и создавать собственные.
Project содержит десятки представлений, но большинство пользователей
обычно работают в одном представлении (редко в двух – в виде комбинированного представления). Представления используются для ввода, редактирования,
анализа и отображения информации о проекте. Представление по умолчанию – то, которое вы видите при создании нового плана, – это комбинированное представление: Диаграмма Ганта и Timeline.
Как правило, представления сосредоточены на деталях задачи, ресурса или
назначения.
38

Работа с деталями расписания в представлениях

На рис. 2­10 показано представление Диаграмма Ганта. В его левой час­
ти – таблица с перечислением деталей задачи, а в правой части каждая задача
представлена графически, в виде отрезка на диаграмме.

2
Представление Timeline показывает
графически план проекта

Шкалу времени можно настроить так, чтобы
на диаграмме отображалось большее или меньшее
количество деталей

Часть представления Диаграмма Ганта − таблица…

…другая − диаграмма.

Рис. 2-10. Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Timeline в комбинированном
представлении: Timeline вверху, Диаграмма Ганта внизу
Представление Диаграмма Ганта – это распространенный способ отображения плана. Это представление также полезно при вводе и тонкой настройке
деталей задачи и анализе плана. В этом представлении можно настроить шкалу времени несколькими способами так, чтобы отображать больше или меньше деталей плана.
Вы можете видеть на рис. 2­11, что представление Timeline – удобный
способ просмотра общей картины плана. Можно копировать и вставлять временные шкалы в другие программы для простого визуального представления своего плана. О том, как копировать временные шкалы, рассказывается
в главе 7.
Если вы кликаете по представлению Timeline, метка над вкладкой с инструментами Format (Формат) изменяется с Gantt Chart Tools (Инструменты
диаграммы Ганта) на Timeline Tools (Инструменты Timeline), как показано на
рис. 2­12.
39

Глава 2: Знакомство с программой Project

Рис. 2-11. В представлении Timeline можно настроить несколько
временных отрезков

Рис. 2-12. При выборе представления Timeline команды
его форматирования становятся доступными на вкладке Format (Формат)
в инструментах временной шкалы

В данном случае команды, отображаемые на вкладке Format (Формат), относятся к представлению Timeline. При отображении или выборе других представлений, отчетов или конкретных элементов в Project надпись над вкладкой
Format (Формат) изменяется соответствующим образом.
Теперь мы изучим представления типа «лист». Представление Resource
Sheet (Лист ресурсов), показанное на рис. 2­13, отображает подробную информацию о ресурсах в строках и столбцах (называемых таблицей) таким образом,
что в одной строке отображается один ресурс. В другом представлении, Лист
задач, перечислены сведения о задаче. В большинстве представлений про40

Работа с деталями расписания в представлениях

граммы Project доступно множество различных таблиц, поэтому вы можете
сосредоточиться на том типе данных, который вас больше всего интересует.

2

Рис. 2-13. Представление типа «листа» содержит таблицу,
в которой информация упорядочена по строкам и столбцам
В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) мало что говорится о задачах, для которых могут использоваться ресурсы. Чтобы увидеть эту информацию, нужно другое представление.
Представление Resource Usage (Использование ресурсов), показанное на
рис. 2­14, группирует задачи по назначенным ресурсам и отображает распределение трудозатрат по шкале времени, например по дням или неделям.

Рис. 2-14. В представлениях типа «использование» отображаются назначения,
упорядоченные по задачам или ресурсам, а подробные сведения о назначении
соотносятся со шкалой времени
41

Глава 2: Знакомство с программой Project

В этих представлениях для настройки шкалы времени, как и в случае со
шкалой Диаграммы Ганта, можно использовать команду Timescale (Шкала
времени) на вкладке View (Вид) или ползунок Zoom Slider (Масштаб) в строке
состояния в правом нижнем углу окна Project (Проект). В представлениях использования вы можете переключаться на различные таблицы, чтобы сосредоточиться на том типе информации, которая вас больше всего интересует.
Еще одно представление использования, Task Usage (Использование задач),
«перебирает» данные, чтобы отобразить все ресурсы, назначенные каждой задаче. Вы будете работать с представлениями использования в главе 6, а анализом плана мы займемся в главе 9.
На рис. 2­15 видно, насколько удобно комбинированное представление
Task form (Форма задач) в сочетании с Диаграммой Ганта или другим представлением.

Рис. 2-15. В таком комбинированном представлении сведения об элементе,
выбранном на главной панели, отображаются на вторичной панели
В комбинированном представлении такого типа Диаграмма Ганта расположена в верхней части экрана, а Форма задач – в нижней. Подробная информация о задаче, выбранной в представлении Диаграмма Ганта, отображается в
представлении Форма задач. Вы также можете редактировать непосредствен42

Работа с деталями расписания в представлениях

но в представлении Форма задач. С этим представлением вы будете работать
далее в главе 6, а с аналогичным представлением Форма ресурсов – в главе 5.
СОВЕТ. Во всех комбинированных представлениях элемент, выбранный на главной панели, управляет информацией, отображаемой на
вторичной панели. Первое является основным представлением, а
второе – второстепенным. Если это не тот результат, который вам нужен, используйте тогда одно представление.
В программе Project есть много разных представлений. Имейте в виду, что
во всех представлениях Project вы смотрите с разных сторон на один и тот же
набор сведений плана. Даже простой план может содержать слишком много
данных для одновременного отображения. Поэтому, чтобы сосредоточиться
на конкретных деталях, пользуйтесь представлениями.
Для переключения между представлениями
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) или
Resource Views (Представления ресурсов) выполните одно из следующих действий:
„„если отображается кнопка нужного представления, щелкните по ней;
„„если кнопка нужного представления отсутствует, выберите Other

Views (Другие представления), а затем щелкните по нужному представлению;
„„если нужное вам представление отсутствует и в этом меню, щелкните
More Views (Еще представления), выберите нужное представление и
нажмите кнопку Apply (Применить).
Настройка шкалы времени в представлении
В представлениях со шкалой времени, таких как Диаграмма Ганта, это действие позволяет настроить шкалу, в других представлениях изменяет количество отображаемых сведений.
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб) щелкните команду

Zoom (Масштаб), а затем выберите нужный масштаб;
„„в правом нижнем углу строки состояния на панели ползунка масштаба

щелкните Zoom Out (Уменьшить) или Zoom In (Увеличить).
Переключение на другую таблицу в представлении
Это действие применяется только к тем представлениям, которые включают
в себя таблицы (например, Диаграмма Ганта).
43

2

Глава 2: Знакомство с программой Project

1. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по кнопке Tables (Таблицы).
2. Выполните одно из следующих действий:
„„если нужная таблица присутствует в списке, щелкните по ней;
„„если нужной таблицы нет в списке, выберите More Tables (Еще таблицы),

щелкните по нужной таблице и нажмите кнопку Apply (Применить).
Чтобы создать комбинированное представление
1. На вкладке View (Вид) в группе Split View (Комбинированный режим)
щелкните по кнопке Details (Детали).
2. В этом поле щелкните по представлению, которое нужно загрузить в
нижнюю область комбинированного представления.
Чтобы отобразить или скрыть представление Timeline
1. На вкладке View (Вид) в группе Split View (Комбинированный режим)
установите или снимите флажок Timeline.

Используйте отчеты для проверки
статуса проекта
Чтобы отображать данные своего проекта в удобочитаемом формате, можно
использовать отчеты. Отчеты могут включать в себя такие элементы, как диаграммы, таблицы и изображения, отражающие статус вашего проекта. В отчетах представлены данные о задачах и ресурсах вашего плана. Вы можете просматривать отчеты непосредственно в программе Project или распечатывать
их, как любое представление, а также копировать и вставлять их в другие программы, такие как Microsoft PowerPoint. В Project есть несколько встроенных
отчетов, в том числе отчет Resource Overview (Отчет о ресурсах), показанный
на рис. 2­16. Такой отчет можно использовать как есть или изменить; можно
также на его основе создавать собственные отчеты.
Как показано на рис. 2­17, когда вы щелкаете по таблице или диаграмме в
отчете, в правой части окна появляется панель Field List (Список полей).
Панель Field List (Список полей) используется для определения, какие данные следует включить в таблицу или диаграмму. Вы будете настраивать отчеты
в главах 7 и главе 17.
Вкладки инструментов меняются в зависимости от того, отображаете вы отчет целиком или выбираете какой­то элемент в отчете. Поскольку отчет может включать в себя множество элементов, таких как диаграммы и таблицы, в
Project есть вкладки инструментов как для отображений общих данных отчета,
так и для сведений об элементах определенного типа.
44

Используйте отчеты для проверки статуса проекта

2

Рис. 2-16. Отчеты могут содержать диаграммы, таблицы и изображения

Рис. 2-17. Используйте Field List для управления данными,
отображаемыми в выбранной диаграмме или таблице
45

Глава 2: Знакомство с программой Project

Вкладка Report Tools Design (Средства создания отчетов), показанная на
рис. 2­18, содержит команды, которые можно использовать для настройки
общей структуры отчета.

Рис. 2-18. При отображении отчета становится доступной
вкладка Report Tools Design
Когда вы работаете с таблицами, становится доступной вкладка Table Tools
Design, как показано на рис. 2­19.

Рис. 2-19. Выберите таблицу в отчете, чтобы открыть
вкладку Table Tools Design
Вкладка Table Tools Layout, показанная на рис. 2­20, также доступна при
работе с таблицей в отчете.

Рис. 2-20. Под заголовком Table Tools на вкладке Design большинство команд
применяются ко всей таблице, тогда как на вкладке Layout большинство команд
применяются к выбранным ячейкам, строкам или столбцам
Вы можете использовать комбинированное представление для отображения отчета и представления в макете, как показано на рис. 2­21.
Чтобы отобразить отчет
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
щелкните по категории отчета, а затем выберите нужный отчет.
Для одновременного отображения отчета и представления
1. Отобразите нужный отчет.
2. Выполните одно из следующих действий:
46

Обзор навыков

„„на вкладке View в группе Split View (Комбинированный режим) щелк­

ните по кнопке Details (Детали). В открывшемся поле щелкните по
представлению, которое вы хотите загрузить в нижнюю область комбинированного представления;
„„на вкладке View в группе Split View щелкните по кнопке Timeline,
чтобы отобразить представление Timeline в верхней области комбинированного представления (если оно еще не было показано).

Рис. 2-21. В комбинированных представлениях можно
смешивать представления и отчеты

Обзор навыков
В этой главе вы узнали о том, как выполнять следующие задачи:
„„работать с пользовательским интерфейсом программы Project;
„„управлять файлами и настраивать параметры в представлении Backstage;
„„работать с деталями расписания в представлениях;
„„использовать отчеты для проверки статуса плана.

47

2

Глава 2: Знакомство с программой Project

Практические задания
Учебный файл TakeGuidedTour для этих задач находится в
папке Project2019SBS\Ch02.

ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение С.

Изучение пользовательского интерфейса
программы Project
Запустите Project, а затем выполните следующие действия.
1. Откройте план TakeGuidedTour в Project.
2. Наведите указатель мыши на команду на ленте и просмотрите всплывающую подсказку.
3. Увеличьте масштаб несколько раз с помощью ползунка масштаба и понаблюдайте за изменениями шкалы времени.
4. Щелкните правой кнопкой мыши по любому названию задачи и понаб­
людайте за мини­панелью инструментов и контекстным меню.

Управление файлами и настройка параметров
в представлении Backstage
Запустите Project, а затем выполните следующие действия.
1. Откройте план TakeGuidedTour в Project.
2. В представлении Backstage щелкните по кнопке Save as (Сохранить
как).
3. Перейдите в папку с учебными файлами Ch02.
4. В поле File Name (Имя файла) введите уникальное имя учебного файла,
а затем щелкните по кнопке Save (Сохранить).

48

Практические задания

Работа с деталями расписания в представлениях
Сценарий: вы хотите увидеть данные этого плана в других представлениях.
По­прежнему находясь в окне плана TakeGuidedTour, выполните следующие
действия.
1. Откройте представление Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. Переключитесь в представление Calendar (Календарь), как показано на
рис. 2­22.

Рис. 2-22. Представление Calendar удобно использовать
для просмотра всего месяца

Использование отчетов для проверки состояния плана
Сценарий: вы хотите увидеть данные этого плана в отчете. По­прежнему
находясь в окне плана TakeGuidedTour, выполните следующие действия.
1. Откройте отчет Project Overview report (Обзор проекта).
2. Перейдите в Resource Overview report (Обзор ресурсов отчета), как показано на рис. 2­23.

49

Глава 2: Знакомство с программой Project

Рис. 2-23. Просмотр состояния затрат ресурсов
в отчете Resource Overview report

50

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Часть II

Основы простого
планирования
ГЛАВА 3
Создание нового плана............…........……………….........…...…….53
ГЛАВА 4
Построение списка задач………....……………………..............….….63
ГЛАВА 5
Настройка ресурсов………………………….......................................93
ГЛАВА 6
Назначение ресурсов задачам………………………..................……115
ГЛАВА 7
Форматирование и общий доступ к плану………....……….......141
ГЛАВА 8
Отслеживание хода выполнения задач: основные приемы….169

51

Создание
нового плана

3

https://t.me/it_boooks

Учебные файлы
Для выполнения упражнений, описанных в данной главе, учебные файлы не требуются.
График или план проекта – это основная модель, которую вы создаете, руководствуясь тем,
что по вашему мнению должно произойти, или
тем, что вы хотите, чтобы произошло. Эта модель построена вокруг определенных ключевых
аспектов проекта, таких как задачи, ресурсы, временные интервалы и возможные сопутствующие
расходы. Обратите внимание, что в данной книге
документы, с которыми вы работаете в программе Project 2019, называются планами, а не документами или графиками.

В этой главе:
„„создайте новый план и

установите дату его начала;
„„укажите нерабочие дни

в календаре проекта;
„„введите название плана

и другие его параметры.

В этой главе описаны процедуры, связанные с
созданием нового плана и установкой даты его
начала. В ней рассказывается, как указать нерабочие дни в календаре проекта, ввести название
плана и другие его параметры.

Создание нового плана
и указание даты его начала
Как и следует ожидать, в программе Project главное внимание уделяется времени. Даже если вы
знаете ожидаемую дату начала и окончания про53

Глава 3: Создание нового плана

екта, или обе эти даты, при работе с Project вы указываете только одну из них,
а не обе – либо дату начала проекта, либо дату его окончания.
После того как вы введете дату начала или окончания проекта, а также любые дополнительные сведения, Project рассчитает вторую дату за вас. Помните, что программа Project – это не просто хранилище статической информации
о плане или инструмент для изображения диаграмм Ганта, это еще и механизм
активного планирования.
Работа над большинством планов должна начинаться с начальной даты,
даже если вы знаете, что проект должен быть завершен к определенному сроку. Планирование с определенной начальной даты позволяет начать выполнение всех задач как можно раньше и обеспечивает максимальную гибкость планирования. В этой и последующих главах вы увидите эту гибкость в действии,
работая над созданием проекта с начальной датой.
Чтобы создать новый план
1. В программе Project, если отображается вкладка File (Файл), щелкните
по ней, а затем нажмите New (Создать).
2. В списке шаблонов выберите шаблон Blank Project (Новый проект) или
любой другой шаблон, какой хотите.
Или
1. Если у вас уже есть список доступных шаблонов на начальном экране,
выберите шаблон Blank Project (Новый проект) или любой другой шаб­
лон, какой хотите.
Когда вы создаете новый план, программа Project в качестве даты начала
плана устанавливает текущую дату. Как показано на рис. 3­1, Project рисует
тонкую зеленую вертикальную линию в представлении Диаграмма Ганта,
обозначающую текущую дату.
СОВЕТ. Цвет линии можно изменить, чтобы пользователям с дальтонизмом было удобнее. См. главу 16 и обсуждение линий сетки.

Рис. 3-1. Текущая дата в представлении Диаграмма Ганта. Найдите зеленую
вертикальную линию (ваша текущая дата, вероятно, будет другой)
54

Создание нового плана и указание даты его начала

ПОДСКАЗКА. Линия текущей даты нарисована в начале дня.

Чтобы задать (или изменить) дату начала
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Project Information (Сведения о проекте).
2. В открывшемся диалоговом окне в поле Start Date (Дата начала) введите желаемую дату начала или щелкните по стрелке, чтобы выбрать ее в
календаре.
3. Щелкните OK, чтобы подтвердить дату начала и закрыть диалоговое
окно.

СОВЕТ. В календаре можно использовать левую и правую стрелки,
чтобы перейти к любому месяцу, а затем щелкнуть по нужной дате.
Чтобы быстро выбрать текущую дату, нажмите кнопку Today (Сегодня).

Чтобы сохранить новый план
1. Щелкните по вкладке File (Файл) и нажмите Save As (Сохранить как).
2. На открывшейся странице перейдите туда, куда вы хотите сохранить
план.

СОВЕТ. Вы можете настроить параметры Project, связанные с файлами. Например, можно настроить программу таким образом, чтобы
каждый раз при создании нового плана автоматически отображалось
диалоговое окно Project Information (Сведения о проекте). Чтобы
внести это изменение, щелкните по вкладке File и нажмите Options
(Параметры). В диалоговом окне Project Options (Параметры Project)
нажмите Advanced (Дополнительно), а затем в области General (Общие) установите флажок Prompt for Project Info for New Projects (Выводить запрос на ввод сведений при создании проекта). Вы также
можете указать Project автоматически сохранять активный план через заранее определенные промежутки времени, например каждые
10 минут. В диалоговом окне Project Options щелкните по кнопке Save
(Сохранить), установите флажок Auto Save Every (Автоматическое сохранение каждые), а затем укажите нужный интервал времени.

55

3

Глава 3: Создание нового плана

Настройка нерабочих дней в календаре
проекта
Календари – это основное средство, с помощью которого в программе Project
можно управлять задачей и ресурсом. В этой главе мы сосредоточимся на календаре проекта, а в последующих главах вы будете работать с другими типами календарей.
В календаре проекта определены общие рабочие и нерабочие дни и время
каждой задачи в течение всего плана. Project включает в себя множество календарей, которые называются базовыми, и любой из них может служить календарем проекта для плана. Как показано на рис. 3­2, вы выбираете базовый
календарь, который будет использоваться в качестве календаря проекта в диалоговом окне Project Information (Сведения о проекте).

Рис. 3-2. Выбор даты начала проекта, календаря проекта и других важных
параметров в диалоговом окне Project Information dialog (Сведения о проекте)

ВАЖНО! Если вместо Project Standard вы используете Project Profes­
sional, имейте в виду, что диалоговое окно Project Information dialog
и некоторые другие диалоговые окна могут содержать дополнительные параметры, связанные с Project Online или Project Server. Для получения дополнительной информации см. приложение С.

Список Calendar (Календарь) содержит три базовых календаря, включенных
в Project:
„„24 Hours (24 часа). Нерабочее время отсутствует;
„„Night Shift (Ночная смена). Устанавливает рабочее время с ночи поне-

дельника до утра субботы с 23:00 до 8:00 с часовым перерывом;
„„Standard (Стандартный). Обычный рабочий день и неделя с понедель-

ника по пятницу с 8:00 до 17:00 с часовым перерывом.
56

Настройка нерабочих дней в календаре проекта

В качестве календаря проекта можно использовать только один из них. По
умолчанию установлен календарь Standard (Стандартный).
Календарь проекта следует воспринимать как обычное расписание рабочего
времени в вашей компании. Например, это может быть время с понедельника
по пятницу, с 8:00 до 17:00, с ежедневным часовым перерывом на обед. В вашей организации могут быть исключения из обычного рабочего времени, например праздничные или дополнительные выходные дни. Поговорим об этом
в главе 5.
Настройка календарей выполняется в диалоговом окне, которое открывается при нажатии на кнопку Change Working Time (Изменить рабочее время) на
вкладке Project, как показано на рис. 3­3.
Рабочее время в выбранный день

Рис. 3-3. Настройка рабочего времени в диалоговом
окне Change Working Time
Используйте это диалоговое окно для установки обычного рабочего расписания, а также исключений как для отдельных ресурсов, так и для всего плана.
Другие распространенные примеры корректировки рабочего времени включают в себя:
57

3

Глава 3: Создание нового плана

„„периодические праздники или другие нерабочие дни, следующие из-

вестному шаблону. То есть они могут повторяться еженедельно, ежемесячно или ежегодно;
„„переменное рабочее время от недели к неделе, например для соот­

ветствия сезонным изменениям рабочего времени;
„„уникальные рабочие часы ресурса. С этими настройками вы будете ра-

ботать в главе 5.
Чтобы выбрать календарь проекта
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) нажмите
кнопку Project Information (Сведения о Project).
2. В открывшемся диалоговом окне в поле Calendar щелкните по стрелке,
а затем выберите календарь, который вы хотите использовать в качестве
календаря проекта.
Установить определенную дату в качестве нерабочей
1. На вкладке Project в группе Properties (Свойства) нажмите кнопку
Change Working Time (Изменить рабочее время).
2. На вкладке Exceptions (Исключения) в нижней части окна Change
Working Time в поле Name (Название) введите описание исключения.
СОВЕТ. Нет необходимости присваивать названия всем исключениям,
но это поможет вам или другим пользователям определить причину
исключения.
3. В полях Start (Начало) и Finish (Окончание) введите или выберите нужные даты.
4. Щелкните по кнопке ОК.
Чтобы задать повторяющееся нерабочее время
1. На вкладке Project в группе Properties нажмите кнопку Change Working
Time.
2. В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Exceptions (Исключения), в поле Name введите описание повторяющегося исключения.
3.Щелкните по полю Start, а затем Details (Подробности).
4. В разделе Recurrence Patterns (Повторить) открывшегося диалогового
окна Details выберите нужные значения и нажмите кнопку ОК.
5. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно Change Working Time.
58

Название плана и другие атрибуты

Чтобы настроить нестандартную рабочую неделю
1. На вкладке Project в группе Properties нажмите кнопку Change Working
Time.
2. Щелкните по вкладке Work Weeks (Рабочие недели) в нижней части диа­
логового окна Change Working Time.
3. Щелкните по строке под значением [Default] (По умолчанию).
4. Введите описание и диапазон дат, который вы хотите применить к настраиваемой рабочей неделе.
5. В полях Start и Finish введите или выберите необходимый диапазон дат
для настраиваемой рабочей недели.
6. Щелкните по кнопке Details (Подробности).
7. В открывшемся диалоговом окне выберите нужные значения дня и времени, а затем нажмите ОК.
8. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Change Working Time.

Название плана и другие атрибуты
Как и другие приложения Microsoft Office, Project отслеживает некоторые
атрибуты документа. Некоторые из них – это статистика, например сколько
раз документ был изменен. Другие включают в себя информацию, которую вы,
возможно, хотели бы изменить, допустим название проекта, имя руководителя
проекта или ключевые слова, которые упростят поиск файлов. Некоторые
из этих атрибутов используются в представлениях, отчетах, а также верхних
и нижних колонтитулах страниц при печати. Вы можете просматривать и
изменять их в диалоговом окне Properties (Свойства, атрибуты), показанном
на рис. 3­4.
ПОДСКАЗКА. Название проекта и комментарии автоматически отображаются в суммарной задаче. Для получения дополнительной информации см. главу 4.
Чтобы ввести атрибуты плана
1. Щелкните по вкладке File, а затем выберите Info (Сведения).
2. В правой части экрана щелкните Project Information (Сведения о проекте). В появившемся меню выберите пункт Advanced Properties (Дополнительные свойства).
3. Введите свойства, которые вы хотите записать (все они не являются обязательными), а затем щелкните по кнопке OK.
59

3

Глава 3: Создание нового плана

Рис. 3-4. Запись полезной сводной информации о плане
в диалоговом окне Properties

Управление проектом: проект является
частью большой картины
В зависимости от ваших потребностей и информации, к которой у вас
есть доступ, планы, которые вы разрабатываете в программе Project, могут не касаться других важных аспектов ваших проектов. Например, во
многих компаниях, создающих крупные проекты, серьезное изменение
масштабов проекта не может быть разрешено без одобрения лицами,
управляющими проектом и реализующими его. Хотя деятельность по
управлению проектом очень важна, ее не выполняют непосредственно
в рамках программы Project.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали о том, как:
„„создать новый план и установить дату его начала;
„„установить нерабочие дни в календаре проекта;
„„указать название плана и другие его параметры.
60

Практические задания

Практические задания
Для выполнения практических задач, описанных в этой главе,
учебные файлы не требуются.

ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Создание нового плана и установка даты его начала
Сценарий: на протяжении всей книги вы будете выполнять роль руководителя проекта в Lucerne Publishing, издательстве, выпускающем книги для детей. Издательство собирается опубликовать новую книгу, и вас попросили разработать план ее выпуска. Запустите Project и выполните следующие действия.
1. Создайте новый план на основе шаблона Blank Project (Новый проект).
2. Установите дату начала нового плана на 9 января 2023 г.
3. Сохраните новый план как Simple Plan (Простой план).

Настройка нерабочих дней в календаре проекта
Сценарий: в Lucerne Publishing вам необходимо указать предстоящую дату,
когда весь персонал издательства не будет работать над проектом по выпуску
книги.
Выполните следующие действия.
1. В календаре проекта создайте исключение нерабочего дня с именем
Мероприятие для поднятия боевого духа сотрудников для 25 января
2023 г., как показано на рис. 3­5.

Ввод названия плана и других атрибутов
Сценарий: вы хотите записать информацию верхнего уровня о плане выпус­
ка новой книги. И хотя она не влияет на общий график работ, но имеет отношение к важной дополнительной информации, которую вы хотите сохранить
в плане. Продолжая использовать Simple Plan (Простой план), выполните следующие действия.
61

Глава 3: Создание нового плана

1. Задайте такие атрибуты:
„„тема: График выпуска новой книги;
„„менеджер: Кэрол Поланд;
„„компания: Lucerne Publishing;
„„комментарии: Новая детская книга для выпуска весной.

2. Просмотрите представление Диаграмма Ганта для этого плана и на
шкале времени найдите вертикальную линию текущей даты и дату события, которое вы создали в предыдущем разделе.
Обратите внимание, что это событие затенено так же, как и другое нерабочее время на шкале.
СОВЕТ. Если вы не видите затенение нерабочего времени, убедитесь,
что просматриваете шкалу времени по дням, а не по неделям или
месяцам.

Рис. 3-5. Созданное вами исключение в календаре должно
выглядеть так в диалоговом окне Change Working Time

62

Построение
списка задач
Учебные файлы

4
В этой главе:

В этой главе используется учебный файл
SimpleBuildTaskList из папки Project2019SBS\
Ch04. Инструкции по загрузке учебных файлов
см. во введении.

„„создание задачи;

Задачи – это наиболее общие строительные
блоки любого плана проекта. Они обозначают работу, которая должна быть выполнена для достижения целей проекта. Задачи описывают работу с
точки зрения зависимостей, продолжительности
и требований к ресурсам. В Project 2019 есть несколько видов задач: суммарные задачи, подзадачи и вехи (все они обсуждаются в этой главе).
В более широком смысле то, что в Project называется задачами, иногда называют действиями, или
комплексами, работ.

„„указание длительности

В этой главе описываются процедуры, связанные с созданием задач, указанием их длительности, использованием вех, созданием суммарных
задач, связыванием задач для создания зависимостей, переключением с ручного планирования
задач на автоматическое, контролем продолжительности и даты окончания плана, документированием сведений о задачах.

„„переключение с ручно-

го планирования задач
на автоматическое;
и даты задачи;
„„ввод вехи;
„„создание

суммарных
задач для структуризации плана;

„„связывание задач для

создания
стей;

зависимо-

„„контроль длительности

и даты окончания плана;
„„документирование све-

дений о задаче.

Создание задач
Задача представляет те работы, которые должны
быть выполнены для достижения целей проекта.
Каждая задача в плане имеет идентификацион63

Глава 4: Построение списка задач

ный номер, но этот номер не обязательно отражает последовательность, в которой выполняются задачи.
Планирование каждой задачи в Project можно выполнять в двух режимах:
ручном (по умолчанию) или автоматическом. Ввести данные в задачу при
ручном планировании можно в любое время, не затрагивая остальной график. Вначале вам может быть известно только название задачи, и это нормально. По мере получения более подробной информации о задаче или ее
разработке, например информации о дате ее выполнения, можно добавлять
эти детали в план. Далее в этой главе вы будете работать с автоматическим
планированием в разделе «Переключение с ручного планирования задач на
автоматическое».
Как вы уже, наверное, догадались, присвоение имени задаче – это первый
шаг в ее создании. По этой причине стоит разработать подходящие способы
именования задач в своих планах.
Названия задач должны быть узнаваемыми и иметь смысл как для их исполнителей, так и для других заинтересованных сторон, которые будут читать эти
названия. Рассмотрим приведенные ниже рекомендации по созданию подходящих названий задач:
„„используйте короткие фразы, описывающие работу, которую необходи-

мо выполнить, например «Редактировать рукопись»;
„„если задачи будут сгруппированы, не повторяйте сведения из названия

суммарной задачи в названии подзадачи, если они не добавляют ясности;
„„если задачам назначены ресурсы, не включайте их названия в названия

задач.
Имейте в виду, что позже вы всегда можете изменить имена задач; не беспокойтесь о присвоении исключительно правильных названий, когда вы первоначально добавляете их в план. Старайтесь использовать краткие описательные фразы, сообщающие о требуемой работе и имеюшие смысл для вас
и других лиц, которые будут выполнять работу или просматривать план. При
необходимости также можно добавить дополнительные сведения в примечания к задачам, описанные далее в этой главе.
Чтобы ввести названия задач
1. Щелкните по пустой ячейке в столбце Task Name (Название задачи).
2. Введите названия задач и нажмите после каждой из них клавишу Enter.
Чтобы вставить новую задачу в список задач
1. Щелкните по столбцу Task Name, в который вы хотите вставить новую
задачу.
64

Переключение с ручного планирования задач на автоматическое

2. На вкладке Task (Задача) в группе Insert (Вставить) щелкните по кнопке
Task (Задача).
Программа вставит строку для новой задачи и поменяет нумерацию
последующих задач. А также присвоит имя новой задаче (Новая задача).
3. Выбрав это название, введите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
Чтобы удалить задачу
1. Щелкните по имени задачи правой кнопкой мыши и выберите Delete
Task (Удалить задачу).

Управление проектом: определение правильных
задач для достижения результата
У каждого проекта есть конечная цель или намерение, причина, по
которой проект был начат. Эта цель называется результатом проекта.
Результат может быть осязаемым предметом, таким как новая книга, услуга или событие, например вечеринка по случаю издания книги. Определение правильных задач для создания конечного результата – важный
навык для руководителя проекта. Списки задач, которые вы создаете в
программе Project, должны описывать всю необходимую работу, и только ту, которая требуется для успешного выполнения проекта.
При разработке списков задач может оказаться полезным отличать
область продукта от области проекта. Область продукта описывает качество, характеристики и функции конечного результата проекта. В сценарии практических заданий, используемом в этой части книги, результатом будет новая книга для детей, и область продукта может включать
в себя количество страниц и иллюстраций. Область проекта, с другой
стороны, описывает работу, необходимую для создания новой книги.
В сценарии для новой книги область проекта включает в себя задачи,
связанные с созданием рекламы и популяризации книги.
Приложение А описывает область как одну из задач руководителя
проекта (наряду с затрачиваемым временем и средствами).

Переключение с ручного планирования
задач на автоматическое
По умолчанию программа Project устанавливает для новых задач ручное планирование. Фактически до сих пор вы работали только с задачами, заплани65

4

Глава 4: Построение списка задач

рованными вручную. В Project планированием задач можно управлять двумя
разными способами:
„„ручное планирование позволяет быстро зафиксировать некоторые дета-

ли, не прибегая к механизму планирования. Используя ручное планирование на начальных этапах проекта, можно вносить изменения в любое
время, не затрагивая остальную часть плана. Изначально все, что вам
может быть известно, – это название задачи, и это нормально. По мере
получения более подробной информации о задаче или ее разработке, например даты ее выполнения, можно добавить эти сведения в план;
„„автоматическое планирование предоставляет мощный механизм пла-

нирования. Вы можете увидеть некоторые различия между задачами,
запланированными вручную и автоматически, на рис. 4­1.
Иконки в этом столбце показывают, будет
задача планироваться вручную или автоматически

Стиль панелей задачи также указывает на то,
планируется задача вручную или автоматически

Рис. 4-1. Вы можете переключать как отдельные задачи,
так и весь план с ручного планирования на автоматическое
При создании задач, планируемых автоматически, программа Project назначает им длительность, а также даты начала и окончания. При таком планировании Project в ответ на изменения в плане автоматически обновляет значения таких параметров, как длительность задач, даты начала и окончания.
Изменения таких факторов, как связи между задачами или календари, также
могут заставить Project пересчитать соответствующие задачи.
Чтобы перевести задачу с ручного на автоматическое планирование
1. Выберите запланированную вручную задачу, которую вы хотите изменить.
2. Щелкните по полю Task Mode (Режим задачи) выбранной задачи, а затем по появившейся стрелке.
3. В появившемся списке выберите пункт Auto Scheduled (Автоматическое планирование).
Чтобы перевести несколько задач с ручного планирования на автоматическое
1. Выберите запланированные вручную задачи, которые вы хотите изменить.
66

Указание длительности и даты задач

2. На вкладке Task (Задача) в группе Tasks (Задачи) нажмите кнопку Auto
Scheduled (Автоматическое планирование).
Чтобы перевести открытый в данный момент план с ручного планирования на автоматическое
1. На вкладке Task в группе Tasks нажмите кнопку Mode (Режим), а затем
нажмите Auto Scheduled.
Или
1. Щелкните по надписи New Tasks (Новые задачи) в строке состояния, как
показано на рис. 4­2.
2. Выберите нужный режим планирования.

Рис. 4-2. Чтобы сделать все новые задачи планируемыми автоматически,
используйте команду в строке состояния
Чтобы изменить режим планирования по умолчанию, который Project
применяет ко всем новым планам
1. На вкладке File щелкните кнопку Options. Затем в появившемся диалоговом окне щелкните по вкладке Schedule (Планирование).
2. В окне Scheduling Options for This Project (Параметры планирования
для этого проекта) выберите пункт All New Projects (Все новые проекты). Затем в поле New Tasks Created (Созданные новые задачи) выберите пункт Auto Scheduled (Автоматическое планирование).
3. Щелкните по кнопке ОК.

Указание длительности и даты задач
Длительность задачи – это время, которое, как вы ожидаете, понадобится
для ее выполнения. Project может работать с длительностями задач, которые
исчисляются от нескольких минут до нескольких месяцев. В зависимости от
объема вашего плана вы, вероятно, будете работать с длительностями задач,
исчисляемыми часами, днями и неделями. Указание длительности задач –
одно из преимуществ использования инструмента планирования, такого как
Project, по сравнению с простыми инструкциями или несистемным подходом
к организации работы.
67

4

Глава 4: Построение списка задач

В Project используются стандартные значения минут и часов: 1 минута равна 60 секундам, а 1 час равен 60 минутам. Для задания продолжительности
дней, недель и месяцев можно использовать настройки Project по умолчанию
(например, месяц – это 20 дней) или определить собственные значения в диа­
логовом окне Project Options (Параметры Project), как показано на рис. 4­3.
При установке 8-часового дня ввод длительности задачи,
равной двум дням (2d), означает то же, что и ввод 16 часов (16h)

При установке 20-дневного месяца ввод
длительности задачи, равной 1 месяцу
(1mo), означает то же, что и ввод
160 часов (8 часов в день × 20 дней)

При установке 40-часовой недели ввод
длительности задачи, равной трем неделям (3w),
означает то же, что и ввод 120 часов (120h)

Рис. 4-3. Настройкой параметров времени можно управлять
на вкладке Schedule (Планирование) диалогового окна Project Options
Рассмотрим продолжительность задачи на примере. Предположим, что календарь проекта предполагает рабочие дни с понедельника по пятницу с рабочим временем с 8:00 до 17:00 и часовым перерывом на обед. Тогда нерабочее
время – это вечерние часы (после 17:00) и выходные дни. Если вы считаете,
что на выполнение задачи уйдет 16 часов рабочего времени, то можете указать ее длительность равной 2 дням. Это два 8­часовых рабочих дня. Тогда вы
должны ожидать, что запуск задачи в 8:00 утра в пятницу означает, что она будет завершена не ранее 17:00 следующего понедельника. На выходные дни не
запланировано никаких работ, потому что суббота и воскресенье определены
как нерабочие дни.
В упражнениях для этой главы используются значения Project по умолчанию: 8 часов в день, 40 часов в неделю и 20 дней в месяц. Как правило, в этой
книге мы применяем настройки по умолчанию, если не указано иное.
См. ТАКЖЕ. Чтобы вспомнить, что такое календарь проекта, см. раздел
«Настройка нерабочих дней в календаре проекта» в главе 3.

68

Указание длительности и даты задач

При указании длительности можно использовать следующие сокращения.
Если вы введете это
сокращение…

В программе это будет
отображено как…

А означает это…

m (например, 30m)

30 mins

30 минут

h (например, 6h)

6 hours

6 часов

d (например, 4d)

4 days

4 дня

w (например, 3w)

3 weeks

3 недели

mo (например, 2mo)

2 mons

2 месяца

4

СОВЕТ. Можно изменить способ отображения сокращений в представлении Backstage на странице Advanced (Дополнительно) в разделе Display
Options for This Project (Параметры отображения для этого проекта).
Как отмечалось ранее в разделе Create tasks (Создание задач), Project выполняет планирование задач двумя способами. Длительность автоматически
планируемых задач по умолчанию – всегда 1 день. Однако задачи, планируемые вручную, изначально не имеют длительности. Длительность задачи при
ее планировании важна для Project, поэтому вполне логично, что для задачи,
планируемой вручную, а не программой, длительность не требуется. Конечно, вы можете ввести плейскодеры или обычные значения длительности, используя сокращения, показанные в предыдущей таблице, например 3d – это
3 дня. Кроме того, вы можете ввести текстовые значения, например «Обсудить
с Бобом» или «Когда-нибудь в следующем квартале». При переходе из ручного
планирования в автоматическое текст заменяется, по умолчанию на 1 день.
Project не позволяет вводить текстовые значения (например, Обсудить с Бобом) в качестве длительности, даты начала или окончания для автоматически
планируемой задачи.
СОВЕТ. При создании автоматически планируемой задачи Project добавляет вопросительный знак (?) после длительности в 1 день, чтобы указать на то, что длительность является приблизительной. Это
удобное напоминание о том, что в какой­то момент вам будет нужно определить действительную длительность задачи. На самом деле
вы можете пометить любую задачу как имеющую приблизительную
длительность. Для этого выберите задачу и на вкладке Task (Задача)
в группе Properties (Свойства) выберите пункт Information (Сведения)
и установите флажок Estimated (Предв. оценка).

69

Глава 4: Построение списка задач

При необходимости можно запланировать выполнение задач как в рабочее,
так и в нерабочее время. Для этого необходимо ввести фактическую продолжительность задачи (астрономическое время), указав перед аббревиатурой
букву e.
Так вводится длительность задачи, которая выполняется постоянно, а не
только в обычные рабочие часы. Например, в строительном проекте могут
быть задачи «Залить бетонный фундамент» и «Убрать опалубку фундамента».
В этом случае вам также может потребоваться задача под названием «Подождать, пока бетон застынет», потому что вы же не хотите убирать опалубку,
пока бетон не затвердеет. Поэтому длительность задачи «Подождать, пока бетон застынет» должна быть указана в астрономических единицах, потому что
бетон будет застывать непрерывно в течение нескольких дней, независимо от
того, рабочие они или нет. Если бетон застывает 48 часов, вы можете ввести
длительность этой задачи как 2ed, запланировать запуск задачи в пятницу
в 9:00 утра и ожидать ее завершения к 9:00 воскресенья. Однако в большинстве
случаев длительность предполагает рабочее время.

Управление проектом: как определить точную
длительность задачи?
При оценке длительности задачи учитывайте два общих правила:
„„общая длительность проекта часто соотносится с длительностью

задач;
„„проекты большой длительности, как правило, имеют и задачи
большей длительности.
Если вы следите за ходом выполнения работы в соответствии с планом (см. главу 8 и часть III), необходимо учитывать уровень детализации
сведений, который вы хотите применить к задачам.
Например, если у вас многолетний проект, то отслеживать задачи, которые измеряются минутами или часами, может оказаться непрактичным или даже невозможным. Как правило, нужно оценивать длительность задач при самом низком уровне детализации или контролировать
те из них, которые важны для вас.
Длительности планов, над которыми вы работаете в практических
упражнениях в этой книге, уже указаны. Для своих проектов вам часто
придется определять длительность задач самостоятельно. Подходящие
источники для определения длительности задач включают в себя:
„„информацию из предыдущих похожих проектов;
„„оценки людей, которые будут выполнять эти задания;
70

Указание длительности и даты задач

„„экспертную оценку руководителей похожих проектов;
„„стандарты профессиональных или промышленных организаций,

осуществляющих проекты, аналогичные вашему.
Один из принципов, который следует учитывать, называется правилом 8/80. Оно предполагает, что длительность задачи составляет от
8 часов (или 1 дня) до 80 (10 рабочих дней или 2 недель). Задачи, длительность которых составляет менее 1 дня, могут быть слишком детальными, а задачи длительностью более двух недель могут оказаться слишком длинными, чтобы корректно управлять ими. Это правило имеет несколько допустимых исключений, но для большинства задач его стоит
учитывать.

4

Для сложных длительных проектов или проектов, включающих в себя
большое количество неизвестных, вы можете сделать подробную оценку
длительности только для тех задач, которые нужно начать и завершить в
ближайшее время (например, в течение 2–4 недель). Для задач, которые
начнутся позже (например, через 2–4 недели), у вас может быть только
очень обобщенная оценка. Вы с командой могли бы периодически проводить оценки продолжительности задач по мере работы над проектом.
Что касается сложных проектов, то вам, вероятно, понадобится объ­
единить эти и другие стратегии для оценки длительности задач. Неточные оценки длительности задач являются основным источником риска
в любом проекте, поэтому следует приложить усилия, чтобы избежать
этого.

Чтобы ввести длительность задачи
1. Щелкните по ячейке в столбце Duration (Длительность).
2. Введите значение длительности.

СОВЕТ. Можно также щелкнуть по стрелкам вверх или вниз, чтобы
ввести или изменить значение в поле Duration (Длительность).
Для задач, у которых есть длительность, в качестве даты начала задачи
Project устанавливает дату начала проекта. Это касается задач обоих типов:
как с ручным планированием, так и с автоматическим.
Для задач, планируемых вручную, можно вводить длительность либо в виде
числового значения, например 2d, либо в виде текста, например Обсудить с
отделом маркетинга. Если столбец слишком узкий, чтобы отобразить зна71

Глава 4: Построение списка задач

чение целиком, наведите курсор на ячейку, и полное значение появится на
экранной подсказке.
Для задач обоих типов программа Project в области диаграммы представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта) рисует отрезок, длина которого соответствует длительности задачи.
Чтобы запланировать задачу с непрерывной длительностью на нерабочее и рабочее время
1. При вводе длительности задачи поставьте перед аббревиатурой длительности букву e. Например, введите 1ed, чтобы указать полный 24­часовой
день, или 1ew, что эквивалентно семи 24­часовым дням, или 1emo, что
означает тридцать дней по 24 часа.
Чтобы рассчитать длительность задачи, планируемой вручную
1. В полях Start (Начало) и Finish (Окончание) введите или выберите нужные значения дат начала и окончания.
Project вычислит значение Duration (Длительность). Обратите внимание,
когда задача переводится на режим автоматического планирования, значения
начала и окончания могут изменяться в зависимости от связей с предшественниками, даты начала проекта или других факторов планирования. Однако значение длительности сохраняется.

Работа с вехами
Помимо ввода задач, которые необходимо выполнить, возможно, у вас по­
явится желание обозначить важное событие для плана своего проекта, например завершение основной фазы проекта. Для этого можно создать веху.
Вехи – это значительные события, которые вошли в план (например, завершение какого­либо этапа работы) либо навязаны им (например, крайний срок,
до которого нужно успеть подать заявку на финансирование). Поскольку сама
веха обычно не включает в себя никаких работ, она чаще представлена в виде
задачи с нулевой длительностью. Чтобы визуально различать вехи, их значок
диаграммы Ганта отображается в виде ромбика, а не отрезка. Тем не менее
можно пометить любую задачу любой длительности как веху.
Чтобы ввести веху
1. В столбце Task Name (Название задачи) щелкните по тому месту, куда
вы хотите вставить веху.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Insert (Вставить) щелкните по кнопке
Milestone (Веха).
72

Создание суммарных задач для структуризации плана

Project вставит строку для новой задачи и перенумерует последующие
задачи. Новой задаче будет дано имя и нулевая длительность.
СОВЕТ. Чтобы преобразовать задачу любой длительности в веху, установите для нее значение Duration (Длительность), равное 0.

4

Чтобы пометить задачу любой длительности как веху
1. Выделите название задачи.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information.
3. В диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче) нажмите
Advanced (Дополнительно).
4. Установите флажок Mark Task As Milestone (Пометить задачу как веху).

ВАЖНО! Длительность задачи не меняется при использовании этого
метода. Однако в Project отрезок Ганта заменяется индикатором вехи,
который располагается там, где находится дата окончания задачи.

Создание суммарных задач
для структуризации плана
Бывает полезно объединить группы тесно связанных задач с помощью суммарных задач. Суммарная задача состоит из подзадач, находящихся на ее дочернем уровне в структуре плана. Наивысший уровень суммарных задач, которые объединены в одну последовательность, называется этапом.
Когда вы просматриваете план проекта, суммарные задачи помогают вам
и другим заинтересованным лицам мыслить категориями основных рабочих
элементов или этапов. Например, проекты по выпуску книг обычно делятся на
этапы «Редакция», «Верстка» и «Производство». Применяя суммарные задачи,
вы можете разворачивать или сворачивать этапы, чтобы увидеть нужный вам
уровень детализации. Создавая этапы, вы отходите от задач, превосходите их.
По умолчанию для планирования суммарных задач используется автоматический режим. Project рассчитывает длительность автоматически планируемой суммарной задачи как интервал времени от самой ранней даты начала
до самой последней даты окончания ее подзадач. Если вы напрямую редакти73

Глава 4: Построение списка задач

руете длительность автоматически планируемой суммарной задачи или дату
ее начала/окончания, программа переключит режим планирования на ручной.
Если суммарная задача планируется вручную, ее длительность рассчитывается на основе подзадач, равно как и длительность автоматически планируемой суммарной задачи. Однако при планировании вручную длительность
суммарной задачи можно изменить, и Project будет и дальше отслеживать как
введенную вами длительность, так и рассчитанную. В главе 10 содержится более подробная информация о суммарных задачах с длительностью, заданной
вручную и автоматически рассчитанной.
Наивысший уровень внешней структуры плана называется суммарной задачей проекта. Project автоматически создает ее, но по умолчанию она не отображается.
Поскольку суммарная задача проекта находится на самом высоком уровне
структуры плана, она включает в себя свернутые сведения по всем подзадачам. Также она представляет полную длительность плана, поэтому это удобный способ увидеть некоторые важные детали, такие как общая длительность
всего плана. О том, как настроить длительность плана и дату его окончания, вы
узнаете далее в этой главе.

Управление проектом: планирование
сверху вниз и снизу вверх
Два распространенных подхода к разработке задач и этапов – это планирование сверху вниз и снизу вверх:
„„планирование сверху вниз. Этот подход определяет основные эта-

пы или компоненты проекта перед заполнением всех деталей,
необходимых для завершения этапов, которые представлены в
плане в качестве суммарных задач. Сложные планы могут иметь
несколько уровней вложенных суммарных задач. Данный подход
работает по принципу от общего к частному;
„„планирование снизу вверх. Этот подход определяет максимально
возможное число детально проработанных задач нижнего уровня,
прежде чем организовать их в этапы или суммарные задачи. Данный подход работает по принципу от частного к общему.
Для наиболее сложных планов создание точных задач и этапов требует сочетания этих подходов. Обычно руководитель проекта начинает работу с устоявшихся общих этапов проекта (планирование сверху вниз),
а ресурсы, которые будут выполнять проект, предоставляют детальные
задачи, составляющие каждый этап (планирование снизу вверх).

74

Создание суммарных задач для структуризации плана

Чтобы преобразовать обычную задачу в суммарную
1. Выберите задачи непосредственно под той задачей, которую вы хотите
сделать суммарной.
2. Понизьте уровень этих задач. Для этого на вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) нажмите кнопку Indent Task (Понизить
уровень задачи). Результаты показаны на рис. 4­4.
Суммарная задача

Суммарная задача на диаграмме Ганта

4

Подзадачи, собранные под суммарной задачей

Рис. 4-4. Чтобы отделить суммарные задачи от подзадач,
Project использует текст и диаграммы
Чтобы вставить новую суммарную задачу в список задач
1. Выберите названия задач, которые станут подзадачами.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Insert (Вставить) щелкните по кнопке
Summary (Суммарная задача).
Project вставит строку для новой задачи, понизит уровень для выбранных задач непосредственно под ней, перенумерует последующие задачи
и присвоит имя новой задаче (Новая суммарная задача).
3. Выбрав пункт (Новая суммарная задача), введите
имя суммарной задачи.
ПОДСКАЗКА. Когда вы вставляете суммарную задачу в список задач,
планируемых вручную, Project устанавливает для нее режим автоматического планирования.

Чтобы превратить суммарную задачу в обычную
1. Выберите все подзадачи под суммарной задачей.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) нажмите
кнопку Outdent Task (Повысить уровень задачи).
75

Глава 4: Построение списка задач

Связывание задач для создания
зависимостей
Когда вы связываете задачи, то создаете взаимозависимость между ними, например начало данной задачи зависит от завершения предыдущей. Project может
автоматически настраивать планирование связанных задач по мере внесения
изменений в ваш план. Создание зависимостей путем связывания задач имеет
решающее значение для получения всех преимуществ механизма планирования программы Project.
Рассмотрим один из типов связей, который можно создать между двумя
задачами. В большинстве проектов требуется, чтобы задачи выполнялись в
определенном порядке. Например, прежде чем появится задача редактирования главы книги, ее надо написать.
Эти две задачи имеют отношение «окончание–начало», обусловленное двумя аспектами:
„„последовательность – вторая задача должна возникнуть после первой;
„„зависимость – вторая задача может возникнуть только в том случае, если

выполнена первая.
В Project первая задача (Написать главу) называется предшественником,
потому что она предшествует задачам, которые от нее зависят. Вторая задача
(Отредактировать главу) называется последователем, потому что она следует
за задачами, от которых зависит. Любая задача может быть предшественником одной или нескольких задач­последователей. Точно так же любая задача
может быть последователем одной или нескольких задач­предшественников.
Хотя это и может казаться сложным, две задачи могут иметь один из четырех типов отношений, как описано в таблице ниже.
Отображение на
диаграмме Ганта

Связь задачи

Описание

Окончание–начало
(О–Н)

Дата окончания задачи­
предшественника определяет дату начала задачи­последователя. Это
связь задач по умолчанию

Глава книги должна быть
написана до того, как ее
можно будет отредактировать

Начало–начало Дата начала задачи­пред(Н–Н)
шественника определяет
дату начала задачи­последователя

Задачи Предпечатная
подготовка и Заказать
бумагу тесно связаны, и
они должны начинаться
одновременно

76

Пример

Связывание задач для создания зависимостей

Связь задачи

Описание

Отображение на
диаграмме Ганта

Пример

Окончание–
окончание
(О–О)

Дата окончания задачи­
предшественника определяет дату окончания задачи­последователя

Задачи,
требующие
определенного оборудования, должны завершиться по окончании
срока аренды оборудования

Начало–окончание
(Н–О)

Дата начала предшествую­
щей задачи определяет
дату окончания последующей задачи

Время, запланированное для начала тиража,
определяет, когда должна завершиться задача
Выбор переплетчика

Для отношений «окончание–начало» (это тип связи по умолчанию) дату начала
задачи­последователя определяет предшественник с самой поздней датой окончания. Этого предшественника иногда называют «ведущий предшественник»,
потому что он определяет или задает дату начала последователя. В Project есть
функция Task Path (Последовательность задач), которая облегчает определение
связи между ведущим предшественником и его последователем (см. главу 9).
Задача с двумя или более последователями может иметь разные связи с каждым из них. Например, предшественник может иметь отношение «окончание–
начало» с одним последователем, а связь «окончание–окончание» – с другим.
Представление связей задач и обработка изменений запланированных дат
начала и окончания – это те две области, в которых использование такого средства планирования, как Project, действительно окупается. Например, вы можете изменить длительность задачи, добавить или удалить задачу из цепочки
связанных задач, и Project соответствующим образом задачи перепланирует.
Задачи, планируемые автоматически, динамически перепланируются при
изменении деталей предшественников. Задачи, планируемые вручную, не перепланируются в подобных случаях, но вы можете в любой момент принудительно привести планируемую вручную задачу в соответствие со связями ее
предшественников. По сути, вы можете «подтолкнуть» задачу, планируемую
вручную, соответствовать имеющимся у нее связям.
Связи между задачами отображаются в Project по­разному:
„„в представлениях Диаграмма Ганта и Network Diagram (Сетевой гра-

фик) эти связи обозначаются линиями, соединяющими задачи;
„„в таблицах, таких как Entry (Запись), идентификаторы предшественни-

ков отображаются в полях Predecessors (Предшественники) задач-последователей. (В представлении Диаграмма Ганта вам может понадобиться перетащить вертикальную разделительную линию вправо, чтобы
увидеть столбец Predecessors (Предшественники).
77

4

Глава 4: Построение списка задач

СОВЕТ. Можно настроить связи между предшественниками и последователями, добавив время опережения и запаздывания. Например,
можно задать запаздывание в два дня между окончанием задачи­предшественника и началом последователя. Для получения дополнительной информации см. главу 9.

Чтобы связать задачи
1. Выберите названия задач, которые вы хотите связать. Если задачи не являются смежными, выберите первую задачу и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выберите нужную задачу или задачи.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) щелкните
по кнопке Link the Selected Tasks (Связать выделенные задачи) (эта
кнопка выглядит как два звена цепи).
Как показано на рис. 4­5, Project связывает задачи и устанавливает между ними отношение «окончание–начало».
Подчеркнутая дата указывает на то, что планируемая вручную задача
не отреагировала на изменения предшественника

Изменение в выделении указывает на те значения,
на которые повлияло изменение плана

Линия связи указывает
на взаимосвязь задач

Рис. 4-5. Вы создаете зависимости между задачами, связывая их.
Потом вы сможете увидеть изменения, которые Project вносит в планирование
Или
1. В области диаграммы в представлении Диаграмма Ганта наведите указатель на отрезок диаграммы Ганта задачи­предшественника, а затем
перетащите его вниз на диаграмму последователя.
Обратите внимание, что при перетаскивании указатель изменяется
на значок связи, и всплывает окно, информация в котором обновляется, когда вы наводите указатель на другие отрезки, как показано на
рис. 4­6.
78

Связывание задач для создания зависимостей
Эта экранная подсказка может помочь связать задачи с помощью мыши

Вид указателя поменяется на значок связи,
указывая на то, что вы связываете задачи

Рис. 4-6. Один из способов связать задачи – перетащить отрезок
диаграммы Ганта задачи­предшественника на отрезок последователя
Экранная подсказка может помочь вам связать задачи с помощью мыши.
Указатель изменится, показывая, что вы связываете задачи.
2. Когда указатель окажется над отрезком задачи­последователя, отпустите кнопку мыши.
Или
1. В поле Predecessors (Предшественники) задачи­последователя введите
идентификатор предшественника или выберите нужную задачу из доступного отображаемого списка, щелкнув по появившейся стрелке.
Возможно, вам придется прокрутить таблицу вправо, чтобы увидеть
столбец Predecessors (Предшественники).
СОВЕТ. Можно быстро добавить несколько предшественников, введя
несколько идентификаторов задач или используя доступный список
задач в поле Predecessors (Предшественники) нужной задачи­последователя.

СОВЕТ. При работе с суммарными задачами можно либо напрямую
связать суммарные задачи, либо связать самую последнюю задачу в
первом этапе с самой ранней задачей во втором этапе. Результат планирования будет одинаковым в любом случае. Однако ни при каких
обстоятельствах нельзя связывать суммарную задачу с одной из ее
собственных подзадач. Это приводит к зацикливанию плана, поэтому
в программе Project это запрещено.
Или
1. Выберите задачу, для которой вы хотите указать предшественника или
несколько предшественников.
79

4

Глава 4: Построение списка задач

2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) нажмите кнопку
Information (Сведения).
3. На вкладке Predecessors (Предшественники) диалогового окна Task
Information (Сведения о задаче) введите значение идентификатора
либо выберите или введите имя нужной задачи­предшественника, а затем нажмите ОК.
Чтобы удалить связи между задачами
1. Выберите задачи, которые вы хотите разъединить.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) нажмите
кнопку Unlink Tasks (Разорвать связи задач) (кнопка выглядит как сломанное звено цепи).
Принудить задачу, планируемую вручную, принять во внимание результат планирования своего предшественника
1. Выберите задачу, планируемую вручную, которую вы хотите перепланировать, в зависимости от связей с предшественником.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) нажмите
кнопку Respect Links (Соблюдать связи).

Проверка длительности и даты
окончания плана
В любой момент при планировании или выполнении проекта у вас и у других
заинтересованных лиц может возникнуть желание узнать, сколько времени
займет проект. Вы не вводите в план напрямую общую длительность проекта или дату окончания, да в этом и нет необходимости. Project вычисляет эти
значения на основе длительностей задач, зависимостей, настроек календарей
проекта и многих других факторов, которые вы внесли в план.
Программа рассчитывает дату окончания плана на основе количества рабочих дней, необходимых для выполнения задач, начиная с даты начала плана.
Любое изменение даты начала приводит к пересчету даты окончания.
Project определяет длительность плана, считая рабочие дни между самой
ранней датой начала и самой поздней датой окончания задач плана. Поскольку программа различает рабочее и нерабочее время, длительность задачи не
обязательно должна совпадать с затраченным временем.
Для удобства просмотра длительности плана и запланированных дат начала
и окончания можно использовать представление Timeline, суммарную задачу
проекта и диалоговое окно Project Statistics (Статистика проекта), показанное
на рис. 4­7.
80

Проверка длительности и даты окончания плана

4
Рис. 4-7. Проверяйте ключевые индикаторы плана
в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта)
Чтобы проверить дату окончания плана в представлении Timeline
1. В представлении Timeline, которое находится над представлением
Gantt Chart (Диаграмма Ганта), отметьте текущие даты начала и окончания плана.

ВАЖНО! Если представление Timeline не отображается, на вкладке
View (Вид) в группе Split View (Комбинированный режим) установите
флажок Timeline.

Чтобы проверить длительность плана, дату окончания и другие данные в диалоговом окне Statistics (Статистика)
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Project Information (Сведения о проекте).
2. В открывшемся диалоговом окне щелкните по кнопке Statistics (Статис­
тика).
Чтобы показать суммарную задачу проекта
1. Щелкните в любом месте представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Когда представление Диаграмма Ганта выделено, на вкладке Format
(Формат) появляется надпись Gantt Chart Tools (Инструментыдиаграммы Ганта).
2. На вкладке Формат в группе Show/Hide (Показать/скрыть) установите
флажок Project Summary Task (Суммарная задача проекта).
Как показано на рис. 4­8, Project отображает суммарную задачу проекта в верхней части представления Диаграмма Ганта с идентификатором 0.
81

Глава 4: Построение списка задач

Здесь вы найдете ту же длительность и даты начала и окончания, что и
отображаемые в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта), а также отрезок диаграммы Ганта от даты начала до даты окончания
всего плана.

Рис. 4-8. Отображение суммарной задачи проекта (задача 0) для просмотра дат
начала и окончания плана и его общей длительности

Документирование сведений о задаче
Дополнительную информацию о задаче можно записать в заметку. Например,
у вас может быть подробное описание задачи, но вы хотите, чтобы ее название
было кратким. Вы можете добавить такие сведения в заметку к задаче, а не в ее
название. Таким образом, информация будет находиться в плане, и ее можно
будет легко просмотреть или распечатать.
Project предлагает три типа заметок: к задачам, ресурсам и назначениям.
Заметки к задачам можно вводить и просматривать на вкладке Notes (Заметки) в диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче). Заметки в Project
поддерживают широкий спектр параметров форматирования текста; в них
даже можно вставлять ссылки на источники данных или хранить графические
изображения и другие типы файлов.

ПОДСКАЗКА. Вы будете работать с заметками к ресурсам в главе 5.

На рис. 4­9 видно, что заметки появляются на экранной подсказке в виде
значка в столбце Indicators (Индикаторы).
Если заметки слишком длинные, чтобы уместиться на экранной подсказке,
вы можете дважды щелкнуть мышью по значку заметки, чтобы увидеть текст
полностью.
Суммарная задача проекта, которую мы упоминали ранее, также поддерживает заметки к задаче. Поскольку суммарная задача проекта охватывает весь
план, это отличное место для хранения важной информации о плане. Текст,
введенный в поле Comments (Комментарии) диалогового окна Properties
82

Документирование сведений о задаче

(Свойства), отображается в виде заметки в суммарной задаче проекта. Если вы
добавляете или изменяете такую заметку, это изменение отображается в поле
Comments (Комментарии) в диалоговом окне Properties (Свойства).

4
Рис. 4-9. Чтобы просмотреть заметки к задаче, наведите указатель
на значок заметки в столбце Indicators (Индикаторы)
Иногда вам нужно связать задачу с информацией, хранящейся в другом
документе или на веб­странице. Используя гиперссылки, вы можете связать
конкретную задачу, ресурс или назначение с дополнительной информацией,
которая хранится за пределами плана.
Чтобы добавить заметку к задаче
1. Выберите название задачи, к которой вы хотите добавить заметку.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Notes (Заметки)
или
щелкните правой кнопкой мыши по имени задачи и выберите Notes (Заметки).
3. В поле Notes (Заметки) введите нужный текст и нажмите ОК.
Чтобы добавить гиперссылку к задаче
1. Щелкните правой кнопкой мыши по названию задачи, а затем выберите Hyperlink (Гиперссылка), чтобы открыть диалоговое окно Insert
Hyperlink (Вставка гиперссылки).
2. В поле Text to display (Текст для показа) введите текст ссылки, который
нужно отобразить.
3. В поле Address (Адрес) введите URL­адрес ссылки.
4. Щелкните по кнопке ОК.
СОВЕТ. Чтобы открыть веб­страницу в браузере, щелкните по значку
гиперссылки и в появившемся контекстном меню наведите указатель
на пункт Hyperlink (Гиперссылка), а затем нажмите Open Hyperlink
(Открыть гиперссылку).
83

Глава 4: Построение списка задач

Чтобы быстро удалить заметки, гиперссылки или форматирование из
выбранных задач
1. На вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование) нажмите
кнопку Clear (Очистить) (которая похожа на ластик), а затем выберите
нужную команду.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„создавать задачи;
„„переключать задачу с ручного планирования на автоматическое;
„„вводить фактическую или оценочную длительность задачи;
„„использовать вехи;
„„создавать суммарные задачи для структуризации плана;
„„связывать задачи для создания зависимостей;
„„проверять длительность и дату окончания плана;
„„документировать сведения о задачах.

84

Практические задания

Практические задания
Учебный файл SimpleBuildTaskList для этих задач находится
в папке Project2019SBS\Ch04.

ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Создание задач
Сценарий: вы руководитель проекта в издательстве Lucerne Publishing. У вас
есть изначальные названия задач для выпуска новой книги, и вы готовы к работе. Откройте план SimpleBuildTaskList в программе Project и выполните следующие задачи.
1. Введите приведенные ниже названия задач:
„„Назначить членов команды, работающей над выпуском книги;
„„Спроектировать и заказать маркетинговые материалы;
„„Распространить сигнальные экземпляры;
„„Координировать тематические статьи в журнале;
„„Запустить общедоступный веб-портал для книги.

Просматривая введенные вами задачи, вы понимаете, что пропустили
одну задачу. Мы вставим ее далее.
2. Добавьте новую задачу с именем Public Launch Phase (Этап Выпуск в
продажу), чтобы она отображалась над задачей Распространить сигнальные экземпляры. Результаты показаны на рис. 4­10.

Переключить задачи с ручного планирования
на автоматическое
Сценарий: вы показали свой первоначальный список задач коллегам, которые будут выполнять работу, и другим лицам, заинтересованным в выполнении проекта. Они дали вам свое предварительное согласие. Для ввода
длительности задач вам необходимо предварительно переключить некоторые задачи с ручного планирования на автоматическое. Работая с планом
SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.
85

Глава 4: Построение списка задач

Рис. 4-10. Ваш список задач должен выглядеть так
1. Переключите задачи 1, 3 и 4 на автоматическое планирование с по­
мощью команды Auto Scheduled (Автоматическое планирование) на
вкладке Task (Задача).
Project изменит значки в столбце Task Mode (Режим задачи) и отрезки
диаграммы Ганта, чтобы показать, что теперь задачи планируются автоматически.
2. Используйте поле Task Mode (Режим задачи) задачи 5, чтобы перевести
ее на автоматическое планирование.
Прямо сейчас этот план настроен на планирование всех новых задач в
ручном режиме. Можно оставить этот параметр как есть, а затем переключить определенные задачи в режим автоматического планирования.
Однако этот план уже готов к переходу на автоматическое планирование. Позже вы сможете перевести отдельные задачи на ручное планирование по мере необходимости.
3. Включите в плане автоматическое планирование всех новых задач.
4. Под задачей 6 добавьте новую задачу Запуск кампаний в социальных
сетях.
Project добавит новую задачу в план; обратите внимание, что она планируется автоматически. По умолчанию новая задача не связана с какой­либо другой задачей, ее длительность составляет 1 день, а ее начало
совпадает с датой начала ее суммарной задачи. После выполнения этих
шагов вы увидите результаты, показанные на рис. 4­11.

Указание фактической или оценочной длительности
задачи
Сценарий: вы показали свой первоначальный список задач коллегам, которые будут выполнять работу, и другим лицам, заинтересованным в выполнении проекта. Они дали вам свои предварительные (хотя и неполные) данные
86

Практические задания

о длительностях и датах некоторых задач, которые вы хотите добавить в план
выпуска новой книги. Продолжая работать с планом SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.

Рис. 4-11. Теперь задачи планируются автоматически;
обратите внимание на значки в столбце Task Mode (Режим задачи)
1. Введите длительность 1 день для задачи 1 Назначить членов команды,
работающей над выпуском книги.
2. Для других задач введите следующие длительности или текст.
Номер задачи

Название задачи

Длительность

2

Спроектировать и заказать
маркетинговые материалы

Уточнить у маркетинговой команды

3

Этап Выпуск в продажу

(Оставить как 1 день?)

4

Распространить сигнальные
экземпляры

2d

5

Координировать тематические
статьи в журнале

6d

Project рассчитывает длительность задачи 5: 6 рабочих дней, с понедельника по пятницу первую неделю, а затем понедельник следующей недели. Программа образует отрезок в диаграмме Ганта, который охватывает
эти рабочие и нерабочие дни.
И хотя вы еще не знаете ни длительности, ни дат начала или окончания
задачи 6, Запустить общедоступный веб-портал для книги, вы все равно
можете ввести данные, которые вам известны.
3. В поле Start (Начало) задачи 6 введите: Примерно за две недели до
выхода книги.
После того как вы закончите ввод дат, ваши результаты будут выглядеть
так, как показано на рис. 4­12.
87

Глава 4: Построение списка задач

Рис. 4-12. После ввода длительностей и оценочных текстовых
значений ваш список задач должен выглядеть как этот

Использование вех
Сценарий: вы только что узнали, что все действия по планированию должны быть завершены до выхода книги. Вы хотите, чтобы это требование было
отображено в плане. Продолжая работать с планом SimpleBuildTaskList, выполните следующее действие.
1. Вставьте новую задачу­веху с именем Планирование завершено так,
чтобы она была над задачей 3 Этап выпуска в продажу. При вставке новой задачи, как видно на рис. 4­13, нумерация задач автоматически меняется.

Рис. 4-13. После ввода вехи план должен выглядеть как этот

Создание суммарных задач для структуризации плана
Сценарий: в плане выхода новой книги уже достаточно информации, чтобы его можно было разделить на два этапа. Продолжая работать с планом
SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.
88

Практические задания

1. Сделайте задачу Этап выпуска в продажу суммарной задачей для задач
с 5 (Распространить сигнальные экземпляры) по 8 (Запуск кампаний в социальных сетях).
Обратите внимание на эффект, который оказывает на расписание создание суммарной задачи. Project задает одну и ту же дату начала суммарной задачи и других ее подзадач с заданной длительностью – 9 января.
2. Вставьте новую суммарную задачу с именем Этап планирования, включающую в себя задачи с 1 по 3.
Результаты создания новых суммарных задач показаны на рис. 4­14.

Рис. 4-14. Теперь план разбит на два этапа работы

Связывание задач для создания зависимостей
Сценарий: процесс создания плана выпуска новой книги идет полным ходом.
Задачи были объединены в суммарные задачи, и теперь вы готовы к созданию
связей между задачами. Продолжая работать с планом SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.
1. Чтобы связать 2­ю и 3­ю задачи, используя отношение «окончание–начало», введите номер задачи в поле Predecessor (Предшественник).
Обратите внимание, что у задачи 3 раньше не было даты начала или
окончания, но, сделав ее последователем задачи 2, вы предоставили
Project достаточно информации, чтобы указать для задачи 3 дату начала:
10 января, следующий рабочий день после завершения задачи 2.
Затем вы связываете задачи 3 и 4, используя другой метод.
2. Сделайте задачу 3 Спроектировать и заказать маркетинговые материалы предшественником задачи 4, щелкнув мышью по стрелке, которая
появляется в поле Predecessor (Предшественник).
3. Свяжите все подзадачи Этапа выпуска в продажу (задачи с 6 по 9) одновременно с помощью команды Link the Selected Tasks (Связать выбранные задачи).
89

Глава 4: Построение списка задач

При этом следите за текстом в поле Start (Начало) задачи 8 Примерно
за две недели до выхода книги. Обратите внимание, что Project заменяет
текстовое значение в этом поле на запланированную дату и проставляет длительность по умолчанию, равную одному дню. Это связано с тем,
что при связывании задач Project требует указания даты. Знак вопроса
после значения длительности указывает на то, что это оценочная длительность; она не влияет на планирование задачи.
4. Свяжите задачу 4 Планирование завершено с задачей 6 Распространить
сигнальные экземпляры, используя мышь в представлении Диаграмма
Ганта.
5. Маркетинговая команда издательства Люцерна сообщила, что, по их
оценке, выполнение задачи 3 должно занять две недели. Измените длительность задачи 3 и вместо текста Уточнить у маркетинговой команды
укажите 2 недели.
Возможно, вы заметили, что начало суммарной задачи Этап выпуска в
продажу предшествует дате окончания задачи Планирование завершено.
Это связано с тем, что даты начала и окончания суммарной задачи определяются самой ранней датой начала и самой поздней датой окончания
ее подзадач – в данном случае эти подзадачи включают одну, которая
планируется вручную.
Следующий шаг: вы предписываете Project настроить задачу, планируемую вручную, таким образом, чтобы она соблюдала параметры пред­
шественника, оставив режим планирования прежним.
6. Настройте задачу 8 Запустить общедоступный веб-портал для книги так,
чтобы привести ее в соответствие с предшественником.
После связывания задач ваш план должен выглядеть так, как показано на
рис. 4­15.

Рис. 4-15. После добавления предшественников
для создания зависимостей ваш план должен выглядеть как этот
90

Практические задания

Проверка длительности и даты окончания плана
Сценарий: ваш план по выпуску новой книги помогает команде организовать предстоящую работу. Вас часто просят указать запланированную на данный момент длительность и дату окончания. Продолжая работать с планом
SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.
1. В представлении Timeline обратите внимание на текущие даты начала и
окончания плана, указанные на рис. 4­16.

Рис. 4-16. Вы можете быстро просмотреть общее время
выполнения плана в представлении Timeline
2. Найдите дату окончания плана в диалоговом окне Project Information
(Сведения о проекте).
3. Затем просмотрите информацию о длительности более подробно в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта) (рис. 4­17).

Рис. 4-17. Вы можете проверить основные показатели плана
в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта)
4. Отобразите суммарную задачу проекта в представлении Диаграмма
Ганта.

Документирование сведений о задаче
У вас есть некие сведения о задачах в плане выпуска новой книги, которые
вы хотите записать в план. Сохранение этих деталей прямо в плане поможет
вам в дальнейшем, а также будет полезно для любых других участников, ко91

Глава 4: Построение списка задач

торые могут работать с проектом в будущем. Продолжая работать с планом
SimpleBuildTaskList, выполните следующие действия.
1. К задаче 6 Распространить сигнальные экземпляры добавьте заметку Запросить список получателей у издателя.
2. Наведите указатель мыши на значок заметки к задаче 6. Заметка появляется во всплывающей подсказке в столбце Indicators (Индикаторы).
Вы решили, что хотите иметь возможность свести сведения из всех подзадач в план. Это можно сделать далее.
3. Откройте суммарную задачу проекта.
4. Наведите указатель мыши на значок заметки задачи 0.
Возможно, вы узнали заметку, которая отображается во всплывающей
подсказке. Этот текст был введен в поле Comments (Комментарии) диалогового окна Properties (Свойства), которое вы настроили в главе 3.
5. Добавьте текст гиперссылки Добавить в весенний каталог здесь с
адресом http://www.lucernepublishing.com, к задаче 8 Запустить общедоступный веб-портал для книги.
Как показано на рис. 4­18, в столбце Indicators (Индикаторы) отображается значок гиперссылки. При наведении указателя мыши на этот значок
вы увидите текст, который ввели ранее.

Рис. 4-18. Заметки к задачам и гиперссылки, которые вы добавили
к задачам, обозначены значками в столбце Indicators (Индикаторы)

92

Настройка
ресурсов
Учебные файлы
В этой главе используется учебный файл Simple­
SetUpResources из папки Project2019SBS\Ch05.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении к этой книге.
Ресурсы включают в себя людей, оборудование и материалы, необходимые для выполнения
работы над проектом. Эффективное управление
ресурсами – одно из наиболее значительных преимуществ использования Project 2019 по сравнению с такими инструментами планирования,
ориентированными на задачи, как средства конт­
роля выполнения задач.
В Project можно управлять тремя типами ресурсов: трудовыми и двумя видами специальных ресурсов – затратными и материальными. Трудовые
ресурсы – это люди и оборудование, необходимые
для выполнения задач в плане проекта. Затратные ресурсы представляют собой финансовые
затраты, необходимые для выполнения конкретных задач, которые должны учитываться в плане.
В качестве примера можно привести расходы на
путешествия и развлечения. Материальные ресурсы расходуются по мере реализации проекта.
Например, в строительном проекте может потребоваться отслеживать расход стали или бетона,
поскольку они используются на протяжении всего
проекта. Вы будете работать с материальными ресурсами в главе 11. Подготовка информации о ресурсах в Project требует некоторых усилий, но это

5
В этой главе:
„„настройка трудовых ре-

сурсов;
„„введение

максимальной доступности трудовых ресурсов;

„„назначение ставок опла­

ты трудовых ресурсов;
„„настройка рабочего вре-

мени в календаре ресурсов;
„„определение затратных

ресурсов;
„„документирование ре-

сурсов с использованием заметок.

93

Глава 5: Настройка ресурсов

время будет потрачено не зря, если на ваш проект накладываются ограничения
по времени или затратам (а практически все проекты являются таковыми).
В данной главе описаны процедуры, связанные с настройкой трудовых ресурсов, заданием максимальной доступности трудовых ресурсов, назначением
ставок заработной платы для трудовых ресурсов, управлением рабочим временем в календаре ресурсов, заданием затратных ресурсов и документированием ресурсов с помощью заметок.

Настройка трудовых ресурсов
Трудовые ресурсы – это люди и оборудование, выполняющие работу в проекте. Проект фокусируется на двух аспектах трудовых ресурсов: их доступности
и затратах на их использование. Доступность определяет, когда конкретные
ресурсы могут работать над задачами и сколько работы эти ресурсы могут выполнить. Затраты – это финансовые издержки, зависящие от стоимости ресурсов, выполняющих работу над проектом.
В программе Project имена трудовых ресурсов могут относиться к конкретным людям или названиям должностей. Используйте схему имен, которая
наиболее понятна вам и тем, кто увидит ваш план. Важные вопросы: кто будет
видеть имена этих ресурсов, и как они будут их идентифицировать? Выбранные вами имена ресурсов будут отображаться как в программе Project, так и в
любой информации о ресурсах, взятой из нее.
Слово «ресурс» может относиться к тому, кто числится в штате, или к должности, которую нужно заполнить позже. Если вы еще не заполнили все ресурсные позиции, то вы просто не сможете внести имена конкретных людей.
В этом случае используйте описания вакансий или названия должностей при
подготовке ресурсов в Project.
В таблице ниже приведены примеры того, как можно вводить имена трудовых ресурсов.
Трудовой ресурс

Примеры

Отдельный человек, идентифицируемый по имени

Цзюнь Цао; Зак Вудалл

Отдельный человек, идентифицируемый по названию
должности или функции

Издатель; Специалист по
контрактам

Группа людей, обладающих общими навыками (когда
такие взаимозаменяемые ресурсы назначаются задаче,
вы можете не беспокоиться по поводу того, кто именно
из отдельных ресурсов займется задачей, поскольку все
они обладают нужными навыками)

Литературные редакторы

Оборудование

Офсетная печатная машина

94

Настройка трудовых ресурсов

Project может помочь вам принимать более разумные решения по управлению ресурсами и мониторингу финансовых затрат.
Чтобы ввести имена трудовых ресурсов
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов), чтобы отобразить представление Лист ресурсов.
2. Щелкните по пустой ячейке в столбце Resource Name (Название ресурса).
3. Введите имена ресурсов, нажимая клавишу Enter после каждого из них.
Project устанавливает тип трудового ресурса по умолчанию в поле Type
(Тип).
СОВЕТ. Вы можете быстро импортировать ресурсы из своей адресной
книги. Сначала переключитесь в представление Лист ресурсов. Затем
на вкладке Resource (Ресурс) щелкните по кнопке Add Resources (Добавить ресурсы).

Чтобы вставить новый трудовой ресурс в список ресурсов
1. Откройте представление Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. Щелкните по ячейке в столбце Resource Name (Название ресурса), в который вы хотите вставить новый ресурс.
3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Insert (Вставить) нажмите кнопку Add Resources (Добавить ресурсы), а затем щелкните Work Resource
(Трудовой ресурс).
Project вставит новую строку с именем (Новый ресурс) в
столбец Resource Name (Название ресурса) и перенумерует последующие ресурсы.
4. Выбрав пункт , введите имя ресурса и нажмите клавишу
Enter.
Чтобы удалить ресурс
1. Щелкните по имени ресурса правой кнопкой мыши и нажмите кнопку
Delete Resource (Удалить ресурс).

Соображения относительно оборудования
В программе Project назначение трудовых ресурсов (людей и оборудования) производится абсолютно одинаково. Однако существуют важные
различия в том, как можно планировать эти трудовые ресурсы. Рабочий
95

5

Глава 5: Настройка ресурсов

день большинства ресурсов­людей составляет 8 часов и обычно не превышает 12 часов. Ресурсы­оборудование могут иметь гораздо более
разнообразные особенности рабочего времени, начиная от кратковременных рабочих промежутков, за которыми следует обслуживание, и до
круглосуточной работы без перерыва. Кроме того, ресурсы­люди могут
быть более гибкими в отношении задач, которые они могут выполнять,
а ресурсы­оборудование, как правило, более специализированы. Например, контент­редактор книжного проекта также может выступать в роли
литературного редактора, когда это необходимо, но кофеварка не может
заменить компьютер.
Нет необходимости отслеживать каждую единицу оборудования, которая будет использоваться в вашем плане, но в некоторых случаях вам
может понадобиться назначить ресурсы­оборудование:
„„не исключено, что одно и то же оборудование потребуется для од-

новременного выполнения разных задач и оборудования может
не хватить на всех;
„„вам нужно планировать и отслеживать затраты на оборудование.
Учитывайте эти вопросы, если в ваших планах используется оборудование.

Ввод максимальной доступности
трудовых ресурсов
Во время исполнения плана возможности трудовых ресурсов небезграничны,
и Project помогает решить этот вопрос. В поле Max. Units (Макс. единиц) отображается максимальная доступность ресурса для работы над назначенными
ему задачами. Если указать, что ресурс имеет 100 % максимальных единиц, то
это означает, что 100 % рабочего времени этого ресурса доступно для работы
над назначенными ему задачами в плане. Project выводит предупреждение,
используя индикатор и форматирование, если вы назначаете ресурс большему
количеству задач, чем ресурс может выполнить. Например, ресурс окажется
перегруженным, если ему назначить две или более пересекающихся задач, для
каждой из которых по умолчанию требуется максимальное количество единиц
новых трудовых ресурсов, т. е. 100 %.
Если ресурс представляет не конкретного человека, а группу взаимозаменяемых людей с общим набором навыков, то можно ввести большее число еди96

Ввод максимальной доступности трудовых ресурсов

ниц, чтобы указать количество доступных людей. Например, если для такого
ресурса ввести максимальное количество единиц, равное 200 %, то это будет
означать, что вы подразумеваете, что в этом ресурсе задействованы два человека, которые могут работать каждый рабочий день в течение всего рабочего
дня, или четыре человека, которые могут работать на полставки или в любой
другой эквивалентной комбинации.
Если ресурс будет занят не все время выполнения задачи, то для него можно ввести меньшее количество единиц. Например, если вы вводите для такого ресурса максимальное количество единиц 75 %, значит, вы ожидаете, что
этот ресурс будет занят три четверти от общего количества рабочего времени. Для 40­часовой рабочей недели это равняется 30 часам. Обратите внимание, что это может говорить о том, что в проекте занят работник с неполным
рабочим днем либо он уделяет данному проекту только часть своего рабочего
времени.
Настройка готовности ресурса
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Лист ресурсов щелкните по полю Max. Units (Макс.
единиц) ресурса, который нужно настроить (область заголовка столбца с
этим полем может быть видна не полностью).

СОВЕТ. Если щелкнуть по числовому значению в таком поле, как
«Макс. единиц», появятся стрелки вверх и вниз. Вы можете пользоваться ими, чтобы указать желаемое число, или же можете ввести число прямо в поле.

3. Введите новое значение для ресурса. Например, введите 200 %, чтобы
обозначить два ресурса, или 50 %, если ресурс доступен только половину
рабочего времени.

СОВЕТ. При желании можно отображать и вводить максимальное число единиц не в процентах (например, 50 %, 100 % или 400 %), а в виде
дробных или целых чисел (к примеру, 0,5, 1 или 4). Чтобы использовать этот формат, на вкладке File (Файл) выберите Options (Парамет­
ры). В диалоговом окне Project Options (Параметры Project) перейдите на вкладку Schedule (Планирование). Под заголовком Schedule в
поле Show Assignment Units As A (Показывать единицы назначения в
виде) щелкните Decimal (Числовые значения).
97

5

Глава 5: Настройка ресурсов

Назначение ставок оплаты для трудовых
ресурсов
Практически все проекты имеют финансовый аспект, а затраты ограничивают
масштаб многих проектов. Отслеживание информации о затратах и управление ею в Project позволяет руководителю проекта ответить на следующие важные вопросы:
„„Какова ожидаемая общая стоимость проекта с учетом длительностей за-

дач и назначенных ресурсов?
„„Использует ли организация дорогие ресурсы для выполнения работы,

которую могут выполнять более дешевые ресурсы?
„„Сколько денег будет потрачено на определенный тип ресурса или на вы-

полнение задачи за время существования проекта?
„„Можно ли поддерживать в течение запланированной длительности про-

екта текущие темпы расходования средств?
В Project можно вводить стандартные ставки и затраты на использование
трудовых и материальных ресурсов в дополнение к ставкам сверхурочных для
трудовых ресурсов. Это показано на рис. 5­1. Напомним, что Project использует
три типа ресурсов: трудовые ресурсы, затраты и материалы.

Рис. 5-1. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) можно просматривать
ставки оплаты ресурса и другие сведения, связанные с затратами
ПОДСКАЗКА. Затратные ресурсы не используют ставки оплаты, они
описаны далее в этой главе. Материальные ресурсы рассматриваются
в главе 11.
Можно вводить самые разные ставки оплаты – поминутные, почасовые (по
умолчанию), за день, за неделю, за месяц или за год. Ставки указываются в
формате ставка/период, например 30/hr – это 30 долларов в час. Используются
следующие сокращения: min – минуты, hr – часы, day – дни, wk – недели, mon –
месяцы и yr – годы.
Если для трудового ресурса введена стандартная ставка оплаты и назначена
задача, Project рассчитывает стоимость назначения. Для этого время работы
98

Назначение ставок оплаты для трудовых ресурсов

ресурса, например в часах, умножается на ставку оплаты. Затем можно увидеть затраты на ресурс, затраты на назначение и на задачу, а также затраты на
суммарные задачи и весь план. Вы будете назначать ресурсы задачам в главе 6
и работать с несколькими ставками оплаты ресурсов в главе 11.
Что касается расходов на сверхурочные работы, то здесь расчет идет по­другому. Project применяет ставку оплаты сверхурочных только в том случае, если
вы явно назначаете сверхурочные часы. Программа не рассчитывает автоматически сверхурочное время и связанные с этим затраты, так как при этом
слишком высока вероятность того, что может быть произведен расчет, когда
вы этого делать не намеревались.

СОВЕТ. Если вы работаете с большим количеством ресурсов, которые
имеют одинаковые стандартные или сверхурочные ставки оплаты,
можно настроить Project так, чтобы эти ставки применялись автоматически при добавлении нового ресурса. Для этого на вкладке File
(Файл) выберите Options (Параметры). В диалоговом окне Project
Options (Параметры Project) нажмите Advanced (Дополнительно). Под
заголовком General Options for This Project (Общие параметры для
данного проекта) введите желаемые ставки оплаты по умолчанию.

Вы можете указать, когда должна применяться стандартная, а когда сверх­
урочная ставка трудового ресурса. Сделать это можно в начале работы над задачей, в конце работы над ней или в любое время (по умолчанию) работы над
задачей.
В дополнение к ставкам затрат или вместо них ресурс может включать фиксированную плату, которую Project применяет к каждой задаче, которой назначается ресурс. Это называется затратами на использование. В отличие от
ставок, затраты на использование не зависят от длительности задачи или объема работы, которую ресурс выполняет над задачей.
Чтобы ввести стандартную ставку ресурса
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Лист ресурсов щелкните на поле Std. Rate (Станд.
ставка) для ресурса, которому вы хотите установить стандартную ставку
оплаты.
В зависимости от ширины столбца вы можете увидеть только надпись
Std. в его заголовке.
3. Введите стандартную ставку, используя формат «ставка/период», такой
как, например, 30/hr.
99

5

Глава 5: Настройка ресурсов

Чтобы ввести сверхурочную ставку ресурса
1. Откройте представление Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. Щелкните по полю Ovt. Rate (Ставка сверхурочных) ресурса, для которого вы хотите установить сверхурочную ставку оплаты.
В зависимости от ширины столбца вы можете увидеть только надпись
Ovt. в его заголовке.
3. Введите сверхурочную ставку в формате «ставка/период», таком как, например, 45/hr.
Чтобы указать затраты на использования ресурса
1. Откройте представление Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В поле Cost/Use (Затраты на использ.) введите нужное значение.

Управление проектом: получение информации
о стоимости ресурсов
Трудовые ресурсы могут составлять существенную часть затрат во
многих проектах. Чтобы в полной мере воспользоваться обширными
возможностями управления затратами в Project, в идеале руководитель
проекта должен знать затраты, связанные с каждым трудовым ресурсом.
Для людских ресурсов получить такую информацию может быть непрос­
то. Во многих организациях только высшее руководство и специалисты
по персоналу знают ставки оплаты всех людей, работающих над проектом, и они могут считать эту информацию конфиденциальной. В зависимости от политики вашей организации и приоритетов проекта, возможно, у вас не будет возможности управлять ставками оплаты ресурсов.
Если вы все же включили в свой план сведения о затратах, но эта информация считается конфиденциальной, возможно, нужно установить
пароль на открытие файлов таких планов. Чтобы сделать это, щелкните по вкладке File (Файл) и нажмите Save As (Сохранить как). Выберите нужное расположение; в диалоговом окне Save As (Сохранить как)
нажмите Tools (Инструменты), а затем выберите General Options (Общие параметры). В открывшемся диалоговом окне выберите нужные параметры защиты паролем.
Другая стратегия, которую следует рассмотреть, – использовать усредненные ставки для людских ресурсов. Усредненная ставка – это ставка
оплаты плюс накладные расходы на одного работника. Так вы описывае­
те ставки всех работников в целом, но никого в частности.

100

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Настройка рабочего времени в календаре ресурсов

Настройка рабочего времени
в календаре ресурсов
В Project используются разные типы календарей. В главе 3 описывается календарь проекта, в котором указаны нерабочие дни для всего плана. Этот раздел
посвящен календарям ресурсов. Календарь ресурса контролирует рабочее и
нерабочее время конкретного ресурса. Project использует календарь ресурсов,
чтобы определить, когда можно планировать работу для ресурса. Календари
ресурсов применяются только к трудовым ресурсам (людям и оборудованию),
но не к материальным или затратным ресурсам.
При первоначальном создании ресурсов в плане Project создает календарь
для каждого трудового ресурса. Начальные настройки рабочего времени для
календарей ресурсов точно соответствуют настройкам календаря проекта. По
умолчанию это стандартный базовый календарь. Он встроен в Project и отображает стандартное рабочее расписание – с 8:00 до 17:00, с понедельника по
пятницу, с часовым перерывом на обед каждый день.
Если все рабочее время ваших ресурсов совпадает с рабочим временем календаря проекта, вам не нужно редактировать календари ресурсов. Однако
велика вероятность того, что некоторым ресурсам потребуются исключения в
рабочем времени в календаре проекта:
„„гибкое рабочее расписание;
„„отпуск;
„„ресурс может быть недоступен для работы над проектом, например во

время обучения или участия в конференции.
СОВЕТ. Если у вас есть ресурс, который может работать над проектом
только неполный рабочий день, у вас может возникнуть соблазн задать рабочее время ресурса в своем проекте таким образом, чтобы
отразить его ежедневную частичную занятость, например с 8:00 до
12:00 ежедневно. Однако лучше всего настроить доступность ресурса с помощью поля «Макс. единиц», в данном случае указав значение 50 %. Изменение доступности ресурса с помощью единиц позволяет сосредоточить внимание на доступности ресурса для работы над
проектом, а не на определенном времени дня, когда эта работа может
выполняться. Вы можете задать значения максимальных единиц для
ресурса в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов).
Изменения, которые вы вносите в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, сформированных из того же календаря. Например, в практических упражнениях к главе 3 вы указали нерабочий день с име101

5

Глава 5: Настройка ресурсов

нем Мероприятие для поднятия боевого духа сотрудников и программа
перепланировала всю работу, чтобы не использовать этот день. Обратите внимание, что после создания исключения в календаре ресурсов на это исключение не влияют последующие изменения в календаре проекта, охватывающие
тот же период времени.
СОВЕТ. Если окажется, что необходимо отредактировать несколько
календарей ресурсов аналогичным образом (для планирования ночных смен, например), возможно, проще будет назначить другой базовый календарь ресурсу или группе ресурсов. Это более эффективно,
чем редактировать отдельные календари ресурсов, а при необходимости можно использовать базовый календарь для внесения корректировок для всего плана. Например, если ваш проект включает в себя
дневную и ночную смены, вы можете назначить базовый календарь
Night Shift (Ночная смена) ресурсам, работающим в ночную смену. Выбрать нужный базовый календарь можно в диалоговом окне
Change Working Time (Изменение рабочего времени). Что касается
группы ресурсов, то для нее можно выбрать особый базовый календарь непосредственно в столбце Base Calendar (Базовый календарь)
в таблице Entry (Запись) в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов).

Чтобы задать исключения в календаре трудового ресурса
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Change Working Time (Изменить рабочее время).
2. В поле For calendar (Для календаря) щелкните по имени ресурса, календарь которого вы хотите изменить.

СОВЕТ. При работе в диалоговом окне Изменение рабочего времени
обратите особое внимание на значение в поле Для календаря. Можно случайно изменить не тот календарь.
3. В поле Name (Название) на вкладке Exceptions (Исключения) в нижней
части диалогового окна введите описание исключения.
Описание исключения – это удобное напоминание вам и тем, кто может
просматривать план позднее.
4. В полях Start (Начало) и Finish (Окончание) введите или выберите нужные даты. Рисунок 5­2 иллюстрирует эти действия.
5. Чтобы закрыть окно, нажмите OK.
102

Настройка рабочего времени в календаре ресурсов

СОВЕТ. Чтобы исключить, например, часть дня, когда ресурс не может
работать, щелкните по кнопке Details (Подробности). В диалоговом
окне Details вы также можете создавать повторяющиеся исключения
в доступности ресурса.

5

Рис. 5-2. Вы можете просматривать или создавать исключения
в календаре рабочего времени для отдельных ресурсов в диалоговом
окне Change Working Time (Изменение рабочего времени)
Чтобы изменить рабочие дни и рабочее время, заданные для ресурса
по умолчанию
1. Откройте диалоговое окно Change Working Time (Изменение рабочего
времени).
2. В поле For calendar (Для календаря) щелкните по имени ресурса, календарь которого вы хотите изменить.
3. Откройте вкладку Work Weeks (Рабочие недели).
4. Щелкните по тексту [Default] (По умолчанию) непосредственно под заголовком столбца Name (Название), а затем по кнопке Details (Подробности).
5. В поле Selected Day(s) (Выбранные дни) выберите день или дни, которые
нужно настроить.
6. Выполните любое из следующих действий:
103

Глава 5: Настройка ресурсов

„„чтобы указать целые дни как нерабочие, щелкните Set days to

nonworking times (Задать нерабочие дни);
„„чтобы задать рабочее время, которое отличается от базового кален-

даря, щелкните Set day(s) to these specific working times (Задать дни
для этого особого рабочего времени), а затем в столбцах From (От) и
To (До) введите рабочее время, как показано на рис. 5­3;
„„чтобы вернуться к базовому рабочему времени в календаре, нажмите

Use times from base calendar for these days (Использовать для этих
дней значения времени по умолчанию).
7. Когда вы внесете изменения в рабочую неделю, щелкните дважды по
кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Рис. 5-3. Создание нестандартной рабочей недели
в диалоговом окне Details (Подробности)
СОВЕТ. Для какого­то периода времени у вас может быть другая рабочая неделя, отличная от рабочей недели по умолчанию. Например,
можно установить ресурсу четыре рабочих дня в неделю по 10 часов
в течение одного месяца. Для этого на вкладке Work Weeks (Рабочие
недели) щелкните под пунктом [Default] (По умолчанию) и добавьте
название, а также даты начала и окончания периода. Затем щелкните
по кнопке Details (Подробности) и измените рабочее время и дни, как
было описано ранее в этой процедуре.
Чтобы назначить ресурсу другой базовый календарь
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) щелкните
Change Working Time (Изменить рабочее время).
2. В поле For calendar (Для календаря) выберите нужный ресурс.
3. В поле Base calendar (Базовый календарь) выберите нужный базовый
календарь.
104

Настройка затратных ресурсов

СОВЕТ. Чтобы применить один и тот же базовый календарь к нескольким ресурсам, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) используйте поле Базовый календарь.

Настройка затратных ресурсов
Еще один тип ресурсов, который можно использовать в Project, – это затратный ресурс. Вы можете использовать его для учета финансовых расходов, связанных с любой задачей в плане. Хотя есть затраты, связанные с трудовыми
ресурсами (людьми и оборудованием), это почасовые ставки и фиксированные
затраты на использование, единственная цель затратного ресурса – связать
определенный тип затрат с одной или несколькими задачами. Распространенные типы затратных ресурсов могут включать в себя категории расходов, которые нужно отслеживать в плане для бухгалтерского учета или финансовой
отчетности, например затраты на поездки, развлечения или обучение.
Затратные ресурсы не участвуют в расчете расписания и не влияют на плани­
рование задачи. Параметры Max. Units (Макс. единицы), Standard (Стандартная)
и Overtime pay (Сверхурочная) ставки, а также Cost Per Use (Затраты на использование) к ним не применяются. После назначения задаче затратного ресурса и
указания суммы расходов на нее вы можете увидеть в проекте суммарные затраты по этому типу ресурса, например общие командировочные расходы.
Способ, которым генерируются расходы на затратные ресурсы, отличается
от способа, который применяется для трудовых ресурсов. При назначении трудового ресурса задаче стоимость затрат на него формируется на основе ставки
оплаты (например, 40 долларов в час на всю продолжительность назначения),
фиксированной ставки за использование (например, 100 долларов) или на основе обеих ставок. Такие ставки задаются один раз для трудового ресурса, как
было описано ранее в разделе «Назначение ставок оплаты для трудовых ресурсов» в этой главе. Однако значение стоимости затратного ресурса вводится, только когда вы назначаете его задаче. Это можно сделать в поле Cost (Затраты) диалогового окна Assign Resources (Назначение ресурсов) или в поле
Cost (Затраты) диалогового окна Task Form (Форма задач), если доступны Cost
detail (Детали затрат). Познакомиться с этим можно в разделе «Назначение
затратных ресурсов задачам» главы 6.
Чтобы добавить затратный ресурс
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представление ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Лист ресурсов щелкните по столбцу Resource Name
(Название ресурса), куда вы хотите добавить затратный ресурс.
105

5

Глава 5: Настройка ресурсов

3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Insert (Вставить) щелкните
по кнопке Add Resources (Добавить ресурсы), а затем по кнопке Cost
Resource (Затратный ресурс).
Project вставит строку для нового затратного ресурса. Ему будет присвоено имя (Новый ресурс).
4. Выбрав пункт , введите имя затратного ресурса и нажмите
клавишу Enter.

Документирование ресурсов с помощью
заметок
Возможно, вы помните из главы 4, что можно пользоваться заметками, чтобы
записать дополнительную информацию о задаче, ресурсе или назначении. Например, если в календаре ресурса время конференции записано как исключение, рекомендуется записать это взаметку. Таким образом, заметка останется
в плане и ее можно будет легко просмотреть или распечатать.
В главе 4 описывалось создание заметки к задаче путем нажатия кнопки Notes (Заметки) на вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства).
Аналогичным образом можно вводить примечания к ресурсам, щелкнув по
кнопке Notes (Заметки) на вкладке Resource (Ресурс) в группе Свойства. Еще
один вариант – вводить заметки непосредственно в представлении Resource
Form (Форма ресурсов). Пользуясь последним вариантом, вы можете быстрее
просматривать и редактировать заметки для нескольких ресурсов.
Чтобы ввести заметку для ресурса в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе)
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. Выберите имя ресурса.
3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Properties (Свойства) щелкните
по кнопке Notes (Заметки).
4. В поле Заметки введите нужный текст.
Чтобы ввести заметку для ресурса, используйте представление Resource Form (Форма ресурсов)
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. На вкладке Ресурс в группе Properties (Свойства) щелкните по кнопке
Details (Подробности).
106

Документирование ресурсов с помощью заметок

В этом комбинированном представлении сведения об элементе, выбранном в верхней панели (в данном случае ресурса), появятся в нижней панели. Можно быстро поменять имя выбранного ресурса, щелкнув
прямо по его имени или используя кнопки Previous (Предыдущий) или
Next (Следующий) в представлении Resource Form (Форма ресурсов).
В этом представлении изначально отображаются детали Schedule (Календарный план), но могут отображаться и другие.
3. Щелкните мышью в любом месте представления Resource Form (Форма
ресурсов), чтобы переключиться на него. Метка вкладки Format (Формат) изменится на Resource Form Tools (Инструменты формы ресурсов).
4. На вкладке Формат в группе Details (Подробности) щелкните по кнопке
Notes (Заметки).
СОВЕТ. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши в серой
пустой области фона представления Resource Form (Форма ресурсов)
и в появившемся контекстном меню выбрать Notes (Заметки).
На рис. 5­4 показаны детали Notes (Заметки) в представлении Resource
Form (Форма ресурсов).

Рис. 5-4. Это комбинированное представление отлично подходит
для того, чтобы быстро добавить, отредактировать или просмотреть
сведения о ресурсах, таких как заметки
107

5

Глава 5: Настройка ресурсов

5. В поле Notes (Заметки) введите заметку для ресурса.
Обратите внимание: как только вы начинаете вводить текст заметки,
кнопки Previous (Предыдущий) или Next (Следующий) меняются на ОК
и Cancel.
6. Щелкните по кнопке ОК.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„настроить трудовые ресурсы;
„„указать максимальную доступность трудовых ресурсов;
„„вводить ставки оплаты трудовых ресурсов;
„„настроить рабочее время в календаре ресурсов;
„„определить затратные ресурсы;
„„документировать ресурсы с помощью заметок.

108

Практические задания

Практические задания
Учебный файл SimpleSetUpResources для выполнения этих заданий находится в папке Project2019SBS\Ch05.

ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Настройка трудовых ресурсов
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы хорошо поработали над спис­
ком задач для выпуска новой книги. Детали задач были обсуждены и введены,
все задачи планируются автоматически. Теперь вы готовы назначить трудовые
ресурсы, необходимые для завершения выпуска новой книги. Как и в случае со
списком задач, вы будете вносить некоторые изменения в сведения о ресурсах,
по мере того как будете получать дополнительную информацию о проекте, но у
вас есть достаточно данных, чтобы начать работу прямо сейчас. Откройте план
SimpleSetUpResources в Project и выполните следующие действия.
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. Введите приведенные ниже имена ресурсов для генерирования результатов, как показано на рис. 5­5:
„„Цзюнь Цао;
„„Шэрон Салавария;
„„Тоби Никсон;
„„Тони По;
„„Зак Вудалл;
„„Литературные редакторы.

Рис. 5-5. Вот так в Resource Sheet (Лист ресурсов) должны выглядеть
введенные вами имена ресурсов
109

Глава 5: Настройка ресурсов

Ввод максимальной доступности для трудовых ресурсов
Сценарий: вам необходимо изменить для некоторых ресурсов значение
максимальных единиц, установленное по умолчанию (100 %). Вы узнали,
что для выпуска новой книги будут привлечены четыре редактора. В плане есть еще один редактор, Шэрон Салавария, который может работать над
этим проектом половину своего рабочего дня. Продолжая работать с планом
SimpleSetUpResources, выполните следующие действия.
1. Измените значение максимального количества единиц ресурса Литературные редакторы на 400 %, как показано на рис. 5­6.
2. Измените значение максимального количества единиц ресурса Шэрон
Салавария на 50 %, как показано на рис. 5­6.

Рис. 5-6. Лист ресурсов после настройки значений максимального
количества единиц для двух ресурсов

Назначение ставок оплаты для трудовых ресурсов
Сценарий: вы получили из бухгалтерии ставки оплаты для трудовых ресурсов, задействованных в выпуске новой книги. Эти ставки оплаты представляют собой сочетание почасовых и недельных ставок. Вам необходимо ввести
эти ставки оплаты в план выпуска новой книги.
Продолжая работать с планом SimpleSetUpResources, выполните следующие
действия.
1. Введите приведенные ниже ставки оплаты в поле Standard Rate (Стандартная ставка):
Название ресурса

Стандартная ставка

Цзюнь Цао

42 долл. в час

Шэрон Салавария

1100 долл. в неделю

Тоби Никсон

2700 долл. в неделю

Тони По

Оставьте по 0 долларов в час (Тони – автор книги,
а в этом плане ее ставки не отслеживаются)

Зак Вудалл

55 долл. в час

Литературные редакторы

45 долл. в час

110

Практические задания

2. Введите сверхурочную ставку в размере 63 долларов в час для Цзюнь
Цао, как показано на рис. 5­7.

Рис. 5-7. Лист ресурсов должен выглядеть следующим образом
после ввода ставок оплаты

Настройка рабочего времени в календаре ресурсов
Сценарий: вам надо кое­что изменить в календаре для выпуска новой книги. Тоби Никсон сказал вам, что он уедет на конференцию, а Цзюнь Цао работает полный рабочий день, имея при этом нестандартный график: 10 часов в
день по 4 дня в неделю (график работы «4 по 10»). Вам необходимо соответствующим образом изменить их календари ресурсов.
Продолжая работать с планом SimpleSetUpResources, выполните следующие
действия.
1. Сделайте 26 января 2023 года исключением из календаря нерабочего
времени для Тоби Никсона, как показано на рис. 5­8. Назовите исключение: Тоби участвует в конференции.

Рис. 5-8. После создания исключения в диалоговом
окне Change Working Time dialog (Изменить рабочее время)
обратите внимание на описание и формат даты в календаре
111

Глава 5: Настройка ресурсов

2. Для Цзюнь Цао измените рабочую неделю по умолчанию на график работы «4 по 10» (то есть 4 дня в неделю, 10 часов в день, с понедельника
по четверг, пятница – выходной день). По рис. 5­9 понятно, что в те дни,
когда Цзюнь работает, ее график с 8:00 до 19:00, а в полдень – перерыв на
обед.

Рис. 5-9. Здесь отображаются настройки рабочего времени для выбранных дней;
чтобы увидеть настройки нерабочего дня пятницы, выберите его

Настройка затратных ресурсов
Сценарий: в целях бухгалтерского учета вам необходимо в плане отслеживать командировочные расходы. Это делается с помощью затратного ресурса.
Продолжая работать с планом SimpleSetUpResources, выполните следующие
действия.
1. Создайте затратный ресурс с именем Travel, как показано на рис. 5­10.

Рис. 5-10. Затратный ресурс в Resource Sheet (Лист ресурсов)

Документирование ресурсов с помощью заметок
Сценарий: вы собрали некие сведения о ресурсах, которые важно записать
в план. Продолжая работать с планом SimpleSetUpResources, выполните следующие действия.
1. Добавьте заметку для Тоби Никсона в диалоговом окне Resource
Information (Сведения о ресурсе): Тоби работал над кампаниями по
112

Практические задания

выпуску двух предыдущих книг Тони По. Эту заметку можно увидеть
на рис. 5­11.

Рис. 5-11. Заметка к ресурсу в диалоговом
окне Resource Information (Сведения о ресурсе)
2. Используйте Resource Form (Форма ресурса), чтобы добавить эту заметку для Шэрон Салавариа: Стандартная ставка оплаты Шэрон скорректирована для соответствия рабочему графику (половина рабочего
времени). Эту заметку можно увидеть на рис. 5­12.

Рис. 5-12. Заметка к ресурсу в Форме ресурса

СОВЕТ. Если вы не хотите потерять проделанную работу, не забудьте
сохранить ее, назвав файл по­другому. При переименовании исходный учебный файл сохраняется для последующего использования.

113

Назначение
ресурсов
задачам
Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из папки Project2019SBS\Ch06. Инструкции по загрузке
учебных файлов см. во введении к этой книге.
В предыдущих главах вы создавали задачи и
ресурсы. Теперь вы готовы назначать ресурсы задачам. Назначение включает в себя привязку ресурса к задаче для выполнения работы. Процесс
назначения ресурса можно назвать и назначением
задачи, в зависимости от контекста. Формулировка может отличаться, но определение то же самое:
задача плюс ресурс равно назначение.

6
В этой главе:
„„назначение

трудовых

ресурсов;
„„управление

расчетом
трудозатрат при изменении назначений ресурсов;

„„назначение

затратных

ресурсов;
„„проверка плана после

назначения ресурсов.

ВАЖНО! Когда мы говорим о ресурсах
в этой главе, то имеем в виду трудовые
ресурсы (людей и оборудование), если
прямо не указываем, что это материальные или затратные ресурсы (см. главу 5).

В Project 2019 не обязательно назначать ресурсы задачам; вы можете работать только с задачами. Однако когда вы назначаете ресурсы, то можете ответить на следующие вопросы: кто, когда
и над какими задачами должен работать? Есть
ли у вас необходимое количество ресурсов для
выполнения того объема работ, которого требует
проект? Ожидаете ли вы, что ресурс будет работать над задачей в то время, когда он будет недо115

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

ступен для работы? Не назначили ли вы ресурсу такое количество задач, что
превысили его возможности?
В этой главе описаны процедуры, связанные с назначением трудовых и затратных ресурсов.

Назначение трудовых ресурсов
Возможно, вы помните из главы 5, что доступность ресурса измеряется в единицах (мера измерения объема работ) и записывается в поле Max. Units (Maкс.
единиц). Конкретное назначение трудового ресурса задаче исчисляется в единицах назначения и обычно выражается в процентах. Если не указано иное,
Project назначает 100 % единиц, то есть программа предполагает, что все рабочее время ресурса может быть отведено этой задаче. Если требуемый для
выполнения задачи ресурс меньше 100 % максимальных единиц, Project назначает нужное значение.
Когда вы назначаете трудовой ресурс задаче, Project использует назначенные единицы ресурса и длительность задачи для расчета итогового значения
трудозатрат. Если у ресурса есть ставка оплаты, программа также рассчитывает за вас стоимость ресурса и величину расходов по задаче.
Project рассчитывает трудозатраты по этой формуле:
Длительность × Единицы назначения = Трудозатраты.
Рассмотрим простой пример:
40 часов длительности задачи × 100 % единиц назначения =
40 часов трудозатрат.
Вот пример посложнее. Если вы назначаете два ресурса задаче, длительность которой составляет 3 дня, результат будет таким:
длительность задачи 24 часа (то есть три 8-часовых дня) ×
200 % (для двух ресурсов) единиц назначения = 48 часов трудозатрат.
48 часов трудозатрат – это сумма 24 часов трудозатрат каждого из двух ресурсов. Другими словами, оба ресурса в течение трех дней будут параллельно
работать над задачей полный рабочий день.
После первоначального назначения ресурсов задаче вы можете выбирать,
как Project должен реагировать, когда вы будете добавлять ресурсы к той же задаче (или удалять их). Когда вы это делаете, то можете сообщить Project, хотите
ли изменить первоначальное значение единиц трудозатрат и как это может
повлиять на другие назначения и длительность задачи. Далее в этой главе раздел «Управление расчетом трудозатрат при добавлении или удалении назначений ресурсов» посвящен добавлению или удалению назначений.
116

Назначение трудовых ресурсов

Можно по­разному назначать ресурсы. Диалоговое окно Assign Resources
(Назначение ресурсов), рис. 6­1, хорошо работает в представлениях задач, таких как Gantt Chart (Диаграмма Ганта), рис. 6­2, Task Sheet (Лист задач) или
Task Usage (Использование задач).

6

Рис. 6-1. За исключением назначенных ресурсов, которые всегда отображаются
на верхней строчке списка, остальные сортируются в алфавитном порядке
в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов)
Имя назначенного ресурса отображается
рядом с отрезком в диаграмме Ганта

Ресурс, назначенный выбранной задаче, отмечен флажком
рядом с его именем в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов)

Рис. 6-2. В представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) по умолчанию
имена назначенных ресурсов отображаются рядом с отрезками диаграммы,
соответствующими задачам, которым они назначены
117

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

ВАЖНО! Если вы используете Project Professional вместо Project
Standard, то заметите, что диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов) и некоторые другие диалоговые окна могут содержать
дополнительные параметры, относящиеся к Project Online или Project
Server. В данной книге используются только функции Project Profes­
sional, поэтому можно игнорировать эти параметры. Дополнительные
сведения о Project Online или Project Server см. в приложении C.

После назначения ресурсов вы можете увидеть полученные результаты несколькими способами.
Рядом с именем назначенного ресурса в диалоговом окне Assign Resources
(Назначение ресурсов) появится флажок и значение затрат. Project рассчитывает затраты назначения (стандартная ставка ресурса, умноженная на запланированный объем работы ресурса над задачей) и отображает полученное
значение в поле Cost (Затраты) диалогового окна Assign Resources (Назначение ресурсов).
Другое удобное представление, в котором можно увидеть сведения о назначениях, – это представление Task Form (Форма задач), рис. 6­3.

Рис. 6-3. В этом комбинированном представлении на верхней панели
отображается представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта),
а под ним – Task Form (Форма задач)
Если вы читали главу 5, то, возможно, заметили, что представление Task
Form (Форма задач) похоже на представление Resource Form (Форма ресурсов), но показывает другие сведения. В этом типе комбинированного представ­
ления сведения об элементе (например, о задаче), который выбран в верхней
панели, отображаются на нижней панели. Форма задач отображает одновре118

Назначение трудовых ресурсов

менно один из нескольких наборов информации, которые называются деталями.
Рисунок 6­4 показывает, что вы можете изменить отображаемые детали
в представлении Task Form (Форма задач). При отображении деталей Work
(Трудозатраты) можно увидеть основные плановые значения задачи: например, длительность, равную 1 неделе, 40 часов трудозатрат и 100 % единиц назначения.

6
Рис. 6-4. Вы можете выбирать, какие детали будут отображаться
в Task Form (Форма задач); здесь отображены детали Work (Трудозатраты)
Еще один быстрый способ назначения ресурсов – использовать столбец
Resource Names (Названия ресурсов) в представлении Диаграмма Ганта, как
показано на рис. 6­5.

Рис. 6-5. Вы можете отобразить список Resource Names (Названия ресурсов)
для каждой задачи, а затем назначить или отменить назначение ресурсов
Установите флажки напротив ресурсов, которые хотите назначить активной
задаче; а чтобы отменить назначение ресурса, снимите соответствующий флажок.
119

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Назначение задаче трудового ресурса
Вы можете выполнять приведенные ниже шаги в большинстве представлений задач, которые содержат таблицу. Это представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Task Sheet (Лист задач) и Task Usage (Использование задач).
1. Щелкните по задаче, которой вы хотите назначить ресурс.
2. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Assignments (Назначения) щелк­
ните по кнопке Assign Resources (Назначение ресурсов). Откроется диалоговое окно Назначение ресурсов. Вы можете перетащить его в любое
место на экране.
3. В столбце Resource Name (Название ресурса) диалогового окна Assign
Resources (Назначение ресурсов) выберите те ресурсы, которые вы хотите назначить, а затем щелкните по кнопке Assign (Назначить).
Или
Нижеприведенные шаги вы можете выполнить в любом представлении
задач, содержащих таблицу Entry (Запись).
1. Щелкните по ячейке в столбце Resource Names (Названия ресурсов), а
затем по появившейся стрелке. Появится список с именами ресурсов.

СОВЕТ. Если столбец Названия ресурсов еще не отображается, в
представлении Диаграмма Ганта перетащите вертикальный разделитель вправо.
2. В списке имен ресурсов установите флажок для тех ресурсов, которые вы
хотите назначить выбранной задаче, и нажмите клавишу Enter.
СОВЕТ. Помимо приведенных здесь методов назначения ресурсов,
можно назначать ресурсы в представлении Task Form (Форма задач)
и на вкладке Resources (Ресурсы) диалогового окна Task Information
(Сведения о задаче), а также в других местах. По мере использования
Project у вас сформируется собственное предпочтение относительно
того, как назначать ресурсы.

Просмотр или изменение деталей назначения в представлении Task
Form (Форма задач)
Вы можете выполнить эти шаги в представлении Task Sheet (Лист задач),
Task Usage (Использование задач) или в любом представлении Gantt Chart
(Диаграмма Ганта).
120

Управление расчетом трудозатрат при добавлении или удалении назначений ресурсов

1. На вкладке View (Вид) в группе Split (Комбинированный режим) установите флажок Details (Детали). Project разделит на две части. В нижней
части будет представление Task Form (Форма задач).
2. Щелкните в любом месте представления Task Form (Форма задач). При
этом заметим, что название вкладки Format (Формат) изменяется на
Task Form Tools (Инструменты формы задач). Теперь команды, доступные на вкладке Format, применимы к представлению Task Form.
3. На вкладке Format (Формат) в группе Details (Подробности) щелкните
по кнопке Work (Трудозатраты). Сведения о трудозатратах отразятся в
представлении Task Form.

Управление расчетом трудозатрат
при добавлении или удалении
назначений ресурсов

6

Как вы уже видели ранее, когда задаче назначаются ресурсы, то тем самым вы
определяете объем трудозатрат для выполнения этой задачи. Для задач, планируемых автоматически (а не вручную), Project предоставляет некую опцию,
позволяющую управлять расчетом трудозатрат на задачу при изменении назначения ресурсов задаче.
Эта опция называется планированием задач фиксированным объемом работ. Работает она следующим образом:
„„трудозатраты по задаче остаются постоянными при назначении или от-

мене ресурсов;
„„чем больше ресурсов назначается задаче, тем меньше ее длительность.

Общее значение трудозатрат остается прежним и распределяется между
назначенными ресурсами;
„„аналогичным образом, при отмене ресурсов задаче, ее длительность уве-

личивается. Общее значение трудозатрат остается прежним и распределяется между назначенными ресурсами.
Вы можете выбрать, как применять планирование с фиксированным объемом работ. По умолчанию этот тип планирования отключен для всех задач,
которые вы создаете в Project. Его можно включить для всего плана или только
для определенных задач. Вы также можете использовать параметры в списке
Actions (Действия), описанном далее в этом разделе, чтобы контролировать,
как Project должен пересчитывать трудозатраты на задачу сразу после назначения или отмены ресурса.
121

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Рассмотрим пример того, как работает планирование с фиксированным
объемом работ. Этот пример включает в себя представление Task Form (Форма задач), рис. 6­6, потому что в нем удобно просматривать единицы назначения, трудозатраты и длительность задач.
СОВЕТ. При чтении этого раздела и просмотре примеров вы можете
заметить, что список Task Type (Тип задач) включает несколько параметров. Они описаны более подробно в разделе «Управление планированием задач с использованием их типа» главы 9.

Рис. 6-6. Чтобы лучше понять, как планирование с фиксированным
объемом работ влияет на единицы назначения, трудозатраты
и длительности, откройте Task Form (Форма задач)
Изначально Тоби было назначено выполнение задачи 5. Быстро проверим
вычисление назначения:
длительность задачи 80 часов (то же, что 10 дней или 2 недели) ×
100 % единиц назначения Тоби = 80 часов трудозатрат.
Тоби нужна помощь с выполнением этой задачи, поэтому вы добавляете
еще одного человека, Зака, как показано на рис. 6­7.
Поскольку планирование с фиксированным объемом работ для этой задачи
отключено, Project добавляет к этой задаче больше трудозатрат и обновляет
величины назначения:
длительность задачи 80 часов (то же, что 10 дней или 2 недели) ×
200 % (то есть сумма единиц назначений Тоби и Зака) = 160 часов трудозатрат.
Вы можете использовать список Actions (Действия), показанный на рис. 6­8,
чтобы контролировать то, как Project рассчитывает трудозатраты на задачу
122

Управление расчетом трудозатрат при добавлении или удалении назначений ресурсов

при изменении ресурсов. Обратите внимание на маленький зеленый тре­
угольник в верхнем левом углу названия задачи 5. Это графический индикатор, показывающий, что сейчас действие доступно. Пока вы не выполните
другое действие, вы можете использовать список Actions (Действия), чтобы
выбрать способ, с помощью которого Project будет обрабатывать назначение
дополнительных ресурсов.

6

Рис. 6-7. Если планирование с фиксированным объемом работ отключено,
назначение дополнительного ресурса задаче приводит к большему объему
трудозатрат при той же длительности

СОВЕТ. Индикаторы списка Actions в представлениях задач, которые
содержат таблицы, появляются сразу после выполнения определенных действий, таких как назначение или отмена ресурсов. Вы можете
выполнять некоторые из этих действий в Task Forms (Формы задач),
но это не приведет к активации индикаторов.

Рис. 6-8. Индикатор списка Actions появляется сразу после
изменения назначений ресурса
123

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Эти параметры можно использовать для выбора желаемого результата планирования. Вы можете настроить длительность задачи, объем трудозатрат или
единицы назначения.

ПОДСКАЗКА. При использовании Project отображаются и другие индикаторы списка Actions. Обычно они отображаются тогда, когда вы
могли бы спросить себя: «Гм, а почему Project сделал именно это?»
(например, когда длительность задачи изменяется после назначения
дополнительного ресурса). Список Actions дает возможность изменить реакцию Project на ваши действия.
Если задаче назначено несколько ресурсов и надо отключить один из них,
вы также можете использовать список Actions, показанный на рис. 6­9, чтобы
сообщить Project, как планировать оставшиеся назначения ресурсов для этой
задачи.

Рис. 6-9. Используйте список Actions, чтобы контролировать,
как Project будет повторно планировать оставшиеся назначения,
когда вы отключаете ресурс
До сих пор в этой главе основное внимание уделялось настройке значений
длительности и трудозатрат при изменении ресурсов. Вы также можете изменить настройку по умолчанию, чтобы по мере добавления ресурсов в задачу ее
трудозатраты оставались без изменений, а длительность уменьшалась.
Вернемся к примеру планирования задачи с фиксированным объемом работ. В настоящее время только Зак назначен на задачу 10, длительность которой составляет две недели. Обратите внимание, что на рис. 6­10 в Task Form
(Форма задач) планирование с фиксированным объемом работ для этой задачи отключено.
Обратите внимание на результат (см. рис. 6­11), полученный при включении
планирования с фиксированным объемом работ и назначении задаче еще одного ресурса.
124

Управление расчетом трудозатрат при добавлении или удалении назначений ресурсов

Рис. 6-10. Форма задач также показывает, имеет ли выбранная
задача статус задачи с фиксированным объемом работ

6

Рис. 6-11. Когда планирование с фиксированным объемом работ включено,
назначение дополнительного ресурса задаче дает другой результат
Длительность задачи 10 сокращена с двух недель до одной. Общие трудозатраты по задаче остались равны 80 часов, но теперь они распределены поровну между Заком и Хэни. Если это не тот результат планирования, который
вам нужен, то можно использовать список Actions (Действия), чтобы изменить
реакцию Project на дополнительное назначение ресурсов.
Когда планирование с фиксированным объемом работ включено, имеет значение порядок действий. Если вы изначально назначаете два ресурса задаче длительностью, равной три дня (что эквивалентно 24 рабочим часам), Project планирует для каждого ресурса по 24 часа трудозатрат. В общей сложности это 48 часов
трудозатрат на задачу. Однако вы можете сначала назначить один ресурс задаче
длительностью 24 часа, а затем добавить второй ресурс. В этом случае планирование с фиксированным объемом работ заставляет Project планировать по 12 часов трудозатрат параллельно для каждого ресурса, сохраняя в общей сложности
общее значение трудозатрат для задачи, равное 24 часам. Помните, если планирование с фиксированным объемом работ включено, длительность задачи изменяется, только если вы добавляете или удаляете ресурсы из задачи.
125

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Управление проектом: когда следует применять
планирование с фиксированным объемом работ?
Подумайте, к каким задачам в ваших проектах можно применить такое планирование. Например, если одному ресурсу требуется 10 часов
для выполнения задачи, могут ли 10 ресурсов выполнить эту задачу за
1 час? А как насчет 20 за 30 минут? Наверное, нельзя – ресурсы, скорее
всего, будут мешать друг другу и потребуют дополнительной координации для выполнения задачи.
Нет единого правила, определяющего, когда следует применять планирование с фиксированным объемом работ, а когда этого делать не
стоит. Будучи руководителем проекта, вы должны проанализировать
характер работы, необходимой для каждой задачи в вашем проекте, и
прислушиваться к своей интуиции.

Чтобы изменить результат планирования, когда вы назначаете дополнительный ресурс задаче
В любом представлении задач, содержащем таблицу (это могут быть представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Task Sheet (Лист задач) или Task
Usage (Использование задач)), можно выполнить приведенные ниже шаги:
1. Выберите задачу, которой уже назначены ресурсы.
2. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) выберите
нужный ресурс, а затем щелкните по кнопке Assign (Назначить).
3. Щелкните по кнопке Actions (Действия), которая отображается слева от
имени задачи, и выберите нужный результат планирования.
СОВЕТ. Когда вы вносите изменения в назначения в столбце Resource
name (Название ресурса), вы также видите кнопку Actions (Действия).
Это происходит только для задач, планируемых автоматически.
Изменение результата планирования при удалении ресурса из задачи
Вы можете выполнять нижеприведенные действия в любом представлении
задач, содержащем таблицу, пока задаче назначен хотя бы один ресурс.
1. Выберите задачу, которой назначены ресурсы.
2. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) выберите
нужный ресурс, а затем щелкните по кнопке Remove (Удалить).
126

Назначение затратных ресурсов

3. Щелкните по кнопке Actions (Действия), которая появится слева от имени задачи, а затем выберите нужный результат планирования.
ПОДСКАЗКА. Если вы удалите все назначенные задаче ресурсы,
кнопка Actions (Действия) отображаться не будет. Она применяется
только в том случае, если у задачи есть трудозатраты, а трудозатраты
являются результатом назначения ресурса задаче.
Управление планированием с фиксированным объемом работ для
конкретных задач
1. Выберите нужные задачи.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения).
3. На вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task
Information (Сведения о задаче) установите или снимите флажок Effort
Driven (Фиксированный объем работ).
Чтобы включить планирование с фиксированным объемом работ для
всех новых задач в плане
1. На вкладке File (Файл) щелкните по кнопке Options (Параметры).
2. В диалоговом окне Project Options (Параметры Project) выберите вкладку Schedule (Планирование).
3. В группе элементов управления Scheduling Options for This Project
(Параметры планирования для этого проекта) установите флажок New
Tasks Are Effort Driven (Новые задачи имеют фиксированный объем работ).

Назначение затратных ресурсов
Вы помните из главы 5, что затратный ресурс представляет собой финансовые
издержки, связанные с задачей в проекте. Затратные ресурсы могут включать
в себя категории расходов, которые вы хотите внести в бюджет и отслеживать
для бухгалтерской или финансовой отчетности.
Для затратных ресурсов не используются единицы назначения, они не выполняют никаких работ и не влияют на расписание задачи. Фактически величина затрат, полученная при назначении затратного ресурса, остается неизменной, даже если в планирование задачи вносятся изменения, такие как
назначение/отмена трудовых ресурсов или изменение длительности задачи.
Затраты, которые могут возникнуть при выполнении задач, включают следующие категории:
127

6

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

„„затраты на трудовые ресурсы, такие как стандартная ставка человека,

умноженная на объем работы, который им выполняется в этой задаче;
„„затраты, представляющие собой фиксированные суммы, которые вы

вводите при назначении затратных ресурсов задаче.
Затратные ресурсы представляют собой плановые затраты. (Таковыми нужно считать все затраты, которые Project уже рассчитал в плане проекта до этого момента, например затраты, которые возникают в результате назначения
трудовых ресурсов задачам.) Позже вы можете вводить фактические затраты,
если хотите сравнить их с бюджетом.
Назначение ресурса задаче
1. В представлении задач, которое содержит таблицу, выберите задачу, которой вы хотите назначить затратный ресурс. Это могут быть представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Task Sheet (Лист задач) или Task
Usage (Использование задач).
2. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Assignments (Назначения) щелк­
ните по кнопке Assign Resources (Назначение ресурсов). Откроется диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов). Можно перетащить его в любое место на экране.
3. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) щелкните
поле Cost (Затраты) для затратного ресурса, который вы хотите назначить, а затем введите значение затрат.

Проверка плана после назначения
ресурсов
После того как вы создадите список задач и назначите ресурсы задачам, ваш
план будет содержать множество деталей. Некоторые из них имеют решающее значение для успеха плана, но они могут быть не видны в открытом вами
представлении. В этом разделе показано несколько способов, с помощью которых можно просматривать ключевые показатели плана.
Эти показатели могут помочь ответить на такие вопросы, как:
„„Кому и какие работы поручено выполнять в плане?
„„Сколько времени потребуется, чтобы выполнить проект?
„„Сколько это будет стоить?

Для многих проектов ответы на эти вопросы, вероятно, со временем будут
меняться. По этой причине рекомендуется иметь возможность быстро просматривать текущее состояние проекта. Это позволит вам как руководителю
проекта быть в курсе происходящего, а также может предоставить полезную
128

Проверка плана после назначения ресурсов

информацию по ресурсам, выполняющим работу, спонсорам проекта и другим
заинтересованным сторонам.
СОВЕТ. Помимо представлений и функций, описанных в этом разделе, представления Timeline Summary task (Суммарная задача) и диалоговое окно Project Statistics (Статистика проекта), представленные
в главе 4, отлично подходят для того, чтобы просматривать ключевые
показатели плана.
После назначения ресурсов задачам в плане возникают два обычных вопроса: сколько это будет стоить? и кто чем занимается и когда? В этом разделе
представлены функции, которые помогут ответить на данные вопросы. Поскольку это очень важные вопросы для успешного управления проектами, мы
будем возвращаться к ним и в следующих главах.
Сначала давайте сосредоточимся на затратах. Как показано на рис. 6­12, вы
можете перейти в представление Task Sheet (Лист задач) с таблицей Cost (Затраты). Такие представления удобны, когда вы хотите сосредоточиться на содержимом таблицы и не хотите видеть диаграмму. Если вам нужно вспомнить,
как менять таблицы, обратитесь к главе 2.
Таблица Cost (Затраты) содержит значения затрат для каждой подзадачи.
Стоимость этих затрат входит в стоимость суммарных задач, и, наконец, все
затраты будут отнесены к суммарной задаче проекта.

Рис. 6-12. Представление Task Sheet (Лист задач) с таблицей Cost (Затраты) –
неплохой способ увидеть подробные сведения о затратах на каждую задачу
129

6

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Чтобы увидеть затраты на ресурсы, используйте таблицу Cost (Затраты) в
представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), показанном на рис. 6­13.

Рис. 6-13. Представление Resource Sheet (Лист ресурсов) с таблицей Cost (Затраты) –
хороший способ просматривать сведения о затратах для каждого ресурса
В этом представлении отображаются общие затраты для каждого ресурса на
основе ставок оплаты, затрат на использование и особых назначений.
Project предоставляет множество способов ответить на вопрос «Кто что и
когда делает?». Для этой цели удобно использовать представление Task Usage
(Использование задач) с таблицей Summary (Суммарные данные), показанное
на рис. 6­14.

Рис. 6-14. Представление Task Usage (Использование задач) группирует
назначенные ресурсы под каждой задачей и показывает детали
назначения для каждой задачи
130

Проверка плана после назначения ресурсов

Обобщенным вариантом этого представления является представление Task
Usage (Использование задач) с таблицей Summary (Суммарные данные), как
показано на рис. 6­15.

6

Рис. 6-15. Представление Task Resource Usage (Использование ресурсов)
группирует назначенные ресурсу задачи и показывает детали
назначения для каждого ресурса
В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) задачи, назначенные ресурсу, объединены в группы под каждым ресурсом – это те же сведения о назначении, что и в представлении Task Usage (Использование задач),
но здесь они сгруппированы по ресурсам, а не по задачам. Эти два представления помогают вам понять, кто какую работу выполняет и когда. В следующих
главах вы будете часто работать с этими представлениями.
Чтобы проверить затраты в плане на каждую задачу
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните по кнопке Other Views (Другие представления), а затем выберите
Task Sheet (Лист задач).
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а затем Cost (Затраты). Появится таблица Cost (Затраты), заменяющая таблицу Entry (Запись).
Чтобы проверить затраты в плане для каждого ресурса
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а затем Cost (Затраты). Появится таблица Cost (Затраты), заменяющая таблицу Entry (Запись).
131

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Чтобы просмотреть назначение ресурсов и другие сведения, сгруппированные по задачам
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Task Usage (Использование в задачах). Появится представление с
тем же именем.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы) и выберите пункт Summary (Суммарные данные). Появится таблица
Summary, заменяющая таблицу Entry (Запись).
Чтобы просмотреть назначение задач и другие сведения, сгруппированные по ресурсам
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Usage (Использование ресурсов). Появится
представление Resource Usage.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы) и выберите пункт Summary (Суммарные данные). Появится таблица
Summary, заменяющая таблицу Entry (Запись).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„назначать трудовые ресурсы задачам;
„„управлять расчетом трудозатрат при изменении назначений ресурсов;
„„назначать затратные ресурсы задачам;
„„проверить план после назначения ресурсов.

132

Практические задания

Практические задания
Учебные файлы для этих заданий находятся в папке
Project2019SBS\Ch06.
ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Назначение задачам трудовых ресурсов
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы готовы выполнить первоначальные назначения ресурсов плану выпуска новой книги. Поскольку ранее
вы производили расчет ставок трудовых ресурсов, вы также хотите увидеть
расчеты первоначальной стоимости и длительности плана для последующего сравнения. Откройте план SimpleAssignWorkResource в программе Project и
выполните следующие действия.
1. Проверьте исходные значения в представлении Task Usage (Использование задач) с таблицей Summary (Суммарные данные), как показано на
рис. 6­16.

Рис. 6-16. В представлении Task Usage (Использование задач)
с таблицей Summary (Суммарные данные) суммарная задача проекта
отражает некоторые важные сведения о плане
Обратите внимание на текущую длительность, равную 41 дню, и нулевые
объем работ и затраты. Назначив трудовые и затратные ресурсы, вы снова сможете свериться с этими значениями.
133

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

2. Вернитесь к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и используйте диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов), чтобы назначить Кэрол Поланд задачу 2 Назначить членов команды, работающей
над выпуском книги.
После назначения Кэрол обратите внимание на итоговое значение затрат в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов).
3. Используйте тот же способ, чтобы назначить Тони По задачу 3 Заполнить
анкету автора.
Поскольку у Тони нет ставки оплаты, затраты для ее назначения равны
нулю.
4. На нижней панели отобразите представление Task Form (Форма задач)
со сведениями Work (Трудозатраты).
5. Назначьте задачам приведенные ниже ресурсы. При этом обратите внимание на значения Duration (Длительность), Units (Единицы) и Work (Трудозатраты) в Task Form (Форма задач). Как вы помните, это три основные
переменные для вычислений назначений. Результаты см. на рис. 6­17.
Для этой задачи…

Назначить этот ресурс…

4, Запланировать интервью с автором

Цзюнь Цао

5, Спроектировать и заказать маркетинговые материалы

Тоби Никсон

Затем вы назначаете два ресурса одной задаче.

Рис. 6-17. В Task Form (Форма задач), когда вы назначаете дополнительные
ресурсы для задачи, следите за длительностью выбранной задачи,
единицами назначения и трудозатратами
6. Используйте диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов),
чтобы одновременно назначить Шэрон Салавариа и Тоби Никсону задачу 8 Начать совещание по выпуску книги, показанную на рис. 6­18.
134

Практические задания

Рис. 6-18. В представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), в диалоговом
окне Assign Resources (Назначение ресурсов) и в Task Form (Форма задач)
Project предоставляет несколько способов отображения сведений
о назначениях задачам
Как вы помните из главы 5, у Шэрон указано 50 % от максимума единиц,
потому что она доступна только половину рабочего времени. В результате Project назначил ее на задачу с загрузкой 50 % единиц. Программа
учла эти единицы назначения, когда вычисляла результирующее значение трудозатрат задачи.
7. Используйте столбец Resources Names (Названия ресурсов), чтобы одно­
временно назначить Джейн Доу и Зака Вудалла на задачу 9 Составить
маршрут поездок автора.
8. Назначьте Зака Вудалла на задачу 10 Подготовить каналы продаж, как
показано на рис. 6­19.

Рис. 6-19. Столбец Resources Names (Названия ресурсов)
содержит те же сведения о назначениях, что и диалоговое
окно Assign Resources (Назначение ресурсов)
135

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Управление расчетом трудозатрат при добавлении
или удалении назначений ресурсов
Сценарий: прошло некоторое время с тех пор, как вы произвели первоначальное распределение ресурсов для плана по выпуску новой книги. Вы получили отзывы от назначенных ресурсов, сообщающие о том, что нужно внести
коррективы в назначения. По мере внесения этих корректив вы должны понять, как измененные назначения повлияют на выполнение задач. Откройте
план SimpleAssignControlWork и выполните следующие действия.

ВАЖНО! Следующие задания относятся к Task Form (Форма задач),
в которой удобно просматривать результаты действий. Однако не выполняйте в ней задачи, так как кнопка Actions (Действия) и парамет­
ры, которые она предоставляет, не будут отображаться.

1. Используйте диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов),
чтобы назначить Зака Вудалла задаче 5. Теперь ее исполнителями будут
и Зак, и Тоби.
2. Используйте кнопку Actions (Действия), чтобы убедиться, что назначение Зака приведет к увеличению трудозатрат, но не изменит длительность задачи.
В результате вы увидите в Task Form (Форма задач), что Заку были назначены дополнительные трудозатраты, а длительность задачи 5 не изменилась.
3. Удалите назначение Зака задаче 9 Составить маршрут поездок автора.
4. Используйте кнопку Actions (Действия), чтобы увеличить длительность
задачи, но сохранить тот же объем работы для ее выполнения.
Вы снова можете увидеть результат изменения назначения в Task Form
(Форма задач).
5. Используйте диалоговое окно Task Information (Сведения о задаче),
чтобы включить планирование с фиксированным объемом работ для задачи 10 Подготовить каналы продаж.
6. Назначьте Хэни Моркосу этой задаче.Убедитесь, что длительность
задачи уменьшилась и что общие трудозатраты разделены между
двумя назначенными ресурсами, Хэни и Заком. См. результаты на
рис. 6­20.
136

Практические задания

Рис. 6-20. Используя параметры, доступные с помощью кнопки Actions (Действия),
вы можете управлять тем, как Project пересчитывает длительность задач
и значения трудозатрат при изменении назначений ресурсов

Назначение задачам затратных ресурсов
Сценарий: вы хотите ввести запланированные командировочные расходы в
новый план по выпуску книги. Для выполнения некой задачи автору детской
книги Тони По требуется совершить авиаперелет. Вы выделили на эти расходы
800 долларов. Откройте план SimpleAssignCostResource и выполните следующие действия.
1. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) назначьте
задаче 17 Тони По и затратный ресурс Travel (Командировки); для этого
назначения укажите затраты – 800 долларов, как показано на рис. 6­21.

Рис. 6-21. Как видно из представлений Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
и Task Form (Форма задач), назначение затратного ресурса не влияет
на планирование задачи
137

Глава 6: Назначение ресурсов задачам

Обратите внимание, что задача имеет ту же длительность – 1 день, а Тони
По имеет те же значения единиц и трудозатрат, что и раньше. Назначение затратного ресурса повлияло только на затраты, обусловленные этой
задачей, и не повлияло на ее планирование.
Вы помните, что Тони По является автором детской книги и для нее не
предусмотрена ставка оплаты в плане, поэтому затраты на ее назначение равны нулю.
2. Закройте диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов).

Проверка плана после назначения ресурсов
Сценарий: пора изучить результаты назначения ресурсов. Откройте план
SimpleAssignCheckPlan и выполните следующие действия.
1. Откройте представление Task Usage (Использование задач) с таблицей
Summary (Суммарные данные), как показано на рис. 6­22. При необходимости перетащите вертикальный разделитель вправо, чтобы отобразить столбец Work (Трудозатраты).

Рис. 6-22. Проверьте ключевые показатели плана в суммарной задаче
проекта в представлении Task Usage (Использование задач)
Обратите внимание на значение длительности суммарной задачи
проекта: 36 дней. В начале раздела «Практические задания» длительность плана составляла 41 день. Длительность, какую вы видите сейчас, является результатом изменений в назначениях, которые вы ранее внесли.
Также обратите внимание на общие затраты суммарной задачи проекта:
19 740 долларов. Сюда входят назначения трудовых ресурсов плюс одно
назначение затратных ресурсов, выполненное вами ранее.
138

Практические задания

2. Отобразите представление Resource Usage (Использование ресурсов)
с таблицей Summary (Суммарные данные ), как показано на рис. 6­23.

Рис. 6-23. Удобно переключаться между представлениями
Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов);
в обоих представлениях отображаются сведения о назначениях,
но сгруппированы они по­разному
В этом представлении сведения упорядочены по назначениям для каждого ресурса. В таблице Summary (Суммарные данные ) содержатся сово­
купные данные о затратах на назначения и общий объем трудозатрат по
каждому ресурсу.

139

Форматирование
и общий доступ
к плану проекта
Учебные файлы
В этой главе используется учебный файл
SimpleFormat из папки Project2019SBS\Ch07. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
В некотором отношении план Project на самом
деле представляет собой базу данных, которая
мало чем отличается от базы данных Microsoft
Access. Обычно в плане нельзя увидеть все данные сразу. Вместо этого вы сосредоточиваетесь на
аспекте плана, который интересен вам в данный
момент. Представления и отчеты – наиболее распространенные инструменты для просмотра или
печати данных плана. В обоих случаях вы можете
отформатировать данные в соответствии со своими потребностями.

7
В этой главе:
„„настройка представле-

ния Gantt Chart (Диаграмма Ганта);
„„добавление

задач в
представление Timeline;

„„настройка отчетов;
„„копирование представ-

лений и отчетов;
„„печать представлений и

отчетов.

В этой главе вы будете настраивать и использовать общие представления из Project, такие как
Gantt Chart (Диаграмма Ганта), которые широко
используются при управлении проектами.
Еще одно средство визуализации данных плана – отчеты. Помимо таблиц, отчеты могут содержать красочные диаграммы и рисунки. Project
включает в себя множество отчетов, которые
можно использовать как есть или настраивать
под свои нужды.

141

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

ПОДСКАЗКА. Эта глава знакомит вас с некоторыми простыми функциями форматирования представлений и отчетов в Project. Дополнительную информацию о форматировании, печати и общем доступе к
планам можно получить в главах 13, 16, 17 и приложении C.
В этой главе вы узнаете, как настроить представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта), добавить задачи в представление Timeline, настроить отчеты,
а также копировать и печатать представления и отчеты.

Настройка представления Gantt Chart
Gantt Chart (Диаграмма Ганта) стала стандартным способом визуализации
планов проекта, когда в начале XX века американский инженер Генри Гант
разработал столбчатую диаграмму, показывающую использование ресурсов
во времени. Для многих людей диаграмма Ганта является обычнейшим способом визуализации расписания или плана проекта. Фактически диаграмма Ганта – популярное и очень понятное графическое представление данных в мире
управления проектами. В Project по умолчанию преобладает диаграмма Ганта.
Скорее всего, вы будете проводить много времени в этом представлении при
работе в Project.

СОВЕТ. По умолчанию, когда вы создаете новый план, Project отобра­
жает комбинированное представление Gantt with Timeline (Диаграмма Ганта и Timeline). Однако вы можете изменить этот параметр,
чтобы отображать любое представление по умолчанию для нового
плана. На вкладке File (Файл) щелкните по кнопке Options (Парамет­
ры). В диалоговом окне Project Options (Параметры Project) нажмите
кнопку General (Общие). В списке Default View (Представление по
умолчанию) выберите нужное представление. В следующий раз, когда вы будете создавать новый план, появится выбранное вами представление.
Вы, возможно, помните из главы 2, что представление Диаграмма Ганта,
показанное на рис. 7­1, состоит из двух основных частей: таблицы, которая находится слева, и диаграммы со шкалой времени справа.
В верхней части диаграммы находится ось, на которую нанесены единицы
времени. Отрезки на диаграмме графически представляют задачи в таблице с
точки зрения дат начала и окончания, длительности и состояния (например,
началась работа над задачей или нет).
142

Настройка представления Gantt Chart
Таблица

Шкала времени

Диаграмма

Рис. 7-1. Основные элементы представления Диаграмма Ганта: таблица слева,
диаграмма справа и шкала времени над диаграммой
На диаграмме Ганта задачи, суммарные задачи и задачи­вехи отображаются
в виде отрезков или символов. Каждый тип отрезка имеет свой формат. Когда
вы работаете с отрезками диаграммы Ганта, помните, что они представляют
задачи плана. Другие элементы на диаграмме, например линии, представляют
связи между задачами.
Форматирование представления Диаграмма Ганта, применяемое по умолчанию, хорошо подходит для просмотра, совместного использования с другими программами, печати. Однако вы можете изменять форматирование практически любого элемента.
Это можно делать несколькими способами:
„„как показано на рис. 7­2, можно применять предустановленные цвето-

вые схемы из группы Gantt Chart Style (Стиль диаграммы Ганта).

Рис. 7-2. Используйте стили диаграммы Ганта для быстрого применения
цветовых схем к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
143

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Стили диаграммы Ганта делятся на две группы:


Scheduling Styles (Стили планирования). Эти стили используются,
чтобы отличать задачи, которые планируются вручную, от тех, которые планируются автоматически;



Presentation Styles (Стили презентации). Если вы не хотите проводить различия между задачами, которые планируются вручную и
автоматически, можно применить эти стили;

„„вы можете применить детальное форматирование к отрезкам диаграм-

мы Ганта в диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков), показанном на
рис. 7­3.

Рис. 7-3. Используйте настройки на вкладке Bars (Отрезки) диалогового
окна Bar Styles (Стили отрезков), чтобы изменить внешний вид отрезков
определенного типа
Если вы изменили стиль отрезка определенного типа (например, суммарной задачи), то эти изменения применяются ко всем отрезкам такого
типа на диаграмме Ганта. Применение или настройка стилей отрезков –
мощный инструмент форматирования. Для получения дополнительной
информации см. главу 16.
„„вы также можете напрямую форматировать отдельные отрезки диаграм-

мы Ганта. В этом случае изменения не повлияют на другие отрезки.
144

Настройка представления Gantt Chart

В табличной части диаграммы Ганта можно форматировать текст и значения ячеек. Параметры форматирования ячеек в Project аналогичны функциям,
имеющимся в программе Microsoft Excel.

Рисование на диаграмме Ганта
Project включает в себя инструмент Drawing (Рисунок), который
можно использовать для изображения объектов непосредственно в области диаграммы Ганта. Например, если вы хотите обратить внимание
на определенное событие или подчеркнуть конкретный элемент, то можете изобразить объект, например текстовое поле, стрелку или другой
элемент, прямо на диаграмме Ганта. См. рис. 7­4, где приводится пример
такого объекта.

7

Рис. 7-4. Вы можете добавлять текстовые поля и другие
графические объекты непосредственно в диаграмму Ганта
Вы также можете связать нарисованный объект либо с концом отрезка
Ганта, либо с определенной датой на шкале времени:
„„связывайте объекты с отрезком Ганта, если объект относится к за-

даче, которую представляет отрезок Ганта. Объект перемещается
вместе с отрезком Ганта, если задача переносится;
„„связывайте объекты с датой, если информация, на которую ссы-

лается объект, чувствительна к изменению даты. Объект остается
в том же положении по отношению к шкале времени, независимо
от того, какая часть шкалы отображается.
Если вы хотите рисовать на диаграмме Ганта, следуйте этим инструкциям:
„„на вкладке Format (Формат) в группе Drawings (Рисунки) щелк­

ните Drawing (Рисунок);
„„выберите нужную форму рисунка, а затем поместите его в любом

месте представления Диаграмма Ганта.

145

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Чтобы задать тип связи, которую вы хотите применить к нарисованному объекту, сделайте следующее. Сначала выберите объект. Затем
на вкладке Format (Формат) в группе Drawings (Рисунки) щелкните Drawing (Рисунок) и нажмите Properties (Свойства). Щелкните по
вкладке Size & Position (Размер и положение) и выберите нужные параметры.

Чтобы применить стиль диаграммы Ганта к отрезкам Ганта
1. Переключитесь на представление Диаграмма Ганта.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Gantt Chart Style (Стиль диаграммы Ганта) щелкните по кнопке More (Дополнительные параметры), чтобы
увидеть предустановленные цветовые стили, как показано на рис. 7­5.
Кнопка
Дополнительные параметры

Рис. 7-5. Щелкните по кнопке More (Дополнительные параметры),
чтобы увидеть все доступные варианты стилей диаграммы Ганта
3. Выберите нужный стиль.
Форматирование отдельного отрезка Ганта
1. Дважды щелкните по диаграмме Ганта
или
щелкните по имени задачи, стиль отрезка которой вы хотите изменить.
Затем на вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков)
выберите Format и потом Bar (Отрезок).
2. В диалоговом окне Format Bar выберите нужный стиль.
ПОДСКАЗКА. Индикатор вехи в диалоговом окне Format Bar использует только стартовые параметры.

146

Настройка представления Gantt Chart

Чтобы убрать прямое форматирование из отдельного отрезка диаграммы Ганта
1. Дважды щелкните по отформатированному ранее отрезку Ганта
или
щелкните по имени задачи ранее отформатированного отрезка Ганта.
Затем на вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков)
выберите Format и потом Bar (Отрезок).
2. В диалоговом окне Format Bar щелкните по кнопке Reset (Сброс).
Применение стиля текста к задачам
1. На вкладке Format (Формат) в группе Format щелкните по кнопке Text
Styles (Стили текста).
2. В открывшемся диалоговом окне (см. рис. 7­6) в поле Item to Change
(Изменяемый элемент) выберите тип задачи, которую нужно отформатировать.

Рис. 7-6. Используйте Text Styles (Стили текста),
чтобы применить форматирование к определенным типам задач
3. Выберите нужные параметры форматирования и щелкните по кнопке ОК.

СОВЕТ. Text Styles (Стили текста) – это ярлык для быстрого применения одного и того же форматирования к некоторой категории задач по всему плану проекта. Но у вас по­прежнему есть возможность
форматировать отдельные ячейки или группы ячеек, когда на чем­либо вам нужно сделать акцент.

147

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Чтобы изменить стиль текста
1. На вкладке Format (Формат) в группе Format щелкните по кнопке Text
Styles (Стили текста).
2. В открывшемся диалоговом окне в поле Item to Change (Изменяемый
элемент) выберите тип задачи, который нужно изменить.
3. Выберите нужные параметры форматирования и щелкните по кнопке
ОК.
Чтобы отформатировать ячейку или диапазон ячеек
1. В табличной части представления диаграммы Ганта выберите ячейки,
которые нужно отформатировать.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Font (Шрифт) выберите нужные параметры форматирования.
Или
1. Выберите ячейки, которые нужно отформатировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по ним. Появится раскрывающееся
меню (см. рис. 7­7).

Мини-панель инструментов

Рис. 7-7. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке таблицы,
например по ячейке, содержащей имя задачи, чтобы отобразить
раскрывающееся меню и мини­панель инструментов
148

Добавление задач в представление Timeline

Вы увидите, что помимо обычного раскрывающегося меню появляется
мини­панель инструментов.
3. На мини­панели инструментов выберите нужные параметры форматирования текста или фона ячейки.
Чтобы убрать все форматирование, примененное к ячейке
1. Выберите ранее отформатированные ячейки.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование) щелкните
по кнопке Clear (Очистить) (кнопка похожа на ластик) и выберите пункт
Clear Formatting (Очистить формат).
СОВЕТ. После произведенной очистки форматирования, если вам
нужно внести изменения, возвращайтесь в Text Styles (Стили текста).
Чтобы настроить шкалу времени в представлении Диаграмма Ганта
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб) щелкните Timescale

(Шкала времени), а затем выберите нужный параметр;
„„для настройки масштаба пользуйтесь ползунком масштаба в правом

нижнем углу строки состояния.

Добавление задач в представление
Timeline
Представление Timeline лучше всего подходит для отображения ключевых задач и вех плана. Простая компактная форма (см. рис. 7­8) особенно хорошо
подходит для отображения отчетов планов. Это представление можно легко
связывать с презентациями Microsoft PowerPoint, сообщениями электронной
почты и другими элементами, помимо Project (это вы будете делать далее в
данной главе). Можно добавить в представление Timeline ровно столько сведений, сколько нужно для передачи сообщения, особенно другим участникам
проекта.

Рис. 7-8. Продуманное представление Timeline дает краткий обзор всего проекта
149

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Представление Timeline обычно отображается над текущим представлением. Изначально оно пустое, даже если план содержит задачи. Чтобы включить
задачи в представление, выберите существующие или добавьте новые и определите, как они должны выглядеть.
Фактически можно отображать сразу несколько представлений Timeline одновременно, каждое из которых может включать в себя разные задачи и параметры форматирования. Для получения дополнительной информации об
использовании нескольких представлений Timeline см. главу 16.
Чтобы добавить существующие задачи в представление Timeline
1. Щелкните в любом месте представления.
СОВЕТ. Если представление не отображается, на вкладке View (Вид)
в группе Split View (Комбинированный режим) установите флажок
Timeline.
Project выделит представление Timeline и отобразит вкладку Timeline
Tools над вкладкой Format (Формат).
2. На вкладке Format в группе Insert (Вставить) щелкните по кнопке
Existing Tasks (Существующие задачи).
Откроется диалоговое окно Add Tasks To Timeline (Добавить задачи в
представление Timeline). Как показано на рис. 7­9, это окно содержит
список суммарных задач и подзадач плана.

Рис. 7-9. Это диалоговое окно – удобный способ быстро
добавить задачи в представление Timeline
150

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Добавление задач в представление Timeline

3. Выберите задачи, которые должны отображаться в представлении
Timeline, и щелкните по кнопке ОК.
Или
1. В активном представлении задач щелкните по задаче, которая должна
отображаться в представлении Timeline.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните Add
to Timeline (Добавить в представление Timeline).
Или
1. Щелкните по задаче правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите Add to Timeline.
Чтобы добавить новую задачу в представление Timeline
1. Щелкните в любом месте представления.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Insert (Вставить) щелкните по
кнопке Task (Задача).
3. В диалоговом окне Task Information (Информация о задаче) введите
сведения о новой задаче и щелкните по кнопке ОК.
Project добавит новую задачу в план. Теперь она отображается как в
представлении Timeline, так и на диаграмме Ганта.
Чтобы переключить отрезки задач на выноски в представлении Timeline
1. Щелкните в любом месте представления Timeline.
Project выделит представление Timeline и покажет вкладку Timeline
Tools (Инструменты Timeline) над вкладкой Format (Формат).
2. В представлении Timeline щелкните по отрезку задачи, которую нужно
отобразить в виде выноски.
СОВЕТ. Чтобы увидеть полное имя и другие сведения о задаче в представлении Timeline, наведите указатель мыши на задачу. На рис. 7­10
видно, что эти сведения появляются в экранной подсказке.

Рис. 7-10. Чтобы увидеть полное имя и другие сведения о задаче
в представлении Timeline, наведите указатель мыши на имя задачи
151

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

3. На вкладке Format (Формат) в группе Current Selection (Текущий фрагмент) щелкните по кнопке Display As Callout (Отобразить как выноску).
Project отобразит задачу в виде выноски (см. рис. 7­11).

Рис. 7-11. Чтобы сделать задачу в представлении Timeline
более заметной, покажите ее в выноске

Прокрутка и масштабирование представления
Диаграмма Ганта из Timeline
Вы заметили затенение, а также вертикальные линии и горизонтальную полосу в представлении Timeline? Это элементы управления для
прокрутки и масштабирования, которые показаны на рис. 7­12. Их можно использовать для прокрутки по горизонтали диаграммы в представлении Диаграмма Ганта или для изменения ее шкалы времени.
Перетаскивайте верхнюю часть панели управления прокруткой и масштабированием
влево или вправо, чтобы изменить вид представления Диаграмма Ганта

Перетаскивайте эти вертикальные линии панели управления прокруткой и масштабированием
влево или вправо, чтобы изменить масштаб представления Диаграмма Ганта

Рис. 7-12. Используйте элементы управления для прокрутки
и масштабирования в представлении Timeline,
чтобы изменить внешний вид диаграммы Ганта
Элементы управления прокруткой и масштабированием появляются
в представлении Timeline, когда весь проект не умещается на диаграмме Ганта.

152

Настройка отчетов

Чтобы прокрутить представление Диаграмма Ганта, перетащите
горизонтальную полоску элемента управления прокруткой и масштабированием. Это удобный способ отображения конкретного диапазона дат
на диаграмме Ганта.
Чтобы изменить шкалу времени в представлении Диаграмма Ганта,
перетащите левую или правую вертикальную линию по краям полосы
прокрутки. При этом Project настроит масштаб диаграммы так, чтобы
отрезок времени, отображающийся в незатененной части представления Timeline, был виден также и на диаграмме.
Представление Timeline может оказаться полезным не только для создания упрощенного представления ключевых деталей ваших планов, но
и для навигации по представлению Диаграмма Ганта. Если вы хотите
скрыть элементы управления прокруткой и масштабированием, сделайте следующее. Щелкните в любом месте представления Timeline, а затем на вкладке Format (Формат) в группе Show/Hide (Показать/Скрыть)
снимите флажок Pan & Zoom (Панорама и масштаб).

Настройка отчетов
Подробные сведения о своих планах можно увидеть различными способами,
используя отчеты. В Project несколько встроенных отчетов, которые можно настраивать, а можно создавать собственные отчеты, которые будут содержать
уникальную информацию, необходимую сторонам, заинтересованным в выполнении проекта.
Отчеты предназначены для просмотра сведений о проекте. Данные плана в
отчете нельзя напрямую редактировать, как в представлении. Однако вы можете подробно настраивать, какие данные будут отображаться в отчете и как
они будут отформатированы.
Рассмотрим некоторые полезные действия, которые вы можете предпринять:
„„создание графических отчетов в Project вместо экспорта данных в дру-

гую программу;
„„включение в отчеты не только таблиц, но и красочных диаграмм и изо-

бражений;
„„печать отчетов или копирование их в другие программы.
В отличие от большинства представлений в Project, отчет больше похож на
пустой холст, на котором вы размещаете элементы (например, таблицы или
диаграммы), отражающие наиболее интересную для вас информацию.
153

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Отчет может включать в себя динамическое сочетание таблиц, диаграмм и
текста. Пример отчета показан на рис. 7­13.

Рис. 7-13. Отчет Resource Cost Overview (Обзор стоимости ресурсов) – отличный
пример отчета, который сочетает данные и форматы презентаций
В отчете можно менять как форматирование, так и содержимое диаграмм и
таблиц. Как только вы щелкнете по диаграмме (или таблице), в правой части
экрана откроется панель Field List (Список полей). В главе 17 вы будете использовать список полей для настройки данных, которые включены в отчет.
Можно изменить тип данных, отображаемых на диаграмме, а также поменять и их внешний вид. Когда вы щелкаете по отчету (диаграмме, таблице или
другому элементу отчета), Project отображает вкладки инструментов, предназначенные для выбранного элемента, как показано на рис. 7­14.
См. ТАКЖЕ. В этом разделе рассказывается о форматировании отчетов. Дополнительные сведения об отчетах см. в главах 15 и 17.
Чтобы показать отчет
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
щелкните по категории, а затем выберите нужный отчет.
Чтобы применить стиль к диаграмме в отчете
1. Отобразите отчет, содержащий диаграмму, к которой вы хотите применить стиль.
154

Копирование представлений и отчетов

2. Щелкните в любом месте диаграммы.
3. На вкладке Design области Chart Tools (Работа с диаграммами) в группе
Chart Styles (Стили диаграммы) выберите нужный стиль.
Чтобы применить стиль к таблице в отчете
1. Отобразите отчет, содержащий таблицу, к которой вы хотите применить
стиль.
2. Щелкните в любом месте таблицы.
3. На вкладке Design области Table Tools (Работа с таблицами) в группе
Table Styles (Стили таблицы) выберите нужный стиль.

7

Рис. 7-14. Когда вы выбираете какие­либо элементы в отчете,
вкладки инструментов Design (Дизайн) и Format Tool (Формат)
предоставляют вам параметры, связанные с выбранным элементом

Копирование представлений и отчетов
Project поддерживает стандартное копирование данных, таких как названия
задач и сведения о них, через буфер обмена. Однако иногда вам нужно поделиться деталями планов проектов с коллегами, у которых нет Project или которые предпочитают простое изображение расписания. Большинство представлений и отчетов можно быстро скопировать из Project. Затем ваши коллеги
могут копировать представления и отчеты и вставлять их в сообщения элект­
ронной почты, презентации и другие документы. Некоторые представления
155

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

нельзя скопировать из Project. К ним относятся Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов) (только в Project Professional) и представления вида Form
(Форма) (например, Task Form) и Relationship diagram (Диаграмма связей).
СОВЕТ. Если вам нужно изображение представления или отчета, которые нельзя напрямую скопировать из Project, используйте программу
для создания снимков экрана.
Оба представления – и Диаграмма Ганта, и Timeline – прекрасно подходят
для представления информации о плане. Представление Timeline – это краткий показ проекта «с высоты птичьего полета», а Диаграмма Ганта – широко
используемый графический формат.
Для обмена сведениями с другими участниками проекта также хорошо подходят отчеты. Особенно эффективны они для передачи информации о плане
в диаграммах, которые в противном случае вам, возможно, потребовалось бы
создавать в Excel.
СОВЕТ. При копировании представления Timeline или любого отчета в программу Microsoft Office можно выбрать, что именно нужно
скопировать. Программы Office поддерживают копирование графического изображения, редактируемых элементов из представления
Timeline или отчета.
Чтобы скопировать представление
Используйте этот метод для копирования диаграммы Ганта и большинства
других представлений в Project.
1. Настройте представление так, как вы хотите, чтобы оно отображалось
при копировании. Например, в представлении Диаграмма Ганта вы
можете прокрутить элементы, чтобы показать задачи, которые вы хотите скопировать, и соответствующие им отрезки диаграммы.
СОВЕТ. Вы можете быстро прокрутить диаграмму Ганта, чтобы отобразить отрезки диаграммы выбранной задачи. На вкладке Task (Задача)
в группе Editing (Редактирование) щелкните по кнопке Scroll to Task
(Прокрутить до задачи).
2. На вкладке Task (Задача) в группе Clipboard (Буфер обмена) щелкните
стрелку рядом с кнопкой Copy (Копировать), а затем выберите команду
Copy Picture (Копировать рисунок).
Откроется диалоговое окно, представленное на рис. 7­15.
156

Копирование представлений и отчетов

Рис. 7-15. Используйте параметры в диалоговом
окне Copy Picture (Копировать рисунок) для создания
изображения, которое вы хотите скопировать
В этом диалоговом окне вы можете управлять копированием деталей
плана в буфер обмена или сохранением их в файл. Первые два парамет­
ра в группе Render Image (Преобразовать изображение) управляют размером и разрешением копируемого представления; третий позволяет
сохранить скопированное изображение в виде файла в формате GIF.
Параметры в группах Copy (Копировать) и Timescale (Шкала времени)
позволяют точно настроить то, что вы хотите скопировать. Если представления не содержат шкалу времени, например представления типа
Sheet (Лист), то параметры Timescale недоступны.
3. Выберите нужные параметры копирования и щелкните по кнопке OK.
Project скопирует графическое изображение представления в буфер обмена. После чего вы можете вставить его в другую программу.
Чтобы скопировать представление Timeline
Копирование большинства других представлений в Project происходит во
многом аналогично копированию диаграммы Ганта. Однако представление
Timeline имеет особые параметры копирования. Его можно копировать с разными разрешениями и разной степенью детализации, в зависимости от заданного вами места назначения.
1. Щелкните в любом месте представления Timeline.
Теперь, когда представление выделено, над вкладкой Format (Формат) появится вкладка Timeline Tools (Инструменты представления
Timeline).
2. На вкладке Format (Формат) в группе Copy (Копировать) щелкните по
кнопке Copy Timeline.
Варианты копирования представления Timeline показаны на рис. 7­16.
157

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Рис. 7-16. Когда вы копируете представление Timeline, Project предоставляет
удобные опции для оптимизации изображения с учетом ваших целей
3. Выберите нужный параметр. Project скопирует представление Timeline
в буфер обмена.
СОВЕТ. Можно быстро переключать уровень детализации представления Timeline. Щелкните в любом месте представления, а затем на
вкладке Format (Формат) в группе Show/Hide (Показать/Скрыть) по
кнопке Detailed Timeline (Детальное представление Timeline).
Чтобы скопировать отчет
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
отобразите нужный отчет.
2. Щелкните в любом месте отчета, а затем на вкладке Design области
Report Tools (Работа с отчетами) в группе Report (Отчет) нажмите по
кнопке Copy Report (Копировать отчет).
Project скопирует графическое изображение всего отчета в буфер обмена.
СОВЕТ. Чтобы скопировать только одну диаграмму или другой элемент из отчета, щелкните правой кнопкой мыши по внешнему краю
нужного элемента и в появившемся контекстном меню нажмите Copy
(Копировать).

Печать представлений и отчетов
Помимо обмена информацией путем копирования, вы можете распечатать большинство представлений и все отчеты. Представления, которые нельзя распечатать, – это представления форм и Relationship Diagram (Диаграмма связей).
158

Печать представлений и отчетов

При большом количестве задач в плане вы не сможете одновременно видеть
на экране весь план, но только относительно небольшую часть его. Для печати такого плана может потребоваться довольно много бумаги. Но некоторые
профессиональные пользователи Project распечатывают планы проектов на
плоттерах. Независимо от того, используете ли вы принтер или плоттер, рекомендуется предварительно просмотреть представления и отчеты, которые вы
собираетесь распечатать.
При печати из Project у вас есть несколько возможностей, например распечатать представление Диаграмма Ганта только в определенном временном диапазоне (как описано далее в этом разделе). Вы также можете управлять тем, что будет печататься в представлении, перед печатью, с помощью
фильтрации или свертывания задач, или отображая только суммарные задачи
(см. главу 13). Выбрать нужную опцию можно в окне Print (Печать). В этом разделе описаны некоторые наиболее полезные опции.
Начните с кнопок навигации по страницам в правом нижнем углу экрана,
которые можно увидеть на рис. 7­17.

Кнопки навигации по страницам

Кнопки масштабирования

Рис. 7-17. Используйте элементы управления навигацией и масштабом
в правом нижнем углу окна Print (Печать) для управления просмотром
Чтобы просмотреть, как будут напечатаны все страницы, можно переключиться на многостраничное представление. Тогда в окне Print (Печать) вы
увидите все представление или отчет. Если вы выбрали формат, соответствующий размеру письма, то представление или отчет может отобразиться на нескольких листах.
В представлениях со шкалой времени, таких как Диаграмма Ганта, вы можете так настроить предварительный просмотр, чтобы он содержал только ту
часть представления, которая охватывает определенный диапазон дат. Используйте для этого список Settings (Настройка).
В качестве примера на рис. 7­18 показано окно Print (Печать) с диаграммой
Ганта, настроенной таким образом, чтобы отображался только определенный
диапазон дат.
По сравнению с представлениями отчет может быть более компактным способом распечатки сведений о плане. Данные в отчетах обычно представлены в
виде таблиц и диаграмм.
Печать отчетов в Project – это в основном действие из серии «что видишь,
то и получишь». Программа предлагает некоторые параметры печати отчетов
159

7

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

на Design области Report Tools (Средство создания отчетов), которая появляется при щелчке по отчету.

Рис. 7-18. Используйте параметры в окне Print (Печать), чтобы управлять
отображением представления Диаграмма Ганта при печати
Для распечатки отчета особенно полезна команда Page Breaks (Разрывы
страниц). Она рисует в отчете пунктирные линии, которые показывают, как он
будет располагаться на страницах. Для настройки страницы используйте такие
параметры, как поля и размер листов. Их можно найти в группе Page Setup
(Параметры страницы).
СОВЕТ. Некоторые представления, такие как Form (Форма) и сетевые
диаграммы, нельзя распечатать из Project. Однако вы можете использовать программу для создания снимков экрана, чтобы сделать снимок представления и затем распечатать его.

Чтобы распечатать представление
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) выберите представление, которое нужно распечатать.
2. На вкладке File (Файл) щелкните по кнопке Print (Печать).
160

Обзор навыков

Появится страница Print представления Backstage с предварительным
просмотром.
3. Выберите нужные параметры и щелкните по кнопке Print.
Чтобы распечатать отчет
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
отобразите отчет, который нужно распечатать.
2. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в
группе Page Setup (Параметры страницы) выберите необходимые параметры.
3. На вкладке File (Файл) щелкните по кнопке Print (Печать).
Появится страница Print представления Backstage с предварительным
просмотром отчета.
4. Выберите нужные параметры и щелкните по кнопке Print.

7

Чтобы настроить параметры страницы для отчета
1. Выберите отчет, страницы которого вы хотите настроить.
2. Перейдите на вкладку Design области Report Tools (Средство создания
отчетов). В группе Page Setup (Параметры страницы) обратите внимание на четыре доступные команды.
3. Выполните любое из следующих действий:
„„щелкните по кнопке Page Breaks, чтобы увидеть, где в отчете в зави-

симости от выбранного размера бумаги будут разрывы страниц;
„„щелкните Margins (Поля), чтобы настроить границы отчета при печати;
„„чтобы переключиться между альбомной (горизонтальной) и портретной (вертикальной) ориентацией отчета, щелкните Orientation (Ориентация);
„„выберите размер бумаги, щелкнув Size (Размер).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„настроить представление Gantt Chart;
„„добавить задачи в представление Timeline;
„„настроить отчеты;
„„копировать представления и отчеты;
„„печатать представления и отчеты.

161

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Практические задания
Учебный файл SimpleFormat для выполнения этих заданий находится в папке Project2019SBS\Ch07.
ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Настройка представления Gantt Chart
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы почти закончили планирование проекта по выпуску новой книги, и команда собирается приступить к
работе. Вы хотите отформатировать план, чтобы выделить ключевое событие
и визуально выделить некоторые детали плана. Откройте план SimpleFormat в
Project и выполните следующие действия.
1. В представлении Gantt Chart прокрутите содержимое до планируемой
вручную задачи 9. Задача и соответствующая полоса диаграммы Ганта
показаны на рис. 7­19.

Рис. 7-19. По умолчанию форматирование отрезков диаграммы Ганта
различно для задач, планируемых вручную, и для планируемых автоматически
Как вы видите, отрезок Ганта этой планируемой вручную задачи не похож на отрезки Ганта задач, которые планируются автоматически. Сле162

Практические задания

дите за этим, когда будете применять к плану другой стиль диаграммы
Ганта.
2. Примените предустановленный оранжевый цвет (второй стиль справа)
из области Presentation Styles (Стили презентации) в галерее стилей.
Результаты можно увидеть на рис. 7­20.

Рис. 7-20. После применения стиля презентации отрезки Ганта
для обоих типов задач имеют одинаковый формат
Project изменяет формат всех отрезков Ганта. Отрезок Ганта для задачи 9, которая планируется вручную, больше не отличается визуально от
отрезков автоматически планируемых задач.
3. Задача 6 – это задача­веха, описывающая завершение первого этапа выпуска новой книги издательством Lucerne Publishing. Чтобы выделить ее
название, для ее имени Planning Complete! (Планирование завершено!)
примените курсив и выберите желтый цвет фона (это цвет по умолчанию, если щелкнуть по команде Background Color) (см. рис. 7­21).

Рис. 7-21. Оформление текста имени задачи
и фона может выделить его на общем фоне
163

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Теперь название задачи­вехи выделяется.
4. Обратите внимание, что вместо отрезка Ганта задача 6 отмечается неким
значком. Это связано с тем, что это задача­веха. Отформатируйте данный значок, чтобы он принял форму звезды, как показано на рис. 7­22.

Рис. 7-22. Оформление вехи в виде значка позволяет
выделить ее на диаграмме Ганта

Добавление задач в представление Timeline
Сценарий: из прошлого опыта вы знаете, что некоторые лица, участвующие
в проекте по выпуску новой книги, считают вашу диаграмму Ганта слишком
подробной. Чтобы показать им ключевые детали, на которые вы хотите обратить их внимание, вы решаете использовать представление Timeline. Позже
вы скопируете это представление в другую программу в виде рисунка с краткими сведениями о проекте. Продолжая работать с планом SimpleFormat, выполните следующие действия.
1. Добавьте в Timeline следующие существующие задачи:
„„Planning Phase (Этап планирования);
„„Planning complete! (Планирование завершено!);
„„Internal Launch Phase (Этап внутреннего выпуска);
„„Public Launch Phase (Этап выпуска в продажу);
„„Author travel and appearances (Поездки и выступления автора).

2. В представлении Timeline переключите отрезок задачи Author travel
and appearances в режим выноски, чтобы было видно ее полное название, как показано на рис. 7­23.

Рис. 7-23. Уделите внимание определенным задачам
в представлении Timeline, оформив их как выноски
164

Практические задания

Настройка отчетов
Сценарий: вам нужно открыть своей команде доступ к отчету Cost Overview
(Обзор затрат на ресурсы). Однако вы хотите изменить формат некоторых элементов в отчете. Продолжая работать с планом SimpleFormat, выполните следующие действия.
1. Откройте отчет Resource Cost Overview, рис. 7­24.

Рис. 7-24. Этот отчет включает в себя диаграммы и таблицы;
и те, и другие можно легко форматировать
2. Для круговой диаграммы выберите в качестве фона черный цвет (стиль 7).
3. Для таблицы установите серый фон (стиль темы 1, оттенок 3, расположенный в верхней строке поля Best Match for Document (Наилучшее
соответствие для документа)). Результаты форматирования диаграммы
можно увидеть на рис. 7­25.

Рис. 7-25. Используйте вкладки инструмента Design, чтобы изменить
форматирование отдельных элементов отчета
165

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Копирование представлений и отчетов
Сценарий: вы хотите поделиться снимками основных представлений и
отчетов из плана, используя электронную почту или документы Microsoft
Word. Продолжая работать с планом SimpleFormat, выполните следующие
действия.
1. Откройте представление Диаграмма Ганта, чтобы были видны отрезки
Ганта для задач с 7 по 14.
2. Скопируйте изображение задач с 7 по 14. Отобразите снимок экрана.
3. Вставьте изображение в новый документ или в сообщение электронной
почты.
4. Скопируйте полноразмерное изображение детализированного представления Timeline. Элементы управления прокруткой и масштабированием должны быть отключены.
5. Вставьте его в тот же документ или сообщение электронной почты под
предыдущим изображением.
6. Скопируйте отчет Cost Overview (Обзор затрат на ресурсы) и вставьте
его в виде изображения в тот же документ или сообщение электронной
почты под последним изображением.
7. Отрегулируйте размер и расположение изображений по своему усмотрению. Результирующий документ, созданный для совместного использования, показан на рис. 7­26.

Рис. 7-26. Вы можете копировать большинство представлений
и других элементов, которые вы видите в Project

166

Практические задания

Печать представлений и отчетов
Сценарий: вы хотите распечатать представления и отчеты из плана, чтобы вывесить их на стене, и члены команды могли высказать свои отзывы или
уточнения. Продолжая работать с планом SimpleFormat, выполните следующие действия.
1. Выберите предварительный просмотр печати полного представления Диаграмма Ганта и укажите несколько страниц, как показано на
рис. 7­27.

Рис. 7-27. При предварительном просмотре большого представления
или отчета используйте элементы управления навигацией по страницам
и элементы управления масштабом для управления изображением.
Отображаемые элементы могут отличаться в зависимости
от выбранного принтера и размера бумаги
2. Покажите разрывы страниц, как показано на рис. 7­28, в отчете Cost
Overview (Обзор затрат на ресурсы).

167

Глава 7: Форматирование и общий доступ к плану проекта

Рис. 7-28. В многостраничных отчетах можно отображать разрывы страниц
вне области предварительного просмотра

168

Отслеживание
хода выполнения
проекта:
основные приемы
Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из
папки Project2019SBS\Ch08. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
До сих пор, до начала фактической работы, вы
были сосредоточены на планировании проекта –
разработке и вводе в проект деталей плана. С началом работы вы переходите к следующему этапу
управления проектом: отслеживанию хода его
выполнения. Отслеживание означает запись деталей проекта: кто и что делал, когда работа была
проделана и какова ее стоимость. Эти детали часто называют фактическими данными. По мере
ввода фактических данных в задачи Project 2019
вычисляет их фактическую и оставшуюся стоимость, трудозатраты и продолжительность. Обновленные значения передаются в суммарные
задачи. Таким образом Project динамически пересчитывает план.

8
В этой главе:
„„отслеживание хода вы-

полнения проекта;
„„сохранение

базового

плана проекта;
„„отслеживание плана со-

гласно расписанию;
„„ввод процента выпол-

нения задачи;
„„ввод фактических зна-

чений для задач.

В этой главе описаны процедуры, связанные с
сохранением базового плана проекта, отслеживанием плана согласно расписанию, вводом процентавыполнения задач и фактических данных
для задач.

169

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Отслеживание хода выполнения проекта
Отслеживание фактических данных важно для правильного управления проектом, что выходит за рамки простого планирования. Руководитель проекта
должен знать, насколько хорошо работает команда и когда вносить коррективы. Если вы своевременно отслеживаете ход выполнения проекта и сравнивае­
те его с исходным планом (сохраненным в виде базового плана), то можете
ответить на следующие вопросы:
„„Задачи начинаются и заканчиваются в соответствии с планом? Если нет,

то как это повлияет на дату окончания проекта?
„„Затрачивают ли ресурсы на выполнение задач больше или меньше вре-

мени, чем было запланировано?
„„Скажется ли более высокая стоимость выполнения задач, по сравнению

с запланированной, на увеличении стоимости проекта?
„„Планируя аналогичные проекты в будущем, сможете ли вы определить,

насколько хорошо вы оценили свои навыки (или навыки команды) в
предыдущих проектах?
Project поддерживает несколько способов отслеживания хода выполнения
проекта. При выборе подумайте о том, какой уровень детализации или конт­
роля требуется вам, спонсору вашего проекта и другим заинтересованным
сторонам. Отслеживание мелких деталей проекта потребует от вас дополнительной работы и, возможно, ресурсов, работающих над проектом. Поэтому
прежде чем начать отслеживать ход выполнения проекта, нужно определить
необходимый уровень детализации.
Project предлагает следующие уровни отслеживания деталей, от самого прос­
того до самого подробного:
„„отмечать выполнение по расписанию. Этот способ работает лучше всего,

если все в проекте происходит точно так, как планировалось;
„„отмечать процент выполнения каждой задачи, либо вводя точные значе-

ния, либо с заранее установленным шагом, например 25, 50, 75 и 100 %;
„„отмечать фактические даты начала и окончания, а также фактические и

оставшиеся трудозатраты и длительность каждой задачи или задания;
„„отслеживать трудозатраты по временным интервалам. Это самый де-

тальный уровень отслеживания. Вы отмечаете фактические значения
трудозатрат за каждый день, неделю или любой другой интервал. Этот
уровень описывается в главе 14.
Для разных частей проекта может потребоваться разный уровень отслеживания. В этом случае вы можете использовать комбинацию этих подходов в
170

Сохранение базового плана проекта

рамках одного плана. Например, более внимательно следует отслеживать задачи с высокой степенью риска.

Сохранение базового плана проекта
После разработки плана одно из самых важных ваших действий в качестве руководителя проекта – отмечать фактические данные и оценивать ход выполнения проекта. По мере того как вы вносите фактические данные или обновляете план, исходный план, вероятно, изменяется, и отслеживать ход выполнения плана становится труднее.
Значения начала, окончания и длительности задачи описывают текущее
состояние этой задачи «как запланировано». Когда вы вводите значения дат
Actual Start (Фактическое начало) и Actual Finish (Фактическое окончание),
поля Start (Начало), Finish (Окончание) и Duration (Длительность) будут обновляться, отражая текущее состояние задачи.
Чтобы правильно оценить ход выполнения проекта, сверяйтесь с исходным планом, который еще называют базовым. При сохранении базового плана
фиксируются исходные запланированные значения дат начала, окончания и
длительности, а также трудозатраты и стоимость для каждой задачи, ресурса
и назначения. Базовый план также включает в себя значения трудозатрат и
стоимости, распределенные во времени (их называют повременными значениями, с ними вы будете работать в главе 14). В дальнейшем используйте базовый план для сравнения того, что, по вашему мнению, должно быть сделано,
с тем, что было выполнено на самом деле.
Когда вы сохраняете базовый план, Project делает снимок существующих
значений и сохраняет его в плане для последующего сравнения. Нужно сохранять базовый план в следующих случаях:
„„вы разработали план максимально подробно (вы по­прежнему можете

добавлять задачи, ресурсы или назначения в план после начала работы –
часто это просто неизбежно);
„„вы еще не начали вводить фактические значения, например процент завершения задачи;
„„вы хотите сохранить другие базовые показатели (до 11 на план).
Конкретные значения, сохраненные в базовом плане, помимо данных из
повременных полей, включают в себя данные из полей задач, ресурсов и назначений.
Поля задач

Поля ресурсов

Поля назначений

Начало

Работа и повременная работа

Начало

Окончание

Затраты и повременные затраты Окончание
171

8

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Поля задач

Поля ресурсов

Поля назначений

Длительность

Работа и повременная
работа

Работа и повременная работа

Затраты и
повременные затраты

Затраты и повременные затраты

Project поддерживает до 11 базовых показателей в одном плане. Начальные
сохраняются под именем Базовый план, а следующие под таким же именем, но с
номерами от 1 до 10. Сохранение нескольких базовых показателей может быть
полезно для проектов с особенно длинными этапами планирования, чтобы
сравнивать различные наборы базовых значений. Например, вы можете ежемесячно сохранять и сравнивать базовые показатели по мере изменения деталей планирования, или сохранять новые на разных этапах выполнения проекта.
Например, вы можете сохранить Базовый план перед началом работы, Базовый
план 1 через шесть месяцев после начала работы, Базовый план 2 через двенадцать и т. д. Затем вы можете просматривать различные базовые планы и сравнивать их с фактическим состоянием дел на протяжении всего проекта.
Один из прекрасных способов просмотреть и сравнить назначенные и базовые значения задач – это таблица Variance (Отклонение), которая показана
на рис. 8­1.

Рис. 8-1. Таблица Variance (Отклонение) – отличный способ сравнивать
назначенные и базовые значения задач
172

Сохранение базового плана проекта

Например, рассмотрим план, в котором запланированы даты «Начало» и
«Окончание». Они могут отличаться от этих дат в Базовом плане либо из­за
того, что реальные даты не совпадают с датами в базовом плане, либо из­за
изменений графика, внесенных руководителем проекта.
В Project есть несколько встроенных представлений, которые позволяют
сравнивать текущее расписание с базовым планом, в частности для представления Диаграмма Ганта, описываемого в главе 14. Можно также изменить
представление Диаграмма Ганта, чтобы отрезки Ганта соответствовали базовому плану, т. е. имели такие же значения начала, окончания и длительности,
как в базовом плане.
Чтобы сохранить базовый план
1. На вкладке Project (Проект) в группе Schedule (Расписание) выберите
Set Baseline (Задать базовый план), а затем снова Set Baseline.
Как показано на рис. 8­2, открывается диалоговое окно Set Baseline.

8

Рис. 8-2. В диалоговом окне Set Baseline (Задание базового плана) вы можете
сохранить или обновить до 11 базовых планов для каждого плана
СОВЕТ. В диалоговом окне Set Baseline (Задание базового плана)
можно увидеть дату сохранения базового плана. Она отображается
после имени базового плана в поле Set Baseline.
2. Чтобы сохранить исходный базовый план, щелкните Set Baseline, а затем выберите Baseline (Базовый план) из списка.
Или
Чтобы сохранить следующий базовый план, щелкните Set Baseline, а затем выберите нужный номер базового плана.
173

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

СОВЕТ. Промежуточные планы аналогичны базовым. С промежуточными планами и другими параметрами вы будете работать в диалоговом окне Set Baseline в главе 14.
3. Щелкните по кнопке ОК.
Project сохранит базовый план, хотя представление Диаграмма Ганта
не дает никаких указаний на то, что что­то изменилось.
Чтобы удалить ранее сохраненный базовый план
1. На вкладке Project (Проект) в группе Schedule (Расписание) нажмите Set
Baseline (Задать базовый план), а затем Clear Baseline (Очистить базовый план).
2. В диалоговом окне Clear Baseline (Очистить базовый план) выберите
нужные параметры и щелкните по кнопке ОК.
Чтобы отобразить отрезки Ганта базового плана в представлении Диаграмма Ганта
1. В представлении диаграммы Ганта на вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков) щелкните по кнопке Baseline (Базовый
план), а затем выберите базовый план, отрезки которого вы хотите отобразить.
Project покажет отрезки Ганта для выбранного базового плана.
Чтобы показать запланированные и базовые значения в таблице
Variance
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Other Views (Другие представления), а затем выберите Task Sheet
(Лист задач).
Появится одноименное представление. Поскольку это табличное представление, оно не содержит диаграммы Ганта, поэтому в нем больше
места для отображения полей в таблице.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы).
3. Выберите Variance (Отклонение).

СОВЕТ. Чтобы переключиться на другую таблицу, можно щелкнуть
правой кнопкой мыши по кнопке Select All (Выбрать все) в верхнем
левом углу активной таблицы.

174

Отслеживание плана согласно расписанию

Отслеживание плана согласно
расписанию
Если фактическая работа идет точно так, как планировалось, то отслеживание
хода выполнения плана заключается только в том, чтобы об этом сообщить.
Например, если первая неделя 5­недельного проекта истекла и все его задачи
начинались и оканчивались по плану, вы можете быстро отметить это в диалоговом окне Update Project (Обновить проект), как показано на рис. 8­3.

Рис. 8-3. Диалоговое окно Update Project (Обновить проект)
предоставляет возможности для базового отслеживания

8

Когда вы отмечаете ход выполнения задач, Project отражает его, рисуя линии на отрезках Ганта, являющихся индикаторами хода выполнения соответствующих задач, как показано на рис. 8­4.
В столбце Индикаторы появляются отметки
о завершении задачи

Индикаторы хода выполнения на отрезках диаграммы
показывают ту часть работы задачи, которая уже выполнена

Рис. 8-4. В представлении Диаграмма Ганта отражаются визуальные показатели
хода выполнения задачи, которые включают в себя отметки о завершении
задачи в столбце Indicators (Индикаторы), а также ход выполнения с помощью
индикаторов внутри отрезков диаграммы Ганта
Индикаторы внутри отрезков диаграммы Ганта показывают ту часть работы задач, которая уже выполнена. Рассмотрим пример, представленный на
рис. 8­4. Задачи 2, 3 и 4 выполнены. Поэтому в столбце Indicators (Индикато175

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

ры) для этих задач поставлена галочка об их выполнении, а индикаторы внут­
ри отрезков диаграммы Ганта для этих задач проходят по всей их длине. Для
задачи 5, которая еще не завершена, индикатор внутри отрезка диаграммы
показывает ту часть работы, которая выполнена.
Когда вы отмечаете ход выполнения проекта на определенную дату, Project
вычисляет фактическую длительность, оставшуюся длительность, фактичес­
кие затраты и другие значения на эту дату. Такой подход может быть удобен,
даже если значения фактических трудозатрат и затрат, рассчитанных Project,
не совсем соответствуют тому, что произошло в реальности, но достаточно
близки к ним настолько, что могут соответствовать целям отслеживания проекта. После консультации со спонсорами проекта и другими заинтересованными лицами вы как руководитель проекта можете рассмотреть такое решение.
Чтобы записать ход выполнения работы на определенную дату
1. На вкладке Project (Проект) в группе Status (Состояние) щелкните по
кнопке Update Project (Обновить проект).
Откроется диалоговое окно Update Project.
2. Убедитесь, что выбрано Update work as complete through (Обновить
трудозатраты как завершенные по). В поле даты, которое расположено
рядом, введите или выберите дату, на которую вы хотите отметить выполнение работы согласно расписанию.
3. Щелкните по кнопке ОК.
Чтобы записать ход выполнения работы на текущую дату или дату отчета о состоянии
1. Выберите задачи, ход выполнения которых вы хотите записать.
2. На вкладке Task в группе Schedule (Планирование) щелкните Mark on
Track (Отметка о выполнении).
Эта команда применяется только к выбранным задачам и присваивает
им состояние «Выполненные» на текущую дату или дату отчета о состоя­
нии. (Чтобы узнать о дате отчета о состоянии, см. главу 15.)

Ввод процента выполнения задачи
После начала работы над задачей вы можете быстро записать, на сколько процентов она выполнена. Когда вы вводите процент выполнения задачи, больший нуля, Project устанавливает фактическую дату начала задачи в соответствии с плановой. Затем программа рассчитывает фактическую длительность,
оставшуюся длительность, фактические затраты и другие значения на основе
введенного вами значения. Например, если вы укажете, что четырехдневная
176

Ввод процента выполнения задачи

задача выполнена на 25 %, Project вычислит, что фактическая длительность составляет один день, а оставшаяся – три дня.
Можно вводить процент выполнения следующими способами:
„„использовать кнопки с предустановками 0 %, 25 %, 50 %, 75 % и 100 %

Complete (Завершено) в группе Schedule (Планирование) на вкладке
Task (Задача);
„„в представлении Task добавить в таблицу столбец, обозначенный как

% Complete (% завершения), и ввести желаемое значение;
„„ввести любое нужное вам значение в процентах в диалоговом окне Task

Information (Сведения о задаче);
„„использовать мышь, чтобы указать ход выполнения работы на отрезках

Ганта.
Обратите внимание на дополнительные советы и рекомендации по вводу
процента выполнения задач:
„„используйте простой метод отслеживания хода выполнения работ для

проектов со множеством краткосрочных задач, которые не требуют детального отслеживания. Для этого вводите только значения 0 %, 50 % и
100 % Complete. Значение 0 % означает, что работа над задачей еще не
началась, 50 % – работа началась, а 100 % – задача выполнена. Если вам
достаточно знать, какие задачи выполняются, а какие уже завершены, то
это самый простой способ отслеживания;
„„если вы знаете фактическую дату начала задачи, рекомендуется ее ввес­

ти (о чем пойдет речь в следующем разделе), а затем записать процент
завершения;
„„по умолчанию Project показывает отрезки Ганта перед нерабочим вре-

менем (например, выходными), как видно на рисунках в этой главе. Однако программа может отображать нерабочее время поверх отрезков задач, визуально указывая на то, что в нерабочее время работа над задачей
выполняться не будет. Если вы предпочитаете этот стиль представления,
щелкните правой кнопкой мыши по любой пустой области в представлении Диаграмма Ганта и выберите пункт Nonworking Time (Нерабочее
время) в контекстном меню. В диалоговом окне Timescale (Шкала времени) щелкните по вкладке Nonworking Time (Нерабочее время). Рядом
с переключателем Draw (Показывать) выберите Front of Task Bars (Перед отрезками задач).
Чтобы записать предустановленные значения процента выполнения
задачи
1. В столбце Task Name (Название задачи) выберите задачу, для которой
вы хотите записать процент выполнения.
177

8

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) щелкните
по одной из кнопок 25 %, 50 %, 75 % или 100 % Complete.
Чтобы записать процент выполнения задачи
1. В столбце Task Name (Название задачи) выберите задачу, для которой
вы хотите записать процент выполнения.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните
Information (Сведения).
Откроется диалоговое окно Task Information (Сведения о задаче).

СОВЕТ. Чтобы открыть это окно, вы можете дважды щелкнуть по имени задачи.
3. На вкладке General (Общие) диалогового окна введите желаемое значение Percent Complete (Процент выполнения).
Чтобы использовать в таблице столбец % Complete
1. Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца в таблице
задач.
2. В появившемся контекстном меню выберите Insert Column (Вставить
столбец).
Отобразится список полей.
3. Введите или выберите значение % Complete (% завершения).
4. Запишите нужный процент выполнения для любых задач в этой таблице.
Чтобы задать или скорректировать ход выполнения работы на отрезках Ганта с помощью мыши
1. Наведите указатель мыши на левую часть отрезка Ганта (или на индикатор хода работы внутри отрезка).
2. Когда указатель мыши примет вид значка процента со стрелкой, направленной вправо, перетащите его слева направо по отрезку. При
этом обратите внимание на параметр CompleteThrough (Завершен
по), который отображается во всплывающей подсказке, как показано
на рис. 8­5.
3. Чтобы увидеть сведения о ходе выполнения задачи, наведите указатель
на индикатор хода выполнения внутри отрезка Ганта, как показано на
рис. 8­6.
178

Ввод фактических значений для задач

Рис. 8-5. Перетащите указатель мыши по отрезку Ганта
для записи хода выполнения задачи

При наведении на индикатор хода выполнения указатель
мыши меняется на символ процента со стрелкой

8

В зависимости от типа символа, на который вы наводите указатель, –
в данном случае это индикатор хода выполнения – отображается
экранная подсказка с информацией об этом элементе

Рис. 8-6. Наведите курсор на любой отрезок Ганта,
чтобы увидеть ключевые значения хода выполнения задачи

Ввод фактических значений для задач
Чтобы поддерживать план в актуальном состоянии, надо подробно записывать, что на самом деле происходит с каждой задачей плана. Вы можете ввести
фактические значения дат начала и окончания, трудозатрат или длительности
для каждой задачи. Например, когда вы вводите фактическую длительность
3 дня для задачи с запланированной длительностью 5 дней, т. е. 40 рабочих
часов, Project вычисляет, что фактические трудозатраты составляют 24 часа,
процент выполнения – 60 %, а оставшаяся длительность – 2 дня. Как видно на
рис. 8­7, когда вы записываете фактическую длительность, Project повторно
вычисляет основные значения расписания задачи, такие как процент выполнения и оставшаяся длительность.
179

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Рис. 8-7. Сочетание представления Диаграмма Ганта с таблицей отслеживания
и Task Form (Форма задач) показывает, как ввод фактической
длительности влияет на значения в расписании задачи
При вводе фактических значений Project использует следующие правила
для обновления плана:
„„при вводе фактической даты начала задачи Project изменяет запланиро-

ванную дату начала на фактическую;
„„при вводе фактической даты окончания задачи Project изменяет запла-

нированную дату окончания на фактическую и устанавливает 100 % завершения задачи;
„„при вводе фактического значения трудозатрат для задачи Project пере-

считывает оставшиеся трудозатраты, если таковые имеются;
„„при вводе фактической длительности задачи, которая еще не завершена,

Project вычитает фактическую длительность из запланированной, определяя оставшуюся длительность;
„„при вводе фактической длительности задачи, равной запланированной,

Project устанавливает процент завершения задачи, равный 100 %;
„„при вводе фактической длительности задачи, которая продолжалась

дольше, чем было запланировано, Project изменяет запланированную
длительность на фактическую и устанавливает процент завершения задачи, равный 100 %.
Поскольку план обновился и содержит новые фактические данные, расписание плана, скорее всего, тоже изменится.
Однако исходный план, сохраненный в виде базового, не изменится.
Project поддерживает несколько способов записи фактических данных.
В этой главе рассматриваются два из них:
180

Ввод фактических значений для задач

„„запись фактических данных в таблицу отслеживания. Удобно, если после

обновления фактических данных вы хотите увидеть оставшиеся длительность и затраты в одной таблице;
„„запись фактических данных в диалоговом окне Update Tasks (Обнов-

ление задач). Подходит, если вы хотите сосредоточиться на одной задаче или обновить задачи в представлениях, не поддерживающих таблицы, например в представлении Network Diagram (Сетевой график).
См. рис. 8­8, где показано диалоговое окно Update Tasks (Обновление
задач).

8

Рис. 8-8. Используйте диалоговое окно Update Tasks
(Обновление задач) для записи фактической длительности,
времени начала и других значений
Обратите внимание на диалоговое окно Update Tasks (Обновление задач).
Когда вы вводите процент завершения, фактическую или оставшуюся длительность, обновление сразу не происходит; все значения пересчитываются после
нажатия кнопки ОК. Обновленные значения вы увидите после возвращения в
это диалоговое окно.
Рассмотрим пример того, как диалоговое окно Update Tasks обрабатывает
значения. Если вы введете начальную фактическую длительность в два дня для
четырехдневной задачи, в поле оставшейся длительности по­прежнему будет
отображаться четыре дня. Но если после нажатия кнопки OK вы снова откроете окно Update Tasks, то в поле оставшейся продолжительности теперь будет
два дня. Если бы вы ввели значения 2 и 4 дня для фактической и оставшейся
длительности соответственно, то Project пересчитал бы общую длительность и
записал бы в ее поле 6 дней вместо исходных четырех.

СОВЕТ. Все методы отслеживания, описанные в этой главе, вы можете
применить и к задачам, планируемым вручную. Кроме того, для таких
задач вы можете указывать фактические даты начала и окончания
или значение оставшейся длительности.

181

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Управление проектом: выполняется ли
проект по расписанию?
Правильная оценка состояния проекта может быть непростой задачей. Обратите внимание на следующие вопросы:
„„для многих задач сложно оценить процент выполнения. Когда ин-

женерный проект по сборке нового двигателя готов на 50 %? Или
когда компьютерная программа готова на 50 %? Оценка процента
завершения таких работ во многих случаях является просто довольно рискованным предположением;
„„фактическая длительность задачи не всегда соответствует объему

проделанной работы. Например, задача вначале не требует больших усилий, но со временем может понадобиться больше работы.
(Такая задача называется задачей с загрузкой в конце.) По истечении 50 % ее длительности выполненный объем работ по ней гораздо меньше 50 %. На самом деле Project отслеживает оба значения:
значение поля % Complete (% Завершено) показывает фактичес­
кую длительность задачи в процентах, тогда как значение поля
% Work Complete (% Завершено по трудозатратам) – процент выполненного объема работ;
„„ресурсы, назначенные задаче, могут иметь другие критерии оцен-

ки выполнения задачи, чем критерии, определенные руководителем проекта, либо ресурсы, назначенные задачам­последователям.
Другими словами, у команды может не быть общего определения
понятию «готово».
Избежать или смягчить эти и другие проблемы, возникающие при
выполнении проекта, может помочь правильное планирование и обмен
данными. Например, адекватная оценка длительности задач и перио­
дов отчета о состоянии поможет вам достаточно рано выявить задачи, значения в которых существенно отличаются от значений базового плана, чтобы своевременно внести коррективы. Наличие правильно
сформулированных и хорошо задокументированных критериев оценки
выполнения задач помогает предотвратить появление неожиданностей
в дальнейшем. Тем не менее большие и сложные проекты почти всегда
расходятся с базовым планом.

182

Обзор навыков

Чтобы записать фактические значения задачи в таблицу Tracking
1. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а затем выберите Tracking (Отслеживание).
2. В появившуюся таблицу введите фактические значения для задачи.

СОВЕТ. При отслеживании хода выполнения плана вы можете выбрать таблицу, которая наиболее соответствует интересующим вас
деталям. Наиболее полезны таблицы Work (Трудозатраты), в которой
основное внимание уделяется значениям трудозатрат, и Cost (Затраты), которая фокусируется на значениях затрат.

Чтобы записать фактические значения задачи в диалоговом окне
Update Tasks
1. В столбце Task Name (Название задачи) выберите задачу, для которой
вы хотите записать фактические значения.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) щелкните
по стрелке справа от кнопки Mark on Track (Отметка о выполнении), а
затем выберите пункт Update Tasks (Обновить задачи).
3. В появившемся диалоговом окне введите фактические значения задачи
(фактическую или оставшуюся длительность, фактическое время начала
или окончания).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„отслеживать ход выполнения;
„„сохранять базовый план проекта;
„„отслеживать план согласно расписанию;
„„вводить процент выполнения задачи;
„„вводить фактические значения для задач.

183

8

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Практические задания
Учебные файлы для этих заданий SimpleTrackBaseline
и SimpleTrackActuals находятся в папке Project2019SBS\Ch08.
ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Сохранение базового плана вашего проекта
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing полностью завершена разработка плана выпуска новой книги. Вскоре начнется непосредственная работа
над проектом. Вы хотите иметь возможность сравнить фактические трудозатраты и текущий график с исходным планом, поэтому сначала вам нужно сохранить базовый план. Откройте файл SimpleTrackBaseline и выполните следующие действия:
1. Сохраните базовый план для всего плана в целом; используйте настройки базового плана по умолчанию.
2. Переключитесь на представление Task Sheet (Лист задач).
3. Отобразите таблицу Variance (Отклонения), чтобы увидеть назначенные и базовые значения, как показано на рис. 8­9.

Рис. 8-9. Назначенные даты в этом плане соответствуют датам
в базовом плане, поэтому значения отклонений равны нулю
184

Практические задания

Отслеживание плана согласно расписанию
Сценарий: прошло некоторое время с тех пор, как вы сохранили базовый
план проекта по выпуску новой книги. Работы были выполнены в течение первых полутора недель, как и планировалось. Вам необходимо отметить выполненную работу в плане. Откройте план SimpleTrackActuals и выполните следующие действия:
1. Используйте параметры в диалоговом окне Update Project (Обновление
проекта), чтобы записать, что работа была завершена в соответствии с
графиком к 18 января 2023 г.
Project отметит процент выполнения задач на 18 января. Внутри отрезков диаграммы Ганта она покажет индикаторы хода выполнения задач,
как показано на рис. 8­10.

Рис. 8-10. После записи хода выполнения работы на определенную дату Project
в представлении Диаграмма Ганта отображает индикаторы хода выполнения,
а для завершенных задач еще и проставит флажки завершения
Индикаторы хода выполнения на диаграмме Ганта показывают степень
выполнения каждой задачи. Поскольку задачи 2, 3 и 4 были завершены,
в столбце Indicators (Индикаторы) для этих задач поставлен флажок, а
индикаторы хода выполнения внутри отрезков Ганта, которые соответствуют этим задачам, продлены на всю их длину. Задача 5 выполнена
лишь частично.

Ввод процентного значения выполнения задачи
Сценарий: работа над выпуском новой книги продолжается. Выполнена еще
часть работ, и это надо внести в план в виде процентов. Продолжая работать с
планом SimpleTrackActuals, выполните следующие действия:
1. Установите для следующих задач процент выполнения, равный 100:
„„5, Design and order marketing material (Разработка и заказ рекламных

материалов);
„„6, Planning complete! (Планирование завершено!);
„„8, Kickoff book launch meeting (Собрание перед выходом книги).
185

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Project запишет фактические трудозатраты для этих задач согласно расписанию и нарисует индикатор хода выполнения по всей длине отрезков
Ганта, как показано на рис. 8­11.

Рис. 8-11. Запись о завершении работы на 100 % позволяет быстро
зафиксировать тот факт, что задача была выполнена по расписанию,
без отклонений
Поскольку задача­веха 6 не имеет длительности, ее вид на диаграмме
Ганта никак не изменился (в то время как вид задач 5 и 8 изменился).
Но в столбце Indicators (Индикаторы) проставлены флажки завершения
работы для всех трех задач.
2. Задайте для задачи 9 Prepare book P&L statement (Подготовить отчет о
доходах и расходах) процент выполнения, равный 50, а затем наведите указатель на ее индикатор выполнения. На рис. 8­12 видна экранная
подсказка задачи.

Рис. 8-12. Наведите указатель мыши на индикатор хода выполнения внутри
отрезка Ганта для частично выполненной задачи, чтобы увидеть ее ключевые
показатели в виде всплывающей подсказки
Обратите внимание, что задача 9 началась только 26 января, спустя
1 день после завершения предыдущей задачи. Это объясняется исключением в календаре, 25 января объявлено нерабочим днем.

Ввод фактических значений для задач
Сценарий: прошло еще несколько дней, работа над выпуском новой книги
продолжается. Ресурсы, выполняющие работу, повлияли на фактический ход
ее выполнения, который несколько отличается от плана. Поэтому надо запи186

Практические задания

сать эти фактические данные и посмотреть, как они скажутся на всем плане. Продолжая работать с планом SimpleTrackActuals, выполните следующие
действия:
1. В таблице Tracking (Отслеживания) отметьте, что на выполнение задачи 9 в общей сложности потребовалось 24 часа работ.
Это больше исходной длительности, равной 16 часам. Project отмечает
задачу как выполненную и удлиняет отрезок Ганта для этой задачи, чтобы указать ее большую длительность. Полученный результат показан на
рис. 8­13.

Рис. 8-13. Когда вы записываете фактическую длительность,
Project выделяет изменения, что позволяет увидеть, как изменился
план после ввода фактических значений
2. Используйте параметры в диалоговом окне Update Tasks (Обновление
задач), которое показано на рис. 8­14, чтобы записать, что задача 10 началась с опозданием на один рабочий день (27 января) и на ее выполнение потребовалось в общей сложности семь дней.

Рис. 8-14. При записи фактической длительности следует также
записать фактическую дату начала, если она отличается от запланированной
3. Щелкните по кнопке ОК.
Project записывает фактические значения задачи и отмечает ее как
выполненную. Обновленные значения будут добавлены к значениям
суммарной задачи Internal Launch Phase (Этап внутреннего выпуска)
(задача 7) и суммарной задачи проекта (задача 0), на что указывают выделения изменений, показанные на рис. 8­15.
187

Глава 8: Отслеживание хода выполнения проекта: основные приемы

Рис. 8-15. Фактические значения, которые вы записываете на уровне задачи,
добавляются к ее суммарной задаче и к суммарной задаче проекта
4. Используйте параметры в диалоговом окне Update Tasks (Обновление
задач) для задачи 11. Выполнение этой задачи началось вовремя, ее фактическая длительность составила три дня, но для ее завершения потребуется еще пять дней. (Не забудьте после ввода фактической длительности ввести новое значение оставшейся.)
Как показано на рис. 8­16, общая длительность задачи теперь составит
восемь дней: три дня фактической длительности плюс пять дней оставшейся длительности.

Рис. 8-16. Если вы не укажете фактическую дату начала, Project будет считать,
что задача запущена по плану
Поскольку вы не указали фактическую дату начала, Project предполагает,
что задача запущена по плану. Однако введенная вами фактическая длительность и обновленное значение оставшейся длительности вынудили
программу вычислить новую дату окончания.

188

Часть III

Расширенные методы
планирования
ГЛАВА 9
Тонкая настройка планирования задач…………………....…..…191
ГЛАВА 10
Тонкая настройка задач……………………………………..…….....225
ГЛАВА 11
Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей……….........243
ГЛАВА 12
Тонкая настройка плана проекта…………………………...……...271
ГЛАВА 13
Организация данных проекта…………………………..…......……297
ГЛАВА 14
Отслеживание хода выполнения: расширенные
возможности.......................................................................329
ГЛАВА 15
Просмотр и представление отчета о состоянии проекта..…...353

189

Тонкая настройка
планирования
задач

Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из
папки Project2019SBS\Ch09. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
В третьей части вы завершите полный жизненный цикл проекта (планирование, отслеживание
хода выполнения и реакция на отклонение), как
делали это во второй части. Однако в третьей
части вы подробнее изучите набор функций
Project 2019 для решения более сложных задач.
Эта глава и глава 10 познакомят вас с широким
набором функций, которые используются на более глубоком уровне управления задачами. В данной главе рассматриваются основные функции
планирования задач, включая связи между задачами, ограничения и типы задач.
В этой главе рассказывается о процедурах, связанных с определением взаимосвязей задач с помощью функции Task Path (Последовательность
задач) и их настройкой, управлением планированием задач с помощью ограничений, прерыванием работы над задачей, настройкой рабочего
времени для отдельных задач, управлением планированием задач с помощью типов задач и просмотром деталей планирования задач с помощью
Task Inspector (Инспектор задач).

9
В этой главе:
„„определение

взаимо­
связи между задачами с
помощью функции Task
Path
(Последовательность задач);

„„настройка связи между

задачами;
„„управление планирова-

нием задач с помощью
ограничений;
„„прерывание работы над

задачей;
„„настройка

рабочего
времени для отдельных
задач;

„„управление планирова-

нием задач при помощи
их типа;
„„отображение

деталей
планирования задач с
помощью Task Inspector
(Инспектор задач).

191

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

СОВЕТ. При тонкой настройке планирования следите за изменения­
ми, выделенными голубым цветом (затенением фона ячеек). Они
показывают измененные значения по всему плану, связанные с тем,
что вы изменили расчетное значение для задачи, ресурса или назначения. Это автоматическое выделение изменений помогает понять,
как влияют на расписание ваши действия по настройке взаимосвязей
между задачами (или любое другое действие, вызывающее изменение даты в плане). Выделение изменений остается видимым, пока вы
не выполните другое действие или не сохраните файл.

Определение взаимосвязей между
задачами с помощью функции Task Path
При тонкой настройке связей между задачами необходимо следить, как задачи­предшественники влияют на планирование задач­последователей. В сложных планах не всегда просто визуально определить отношения предшественников и последователей. Особенно это касается случаев, когда у одной задачи
есть несколько предшественников или последователей.
Функция Task Path (Последовательность задач) использует окрашивание в
разные цвета отрезков диаграммы Ганта предшественников и последователей
выбранной задачи. Она также может различить среди других предшественников задачи управляющего предшественника (задачу, которая непосредственно
определяет дату начала этой задачи). (О задачах­предшественниках, имеющих
резерв времени и которые могут быть перенесены на другое время без изменения расписания задач­последователей, см. главу 10.) Функция Task Path
(Последовательность задач) также может делать то же самое для управления
задачами­последователями.
Выделение различным цветом, применяемое к управлению предшественниками и последователями, особенно полезно, когда вы сосредоточены на
управлении общей длительностью последовательности связанных задач. Без
применения выделения цветом определить путь к связанным задачам на диа­
грамме Ганта может быть не так просто. На рис. 9­1 вы видите стандартное
форматирование, при котором нет различий между предшественниками и последователями.
Чтобы определить цепочку предшественников какой­либо задачи, включите форматирование предшественников с помощью функции Task Path (Последовательность задач), как показано на рис. 9­2.

192

Определение взаимосвязей между задачами с помощью функции Task Path

Рис. 9-1. В этом представлении Диаграмма Ганта отрезки и связи всех задач
имеют одинаковые цвета, независимо от взаимосвязей предшественников и
последователей

9

Рис. 9-2. При форматировании с помощью функции Task Path (Последовательность
задач) отрезки Ганта предшественников задачи 29 окрашиваются в золотой цвет
У задачи может быть длинная цепочка предшественников, но какие из них
напрямую влияют на планирование задачи? Функция Task Path (Последовательность задач) может визуально различить этих управляющих предшественников, как показано на рис. 9­3.

193

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Рис. 9-3. При форматировании с помощью функции Task Path
(Последовательность задач) отрезки Ганта ведущих предшественников
задачи 29 выделяются темно­оранжевым цветом
Некоторые предшественники напрямую влияют на планирование задачи и
являются ее определяющими предшественниками. Любые изменения в расписании этих определяющих предшественников влияют на выбранную задачу.
Другие могут иметь некоторый временной резерв между ними и выбранной
задачей. Применяя функцию Task Path, можно легко определить, какие задачи в настоящий момент влияют на расписание выбранной задачи.
Функцию Task Path (Последовательность задач) можно использовать для
выделения как предшественников, так и последователей выбранной задачи,
как показано на рис. 9­4.

Рис. 9-4. При форматировании с помощью функции Task Path отрезки Ганта
последователей задачи 29 выделяются светло­фиолетовым цветом
194

Настройка связей между задачами

Project выделяет светло­фиолетовым цветом отрезки Ганта последователей
задачи.
Чтобы применить форматирование Task Path к предшественнику или
последователю задачи
1. В представлении Диаграмма Ганта щелкните по имени задачи.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков) щелк­
ните по кнопке Task Path и выберите нужные параметры.
Чтобы отключить форматирование Task Path
1. На вкладке Format в группе Bar Styles щелкните по кнопке Task Path и
выберите Remove Highlighting (Снять выделение).

Настройка связей между задачами
Вы, возможно, помните из главы 4, что в Project используется четыре типа
зависимостей, или связей, между задачами:
„„окончание–начало: дата окончания предшественника определяет дату

начала последователя;
„„начало–начало: дата начала предшественника определяет дату начала
последователя;
„„окончание–окончание: дата окончания предшественника определяет
дату окончания последователя;
„„начало–окончание: дата начала предшественника определяет дату
окончания последователя.
С помощью кнопки Link Tasks (Связать задачи) на вкладке Task (Задача) в
группе Schedule (Планирование) вы можете связать задачи. Project по умолчанию присваивает этим задачам связь «окончание–начало». Этот тип связи
подходит для многих задач, но, возможно, при настройке плана понадобится
изменить отношения между некоторыми задачами. Например, для приведенных ниже задач требуются отношения, отличающиеся от отношения «окончание–начало»:
„„вы можете приступить к настройке страниц одновременно с работой над

иллюстрациями для проекта по выпуску книги (связь «начало–начало»,
как показано на рис. 9­5). Общее время, необходимое для выполнения
двух задач, снижается, поскольку они выполняются параллельно;

Рис. 9-5. Связь «начало–начало» означает, что дата начала предшественника
определяет дату начала последователя
195

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

„„редакторская работа над книгой может начаться до того, как будет завер-

шена работа над рукописью, но она не может закончиться, пока рукопись
не будет готова. Вам нужно, чтобы две задачи завершились одновременно (связь «окончание–окончание», как показано на рис. 9­6).

Рис. 9-6. Связь «окончание–окончание» означает, что дата окончания
предшественника определяет дату окончания последователя
Связи между задачами должны отражать последовательность, в которой
необходимо выполнить работу. После того как вы установили правильные связи между задачами, можно точно настроить расписание, используя наложение
задач (время опережения) или задержку (время запаздывания) между датой
окончания предшественника и началом последователя.
При использовании связи «окончание–начало» между двумя задачами:
„„время опережения приводит к тому, что задача­последователь начина-

ется до завершения задачи­предшественника;
„„время запаздывания приводит к тому, что задача­последователь начи-

нается через некоторое время после завершения задачи­предшественника.
Рассмотрим пример того, как время опережения и запаздывания влияет
на связи между задачами. Предположим, что вы изначально запланировали
три задачи: редактирование, вычитка и внесение правок, используя стандартные связи «окончание–начало», предусмотренные в Project, как показано на
рис. 9­7.
Первоначально между задачами устанавливается
отношение «окончание–начало», поэтому начало задачи-последователя
назначается в момент окончания предшественника

Рис. 9-7. По умолчанию в Project между задачами
используется связь «окончание–начало»
Перед тем как приступить к выполнению задачи 2, нужно выделить дополнительный день для отправки отредактированной рукописи автору. Вы не хотите добавлять день к длительности задачи 1, потому что в этот день не будет
реальной работы. Вместо этого вы вводите задержку в один день между задачами 1 и 2, как показано на рис. 9­8.
196

Настройка связей между задачами
В результате этой задержки начало задачи-последователя
переносится на один день

Рис. 9-8. Чтобы отложить начало задачи­последователя,
добавьте к связи время задержки
А вот задача 3 может начаться, как толькозадача 2 будет выполнена наполовину. Чтобы это произошло, введите время опережения 50 % для связи между
задачами 2 и 3, как показано на рис. 9­9.
Время опережения планирует начало задачи-последователя
до завершения задачи-предшественника

Рис. 9-9. Чтобы начать выполнение задачи­последователя до окончания
предшественника, добавьте к связи время опережения
Вы можете вводить время опережения и запаздывания как в единицах времени, например 2 дня, так и в процентах от длительности задачи­предшест­
венника, например 50 %. Время запаздывания указывается в положительных
единицах, а время опережения – в отрицательных (например, –2d или –50 %).
Можно применять время опережения или запаздывания к любому типу связей
между задачами: «окончание–начало», «начало–начало» и т. д.
СОВЕТ. Настройка связей между задачами и ввод времени опережения или запаздывания, где это необходимо, – отличные способы
для тонкой настройки связей между задачами и получения желаемых
результатов. Однако Project не может автоматически вносить такие
корректировки в план. Будучи руководителем проекта, вы должны
анализировать последовательности и связи между задачами и вносить изменения на свое усмотрение.
Время опережения или запаздывания можно вводить: в диалоговом окне
Task Information (доступно на вкладке Task), в столбце Predecessors таблицы Entry; в Task Form (Форма задач) (отображается при щелчке по команде Details на вкладке View в группе Split View); в диалоговом окне Task
Dependency (открывается двойным щелчком по линии связи между отрезками Ганта).
197

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Чтобы изменить тип связи между задачами
1. Выберите задачу­последователь, которую вы хотите изменить.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) нажмите кнопку
Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Task Information, содержащее сведения о выбранной в данный момент задаче.

СОВЕТ. Быстро открыть диалоговое окно Task Information можно,
дважды щелкнув по имени задачи.

3. Щелкните по вкладке Predecessors (Предшественники).
4. На этой вкладке в столбце Type (Тип) задачи­предшественника выберите нужный тип связи и щелкните по кнопке ОК.
5. Еще раз OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Чтобы добавить время опережения или запаздывания между связанными задачами
1. Выберите задачу­последователь, к которой вы хотите добавить время
опережения или запаздывания.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) нажмите кнопку
Information (Сведения).
3. В диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче) перейдите на
вкладку Predecessors (Предшественники). В поле Lag (Запаздывание)
задачи­предшественника введите желаемое значение опережения (указываются отрицательные значения) или запаздывания (указываются положительные значения). Значения опережения или запаздывания могут
быть количеством рабочих дней (например, –2d или 3d) или процентом
от длительности задачи­предшественника (например, –25 % или 50 %).

Управление планированием задач
с помощью ограничений
На каждую задачу, которую вы вводите в Project, могут быть наложены какие­
либо ограничения. Ограничение определяет степень, в которой автоматически
планируемая задача может быть перепланирована. Управлять деталями ограничений можно только для автоматически планируемых задач. При работе с
планируемой вручную задачей нельзя изменить тип ограничения или указать
дату ограничения: Project не выполняет планирование этого типа задач, по198

Управление планированием задач с помощью ограничений

этому ограничения не окажут эффекта. Дополнительные сведения о задачах,
планируемых вручную и автоматически, см. в главе 4.
Ограничения делятся на три категории:
„„гибкие ограничения. Project может изменить даты начала и окончания

задачи. Тип ограничения, который используется программой по умолчанию, заставляет задачи запускаться как можно скорее. Этот тип гибкого
ограничения называется Как можно раньше. Гибкие ограничения не привязаны к какой­либо дате. Project не указывает никаких индикаторов, и
в столбце Indicators (Индикаторы) для гибких ограничений ничего не
отображается;
„„полугибкие ограничения. Этот тип ограничения накладывает ограни-

чение на дату начала или окончания задачи. Однако в границах данного ограничения можно проводить гибкое планирование, позволяющее
изменять даты начала и окончания задачи. В качестве примера рассмот­
рим задачу, которая должна завершиться не позднее 22 июня 2023 г., но
может завершиться и раньше этой даты. Полугибкие ограничения иногда
называют мягкими, или умеренными. Когда на задачу накладывают полугибкое ограничение, Project отображает специальный индикатор ограничения (похожий на календарь) в столбце Indicators (Индикаторы);
„„негибкие ограничения. При использовании этого типа ограничения

задача должна начинаться или заканчиваться в строго определенный
день. Например, можно указать, что задача должна завершиться 16 нояб­
ря 2023 года. Негибкие ограничения иногда называют жесткими. Когда
на задачу наложено негибкое ограничение, Project отображает индикатор ограничения в столбце Indicators (Индикаторы). Как показано на
рис. 9­10, можно навести указатель на индикатор ограничения, чтобы
отобразить сведения об ограничении на экранной подсказке.
Наведите указатель на индикатор ограничения
в столбце Indicators, чтобы увидеть тип ограничения и дату

Рис. 9-10. Используйте экранную подсказку, чтобы получить подробную
информацию об ограничении
В Project используются восемь типов ограничений задач, которые приведены в следующей таблице.
199

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Категория
ограничения

Тип
ограничения

Гибкое

Как можно
раньше

Project планирует начать выполнение задачи как можно
скорее.
Этот тип ограничения по умолчанию применяется ко
всем новым задачам при планировании от даты начала
проекта.
Это ограничение не привязано к какой­либо дате

Гибкое

Как можно
позже

Project планирует начать выполнение задачи как можно
позже.
Этот тип ограничения по умолчанию применяется
ко всем новым задачам при планировании от даты
окончания проекта.
Это ограничение не привязано к какой­либо дате

Полугибкое

Начало
не ранее

Project планирует начало задачи на указанную вами
дату ограничения или позднее. Используйте этот тип
ограничения, чтобы гарантировать, что задача не
начнется ранее определенной даты

Полугибкое

Начало
не позднее

Project планирует запуск задачи не позднее указанной
вами даты. Используйте этот тип ограничения, чтобы
гарантировать, что выполнение задачи не начнется
после определенной даты

Полугибкое

Окончание
не ранее

Project планирует завершение задачи на указанную
вами дату ограничения или позднее. Используйте этот
тип ограничения, чтобы гарантировать, что задача не
будет завершена до определенной даты

Полугибкое

Окончание
не позднее

Project планирует завершение задачи не позднее ука­
занной вами даты. Используйте этот тип ограничения,
чтобы гарантировать, что задача будет завершена не
позднее определенной даты

Негибкое

Фиксированное
начало

Project планирует запуск задачи на указанную вами дату.
Используйте этот тип ограничения, чтобы гарантиро­
вать, что задача начнется точно в указанную дату

Негибкое

Фиксированное
окончание

Project планирует завершение задачи на указанную
вами дату. Используйте этот тип ограничения, чтобы
гарантировать, что задача будет завершена точно в
указанную дату

Описание

Эти три типа ограничений по­разному влияют на расписание задач:
„„гибкие ограничения. Эти ограничения, например «Как можно рань-

ше», позволяют планировать задачи без каких­либо ограничений, помимо их связей с предшественниками и последователями и даты начала
проекта (для ограничений «Как можно раньше») или даты окончания
200

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Управление планированием задач с помощью ограничений

(для ограничений «Как можно позже»). Эти типы ограничений не приводят к появлению фиксированных дат начала или окончания. По возможности используйте данные типы ограничений. На рис. 9­11 показан
пример гибкого ограничения «Как можно раньше».

Как можно
раньше (КМР)

Рис. 9-11. Ограничение «Как можно раньше» обеспечивает
максимальную гибкость планирования
Предположим, что задачи A и B связаны, а к задаче B применено ограничение «Как можно раньше». Если продолжительность задачи A сокращается или увеличивается, дата начала задачи B автоматически изменяется соответствующим образом;
„„полугибкие ограничения. Эти ограничения, например «Начало не

ранее» или «Начало не позднее», позволяют перепланирование задачи
только в пределах указанного вами ограничения. См. рис. 9­12, где приводится пример ограничения «Начало не ранее».

Ограничение
по дате

Начало
не ранее (ННР)

Рис. 9-12. Ограничение «Начало не ранее» не позволяет
перенести дату начала задачи на более позднюю
201

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Из рисунка понятно, что задачи A и B связаны и на задачу B наложено
ограничение «Начало не ранее»; она должна начаться не ранее четвертого дня. Если длительность задачи A уменьшается, дата начала задачи B останется прежней. Если же длительность задачи A увеличивается,
Project автоматически смещает дату начала задачи B;
„„негибкие (жесткие) ограничения. Эти ограничения, например «Фикси-

рованное начало», не позволяют перепланировать задачу (см. рис. 9­13).
Используйте данный тип ограничений только в случае крайней необходимости.

Фиксированное
начало (ФН)

Рис. 9-13. Ограничение «Фиксированное начало» «прикрепляет» дату начала
задачи к определенной дате, исключая возможность планирования
В этом примере задачи A и B связаны, а для задачи B установлено ограничение «Фиксированное начало», привязавшее дату начала задачи к
4­му дню. Если длительность задачи A уменьшается или увеличивается,
дата начала задачи B не меняется.
В зависимости от того, что вам нужно от Project, вы применяете к задачам
своего проекта тот или иной тип ограничения. Используйте негибкие ограничения, только если даты начала или окончания задачи определяются факторами, не зависящими от проектной команды. Это могут быть действия по
передаче обслуживания клиентам и окончание периода финансирования. Для
задач, не имеющих таких условий, используйте гибкие ограничения. Гибкие
ограничения обеспечивают максимальную свободу действий при настройке
дат начала и окончания, а также позволяют Project корректировать даты при
изменении плана проекта. Например, если вы используете ограничения «Как
можно раньше» и длительность задачи­предшественника меняется с четырех
202

Управление планированием задач с помощью ограничений

дней на два, Project скорректирует или сдвинет даты начала и окончания всех
задач­последователей. Однако если на задачу­последователь наложено жесткое ограничение, Project не сможет изменить эти даты.
Вот еще несколько советов, которые нужно помнить, при применении ограничений к задачам:
„„при вводе даты окончания задачи (например, в столбец Finish) на задачу

накладывается ограничение «Окончание не ранее»;
„„при вводе даты начала задачи (например, в столбец Start) или при пере-

таскивании отрезка Ганта непосредственно на диаграмме Ганта к задаче
применяется ограничение «Начало не ранее»;
„„во многих случаях ввод даты крайнего срока является лучшей альтерна-

тивой, чем ввод полугибких или жестких ограничений. С датами крайних сроков вы будете работать в главе 10;
„„если вы вводите ограничение по дате, но не указываете время, Project

использует в качестве времени начала или окончания значение Default
Start Time (Время начала по умолчанию) или Default End Time (Время окончания по умолчанию) соответственно, которые установлены
на вкладке Schedule (Расписание) диалогового окна Project Options
(Параметры Project). (Чтобы открыть это диалоговое окно, щелкните
по вкладке File (Файл) и в представлении Backstage щелкните Options
(Параметры).) Время начала по умолчанию – 8:00 утра. Если вы хотите запланировать запуск задачи с наложенным ограничением на другое
время, введите это время вместе с датой начала. Например, если вы хотите запланировать запуск задачи в 10:00 утра 19 июля 2023 г., введите
July 19 23 10AM в поле Start (Начало);
„„наложение на задачи полугибких или негибких ограничений в допол-

нение к связям между задачами может привести к образованию так
называемого отрицательного временного резерва. Предположим, что
у вас есть задача­последователь, которая связана отношением «окончание–начало» со своим предшественником. Если вы вводите ограничение «Фиксированное начало» для последователя и указываете дату более
раннюю, чем дата окончания предшественника, то это приведет к появлению отрицательного временного резерва и конфликту расписания.
По умолчанию введенные ограничения имеют больший приоритет, чем
межзадачные связи. Однако при желании можно настроить Project так,
чтобы связи превалировали над ограничениями. Для этого в диалоговом
окне Project Options (Параметры Project) на вкладке Schedule (Расписание) снимите флажок Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates
(Даты ограничений для задач всегда соблюдаются);
„„при планировании проекта от даты окончания, а не от даты начала при-

меняются другие ограничения. Например, по умолчанию на новые за203

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

дачи накладывается ограничение «Как можно позже» вместо «Как можно
раньше». Обратите особое внимание на ограничения при планировании
от даты окончания, чтобы убедиться, что вы получаете желаемый эффект.
Чтобы наложить ограничение на задачу
1. Выберите имя задачи, на которую вы хотите наложить ограничение.
ВАЖНО! Задача должна планироваться автоматически; ограничения
не применяются к задачам, планируемым вручную.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения).
СОВЕТ. Можно быстро открыть диалоговое окно Task Information
(Сведения о задаче), дважды щелкнув по имени задачи.
3. В диалоговом окне Task Information перейдите на вкладку Advanced
(Дополнительно).
4. В поле Constraint Type (Тип ограничения) выберите нужный тип ограничения.
5. Для всех типов ограничений, кроме «Как можно раньше» и «Как можно
позже», требуется ввести дату ограничения. В поле Constraint Date (Дата
ограничения) введите или выберите нужную дату, а затем щелкните по
кнопке ОК.
Чтобы снять ограничение с задачи
1. Выберите задачу, на которую наложено ограничение.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения).
3. В диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче) перейдите на
вкладку Advanced (Дополнительно).
4. В поле Constraint Type (Тип ограничения) выберите As Soon As Possible
(Как можно раньше) или As Late As Possible (Как можно позже) (при
планировании от даты окончания проекта) и щелкните по кнопке ОК.
ПОДСКАЗКА. Дата ограничения автоматически вернется в состояние
NA (Не доступно), после того как вы щелкнете по кнопке OK.

204

Прерывание работы над задачей

Прерывание работы над задачей
Предположим, вы знаете, еще только начиная работу над проектом, что работа
над какой­то задачей будет прервана. Чтобы учесть известные вам перерывы
в работе, вместо того чтобы вводить задачу несколько раз, можно разделить ее
на два или более сегментов. Можно разделить задачу в следующих ситуациях:
„„вы ожидаете прерывания выполнения задачи. Это может произойти, на-

пример, если объект, в котором должна быть выполнена задача, будет
недоступен во время ее выполнения;
„„задача неожиданно прерывается. Во время выполнения задачи ресур-

су пришлось прерваться, потому что какой­то другой вопрос стал более
приоритетным. Когда этот вопрос будет решен, ресурс может возобновить работу над задачей.
Как показано на рис. 9­14, для разделения задачи на несколько сегментов
можно использовать команду разделения или с помощью указателя мыши
перетаскивать по отрезку Ганта.
Команда Разделить задачу

9

Разделение, указывающее на прерывание работы над задачей, отображается
в виде пунктирной линии, соединяющей сегменты задачи

Рис. 9-14. Разделите задачу, чтобы учесть прерывание работы над ней
После разделения задачи Project рисует пунктирную линию между двумя
сегментами задачи в представлениях диаграммы Ганта.
Вот еще несколько советов при разделении задач:
„„вы можете перетащить сегмент разделенной задачи влево или вправо,

чтобы перепланировать разделение;
„„время разделения задачи, обозначенное пунктирной линией, не учиты-

вается в длительности задачи. Во время разделения никакой работы не
происходит;
205

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

„„вы можете скрыть пунктирную линию между сегментами, сняв флажок

Show Bar Splits (Показывать прерывания отрезков) в диалоговом окне
Layout (Макет). Доступ к этому диалоговому окну можно получить, щелк­
нув по кнопке Layout (Макет) в группе Format (Формат) на вкладке Format;
„„если длительность разделенной задачи изменяется, меняется ее послед-

ний сегмент;
„„если разделенная задача перепланирована (например, если ее дата нача-

ла изменилась), будут перепланированы все ее сегменты и приостановки, но их рисунок останется прежним;
„„выравнивание ресурсов или использование профилей назначений с течением времени может привести к разделению задач. Профили назначений рассматриваются в главе 11, а выравнивание ресурсов – в главе 12.
Чтобы разделить задачу на несколько сегментов
1. Если отрезок Ганта задачи не отображается в диаграмме, выберите имя
задачи, а затем на вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование) выберите команду Scroll to Task (Перейти к задаче).
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) щелкните
по кнопке Split Task (Разделить задачу) (похожа на сломанный отрезок
Ганта), чтобы отобразить экранную подсказку и переключить указатель
мыши в режим разделения задачи.
3. Наведите указатель мыши на отрезок Ганта нужной задачи (но не щелкайте) до тех пор, пока начало нужного разделения не появится на экранной подсказке.
4. Щелкните и перетаскивайте указатель мыши вправо до тех пор, пока
желаемая дата начала нового сегмента не отобразится на экранной подсказке. Отпустите кнопку мыши.
СОВЕТ. Если вы не получили желаемого результата, то можете отменить разделение (нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z) и попробуйте
снова.
Чтобы перепланировать второй сегмент разделенной задачи
1. Перетащите второй или более поздний сегмент задачи на новую дату
начала.
СОВЕТ. Если вы перетащите первый сегмент разделенной задачи,
то тем самым перепланируете всю задачу и установите для задачи
ограничение Начало не ранее. Чтобы настроить разделение между
первым и вторым сегментами разделенной задачи, перетаскивайте
второй сегмент, а не первый.

206

Настройка рабочего времени для отдельных задач

Чтобы снова объединить два сегмента разделенной задачи
1. Перетаскивайте один из сегментов задачи, пока он не соприкоснется с
другим.

Настройка рабочего времени
для отдельных задач
Иногда может понадобиться, чтобы конкретная задача выполнялась не в то
время, которое указано в календаре проекта. Или, возможно, вы хотите, чтобы
задача выполнялась вне обычного рабочего времени назначенного ресурса,
определенного его календарем.
В таких случаях задаче назначается свой календарь. Укажите, какой базовый
календарь нужно использовать для такой задачи. Календарь задачи вам может
понадобиться в следующих ситуациях:
„„вы используете базовый календарь Standard (Стандартный) в качестве

календаря проекта, где указано рабочее время с 8:00 до 17:00, а у вас есть
задача, которая должна выполняться в ночное время;
„„у вас есть задача, которую необходимо выполнить в определенный день

недели;
„„у вас есть задача, которая должна быть выполнена на выходных.

В отличие от ввода ресурсов, при вводе новых задач Project не создает для
них календари. (Если вам нужно освежить в памяти информацию о календарях
ресурсов, см. главу 5.) Если это необходимо, вы присваиваете задаче базовый
календарь. Это может быть календарь, который предоставляет Project, или новый базовый календарь, который создаете вы сами.
СОВЕТ. Одним из преимуществ создания нового календаря путем
копирования базового календаря Standard (Стандартный) является
то, что все нерабочие дни­исключения, которые вы уже ввели, например праздники, в нем также отобразятся. Однако любые последующие изменения, внесенные в какой­нибудь календарь, не повлияют
на другие календари.
Project планирует работу задач, которые имеют как календарь, так и назначенные ресурсы, в то время, которое является общим и для календаря задачи,
и для календарей ресурсов. Если календари не имеют общего рабочего времени, Project выводит предупреждение при назначении задаче календаря или
ресурса.
207

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Когда вы назначаете задаче календарь, то можете указать Project игнорировать календари всех назначенных ей ресурсов. Тогда Project планирует работу
ресурсов над задачей в соответствии с календарем задачи, а не с их собственными календарями (например, работать 24 часа в сутки).
Чтобы создать новый базовый календарь
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Change Working Time (Изменить рабочее время), чтобы открыть
диалоговое окно с тем же именем.
2. В этом диалоговом окне щелкните по кнопке Create New Calendar (Соз­
дать новый календарь); откроется диалоговое окно создания нового базового календаря, показанное на рис. 9­15.

Рис. 9-15. Создавая новый базовый календарь, дайте ему имя,
понятное любому, кто с ним работает
3. В поле Name (Название) введите название нового базового календаря, а
затем выполните одно из следующих действий:
„„чтобы создать новый календарь с рабочим временем с понедельника

по пятницу с 8:00 до 17:00, щелкните по кнопке Create New Calendar
(Создать новый календарь);
„„чтобы создать новый календарь, который соответствует существующему базовому календарю, выберите параметр Make a copy of (Соз­
дать копию), а затем выберите нужный базовый календарь из списка.
4. Щелкните по кнопке ОК.
5. Чтобы ввести сведения о рабочем времени для этого нового календаря, в
диалоговом окне Change Working Time (Изменение рабочего времени)
на вкладках Exceptions (Исключения) и Work Weeks (Рабочие недели)
введите конкретные исключения из рабочего времени или внесите в календарь необходимые глобальные изменения.
6. Нажмите по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Чтобы применить базовый календарь к задаче
1. Выберите имя задачи, в которой вы хотите использовать календарь.
208

Настройка рабочего времени для отдельных задач

2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните
по кнопке Information (Сведения); откроется диалоговое окно Task
Information (Сведения о задаче), показанное на рис. 9­16.

Рис. 9-16. Используйте поле Calendar (Календарь) в диалоговом окне
Task Information (Сведения о задаче) для выбора базового календаря

9

3. Откройте вкладку Advanced (Дополнительно).
4. В поле Calendar (Календарь) выберите базовый календарь из списка доступных.
5. Выберите пункт Scheduling ignores resource calendars (Не учитывать
календари ресурсов при планировании), чтобы назначенные ресурсы
работали в соответствии с календарем задачи.
6. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Project применит к задаче базовый календарь; для этой задачи базовый календарь –
это ее календарь. В столбце Indicators (Индикаторы) появится значок
календаря, напоминающий о том, что эта задача имеет свой календарь.
7. Чтобы просмотреть сведения о календаре, наведите указатель мыши на
значок календаря. Появится всплывающая подсказка, содержащая сведения о календаре, как показано на рис. 9­17.

Рис. 9-17. Используйте экранную подсказку, чтобы увидеть имя календаря
209

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Управление планированием задач
при помощи их типа
Возможно, вы помните из главы 6, что Project использует следующую формулу
для вычисления трудозатрат по задаче:
Длительность × Единицы назначения = Трудозатраты.
Каждое значение в этой формуле соответствует типу задачи. Тип задачи
определяет, какое из трех значений останется фиксированным, если два других изменятся. Вы можете менять тип задачи, чтобы лучше контролировать
планирование при изменении трудозатрат, длительности или единиц назначения.
Тип задачи, используемый по умолчанию, – это Fixed units (Фиксированный
объем ресурсов): если вы измените длительность задачи, Project пересчитает
трудозатраты. Аналогичным образом, если вы измените трудозатраты задачи,
Project пересчитает ее длительность. В любом случае это не повлияет на значение единиц назначения.
Два других типа задач – это Fixed duration (Фиксированная длительность) и
Fixed work (Фиксированные трудозатраты). Для этих типов задач при обработке
изменений в расписании Project записывает наибольшее значение единиц для
каждого назначения в поле Peak (Пиковые единицы).
Для задачи с фиксированными трудозатратами:
„„вы можете изменить значения единиц назначения. Project пересчитает

длительность;
„„вы можете изменить значения длительности. Project пересчитает пико-

вые единицы. На значение единиц назначения это не влияет.

ВАЖНО! Нельзя отключить планирование с фиксированным объемом
работ для задачи с фиксированными трудозатратами. Если вам нужно
освежить в памяти сведения о планировании с фиксированным объ­
емом работ, обратитесь к главе 6.

Для задачи с фиксированной длительностью вы можете изменить:
„„значения единиц назначения. Project пересчитает трудозатраты;
„„значения трудозатрат. Project пересчитает пиковые единицы. На значе-

ния единиц назначения это не влияет.
210

Управление планированием задач при помощи их типа

ВАЖНО! Нельзя изменить тип задачи, планируемой вручную. Такое
изменение применимо только к автоматически планируемым задачам. Если вам нужно освежить в памяти сведения о задачах, планируемых вручную, см. главу 4.
Вы можете изменить тип задачи в любое время. Обратите внимание, даже
если задача относится к типу с фиксированным значением, это не означает,
что значения длительности, единиц назначения или трудозатрат нельзя изменить. Вы можете изменить любое значение для любого типа задачи.
Какой тип подходит для ваших задач? Это зависит от того, как вы хотите,
чтобы Project планировал эту задачу. На рис. 9­18 представлена таблица изменений значений и полученные результаты в зависимости от типа задачи.
и вы меняете…
Длительность

Если тип задачи…

Фиксированная
длительность
Фиксированный
объем ресурсов
Фиксированные
трудозатраты

Единицы
назначения

Трудозатраты

Трудозатраты Трудозатраты

Пиковые
единицы

Трудозатраты Длительность

Длительность

Пиковые
единицы

…тогда Project
пересчитывает

Длительность Длительность

Рис. 9-18. В этой таблице, которая работает как таблица умножения,
приведены результаты изменения любого значения для задачи любого типа
Глядя в эту таблицу, вы можете понять, какие значения пересчитываются
при изменении других:
„„если у вас задача с фиксированной длительностью, пересчитываются

трудозатраты, пока вы их не измените, – тогда Project пересчитает пиковые единицы;
„„если у вас задача с фиксированным объемом ресурсов, пересчитывается

длительность, пока вы не измените ее, – тогда Project пересчитает трудозатраты;
„„если у вас задача с фиксированными трудозатратами, пересчитывается

длительность, пока вы не измените ее, – тогда Project пересчитает пиковые единицы.
Изменение типа задачи не оказывает сиюминутного влияния на план. Чтобы лучше понять влияние типов задач, рассмотрим пример того, как типы задач определяют способ перепланирования задач в ответ на изменение длительности, трудозатрат или единиц назначения.
Рассмотрим план выпуска новой книги, который можно отобразить в настраиваемом представлении Task Usage (Использование задач) (с добавлением
211

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

поля Peak (Пиковые единицы)) и Task Form (Форма задач). С помощью этого
сочетания представлений можно увидеть трудозатраты, длительность, единицы назначения и пиковые единицы. В этом примере основное внимание уделяется задаче 8 Редактура. Как показано на рис. 9­19, тип задачи – Fixed units
(с фиксированным объемом ресурсов), который используется по умолчанию.

Рис. 9-19. В этом настраиваемом представлении можно увидеть
трудозатраты, длительность, единицы назначения и пиковые единицы
для выбранной задачи

Единицы назначения, пиковые единицы
и вычисление единиц назначения
В более ранних версиях Project начальная величина единиц назначения ресурса могла изменяться, что приводило к неожиданным результатам при расчете назначений. Project изменил это поведение, начиная с
Project 2010. Теперь программа отслеживает как назначенную величину
единиц ресурса, так и расчетное, пиковое значение.
Project использует величину единиц назначения при первоначальном и при последующем перепланировании задачи и сообщает максимальное значение в качестве пиковой загрузки. Пиковая загрузка – это
наивысшая расчетная величина единиц назначения ресурса после первоначального вычисления. Рассмотрим пример: вы назначили ресурс в
100 % однодневной задаче с фиксированным объемом ресурсов. Project
поймет, что это 8 часов трудозатрат. Однако если вы затем назначили
10 часов фактических трудозатрат этой задаче, то предыдущие версии
программы, выпущенные до Project 2010, изменили бы значение единиц
назначения на 120 %, чтобы расчет назначения был точным. Если бы вы
затем добавили дополнительные трудозатраты или изменили бы длительность задачи, Project запланировал бы задачу, используя величину
120 % единиц назначения, – вероятно, это не тот результат, который вам
нужен. Однако Project 2010 и более поздние версии фиксируют пиковое
значение 120 %, но если впоследствии вы добавляете трудозатраты или
изменяете длительность задачи, Project использует исходное значение в
100 % вместо 120 % для перепланирования задачи.
212

Управление планированием задач при помощи их типа

Задача 8 с типом по умолчанию «Фиксированный объем ресурсов» имеет
общий объем трудозатрат, равный 240 часов, величину единиц назначения ресурсов, равную 200 % (т. е. два редактора работают полный рабочий день) и
длительность, равную 15 дням. Если вы увеличиваете длительность задачи до
20 дней, то взгляните, как это повлияет на другие значения.
После изменения длительности задачи до 20 дней Project увеличивает трудозатраты до 320 часов. Изменяется подсветка полей Work (Трудозатраты) и
Finish (Дата окончания), как показано на рис. 9­20.

Рис. 9-20. Для задачи с фиксированным объемом ресурсов изменение
длительности заставляет Project пересчитать трудозатраты

9

Как и ожидалось, величина единиц назначения для этого типа задачи не изменилась.
Теперь посмотрим, что происходит, если вы меняете тип исходной задачи
длительностью в 15 дней и с трудозатратами, равными 240 часам, на тип с
фиксированной длительностью и изменяете значение ее трудозатрат. После
изменения трудозатрат задачи до 320 часов Project обновит пиковое значение
единицы, но оставит длительность такой же (см. рис. 9­21).

Рис. 9-21. Для задачи с фиксированной длительностью изменение трудозатрат
заставляет Project пересчитать пиковые единицы
В поле Peak для ресурса Copyeditors’ (Редакторы) увеличится значение пиковых единиц до 267 %. Это значение отражает изменение расписания, в то же
213

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

время сохраняется исходное значение единиц назначения, равное 200 %, как
показано в Task Form (Форма задач).
Изменение типа задачи, которое используется по умолчанию, позволяет
«зафиксировать» то, как Project обрабатывает одну из трех переменных назначения при изменении какой­либо из двух других. Однако последнее слово
всегда остается за вами, и вы можете скорректировать обработку изменяющихся переменных назначения с помощью кнопки Actions (Действия), которая показана на рис. 9­22. (Если вам нужно освежить в памяти информацию об
использовании этой кнопки, см. главу 6.)

Рис. 9-22. Независимо от типа задачи вы можете точно настроить
реакцию Project на изменение расписания с помощью
кнопки Actions (Действия)
Выполняя тонкую настройку планов в Project, вы поймете, что иногда прос­
то нужно использовать кнопку Actions (Действия), чтобы быстро скорректировать реакцию Project на изменение расписания. В других случаях вам может
потребоваться изменить тип задачи, чтобы следить за тем, как Project будет
вносить изменения.

Типы задач и планирование effort­driven
Многие приходят к неверному выводу, что тип задач и планирование
effort­driven (с фиксированным объемом работ) связаны между собой
более тесно, чем это есть на самом деле. То и другое может влиять на
расписание. При использовании определенного типа задачи происходит
перепланирование расписания всякий раз, когда вы изменяете трудозатраты, длительность или число единиц задачи. Планирование effort­
driven (с фиксированным объемом работ) влияет на расписание только
при назначении или удалении ресурсов задач. Для получения дополнительной информации о планировании effort­driven см. главу 6.

214

Просмотр деталей планирования задач с помощью Task Inspector

Чтобы просмотреть или изменить тип задачи
1. Выберите имя задачи, тип которой вы хотите изменить. Задача должна
планироваться автоматически; типы задач не применяются к задачам,
планируемым вручную.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения).
3. В открывшемся диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче)
перейдите на вкладку Advanced (Дополнительно).
4. В поле Task Type (Тип задачи) выполните одно из следующих действий:
„„обратите внимание на текущий тип задачи;
„„выберите нужный вам новый тип задачи.

СОВЕТ. При желании в этом диалоговом окне вы можете изменить не
только тип задачи, но и установку планирования effort­driven. Чтобы
подтвердить свой выбор, убедитесь, что флажок снят (планирование
effort­driven отключено) или установлен (планирование effort­driven
включено). Помните, что этот параметр можно изменять только для
типов задач с фиксированным объемом ресурсов и фиксированной
длительностью.
5. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно Task Information (Сведения о задаче).
СОВЕТ. Вы можете увидеть тип задачи в представлении Task Form
(Форма задачи). Если ваш план находится в представлении, ориентированном на задачи, то, чтобы открыть представление Task Form,
установите флажок Details (Детали) на вкладке View (Вид) в группе
Split View (Комбинированный режим).

Просмотр деталей планирования задач
с помощью Task Inspector
Task Inspector (Инспектор задач) – это панель, которую можно отобразить в
проекте и которая вкратце показывает факторы планирования, влияющие на
выбранную задачу, как показано на рис. 9­23. Эти факторы включают в себя
связи задачи­предшественника, календари ресурсов, календари задач или
сочетание этих факторов. В некоторых случаях инспектор задач определя215

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

ет проблемы и меры по их устранению, например перегрузку ресурсов. Этой
проблемой вы займетесь в главе 12.

Рис. 9-23. На панели Task Inspector отображаются сведения о выбранной
задаче, а также в списке Actions (Действия) меры для решения
проблем с расписанием
Для примера рассмотрим задачу 22 Proof and review (Вычитка печатной
копии), предшественником которой является задача 20 Cover design (Дизайн
обложки). На панели Task Inspector показано, что Project предложил два
действия для решения проблемы с выделением лишних ресурсов: Move task to
resources’ next available time (Перенести задачу на следующее доступное время
ресурса) и View overallocated resources in Team Planner (Просмотреть лишние
ресурсы в Визуальном оптимизаторе ресурсов).

СОВЕТ. Представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов), предлагаемое в Task Inspector, доступно только в версии
Project Professional, но не в Project Standard. Более подробную информацию об этом представлении см. в главе 11.

Если элементы в инспекторе задач имеют гиперссылку, вы можете щелкнуть
по ним, чтобы получить о них подробную информацию. Например, можно
щелкнуть по имени назначенного ресурса в разделе Calendar, чтобы увидеть
календарь этого ресурса. Нет необходимости открывать инспектор задач для
изменения сведений о задаче, но он может быть очень полезен в работе.
216

Обзор навыков

Чтобы отобразить сведения о расписании задачи на панели Task
Inspector
1. Отобразите представление, ориентированное на задачи, например
представление Диаграмма Ганта.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Tasks щелкните по кнопке Inspect
(Проверить), чтобы открыть панель Task Inspector (Инспектор задач).
3. Щелкните на задаче. На панели Task Inspector показаны факторы планирования, которые влияют на выбранную задачу.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„определять связи между задачами с помощью функции Task Path;
„„настраивать связи между задачами;
„„управлять планированием задач с помощью ограничений;
„„прерывать работу над задачей;
„„настраивать рабочее время для отдельных задач;
„„управлять планированием задач с помощью типов задач;
„„просматривать детали планирования задач с помощью инспектора за-

дач.

217

9

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Практические задания
Учебные файлы для этих задач, ViewTaskPath и
ScheduleTasksAdvanced, находятся в папке Project2019SBS\Ch09.
ВАЖНО! Если вы используете Project Professional, Project Online
Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо этого
установите компьютерный режим. Для получения дополнительной
информации см. приложение C.

Определение связи между задачами с помощью
функции Task Path
Сценарий: на предстоящем собрании в издательстве Lucerne Publishing
вы хотите продемонстрировать в вашем плане выпуска новой детской книги некоторые более сложные зависимости между задачами. Откройте файл
ViewTaskPath и выполните следующие действия:
1. Примените команду Task Path (Последовательность задач) к задаче 29
Send to color house. Выделите сначала все задачи­предшественники, затем среди них определяющие, после этого задачи­последователи и, наконец, определяемые последователи. Результат показан на рис. 9­24.

Рис. 9-24. Применяя выделение с помощью команды
Task Path (Последовательность задач), вы можете более четко
различать связи задач в представлении Диаграмма Ганта
218

Практические задания

2. Снимите выделение Task Path (Последовательность задач).
3. Закройте учебный файл ViewTaskPath.

Настройка связей между задачами
Сценарий: вот­вот начнется редакторская и дизайнерская работа над новой
детской книгой. На данном этапе у вас есть первоначальный план проекта с
названиями задач, длительностями, взаимосвязями и назначениями ресурсов.
Теперь вам нужно выполнить тонкую настройку связей между задачами. Откройте файл ScheduleTasksAdvanced и выполните следующие действия:
1. Добавьте задержку между задачей 31 Print and ship и ее предшественником, задачей 30 Generate proofs, так, чтобы задача 31 начиналась через
три рабочих дня после завершения задачи 30.
2. Когда у задачи 9 Author review of copyedit оставшаяся длительность будет
равна 25 %, наложите на нее задачу­последователя 10 Copyedit incorp.
Подсказка: помните, что опережение вводится отрицательными значениями, как показано на рис. 9­25.

Рис. 9-25. Project рассматривает отрицательное значение
задержки как время опережения
3. Измените связь между задачей 14 Interior illustration design и ее предшест­
венником, задачей 13 Set pages, на «начало–начало». На рис. 9­26 показаны результаты шагов 2 и 3.

Рис. 9-26. Так выглядит связь «окончание–начало» со временем опережения и
связь «начало–начало» в представлении Диаграмма Ганта
219

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

Управление планированием задач с помощью
ограничений
Сценарий: задача по выходу новой детской книги не может начаться так
рано, как вы ожидали. Тэду Орману, автору детской книги, нужно вычитать
свою книгу; эта работа относится к задаче 16 Proofread and index. Однако Тэд
сообщил вам, что из­за графика поездок он не сможет начать вычитку до
20 июля, а эта дата – более поздняя, чем та, что запланирована на данный момент времени. Продолжая работать с планом ScheduleTasksAdvanced, выполните следующие действия:
1. Примените ограничение «Начало не ранее» со значением 20 июля 2023 г.
к задаче 16.
2. Наведите указатель мыши на значок в столбце Indicators (Индикаторы),
чтобы просмотреть подробные сведения об ограничении в экранной
подсказке, как показано на рис. 9­27.

Рис. 9-27. После применения ограничения «Начало не ранее» наведите
указатель мыши на индикатор ограничения, чтобы увидеть его детали

Прерывание работы над задачей
Сценарий: вы узнали, что работа над одной из задач в вашем проекте по выходу новой детской книги будет прервана. Вы хотите учесть это в плане, указав
прерывание, во время которого не следует планировать работы, но сохранив
назначенные задаче значения трудозатрат без изменений. Продолжая работать с планом ScheduleTasksAdvanced, выполните следующие действия:
1. Разделите задачу 3 Content edit так, чтобы ее первый сегмент длился до
конца дня пятницы, 14 апреля, а второй сегмент начинался в четверг,
19 апреля. Результаты разделения показаны на рис. 9­28.

Рис. 9-28. Сегменты разделенной задачи соединены пунктирной линией
220

Практические задания

Настройка рабочего времени для отдельных задач
Сценарий: вам нужно отметить, что одна из задач в проекте по выпуску новой детской книги имеет более ограниченное рабочее время по сравнению с
остальными задачами. В план входит задача по передаче финальных оттисков
книги в фирму, которая готовит издание к коммерческой печати. Однако эта
фирма выполняет такие работы только с понедельника по среду. Продолжая
работать с планом ScheduleTasksAdvanced, выполните следующие действия:
1. Создайте новый базовый календарь с именем «Календарь задачи с понедельника по среду». Задайте параметры рабочей недели, чтобы понедельник, вторник и среда были обычными рабочими днями, а четверг и
пятница (и выходные) – нерабочими.
2. Примените базовый календарь «Календарь задачи с понедельника по
среду» к задаче 29 Передачав типографию и выберите Scheduling Ignores
Resource Calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании).
Календарь задач заставляет Project перенести задачу на следующий доступный рабочий день, то есть на следующий понедельник. В столбце
Indicators (Индикаторы) отобразится значок календаря, напоминающий о том, что к этой задаче применен календарь задачи.
3. Как показано на рис. 9­29, наведите указатель мыши на значок календаря в столбце Indicators (Индикаторы), чтобы просмотреть сведения о
календаре задачи в экранной подсказке.

Рис. 9-29. После выбора базового календаря задачи наведите
указатель мыши на индикатор календаря, чтобы увидеть его имя

Управление планированием задач при помощи их типа
Сценарий: тип задачи по умолчанию «Фиксированный объем ресурсов»
подходит для большинства задач в плане по выпуску новой книги. Однако вы
хотите, чтобы длительность одной из задач была фиксированной. Продолжая
работать с планом ScheduleTasksAdvanced, выполните следующие действия:
221

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

1. Отобразите представление Task Usage (Использование задач) и Task
Form (Форма задач) на нижней панели, а затем в представлении Task
Usage (Использование задач) щелкните по задаче 24 Final review, как показано на рис. 9­30.

Рис. 9-30. Это комбинированное представление отображает тип
выбранной задачи, а также ее основные параметры планирования
Вы видите, что для задачи 24 задан тип «Фиксированный объем ресурсов», общие трудозатраты составляют 96 часов, общее значение единиц
назначения ресурсов равно 300 %, а длительность составляет 4 дня.
2. Измените тип задачи 24 на «Фиксированная длительность», а затем
в представлении Task Usage (Использование задач) увеличьте общие
трудозатраты до 120 часов, как показано на рис. 9­31.

Рис. 9-31. После добавления трудозатрат задаче с фиксированной длительностью
обратите внимание на изменения в расписании, обозначенные выделением
(заливка ячеек голубым цветом)
222

Практические задания

Как и ожидалось, длительность не изменилась, но общие трудозатраты
увеличились. Следовательно, назначенные ресурсы стали перегруженными. Пиковые единицы (их не видно в этом представлении, но см. набор практических заданий ниже) теперь для каждого ресурса равны
125 %. Ресурсы могут справиться с таким уровнем превышения доступности для этой задачи.

Отображение деталей планирования задач
с помощью Task Inspector
Сценарий: на совещании группы возникли некоторые вопросы, связанные с
определением того, что влияет на планирование отдельных задач. Чтобы прояснить это, вы будете использовать Task Inspector (Инспектор задач). Продолжая
работать с планом ScheduleTasksAdvanced, выполните следующие действия:
1. Убедитесь, что задача 24 Final review по­прежнему выбрана в представлении Task Usage (Использование задач). Затем откройте инспектор задач, как показано на рис. 9­32, для просмотра дополнительных сведений
об этой задаче.
Вы видите некоторые детали, включая пиковые единицы, отражающие
добавление трудозатрат в предыдущем практическом задании. Обратите внимание, что Project предлагает вам дополнительные действия,
которые вы можете предпринять, чтобы решить проблему превышения
уровня доступности ресурсов, которые работают за пределами своих
возможностей. Как руководитель проекта вы знаете об этой ситуации и
примете соответствующие меры в отношении этих ресурсов.

Рис. 9-32. Используйте инспектор задач, чтобы просмотреть подробные
сведения и устранить проблемы с планированием выбранной задачи
223

Глава 9: Тонкая настройка планирования задач

2. Щелкните по задаче 22 Proof and review и просмотрите сведения о ней в
инспекторе задач, как показано на рис. 9­33.

Рис. 9-33. В области Actions (Действия) панели Task Inspector (Инспектор
задач) предлагаются возможные решения для устранения некоторых проблем
планирования, таких как перегруженность ресурсов (обратите внимание, что
показанная здесь функция Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов)
доступна только в версии Project Professional, но не Project Standard)
Project указывает, что ресурсу Хэни Моркос назначено больше работы,
чем она способна выполнить из­за ее работы над другими задачами. Задача 22 завершается в тот же день, когда Хэни начинает работу над задачей 24, что приводит к перегрузке. Хэни знает об этом и может принять
меры для правильного распределения работы в этот день.
3. В инспекторе задач щелкните по имени ресурса Хэни Моркос, чтобы
просмотреть календарь ресурса.
4. Закройте диалоговое окно Change Working Time (Изменение рабочего
времени), а затем закройте Task Inspector.

224

Тонкая настройка
задач

Учебные файлы

10
В этой главе:

В этой главе используется учебный файл
FineTuneTasks из папки Project2019SBS\Ch10.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении.

„„ввод сроков выполне-

Вы продолжите подробно изучать функции
управления задачами, о которых узнали в предыдущей главе, но основное внимание будет уделено конкретным функциям, которые можно применить к отдельным задачам.

„„создание

Здесь описаны процедуры, связанные с вводом
сроков и фиксированных затрат, созданием повторяющейся задачи, просмотром критического
пути плана и планированием суммарных задач
вручную.

ния;
„„ввод

фиксированных
затрат;
повторяющейся задачи;

„„просмотр

критичес­
кого пути плана;

„„планирование

суммарных задач вручную.

Ввод сроков выполнения
Одна из распространенных ошибок новых пользователей Project заключается в том, что они
накладывают полугибкие или негибкие ограничения на слишком большое число задач в своих
планах. Это сильно ограничивает гибкость планирования. (Если вам нужно вспомнить, что такое ограничения задач, см. раздел «Управление
планированием задач с помощью ограничений»
в главе 9.)
225

Глава 10: Тонкая настройка задач

Во многих случаях наиболее подходящим вариантом является установка
крайнего срока выполнения задачи, т. е. определение наиболее поздней даты
завершения работы над задачей. Сама по себе дата крайнего срока не ограничивает планирование задачи. Project отображает индикатор крайнего срока
на диаграмме Ганта. Если дата завершения задачи превышает установленный
крайний срок, отображается индикатор (восклицательный знак красного цвета) в поле Indicators (Индикаторы) для этой задачи. Когда вы обнаружите такой индикатор, то сможете предпринять корректирующие действия.
Рассмотрим пример того, как можно использовать установку крайнего срока вместо ограничения. Предположим, у вас есть пятидневная задача, которую вы хотите завершить к 20 апреля. Если вы введете для задачи ограничение «Фиксированное окончание» и установите дату ограничения на 20 апреля,
Project переместит задачу, чтобы она действительно завершилась 20 апреля,
как показано на рис. 10­1.
При наведении указателя на индикатор ограничения
отображаются сведения об ограничении

Эта задача имеет ограничение Фиксированное окончание,
поэтому Project назначает ее окончание не ранее определенной даты

Рис. 10-1. Когда ограничение применяется к задаче 2, Project сохраняет
связь «окончание–начало» с ее предшественником, но переназначает задачу
в соответствии с типом и датой ограничения
Даже если задачу можно было выполнить раньше, Project не переносит ее
начало на более раннюю дату. Фактически, применяя это ограничение, вы увеличиваете риск выполнения данной задачи. Если задача по какой­либо причине будет отложена хотя бы на один день (например, если требуемый ресурс
заболел), она не будет выполнена в срок.
Более подходящим подходом к планированию этой задачи является использование стандартного ограничения «Как можно раньше» и ввод крайнего срока 20 апреля, как показано на рис. 10­2.
Индикатор крайнего срока отображается на диаграмме Ганта

Когда применяется ограничение Как можно ранее,
задача запускается раньше и при этом остается некоторое время
между датой ее окончания и крайней датой

Рис. 10-2. Дата крайнего срока позволяет отслеживать важную целевую дату
окончания и предоставляет более гибкие возможности планирования
226

Ввод сроков выполнения

Теперь задача имеет максимальную гибкость планирования. Она может
быть завершена задолго до крайнего срока, в зависимости от доступности ресурсов, предшественников и любых других факторов планирования. Если запланированная дата завершения задачи будет больше даты крайнего срока,
то, как показано на рис. 10­3, Project установит в столбце Indicators указатель
превышения крайнего срока.

Рис. 10-3. Индикатор превышения крайнего срока отображается,
если дата окончания задачи запланирована после даты крайнего срока
Вы можете предпринять корректирующие действия, чтобы переместить
дату окончания задачи на время, предшествующее крайнему сроку.
Чтобы задать срок выполнения задачи
1. Выберите задачу, для которой вы хотите задать крайний срок выполнения.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Task
Information (Сведения о задаче), содержащее информацию о выбранной на данный момент задаче.

СОВЕТ. Это диалоговое окно можно быстро открыть, дважды щелкнув
по имени задачи.
3. Щелкните по вкладке Advanced (Дополнительно), а затем в поле Deadline
(Крайний срок) введите или выберите желаемую дату.
4. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

СОВЕТ. Можно также изменить существующий крайний срок, перетащив индикатор крайнего срока в области диаграммы Ганта.

Чтобы удалить дату крайнего срока
1. Выберите задачу, для которой установлен крайний срок выполнения.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Properties (Свойства) щелкните по
кнопке Information (Сведения).
227

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

3. В диалоговом окне Task Information (Сведения о задаче) перейдите на
вкладку Advanced (Дополнительно).
4. Очистите поле Deadline (Крайний срок).

Ввод фиксированных затрат
Для планов, в которых вы должны отслеживать бюджет или финансовые затраты, вам может потребоваться работать с несколькими источниками затрат.
Кроме затрат, непосредственно связанных с конкретными задачами, к ним относятся затраты на ресурсы.
Во многих планах финансовые затраты главным образом формируются из
затрат, связанных с трудовыми ресурсами (людьми и оборудованием) или материальными ресурсами. Для работы с затратами одного типа, для которых
вы хотите отслеживать агрегированные суммы (например, командировки),
Project поддерживает затратные ресурсы. (Если вам нужно вспомнить, что такое затратные ресурсы, см. главу 5.)
Однако иногда вам нужно присоединить к задаче затраты, которые не связаны с ресурсами или работой, и это не та задача, которую вы хотите агрегировать в плане в качестве затратного ресурса. В таких случаях нужно применить
к задаче фиксированные затраты. Фиксированные затраты – это конкретная
денежная сумма, заложенная в бюджет для задачи. Они остаются неизменными независимо от длительности задачи и любых других затрат ресурсов, которые могут быть ей назначены.
Ниже приведены распространенные примеры фиксированных затрат в проектах:
„„плата за наладку, взимаемая помимо суточной арендной платы, на еди-

ницу оборудования;
„„разрешение на строительство.

Если вы назначаете ресурсы со ставками затрат, добавляете затратные ресурсы или фиксированные затраты к задаче, Project суммирует все эти затраты, чтобы определить совокупные затраты задачи, как показано на рис. 10­4.
Например, рассмотрим задачу окончательной вычитки, совокупные затраты
которой равны сумме затрат на назначение трудовых ресурсов плюс фиксированные затраты. Затраты на ресурсы определяются ставками оплаты ресурсов,
умноженными на количество назначений ресурсов задаче.
Фиксированные затраты могут начисляться:
„„в начале. На начало задачи планируется вся сумма фиксированных за-

трат. Когда вы отслеживаете ход выполнения, вся фиксированная стоимость взимается, как только задача запускается;
228

Ввод фиксированных затрат

Рис. 10-4. Составляющие совокупных затрат
показаны в таблице Cost (Затраты)
представления Task Usage (Использование задач)

„„по окончании. Вся сумма фиксированных затрат запланирована на

окончание задачи. Когда вы отслеживаете ход выполнения, вся сумма
фиксированных затрат взимается только после завершения задачи;
„„пропорционально (этот метод используется по умолчанию). Фиксиро-

ванные затраты распределяются пропорционально по всей длительности задачи. Когда вы отслеживаете ход выполнения, затраты начисляются в соответствии с процентом выполнения задачи. Например, если
задача имеет фиксированные 100 долларов и выполнена на 75 %, программа начислит 75 долларов для этой задачи.
При планировании проекта метод начисления фиксированных затрат определяет, как эти затраты будут планироваться в течение времени. Это может
быть важно для планирования бюджета и при определении потребностей в денежных средствах. По умолчанию Project использует пропорциональный метод начисления фиксированных затрат, но вы можете изменить его, чтобы он
соответствовал методам учета затрат вашей компании.
Чтобы ввести фиксированную сумму затрат и выбрать метод начисления
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) выберите любое представление, ориентированное на задачи, которое
включает в себя таблицу, например Gantt Chart (Диаграмма Ганта), Task
Sheet (Лист задач) или Task Usage (Использование задач).
2. На вкладке View в группе Data (Данные) щелкните по кнопке Tables
(Таблицы), а затем выберите Cost (Затраты).
3. В поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) введите желаемую сумму
фиксированных затрат.
4. В поле Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) выберите
нужный метод начисления.
229

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

Создание повторяющейся задачи
Многие проекты могут иметь повторяющиеся задач, такие как проведение совещаний команды, создание и публикация отчетов или проведение проверок
качества. Упустить из виду планирование таких мероприятий несложно, но
вы должны учитывать их в своем плане. Ведь совещания и другие подобные
мероприятия, косвенно связанные с проектом, требуют времени ресурсов и
отвлекают их от других назначений.
Чтобы облегчить учет таких событий в плане, создайте повторяющуюся задачу. Как следует из названия, повторяющаяся задача повторяется с заданной
частотой, например ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Когда
вы создаете повторяющуюся задачу, Project формирует серию задач с ограничениями «Начало не ранее», с отключенным планированием с фиксированным объемом работ и без связей между задачами.
На рис. 10­5 видно, что повторяющиеся задачи в Project похожи на повторяющиеся встречи в программах­календарях, таких как Microsoft Outlook. При
настройке повторяющейся задачи задается схема ее повторения (например,
ежедневно или один раз в неделю) и диапазон повторений или количество
вхождений.

Рис. 10-5. Настройка повторяющейся задачи в Project аналогична
настройке повторяющейся встречи в программе­календаре
Повторяющиеся задачи можно также использовать для назначения ресурсов и других действий.
Все вхождения повторяющейся задачи происходят в рамках одной суммарной задачи, как показано на рис. 10­6. Как и в случае с обычной суммарной задачей, длительность повторяющейся суммарной задачи варьируется от самой
ранней даты начала до самой поздней даты окончания отдельных вхождений.
230

Создание повторяющейся задачи

Каждому вхождению присваивается последовательный номер. Изначально
повторяющаяся задача отображается в свернутом виде.

Рис. 10-6. Отдельным вхождениям повторяющейся задачи присваиваются
последовательные номера (вам может потребоваться расширить
столбец Task Name (Название задачи), чтобы увидеть имена задач полностью)
Вы можете свернуть суммарную повторяющуюся задачу, чтобы сэкономить
место на экране, как показано на рис. 10­7. Когда вы это сделаете, суммарная
повторяющаяся задача будет отображаться несколько иначе, нежели обычная
суммарная задача.

Рис. 10-7. Суммарная повторяющаяся задача показывается
в виде отрезка диаграммы Ганта для каждого вхождения
вместо обычного суммарного отрезка
При работе с повторяющимися задачами имейте в виду еще несколько моментов:
„„по умолчанию Project планирует запуск повторяющейся задачи на время

начала плана. Если вы хотите запланировать ее запуск в другое время,
введите это время вместе с датой начала в поле Start (Начало) диалогового окна Recurring Task Information (Сведения о повторяющейся
задаче). Например, если вы хотите, чтобы собрание персонала было запланировано на 10:00 утра начиная с 10 апреля 2023 г., введите в поле
Start Apr 10 23 10 AM;
„„вы можете установить окончание повторяющейся задачи либо после

указанного количества вхождений, либо на конкретную дату. Если вы
планируете завершить задачу на конкретную дату, Project предложит
231

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

текущую дату окончания проекта. Если вы используете эту дату, не забудьте изменить ее вручную, если позже дата окончания проекта изме­
нится;
„„если вы хотите назначить одни и те же ресурсы для всех вхождений по-

вторяющейся задачи (или удалить их из нее), используйте диалоговое
окно Assign Resources (Назначение ресурсов), чтобы назначить их повторяющейся суммарной задаче. Не вводите названия ресурсов в поле
Resource Name (Название ресурса) суммарной повторяющейся задачи.
Это приведет к назначению ресурсов только для суммарной задачи, а не
к отдельным вхождениям;
„„вы можете назначать ресурсы всем вхождениям суммарной повторяю-

щейся задачи, конкретному вхождению или сочетать оба варианта.
Чтобы создать повторяющуюся задачу
1. Отобразите представление, ориентированное на задачи, например Диаграмма Ганта.
2. Выберите задачу, над которой вы хотите добавить повторяющуюся задачу.
3. На вкладке Task (Задача) в группе Insert (Вставить) щелкните по стрелке
Task (Задача) (не по кнопке), а затем щелкните Recurring Task (Повто­
ряющаяся задача), чтобы открыть диалоговое окно Recurring Task
Information (Сведения о повторяющейся задаче).
4. В поле Task Name (Название задачи) введите имя повторяющейся задачи.
5. В поле Duration (Длительность) введите длительность каждого вхождения повторяющейся задачи.
6. В разделе Recurrence pattern (Повторять) укажите, как часто должна повторяться задача.
7. В разделе Range of recurrence (Пределы повторения) укажите дату начала. В качестве даты окончания можно указать либо количество вхождений, либо конкретную дату.
8. Если вы хотите, чтобы повторяющаяся задача использовала определенный базовый календарь, выберите его из списка Calendar for scheduling
this task (Календарь для планирования этой задачи). Чтобы выбранный
календарь переопределял календари ресурсов так, чтобы ресурсы назначались повторяющимся задачам на время, когда они обычно не работают, установите флажок Scheduling ignores resource calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании).
9. Щелкните по кнопке ОК.
232

Просмотр критического пути плана

СОВЕТ. Чтобы изменить повторяющуюся задачу, дважды щелкните по
названию суммарной повторяющейся задачи, чтобы открыть диалоговое окно Recurring Task Information (Сведения о повторяющейся
задаче). Затем внесите свои изменения.

Чтобы назначить ресурсы повторяющейся задачи
1. Выберите и разверните суммарную повторяющуюся задачу.
2. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Assignments (Назначения) щелк­
ните по кнопке Assign Resources (Назначение ресурсов).
3. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) выберите
ресурсы, которые вы хотите назначить повторяющейся задаче. Чтобы
выбрать несколько ресурсов, удерживайте клавишу Ctrl при выборе дополнительных названий.
4. Щелкните по кнопке ОК.
Чтобы назначить ресурсы конкретному вхождению повторяющейся
задачи
1. Разверните суммарную повторяющуюся задачу, чтобы отобразить ее
вхождения.
2. Выберите конкретное вхождение, которому вы хотите назначить ресурс.
3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Assignments (Назначения) щелк­
ните по кнопке Assign Resources (Назначение ресурсов).
4. В диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов) выберите
ресурсы, которые вы хотите назначить повторяющейся задаче. Чтобы
выбрать несколько ресурсов, удерживайте клавишу Ctrl при выборе дополнительных названий.
5. Щелкните по кнопке ОК.

Просмотр критического пути плана
Критический путь – это совокупность задач, влияющих на длительность проекта. Если какая­либо из этих задач будет запаздывать, это может сдвинуть
дату окончания проекта. Слово «критический» в этом контексте не имеет ничего общего с тем, насколько важны эти задачи для всего плана. Это относится
только к тому, как их планирование влияет на дату окончания плана, которая
имеет огромное значение для большинства проектов. Если вы хотите сократить длительность плана и перенести дату его окончания, нужно начать с сокращения критического пути.
233

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

В течение жизненного цикла проекта его критический путь, вероятно, будет
периодически меняться, поскольку задачи выполняются с опережением или
отставанием от графика. Изменения в плане, такие как изменение связей между задачами или их длительностей, также могут изменить критический путь.
Фактически Project автоматически вычисляет новый критический путь в ответ
на изменения расписания, даже если вы никогда ранее его не отображали.
Ключ к пониманию критического пути – это понятие «резерв времени».
В Project есть два типа резерва времени: свободный и общий. Время, на которое задача может быть отложена до того, как она сдвинет другую задачу, называется свободным резервом времени. Общий резерв времени – это время, на которое задача может быть отложена до того, как она сдвинет завершение проекта
в целом. (Обратите внимание, что после того, как задача на критическом пути
завершена, она больше не является критической, потому что больше не влияет
на дату окончания проекта.)
Задача находится на критическом пути (см. рис. 10­8), если ее общий резерв
времени меньше или равен определенному пороговому значению. По умолчанию это значение равно нулю (при необходимости можно настраивать этот
порог). С другой стороны, некритические задачи имеют резерв времени, что
означает, что даты их начала или окончания могут сдвигаться в ту или иную
сторону в рамках своего резерва, не влияя на дату завершения плана.

Свободный резерв времени для некритических задач

Рис. 10-8. Это представление диаграммы Ганта отформатировано таким образом,
чтобы вы могли видеть как задачи на критическом пути (они выделены красным
цветом), так и некритические задачи со свободным резервом времени
Работа с критическим путем – это ценнейший способ управления общей
длительностью проекта. Проверка критического пути и, при необходимости,
сокращение общей длительности – важные навыки управления проектом.
234

Просмотр критического пути плана

ПОДСКАЗКА. Функция Task Path (Последовательность задач) (см. главу
9) отображает связи между предшественниками и последователями
выбранной задачи. Критический путь, напротив, отображает последовательность связанных задач в плане, которые определяют дату окончания плана.
При работе с критическим путем имейте в виду еще пару моментов:
„„критические задачи и свободный резерв времени отображаются в пред-

ставлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Можно также увидеть значения свободного и общего резервов времени в таблице Schedule (Календарный план). Эту таблицу вы можете использовать в любой диаграмме
Ганта или в представлении Task Sheet (Лист задач);
„„еще один способ определить задачи на критическом пути – выбрать па-

раметр Critical (Критический) в поле Highlight (Выделение) или Filter
(Фильтр) на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные).
Если человек, который читает эти данные, дальтоник, вы можете изменить
стандартное форматирование отрезков критических задач, где используется
красный цвет. Обратитесь к главе 7, где приводятся альтернативные варианты.
СОВЕТ. Чтобы узнать больше о критическом пути, щелкните по полю
Tell Me в верхней части окна Project и в поле Search (Поиск) введите
critical path (критический путь).
Чтобы отобразить критический путь плана
1. На вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков) установите флажок Critical Tasks (Критические задачи). Project окрасит
красным отрезки Ганта критических задач.
СОВЕТ. Вы можете настроить шкалу времени диаграммы Ганта, чтобы увидеть большую или меньшую часть плана, используя команды
Zoom In (Увеличить) или Zoom Out (Уменьшить) в правом нижнем углу
экрана.

Чтобы показать резерв времени для некритических задач
1. На вкладке Format (Формат) в группе Bar Styles (Стили отрезков) установите флажок Slack (Временной резерв). Project отобразит линии временного резерва от концов отрезков Ганта некритических задач.
235

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

Изменить резерв времени, чтобы задача считалась критической
По умолчанию Project определяет задачу как критическую, если у нее нулевой резерв времени. Поэтому если вы хотите легко находить задачи, которые в
рамках 1–2 дней могут влиять на дату окончания проекта, то можете изменить
величину ее резерва времени, для того чтобы задача считалась критической.
1. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы открыть представление
Backstage, а затем щелкните Options (Параметры).
2. В диалоговом окне Project Options (Параметры Project) щелкните по
вкладке Advanced (Дополнительно).
3. На странице Advanced в поле Tasks Are Critical If Slack Is Less Than or
Equal To (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более) в
разделе Calculation Options of This Project (Параметры расчета этого
проекта) введите нужное вам количество дней.

Планирование суммарных задач вручную
В главе 4 вы работали с суммарными задачами и подзадачами. Напомним, что
по умолчанию Project автоматически рассчитывает длительность суммарной
задачи как интервал времени между самой ранней датой начала и самой последней датой окончания ее подзадач. Длительности суммарных задач автоматически определяются их подзадачами, независимо от того, планируются
эти подзадачи вручную или автоматически (или используется сочетание обоих способов).
Иногда, однако, вам нужно напрямую ввести значение длительности суммарной задачи, которое не зависит от расчетной, определенной ее подзадачами. Например, суммарная задача может представлять собой этап работы, на
который вы хотите выделить 60 рабочих дней и сравнить эту длительность с
расчетной, определяемой длительностями подзадач, их взаимосвязями и другими факторами. Это особенно важно при первичном планировании проекта,
когда вам может потребоваться учесть разницу между желаемой длительностью работы и длительностью, определяемой подзадачами.
К счастью, для суммарной задачи можно указать любую длительность. Когда
вы это сделаете, Project перейдет от автоматического планирования суммарной задачи к ручному и отразит обе длительности как отдельные части отрезка
Ганта суммарной задачи. Верхний отрезок – это длительность задачи, планируемой вручную, а нижний – длительность задачи, планируемой автоматически.
Полезно сравнивать эти две длительности и даты окончания, новую с датой,
определяемой подзадачами суммарной задачи. Если вы наведете указатель на
отрезок Ганта суммарной задачи в диаграмме Ганта, то, как показано на рис. 10­9,
появится экранная подсказка, которая содержит эти и другие значения.
236

Планирование суммарных задач вручную
Суммарная задача теперь планируется вручную

Эта экранная подсказка содержит информацию
о суммарной задаче, планируемой вручную

Рис. 10-9. Используйте экранные подсказки для обеих частей отрезка Ганта
суммарной задачи, планируемой вручную, чтобы просмотреть
важные сведения о планировании
Когда вы вводите длительность суммарной задачи, планируемой вручную,
Project вносит в расписание следующие изменения:
„„планирование суммарной задачи переключится с автоматического (ко-

торое используется по умолчанию для суммарных задач) на ручное. Обратите внимание на значок канцелярской кнопки в столбце Task Mode
(Режим задачи), который отражает режим планирования задачи;
„„Project нарисует два отрезка Ганта для суммарной задачи. Верхний от-

резок – это длительность задачи, планируемой вручную, а нижний отрезок – длительность задачи, планируемой автоматически;
„„Project нарисует красную волнистую линию под новой датой окончания,

чтобы отметить ее, если возникнет потенциальный конфликт расписания;
„„Project изменяет расписание задач­последователей суммарной задачи

на основании введенной вручную длительности суммарной задачи.
Ввод длительности суммарной задачи вручную – хороший способ применить к проекту планирование по принципу сверху вниз. Например, вы можете
ввести временной резерв или буфер для определенной фазы работы, указав
длительность суммарной задачи, большую расчетной. И наоборот, вы можете ввести предпочтительную длительность, меньшую запланированной длительности суммарной задачи, чтобы дать назначенным ресурсам более сжатые
сроки для выполнения работы.
Чтобы ввести длительность суммарной задачи ручного планирования
1. В поле Duration (Длительность) суммарной задачи введите желаемое
значение длительности.
237

10

Глава 10: Тонкая настройка задач

Чтобы просмотреть длительность при ручном и автоматическом планировании и другие сведения о суммарной задаче
1. Наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю часть отрезка Ганта суммарной задачи. Project отобразит разные экранные подсказки для
каждой части отрезка Ганта: нижний отрезок показывает суммарную задачу так, как она планируется автоматически, а верхний – как она планируется вручную.

ПОДСКАЗКА. Экранная подсказка для суммарной задачи, планируемой автоматически, называется Manual Summary Rollup (Нижний отрезок), а подсказка для планируемой вручную суммарной задачи –
Manual Summary (Верхний отрезок).

Чтобы вернуться к автоматическому планированию суммарной задачи
1. Щелкните по полю Task Mode (Режим задачи) суммарной задачи, а затем щелкните по появившейся стрелке.
2. В списке выберите Auto Scheduled (Автоматическое планирование).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„вводить сроки выполнения;
„„вводить фиксированные затраты;
„„создавать повторяющуюся задачу;
„„просматривать критический путь плана;
„„планировать суммарные задачи вручную.

238

Практические задания

Практические задания
Учебный файл FineTuneTasks для этих заданий находится
в папке Project2019SBS\Ch10.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Ввод сроков выполнения
Сценарий: издатель распорядился, что задачи по приему рукописи новой
детской книги должны быть завершены не позже определенной даты. Вы хотите отметить эту дату, не ограничивая необоснованно гибкость плана. Откройте план FineTuneTasks в Project и выполните следующие действия:
1. Установите дату срока выполнения 2 июня 2023 г. для задачи 5 Handoff
to Editorial, как показано на рис. 10­10. Эта задача­веха, обозначающая
завершение этапа приема рукописи в проекте по выпуску новой книги.

Рис. 10-10. Задача 5 – веха, обозначающая запланированное завершение
основного этапа работы, отличный кандидат для задания крайнего срока

Ввод фиксированных затрат
Сценарий: вы узнали, что стоимость подготовки книги к печати будет
500 долларов. Вы хотите запланировать эти расходы на момент, когда фирма,
предоставляющая подобные услуги, выполнит работы. Продолжая работать с
планом FineTuneTasks, выполните следующие действия:
1. Введите фиксированные затраты в размере 500 долларов для задачи 30
Generate proofs.
239

Глава 10: Тонкая настройка задач

2. Задайте фиксированные затраты, которые будут начисляться в конце задачи. Результаты см. на рис. 10­11.

Рис. 10-11. В таблицу Cost (Затраты) удобно вводить
фиксированные затраты задачи

Создание повторяющейся задачи
Сценарий: проект по выпуску новой детской книги требует еженедельного
совещания с участием некоторых, но не всех, ресурсов, работающих над ним.
Вы хотите, чтобы это повторяющееся событие было отображено в плане. Продолжая работать с планом FineTuneTasks, выполните следующие действия:
1. Вставьте новую повторяющуюся задачу под названием Editorial staff
meeting (Собрание персонала редакции), чтобы она отображалась над
задачей 1 Acquisition (Прием рукописи). Повторяющаяся задача должна
длиться 1 час каждый понедельник, начиная с 17 апреля 2023 г. и заканчивая 7 июля 2023 г., как показано на рис. 10­12.

Рис. 10-12. Хотя вы назначили ресурсы суммарной повторяющейся задаче, их
имена отображаются рядом с каждым вхождением
2. Назначьте суммарной повторяющейся задаче следующие ресурсы:
„„Кэрол Поланд;
„„Хэни Моркос;
„„Цзюнь Цао.

3. Сверните суммарную повторяющуюся задачу (см. рис. 10­13).

240

Практические задания

Рис. 10-13. Отрезки Ганта суммарной повторяющейся задачи показывают каждое
вхождение, но имена назначенных ресурсов скрыты; это удобно, чтобы точно
увидеть, когда она будет выполняться

Просмотр критического пути плана
Сценарий: вас часто спрашивают, когда будет завершен проект новой детской книги. Вы можете быстро просмотреть общую длительность и дату окончания проекта в Project, но иногда вам нужно показать заинтересованной
стороне критический путь проекта, потому что эта последовательность задач
определяет всю длительность проекта. Один из способов показать критичес­
кий путь – это отформатировать критические задачи. Продолжая выполнение
плана FineTuneTasks, выполните следующие действия:
1. Отобразите критические задачи в плане, как показано на рис. 10­14.

Рис. 10-14. При применении форматирования критического пути
легче проследить цепочку задач, определяющую дату завершения плана
2. Отключите форматирование критических задач.

241

Глава 10: Тонкая настройка задач

Планирование суммарных задач вручную
Сценарий: издатель поставил перед командой задачу отредактировать новую детскую книгу за 30 рабочих дней. Вы можете ввести длительность суммарной задачи Editorial (Редактура) вручную, а затем сравнить ее с длительностью, рассчитанной Project автоматически. Продолжая выполнение плана
FineTuneTasks, выполните следующие действия:
1. Введите длительность, равную 30 дням, для суммарной задачи 19
Editorial. Ввод значения длительности для суммарной задачи приводит
к ее переключению на ручное планирование.
2. Проверьте обновленные сведения о расписании задачи 19 в экранных
подсказках каждого отрезка Ганта. На рис. 10­15 экранная подсказка выдает предупреждение, которое показывает, что расчетная длительность
суммарной задачи превышает длительность, равную 30 дней.

Рис. 10-15. При работе с суммарными задачами, планируемыми вручную,
обратите внимание на индикатор в виде канцелярской кнопки
(который указывает, что задача планируется вручную)
и на две части отрезка Ганта, на каждом из которых
может отображаться полезная экранная подсказка

242

Тонкая настройка
ресурсов
и назначение
деталей
Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из
папки Project2019SBS\Ch11. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
Поскольку трудовые ресурсы (люди и оборудование) часто являются самым дорогим компонентом проекта, понимание того, как наилучшим
образом использовать их время, является важной
частью управления проектами. В этой главе вы
будете использовать множество расширенных
функций Project 2019, связанных с управлением
ресурсами: их доступностью, назначениями и затратами. Пользователи Project Professional также
используют представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов) для управления
назначениями (эта функция недоступна в Project
Standard).
В этой главе описаны процедуры, связанные с
изменением доступности ресурсов в нескольких
диапазонах дат, работой с несколькими ставками,
с изменением ставок ресурсов для разных диапазонов дат, отсрочкой начала назначений, применением профилей к назначениям, созданием и
назначением материальных ресурсов, просмот­
ром емкости ресурса и настройкой назначений в
представлении Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов) (только для Project Professional).

11
В этой главе:
„„изменение доступности

ресурсов для нескольких диапазонов дат;
„„работа с несколькими

ставками ресурсов;
„„изменение ставок ре-

сурсов для разных диапазонов дат;
„„задержка начала назна-

чений;
„„применение профилей

к назначениям;
„„создание и назначение

материальных
сов;

ресур-

„„просмотр доступности

ресурсов;
„„настройка назначений

в представлении Team
Planner (только для
Project Professional).

243

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Изменение доступности ресурсов
для нескольких диапазонов дат
Одно из значений, которое Project хранит для каждого ресурса, – это максимальные единицы, максимальная емкость, иначе говоря, доступность ресурса для выполнения задач. Настройки рабочего времени ресурса (записанные
в календаре каждого ресурса) определяют, когда можно планировать работу,
назначенную ресурсу. И доступность ресурса, определяемая значением максимальных единиц, означает, как долго в течение своего рабочего времени ресурс может работать без превышения доступности. Значение максимальных
единиц не предотвращает перегрузок ресурса, но Project указывает, когда назначения ресурса превысят его доступность.
См. ТАКЖЕ. Дополнительную информацию о емкости ресурсов
см. в главе 5.
Значение максимальных единиц ресурса можно изменять для разных диа­
пазонов дат. Изменение доступности ресурса во времени позволяет точно
контролировать значение максимальных единиц. Например, в течение первых
восьми недель проекта могут работать два литературных редактора, в течение
следующих шести недель – три, а затем в оставшееся время до завершения
проекта – снова два. Или же у вас может быть редактор переводов, который
обычно доступен 100 % времени, но его доступность сокращается до 50 % на
шесть недель, а затем он снова становится полностью доступным.
Доступность ресурса настраивается в диалоговом окне Resource Information
(Сведения о ресурсе), показанном на рис. 11­1. Для этого в этом окне надо
указать максимальное число единиц для каждого диапазона дат в таблице
Resource Availability (Доступность ресурсов). Если в начале первого диапазона дат отображается NA (Недоступно), это означает, что не указана дата начала
доступности ресурса. Если такая надпись появляется в конце последнего диа­
пазона дат, значит, не указана дата окончания доступности. В начале ни для
одного ресурса не указывается доступность, т. е. показано NA.
Project показывает текущее значение максимальных единиц ресурса везде,
где отображается это значение (например, в представлении Resource Sheet
(Лист ресурсов)). Программа использует текущую дату из системного времени
вашего компьютера, чтобы определить правильный диапазон дат и значение
максимальных единиц для этого ресурса.
Чтобы настроить доступность ресурса во времени
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов). В открывшем244

Изменение доступности ресурсов для нескольких диапазонов дат

ся представлении вы можете видеть и редактировать значения максимальных единиц. Отображаемые здесь значения максимальных единиц
обычно применяются ко всей длительности проекта.
2. В столбце Resource Name (Название ресурса) щелкните по имени ресурса, для которого вы хотите установить значение максимальных единиц с
привязкой ко времени.
3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Properties (Свойства) щелкните Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Resource
Information (Сведения о ресурсе). Если вкладка General (Общие) не отображается, щелкните по ней.

11
Рис. 11-1. Можно настроить несколько диапазонов дат
доступности ресурса на вкладке General (Общие) диалогового
окна Resource Information (Сведения о ресурсе)

СОВЕТ. Project предлагает несколько способов для быстрого отображения диалогового окна Resource Information (Сведения о ресурсе).
Когда вы находитесь в представлении, ориентированном на ресурсы,
таком как Resource Sheet (Лист ресурсов), щелкните правой кнопкой
мыши Resource Name (Название ресурса) и в контекстном меню выберите Information (Сведения). Кроме того, вы можете дважды щелк­
нуть по имени ресурса. Двойной щелчок по имени ресурса удобно
использовать в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов), когда вы находитесь в представлении, ориентированном на
задачи, таком как Диаграмма Ганта.

245

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

4. В разделе Resource Availability (Доступность ресурса) в первой строке
столбца Available From (Доступен с) оставьте значение NA (Недоступен).
5. В ячейке Available To (Доступен по) в первой строке введите или выберите нужную дату окончания первого диапазона дат.
6. В ячейке Units (Единицы) в первой строке введите значение максимального числа единиц для первого диапазона дат.
7. Введите значения для второго диапазона дат. В ячейке Available From
(Доступен с) во второй строке введите или выберите дату начала второго
диапазона дат.
8. Выполните одно из следующих действий:
„„если вы планируете настроить еще один диапазон дат, в ячейке «До-

ступен по» второй строки введите или выберите дату окончания второго диапазона дат, который вы хотите. Затем повторите шаги 7 и 8
для последующих диапазонов дат;
„„если второй диапазон дат является последним из тех, что вы хотите
настроить, оставьте пустой ячейку Available To (Доступен по) во второй строке. (Project вставит за вас значение NA (Недоступен).)
Позже вы сможете добавить другие диапазоны дат с уникальными значениями максимальных единиц. Просто оставьте последнее поле Available
To (Доступен по) пустым.
9. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Работа с несколькими ставками ресурсов
Некоторые ресурсы могут выполнять разные задачи по разным ставкам. Вы
можете настроить разные ставки оплаты для одного и того же ресурса, а затем
указать, какую ставку использовать для каждого назначения (вы сделаете это
позже в данной главе).
Например, в проекте по выпуску новой детской книги редактор проекта
может такжевыполнять функции контент­редактора. Поскольку затраты на
редактора проекта и контент­редактора различаются, вы можете задать для
ресурса две таблицы норм затрат. В таблицу норм затрат вводятся стандартная
ставка, ставка сверхурочных и затраты на использование. После назначения
ресурса задачам вы указываете, какая ставка оплаты применяется.
Каждый трудовой или материальный ресурс может иметь до пяти различных ставок оплаты, каждая из которых записывается в таблицу норм затрат.
Ставки оплаты задаются в таблицах на вкладке Costs (Затраты) диалогового
окна Resource Information (Сведения о ресурсе), показанного на рис. 11­2.
Таблица ставок по умолчанию (ставка, которую Project применяет, если вы не
укажете другую) находится на вкладке A. Если вы выполняли практические за246

Работа с несколькими ставками ресурсов

дания в главе 5, то, возможно, помните ставки оплаты, которые изначально
вводили для ресурсов. Можно создать до четырех дополнительных таблиц на
вкладках с B по E.

Рис. 11-2. Вы можете создать до пяти различных таблиц
норм затрат (включая стандартные и сверхурочные ставки
и затраты использования) на вкладке Costs (Затраты) диалогового
окна Resource Information (Сведения о ресурсе)
Когда вы назначаете ресурс задаче, Project изначально использует по умолчанию таблицу норм затрат A. Однако вы можете указать, что вместо этого
следует использовать другую таблицу. Это можно сделать на вкладке General
(Общие) диалогового окна Assignment Information (Сведения о назначении),
как показано на рис. 11­3, которое доступно в представлении Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов).

Рис. 11-3. После настройки нескольких таблиц норм затрат ресурса
вы можете выбрать, какую таблицу использовать для отдельных назначений
247

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Чтобы создать дополнительную таблицу норм затрат ресурса
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) щелкните по названию
ресурса.
3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Properties (Свойства) щелкните Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Resource
Information (Сведения о ресурсе).
4. Щелкните по вкладке Costs (Затраты).
5. В области Cost rate tables (Таблицы норм затрат) щелкните вкладку B, C,
D или E.
6. В полях Standard Rate (Стандартная ставка) и Overtime Rate (Ставка
сверхурочных) введите нужные значения ставки. В дополнение к ставкам оплаты или вместо них вы также можете ввести значение в поле Per
Use Cost (Затраты на использование).
7. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Чтобы изменить таблицу норм затрат, которая будет применена к назначению
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ре-

сурсов) щелкните Task Usage (Использование задач);
„„на вкладке View в группе Resource Views щелкните Resource Usage

(Использование ресурсов).
Аналогично другим действиям на уровне назначения, вы можете выполнить эту процедуру в любом представлении.
2. Выберите назначение, которое хотите изменить.
3. На вкладке Format (Формат) в группе Assignment (Назначение) щелкните Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Assignment
Information (Сведения о назначении). Щелкните по вкладке General
(Общие), если она еще не выбрана.
4. В поле Cost Rate Table (Таблица норм затрат) выберите нужную таблицу
и щелкните по кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
СОВЕТ. Если вы часто меняете таблицы норм затрат для назначений,
будет удобнее отобразить поле Cost Rate Table (Таблица норм затрат)
непосредственно в представлении Resource Usage (Использование ресурсов) или Task Usage (Использование задач). Для этого отобразите
правый край таблицы в представлении использования, щелкните Add
New Column (Добавить новый столбец), а затем выберите Cost Rate Table.
248

Изменение ставок ресурсов для разных диапазонов дат

Изменение ставок ресурсов для разных
диапазонов дат
Установленные ставки оплаты ресурса Project использует на протяжении всего
плана. Однако можно так изменить настройки, чтобы ставки вступали в силу
только в выбранные вами дни. Например, вы можете сначала настроить стандартную ставку ресурса в 40 долларов в час, а затем запланировать ее повышение до 44 долларов в час 6 месяцев спустя.
Дата вступления в силу каждой ставки оплаты настраивается на вкладке
Costs (Затраты) диалогового окна Resource Information (Сведения о ресурсах), показанного на рис. 11­4 и представленного в предыдущем разделе.

Рис. 11-4. Effective Date (Дата вступления в силу) определяет, когда ставка
оплаты ресурса будет применена к работе, которую выполняет ресурс
Project использует те или иные ставки оплаты при вычислении затрат ресурса в зависимости от того, когда запланированы работы. Вы можете назначить до 25 ставок оплаты, которые будут применяться в разное время в каждой
из пяти таблиц ставок.
Можно использовать несколько различных форматов для ввода дополнительных ставок оплаты. Гибкие возможности Project позволяют это. Вы можете:
„„ввести ставку оплаты в долларах;
„„ввести процент изменения относительно предыдущей ставки (положи-

тельное значение (например, 5 %) при увеличении или отрицательное
значение (например, –3 %) при снижении ставки). Project рассчитает новую ставку и заменит введенное вами значение в процентах.
Вы можете увидеть, как изменяются затраты на назначение ресурса, когда
вступает в действие новая ставка оплаты, например в представлении Resource
Usage (Использование ресурсов), как показано на рис. 11­5.
Чтобы настроить другую ставку и применить ее позже
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) щелкните по имени ресурса.
249

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

3. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Properties (Свойства) щелкните Information (Сведения), чтобы открыть диалоговое окно Resource
Information (Сведения о ресурсе).
4. Откройте вкладку Costs (Затраты). Если вы настроили несколько таблиц
ставок, щелкните вкладку той таблицы, которую хотите изменить. Оставьте исходную ставку оплаты ресурса в первой строке без изменений; предстоящую дату действия и ставку оплаты вы введете во вторую строку.
5. В ячейку Effective date (Дата вступления в силу) во второй строке введите или выберите дату, а затем введите новые ставки оплаты. Новые
ставки могут включать в себя стандартные или сверхурочные ставки, а
также затраты на использование. Если вы хотите еще добавить какие­либо изменения ставок оплаты, которые произойдут в будущем, введите их
в хронологическом порядке в следующих строках.
6. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Задержка начала назначения
ПОДСКАЗКА. До сих пор в этой главе основное внимание уделялось
деталям ресурсов. В оставшейся части главы акцент смещается на
тонкую настройку назначения.
Если задаче назначено несколько ресурсов, как показано на рис. 11­6, и нет
необходимости, чтобы все они начали работать над задачей одновременно, вы
можете отложить начало работы одного или нескольких ресурсов.

Рис. 11-6. Вот так изначально выглядят назначения
в представлении Task Usage (Использование задач)
Рассмотрим конкретный пример. В план по выпуску новой книги для детей входит задача, которой назначены литературный редактор и автор книги
Тэд Орман. Эта задача состоит в том, что автор сначала просматривает правки,
внесенные в рукопись, и вскоре после этого литературный редактор приступает к обработке его замечаний.
В настоящее время оба ресурса назначены на всю длительность задачи, но
вы хотите отложить начало работы литературного редактора на два рабочих
дня. Сделать это можно в поле Start (Начало) уровня назначения.
250

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Применение профилей к назначениям

После изменения даты начала назначения литературного редактора Project
покажет ее в повременной части представления, что можно увидеть на рис. 11­7.

Длительность этой задачи увеличилась, потому что трудозатраты
запланированы на более длинный период времени

Рис. 11-7. Вот так выглядят назначения после изменения даты
начала назначения литературного редактора
Другой ресурс, назначенный задаче, не затрагивается. Обратите внимание,
что общие трудозатраты по этой задаче не изменились, но изменилась длительность – дата окончания сдвинулась на два рабочих дня.
Чтобы добавить задержку начала работы назначенного ресурса
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представление задач) щелк­
ните Task Usage (Использование задач). В представлении Task Usage
(Использование задач) назначенные ресурсы сгруппированы под каж­
дой задачей, что удобно для таких действий.
2. В поле Start (Начало) назначения ресурса, для которого нужно включить
задержку, введите или выберите новую дату начала. Если поле не отображается, вам может потребоваться отрегулировать разделитель, отделяющий таблицу от повременной шкалы.

СОВЕТ. Если вы хотите, чтобы назначение началось в определенное
время и в определенный день, то можно указать время в поле Start
(Начало). Например, если вы хотите, чтобы работа ресурса начиналась
в 13:00 1 мая 2023 года, введите May 1 23 1PM. В противном случае
Project использует время начала по умолчанию. А чтобы изменить время начала по умолчанию, введите желаемое значение в поле Default
Start Time (Время начала по умолчанию) на странице Schedule (Планирование) диалогового окна Project Options (Параметры Project).

Применение профилей к назначениям
В представлениях Resource Usage (Использование ресурсов) и Task Usage (Использование задач) можно точно увидеть распределение трудозатрат каждого
ресурса во времени. Вы можете не только просматривать сведения о назначе251

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

нии ресурса, но и указывать, сколько времени ресурс будет работать над задачей в любой заданный период времени.
Сделать это можно по­разному:
„„примените определенный заранее профиль загрузки к назначению, как

показано на рис. 11­8. Профили обычно описывают, как работа распределяется во времени в терминах графических моделей. Например, профиль Bell (Колокол) означает, что трудозатраты в начале и конце задачи
меньше, чем в середине. Если вы изобразите график распределения трудозатрат во времени, по форме он будет напоминать колокол;

Рис. 11-8. К этому назначению применен профиль в форме колокола;
обратите внимание на индикатор профиля в столбце Indicators (Индикаторы)
„„измените детали задания напрямую. Например, в представлениях

Resource Usage (Использование ресурсов) и Task Usage (Использование
задач) вы можете изменить детали назначения непосредственно в повременной таблице, как показано на рис. 11­9;

Рис. 11-9. Это назначение было напрямую отредактировано в повременной
области представления Resource Usage (Использование ресурсов);
обратите внимание на индикатор
„„измените значения трудозатрат на уровне задачи, как на рис. 11­10. Ког-

да вы изменяете значения трудозатрат на уровне задач, Project корректирует результирующее значение трудозатрат для каждого назначения в
соответствии с единицами назначения ресурса. Например, предположим,
что в определенный день двум ресурсам было назначено по четыре часа
работы над задачей, общие трудозатраты по которой составили 8 часов.
Если вы затем измените трудозатраты задачи в этот день на 12 часов,
Project увеличит трудозатраты каждого ресурса с четырех до шести часов.

Рис. 11-10. Для задачи было изменено совокупное значение трудозатрат,
и Project обновил значения трудозатрат назначенных ресурсов
в соответствии с их единицами назначения; обратите внимание на индикаторы
252

Применение профилей к назначениям

Вы должны выбирать профиль или изменять назначение в зависимости от
того, чего хотите добиться. Применение профилей подходит для назначений,
в которых вы можете предсказать вероятный график распределения трудозатрат. Например, задача, требующая постепенного увеличения времени, может
выиграть от использования профиля с загрузкой, при котором большая часть
работы выполняется ближе к концу назначения.
При работе с профилями загрузки учитывайте еще несколько моментов:
„„в зависимости от типа задачи применение профиля к назначению мо-

жет привести к увеличению общей длительности задачи. Применение
профиля к задаче фиксированной длительности не изменяет ее длительность. И если вы применяете профиль к такой задаче, Project так
пересчитывает значения трудозатрат ресурса, чтобы в тот же период
времени ресурс работал меньше. Однако применение профилей к задачам с фиксированными трудозатратами или с фиксированным объемом
ресурсов изменит их длительность. Поэтому если вы не хотите, чтобы
профиль увеличивал длительность задачи, то, прежде чем применять
его, измените тип задачи на вкладке Advanced (Дополнительно) диалогового окна Task Information (Сведения о задаче) на фиксированную
длительность;
„„вы можете разделить задачу в представлении Диаграмма Ганта, чтобы

показать, что она прерывается, как вы уже делали это в главе 9. Также
можно разделить задачу в представлении Task Usage (Использование
задач), введя нулевые значения трудозатрат в строке задачи в повременной таблице для нужного диапазона дат. Чтобы сохранить общие трудозатраты, добавьте в конце задачи такой же объем трудозатрат, который
вы вычли при разделении. Например, предположим, что задача начинается в понедельник и имеет в течение четырех дней по восемь часов
общих трудозатрат в день. Распределение трудозатрат (в часах в день)
выглядит как 8, 8, 8 и 8. Вы прерываете работу над задачей во вторник,
а затем добавляете эти восемь часов в конце задачи (в данном случае в
пятницу). Таким образом, новое распределение трудозатрат будет выглядеть так: 8, 0, 8, 8 и 8;
„„при редактировании значений в повременной таблице вы можете рабо-

тать с ячейками аналогично тому, как работаете в программе Microsoft
Excel, – можно перетаскивать значения и использовать маркер автозаполнения для копирования значений вправо или вниз.
Применение профиля загрузки к задаче
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач)

щелкните Task Usage (Использование задач);
253

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

„„на вкладке View в группе Resource Views (Представления ресурсов)

щелкните Resource Usage (Использование ресурсов).
Оба этих представления показывают значения трудозатрат на уровне назначений, например ежедневно или еженедельно. В представлении Task
Usage (Использование задач) назначения сгруппированы по задачам, а в
представлении Resource Usage (Использование ресурсов) – по ресурсам.
2. Щелкните по назначению, к которому вы хотите применить профиль.
В представлении Task Usage (Использование задач) обязательно выберите имя ресурса, а в представлении Resource Usage (Использование ресурсов) – имя задачи.
СОВЕТ. Следующие два шага не являются обязательными, но они могут помочь вам увидеть результат применения профиля загрузки.
3. На вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб) щелкните по стрелке
рядом с полем Timescale (Шкала времени) и выберите наименьшие единицы времени (например, дни), которые необходимо отобразить в правой части представления.
4. На вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование) щелкните
команду Scroll to Task (Перейти к задаче).
5. На вкладке Format (Формат) в группе Assignment (Назначение) выберите Information (Сведения). Откроется диалоговое окно Assignment
Information (Сведения о назначении).
6. Щелкните по вкладке General (Общие), если она еще не выбрана.
7. Щелкните по стрелке, чтобы отобразить параметры в поле Work contour
(Профиль загрузки). Вы увидите профили загрузки; некоторые из их
имен соответствуют графику распределения загрузки во времени.
8. Выберите нужный профиль и щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть
диалоговое окно. Project применит профиль к выбранному назначению.
Вы можете увидеть обновленные значения трудозатрат для каждого
периода времени. Также можно увидеть индикатор профиля в столбце
Indicator (Индикаторы).
Чтобы вручную изменить трудозатраты для периода времени
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач)

щелкните Task Usage (Использование задач);
„„на вкладке View в группе Resource Views (Представления ресурсов)

щелкните Resource Usage (Использование ресурсов).
254

Создание и распределение материальных ресурсов

2. Если назначения, которые вы хотите изменить, не отображаются, выберите имя ресурса в столбце Task Name (Название задачи).
3. На вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование) щелкните
Scroll to Task (Перейти к задаче).
4. На вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб) щелкните по стрелке
рядом с полем Timescale (Шкала времени) и выберите наименьшие единицы времени (например, дни), которые вы хотите отобразить в правой
части представления.
5. В повременной таблице на правой панели представления измените
нужные назначения. Они отобразятся в строке сведений с меткой Work
(Трудозатраты).

Создание и распределение материальных
ресурсов
Материальные ресурсы – это расходные материалы, которые вы используете
в процессе реализации проекта. Например, в строительном проекте материальными ресурсами могут быть гвозди, пиломатериалы и бетон. В Project вы
можете отслеживать количество или скорость потребления материального
ресурса и связанных с ним затрат. В отличие от трудовых ресурсов, значения
максимальных единиц не применяются к затратным и материальным ресурсам, потому что они не выполняют никакой работы. См. рис. 11­11, где приводится пример материального ресурса.
Поле Материал применяется только к материальным ресурсам

Рис. 11-11. Обратите внимание на уникальное значение
в поле Material (Материал), отражающее материальные ресурсы
Хотя Project не является системой отслеживания товаров, он может помочь
вам лучше следить за тем, как быстро ваш проект потребляет материальные
ресурсы и по какой цене. Рассмотрим пример.
У нас есть материальный ресурс, называемый Advance proofs. Этот ресурс
имеет метку с именем copies (копии), которая является единицей измерения
этого материального ресурса (см. рис. 11­12). Материальные ресурсы другого
типа могут иметь иные метки. Например, жидкий ресурс может обозначаться
(и измеряться) в галлонах или литрах. Стоимость единицы материального ре255

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

сурса Advance proofs составляет 15 долларов. Другими словами, каждая копия
стоит 15 долларов.
Назначение материальных ресурсов задаче аналогично назначению трудовых ресурсов, но с некоторыми важными отличиями. При назначении материального ресурса указывается количество единиц для этой задачи. Затем
Project рассчитывает затраты назначения ресурса, умножив введенную выше
стоимость за единицу на число единиц в назначении.
Напомним, что материальные ресурсы расходуются по мере выполнения
проекта. Обычные материальные ресурсы, используемые, например, в строительном проекте, – это пиломатериалы и бетон.

Когда вы назначаете материальный ресурс задаче,
его количество с меткой отображается
в столбце Units (Единицы)

Рис. 11-12. При назначении материальных ресурсов
в столбце Units (Единицы) отражается количество назначенных
ресурсов с соответствующей меткой
При назначении материального ресурса отслеживать величины его расхода
и затрат на него можно двумя способами:
„„назначение фиксированной нормы потребления. Независимо от

длительности задачи, которой назначен материальный ресурс, используется абсолютное число единиц ресурса. Например, для заливки фундамента дома требуется фиксированный объем бетона, независимо от
того, сколько времени потребуется на его заливку. Чтобы определить
256

Создание и распределение материальных ресурсов

общие затраты, Project умножает стоимость единицы этого ресурса на
число назначенных единиц;
„„назначение переменной нормы потребления. Project корректирует

количество и стоимость ресурса по мере изменения длительности задачи. Переменная норма потребления означает, что количество потребляемых единиц материального ресурса зависит от длительности задачи.
Например, при эксплуатации генератора вы потребляете больше топлива за 4 часа, чем за 2. Поэтому вы определяете почасовую ставку расхода
топлива и вводите переменную норму потребления в единицах на период времени; например 2/h, что означает расход 2 галлонов топлива в час.
После ввода переменной нормы потребления назначения материального ресурса Project вычисляет общее количество потраченного ресурса,
учитывая длительности задачи.
Преимущество использования переменной нормы потребления заключается
в том, что она привязана к длительности задачи. При изменении длительности
также изменяются количество и затраты материального ресурса. Если вам
нужен такой уровень отслеживания затрат материального ресурса, используйте
переменную норму потребления.
Чтобы назначить материальный ресурс
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните по кнопке Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) щелкните по строке,
в которую вы хотите вставить новый материальный ресурс.
3. На вкладке Resource (Ресурсы) в группе Insert (Вставить) щелкните Add
Resources (Добавить ресурсы), а затем Material Resource (Материальный ресурс). Project вставит новую строку для ресурса.
4. Введите имя материального ресурса.
5. В поле Material Label (Метка материального ресурса) введите название
единицы его измерения.
6. В поле Std. Rate (Стандартное потребление) введите стоимость потреб­
ления одной единицы материального ресурса, после чего нажмите клавишу Enter.
Чтобы назначить материальный ресурс задаче
1. В представлении, ориентированном на задачи, таком как Диаграмма
Ганта, выберите имя задачи, которой вы хотите назначить материальный ресурс.
2. На вкладке Resource (Ресурсы) в группе Assignments (Назначения)
щелкните Assign Resources (Назначение ресурсов), чтобы открыть диалоговое окно с тем же названием.
257

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

3. Выполните одно из следующих действий:
„„чтобы назначить фиксированную норму потребления, в поле Units

(Единицы) материального ресурса введите или выберите количество
материального ресурса, которое вы хотите назначить;
„„чтобы назначить переменную норму потребления, в поле Units (Единицы) материального ресурса введите норму потребления в единицах за период времени. Например, 2/h, чтобы указать, что расход ресурса равен двум единицам в час.

Просмотр доступности ресурсов
Напомним, что время, в течение которого ресурс может работать над задачами
в проекте, называется максимальной доступностью, или максимальной емкостью, ресурса и измеряется в единицах. По умолчанию эти единицы представлены в процентах, где 0 % означает отсутствие доступности, а 100 % – полную
или максимальную доступность отдельного ресурса с обычным графиком работы 40 часов в неделю. Project максимальную доступность ресурса отслеживает в виде максимальных единиц (обозначенных как Max. Units). Обратитесь
к главе 5, где описывается, как изменить доступность ресурса, отображаемую в
целых числах, если такой вариант вам больше нравится.
Известно, что даже опытные руководители проектов переоценивают ресурсную доступность персонала, выделяемого для работы над конкретным
проектом. Это может привести к проблемам во время выполнения проекта,
особенно если руководитель проекта еще и недооценил объем трудозатрат,
необходимый для выполнения задач в проекте. Можно ожидать некоторых изменений в оценках трудозатрат по многим объективным причинам, особенно
на начальном этапе планирования. В этом разделе представлены некоторые
полезные инструменты Project, которые могут помочь вам увидеть и лучше
понять уровень доступности ресурсов.
Сведения о доступности каждого ресурса дают вам лучшее представление о
возможностях проекта. Это, в свою очередь, может помочь информировать вас и
заинтересованные стороны проекта о любых корректировках, которые вы можете внести в проект, чтобы лучше соответствовать возможностям команды (или
об изменениях доступности команды, чтобы лучше соответствовать масштабу
проекта). Как правило, вы можете ожидать один из следующих вариантов:
„„запланированная работа меньше доступности команды. Возможно, вы

сможете использовать часть времени своих ресурсов для работы над другими проектами или выполнить больший объем работ в этом проекте;
„„запланированная работа превышает доступность команды. Возможно,

вам придется сократить объем работ или добавить больше ресурсов;
„„запланированная работа примерно равна доступности команды.
258

Просмотр доступности ресурсов

СОВЕТ. Выбор компромисса между объемом проекта и доступностью
ресурсов подробнее рассматривается в приложении A.

Настраиваемое представление Resource Usage (Использование ресурсов)
прекрасно демонстрирует доступность ресурсов (см. рис. 11­13).

Рис. 11-13. Это настраиваемое представление Resource Usage (Использование
ресурсов) показывает доступность отдельных ресурсов и их назначения
Левая область представления Resource Usage (Использование ресурсов) показывет задачи, сгруппированные под ресурсами, которым они назначены.
В правой области на временной шкале отображаются назначения и другие
величины. Можно показывать только данные Remaining Availability (Оставшаяся доступность) и Percent Allocation (Процент занятости) и скрывать назначения ресурсов. Можно также устанавливать масштаб представления для
любого дополнительного периода времени, в который ваша команда обычно
планирует работу, например на неделю или месяц.

СОВЕТ. В этом разделе основное внимание уделяется доступности
ресурсов, что демонстрирует представление Resource Usage (Использование ресурсов). Другие функции Project, которые помогают
просматривать и управлять доступностью ресурсов, включают в себя
представление Resource Graph (График ресурсов) (доступное в меню
Other Views (Другие представления) в группе Resource Views (Представления ресурсов) на вкладке View (Вид)) и два отчета, ориентированных на ресурсы (доступные из меню Resources (Ресурсы) в группе
View Reports (Просмотр отчетов) на вкладке Report (Отчет)).

259

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Чтобы просмотреть доступность ресурса во времени
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Usage (Использование ресурсов).
2. На вкладке Format (Формат) в группе Details (Подробности) нажмите
Add Details (Добавить детали), чтобы открыть диалоговое окно Detail
Styles (Стили подробных данных).
3. В списке Available Fields (Доступные поля) выберите Percent Allocation
(Процент загрузки) и Show (Показать).
4. Выберите Remaining Availability (Оставшаяся доступность), щелкните
по кнопке Show (Показать), а затем ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Чтобы еще больше упростить представление, также выполните следующие действия.
5. На вкладке Format (Формат) в группе Details (Подробности) снимите
флажок Work (Трудозатраты).
Project скроет подробности трудозатрат, оставив трлько процент занятости и оставшуюся доступность.
6. Щелкните по заголовку столбца Resource Name (Название ресурса).
7. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Outline (Структура), а затем Hide Subtasks (Скрыть подзадачи). Project скроет назначения, оставив только строки ресурсов.
8. На вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб) в поле Timescale (Шкала
времени) выберите нужный период времени. Используйте любой период времени, на который ваша команда обычно планирует задачи. Можно
выбрать ежедневное или еженедельное представление для отображения
доступности ресурсов.

Настройка назначений в представлении
Team Planner (только для Project
Professional)
ВАЖНО! Представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов) доступно только в Project Professional, но не в Project Standard.
Если вы используете Project Standard, можете пропустить этот раздел.
До сих пор в представлениях Task Usage (Использование задач) и Resource
Usage (Использование ресурсов) мы работали с тонкой настройкой задач, таких как применение профилей загрузки ресурсов. Еще одно представление,
260

Настройка назначений в представлении Team Planner (только для Project Professional)

которое может дать вам представление о задачах, ресурсах и назначениях, –
это Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов).
В представлении Team Planner, которое показано на рис. 11­14, задачи
организованы по ресурсам, которым они назначены (как в представлении
Resource Usage), а также в нем отображаются все неназначенные задачи. Как
назначенные, так и неназначенные задачи могут быть запланированными или
незапланированными:
„„запланированные задачи – эти задачи запланированы на определен-

ный период времени и отображаются в это время в представлении Team
Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов);
„„незапланированные задачи – эти задачи планируются вручную.

Представление Team Planner для настройки плана или переназначения задач поддерживает простой метод перетаскивания.
Представление Team Planner уникально тем, что поддерживает планирование и иные операции по обработке назначений посредством простого
перетаскивания:
„„перетаскивайте задачи для назначения, изменения назначения, измене-

ния плана или исключения задач из плана;
„„щелкните по назначенной задаче правой кнопкой мыши и переназначь-

те ее другому ресурсу.
Представление Team Planner поддерживает множество методов настройки
представления и навигации, которые в Project используются повсеместно:
„„прокрутка по горизонтали временной области представления для

отображения назначений задач (отрезков) с помощью кнопки Scroll To
Task (Перейти к задаче) (на вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование));
„„экранные подсказки, чтобы увидеть полное имя и другие сведения о

задачах, которые могут не полностью отображаться на панели задач в
Team Planner;
„„изменение шкалы времени с помощью поля Timescale (Шкала времени)

(на вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб));
„„отображение имен перегруженных ресурсов красным цветом.

ВАЖНО! При перетаскивании автоматически запланированной задачи по горизонтали применяется ограничение «Начало не ранее».
Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов) показывает ограничение в экранной подсказке на панели задач, а в представлении
Диаграмма Ганта можно увидеть индикатор ограничения.
261

11

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей
Представление Team Planner (Визуальный
оптимизатор ресурсов) содержит четыре раздела:
назначенные, но незапланированные задачи…

…неназначенные
и незапланированные задачи…

…назначенные и запланированные задачи…

…и неназначенные, но запланированные задачи

Рис. 11-14. При работе в представлении Team Planner (Визуальный оптимизатор
ресурсов) используйте экранные подсказки, чтобы увидеть полные имена
и другие сведения о видимых задачах
Чтобы назначить и запланировать неназначенные задачи
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов), чтобы отобразить представление Team Planner.
СОВЕТ. Вы также можете щелкнуть по кнопке представления Team
Planner в строке состояния в правом нижнем углу окна программы.
2. Перетащите задачу в строку ресурса в нужную дату начала. Перетаскиваемая задача может располагаться в нижнем левом углу, где находятся неназначенные и незапланированные задачи, или в правом нижнем
углу, где находятся неназначенные, но запланированные задачи. Задача
будет назначена и запланирована, но останется задачей, планируемой
вручную, пока вы не переведете ее на автоматическое планирование.
СОВЕТ. Вы также можете назначить, но не планировать задачу, перетащив ее в столбец Unscheduled Tasks (Незапланированные задачи)
ресурса.

262

Обзор навыков

Чтобы запланировать назначенные, но незапланированные задачи
1. В представлении Team Planner перетащите задачу из столбца
Unscheduled Tasks (Незапланированные задачи) представления в строку ресурса на нужную дату начала. Задача будет назначена и запланирована, но останется задачей, планируемой вручную, пока вы не переведете ее на автоматическое планирование.
Чтобы переназначить задачу с одного ресурса на другой
1. В представлении Team Planner щелкните по назначенной задаче правой
кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите Reassign
To (Переназначить). Затем выберите ресурс, которому вы хотите назначить задачу.
СОВЕТ. Вы также можете переназначить задачи, перетаскивая их от
одного ресурса к другому. Чтобы лучше контролировать расписание
задач, когда вы переназначаете их таким образом, настройте шкалу
времени на отображение по дням (для этого выберите пункт Days
(Дни) в поле Timescale (Шкала времени) в группе Zoom (Масштаб) на
вкладке View (Вид)).

Обзор навыков

11

В этой главе вы узнали, как:
„„изменять доступность ресурсов для нескольких диапазонов дат;
„„работать с несколькими ставками ресурсов;
„„изменять ставки ресурсов для разных диапазонов дат;
„„добавлять задержку начала назначения;
„„применять профили к назначениям;
„„создавать и назначать материальные ресурсы;
„„просматривать доступность ресурсов;
„„настраивать назначения в представлении Team Planner (только для

Project Professional).

263

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Практические задания
Учебные файлы для этих заданий, FineTuneResources и
FineTuneAssignments, находятся в папке Project2019SBS\Ch11.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Изменение доступности ресурсов для нескольких
диапазонов дат
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы обеспечили дополнительные возможности литературного редактирования в течение части срока
действия плана по выпуску новой книги для детей. Вам нужно записать это в
план. Откройте план FineTuneResources в Project, а затем выполните следующие действия:

Рис. 11-15. Так должна выглядеть доступность литературных редакторов;
обратите внимание на то, где отображаются значения NA
1. Настройте доступность ресурса Copyeditors (Редакторы) в диалоговом
окне Resource Information (Сведения о ресурсах), как показано на
рис. 1­15. Задайте периоды времени следующим образом:
264

Практические задания

„„первый период должен заканчиваться 7 мая 2023 г. со значением

максимальных единиц, равным 200 %. Оставьте в столбце Available
From (Доступный с) параметр NA (Недоступен);
„„второй период должен начаться 8 мая 2023 г. и закончиться 4 июня
2023 г. со значением максимальных единиц, равным 300 %;
„„третий период должен начаться 5 июня 2023 г. со значением макси-

мальных единиц, равным 200 %; оставьте значение NA (Недоступен)
до конца периода.

Работа с несколькими ставками ресурсов
Сценарий: Хэни Моркос в настоящее время назначена задаче 36 Proof and
review в качестве контент­редактора, а не редактора проекта (это ее реальная
должность). Вы настраиваете и применяете другую ставку для роли контент­
редактора в этой задаче. Продолжая использовать план FineTuneResources,
выполните следующие действия:
1. Создайте дополнительную ставку для Хэни Моркос, используя таблицу
ставок B. Задайте для нее дополнительную стандартную ставку в размере
45 долларов в час и сверхурочную ставку в размере 60 долларов в час.
Результаты см. на рис. 11­16.

Рис. 11-16. Введите вторую ставку Хэни Моркос
в таблице на вкладке B
2. Отобразите таблицу ставок в представлении Task Usage (Использование
задач), как показано на рис. 11­17. В этой таблице проще увидеть изменения стоимости назначения.
265

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Рис. 11-17. После применения таблицы ставок B обновленная стоимость
назначения Хэни Моркос изменится с 1550 до 1800 долларов
3. Примените таблицу ставок B к назначению Хэни Моркос задаче 36.

Изменение ставки ресурсов для разных диапазонов дат
Сценарий: ожидается, что один из ваших ресурсов, который работает над
планом по выпуску новой книги для детей, получит повышение заработной
платы в течение срока действия плана. Чтобы обеспечить точность вычисления затрат по плану, необходимо учесть это повышение. Продолжая работать с
планом FineTuneResources, выполните следующие действия:
1. Введите увеличение ставки оплаты для Джейн Доу в таблице A (таблица по умолчанию), показанной на рис. 11­18. Дата вступления в силу –
3 июля 2023 г., а увеличение стандартной ставки составляет 15 %.

Рис. 11-18. Значения дополнительных ставок применяются только
после наступления даты Effective (Даты вступления в силу)
266

Практические задания

Добавление задержки начала назначения
Сценарий: план по выпуску новой детской книги содержит задачу, которой назначены литературный редактор и автор книги Тэд Орман. В настоящее время оба ресурса назначены на всю длительность задачи, но вы хотите отложить начало работы редактора на два рабочих дня. Откройте план
FineTuneAssignments в Project и выполните следующие действия:
1. В представлении Task Usage (Использование задач) добавьте задержку
начала назначения редакторов задаче 18 Author review of content edit до
8 мая 2023 г., как показано на рис. 11­19.

Рис. 11-19. Назначение редакторов задаче 18
после изменений выглядит так

Применение профилей к назначениям
Сценарий: один из ресурсов, работающих над новой детской книгой, сооб­
щает вам, что, исходя из прошлого опыта, она знает, что ожидаемая схема
ежедневной работы над одной из ее задач не соответствует задаче в том виде,
в котором она запланирована в настоящее время. Вы хотите обновить план,
чтобы более точно смоделировать ожидаемый профиль трудозатрат для этого
назначения. Кроме того, у вас есть еще одно назначение, которое требует корректировки. Продолжая работать с планом FineTuneAssignments, выполните
следующие действия:
1. В представлении Task Usage (Использование задач) примените профиль
с загрузкой в конце к назначению Кэрол Поланд задаче 38 Final review,
как показано на рис. 11­20.

Рис. 11-20. После применения профиля с загрузкой в конце к этому назначению
обратите внимание на индикатор профиля в столбце Indicators (Индикаторы);
наведите на него указатель, чтобы просмотреть подробные сведения
о профиле в экранной подсказке
267

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Поскольку задача 38 – это задача с фиксированной длительностью,
Project пересчитывает трудозатраты на уровне назначения, но не меняет
длительность задачи.
2. Вручную отредактируйте назначение Хэни Моркос задаче 38. Измените
ее назначение на вторник и среду, 5 и 6 сентября 2018 г., с 4 часов на
8 часов.

Рис. 11-21. Так теперь выглядит измененное назначение Хэни Моркос

Создание и назначение материальных ресурсов
Сценарий: пробные оттиски новой детской книги – это расходуемый ресурс,
который интересует вас больше всего. Это высокоточные макеты новой книги, которые создаются перед ее коммерческой печатью. Поскольку создание
пробных оттисков – дорогой процесс, вы хотите учесть их затраты в плане. Для
этого нужно создать и назначить материальный ресурс. Продолжая работать с
планом FineTuneAssignments, выполните следующие действия:
1. Создайте материальный ресурс с именем Advance Proofs (Пробные оттиски) с меткой ресурса copies (копии), с инициалами AP и стандартной
ставкой 15 долларов, как показано на рис. 11­22. Это цена за одну единицу данного материального ресурса; другими словами, каждая копия
пробного оттиска стоит 15 долларов.

Рис. 11-22. Так выглядит созданный вами материальный ресурс
2. В представлении Диаграмма Ганта откройте диалоговое окно Assign
Resources (Назначение ресурсов), как показано на рис. 11­23.
3. Назначьте материальный ресурс Advance Proofs (Пробные оттиски) задаче 38. Укажите 20 единиц.
268

Практические задания

Рис. 11-23. При назначении материального ресурса обратите внимание
на значения Units (Единицы измерения) и Cost (Затраты)
в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов)

Просмотр доступности ресурсов
Сценарий: на этом этапе планирования проекта по выпуску новой детской
книги вы создали первоначальный список задач и определили ресурсы. Теперь вы можете проверить доступность ресурса. Продолжая работать с планом
FineTuneAssignments, выполните следующие действия:
1. В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) отобразите
только данные о распределении в процентах и об оставшейся доступ­
ности на повременной сетке, как показано на рис. 11­24.

Рис. 11-24. Это настраиваемое представление дает вам общее представление
о рабочей нагрузке и доступности каждого ресурса
2. Скройте назначения под названиями ресурсов.
3. Измените масштаб, чтобы отобразить данные по дням.
269

Глава 11: Тонкая настройка ресурсов и назначение деталей

Настройка назначений в представлении Team Planner
(только для Project Professional)
Сценарий: вы обнаружили, что представление Team Planner (Визуальный
оптимизатор ресурсов) особенно полезно при просмотре назначений ресурсов, работающих над проектом по выпуску новой книги для детей. Вы определили несколько проблем с назначениями, которые необходимо решить, и
это можно сделать с помощью данного представления. Продолжая работать с
планом FineTuneAssignments, выполните следующие действия:
1. Откройте представление Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов).
2. Перетащите незапланированную задачу Кэрол Поланд Launch planning
(Планирование выпуска) так, чтобы датой начала задачи был понедельник, 14 августа 2023 г.
3. Перетащите имя незапланированной задачи Хэни Моркос Assign launch
team members (Назначить участников команды по планированию выпус­
ка), чтобы датой начала задачи был вторник, 15 августа 2023 г.
4. Перетащите первую неназначенную задачу Complete author questionnaire
(Заполнение анкеты автором) в строку ресурса Хэни Моркос, чтобы датой начала задачи был понедельник, 21 августа 2023 г. Результаты этих
шагов можно увидеть на рис. 11­25.

Рис. 11-25. Так выглядит представление Team Planner (Визуальный оптимизатор
ресурсов) после внесения изменений в назначение

270

Тонкая настройка
плана проекта

Учебные файлы
В этой главе используется учебный файл FineTunePlan из папки Project2019SBS\Ch12. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
Предыдущие три главы были посвящены деталям задач, ресурсов и назначений. В этой главе
более подробно рассматривается оптимизация
назначений ресурсов – внекоторых случаях мы
будем возвращаться к функциям Project, представленным в предыдущих главах. Однако основное внимание уделяется управлению всем планом, включая управление общей длительностью
и затратами.
В этой главе рассказывается о процедурах, связанных с проверкой распределения ресурсов по
времени, кооректировкой перегрузки ресурсов
вручную, выравниванием избыточно распределенных ресурсов, проверкой затрат и даты окончания плана, а также отключением задач (только
для Project Professional).

12
В этой главе:
„„изучение

распределения ресурсов во времени;

„„корректировка

перегрузки ресурсов вручную;

„„выравнивание загрузки

ресурсов;
„„проверка затрат и даты

окончания плана;
„„отключение

(только
для
Professional).

задач
Project

Изучение распределения
ресурсов во времени
В данном разделе основное внимание уделяется выделению ресурсов – тому, как назначения
влияют на рабочую нагрузку трудовых ресурсов
(людей и оборудования).
271

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Вы помните из главы 5, что емкость ресурса измеряется в единицах; максимальная емкость конкретного ресурса называется максимальным количеством
единиц, измеряемым либо в процентах (например, 300 % единиц), либо в числах (например, 3 единицы).
Может ли ресурс работать в заданный период времени, если его доступность
определяется значением максимального количества единиц и календарем
ресурса? Взаимосвязь между емкостью ресурса и его назначениями задачам
называется распределением. В любой конкретный момент времени трудовой
ресурс может быть загружен частично, полностью или перегружен:
„„загружен частично – назначения ресурса меньше его максимальной

емкости. Например, ресурс, работающий на полную ставку, которому
при 40­часовой рабочей неделе назначено только 25 часов трудозатрат,
загружен частично;
„„полностью загружен – назначения ресурса равны максимальной ем-

кости ресурса. Например, ресурс, работающий на полную ставку, у которого 40 часов трудозатрат при 40­часовой рабочей неделе, загружен
полностью;
„„перегружен – назначения ресурса превышают максимальную емкость

ресурса. Например, ресурс, работающий на полную ставку, у которого
65 часов трудозатрат при 40­часовой рабочей неделе, является перегруженным.
Это относится только к трудовым ресурсам. Затратные и материальные ресурсы не выполняют работу, и их назначения не влияют на общую длительность проекта.
Project содержит несколько представлений и функций, которые помогут вам
распределять ресурсы. Используя эти возможности, вы можете делать следующее:
„„задать временной порог (например, ежедневно или еженедельно), по ко-

торому Project оценивает ресурс как перегруженный. В разделе «Выравнивание загрузки ресурсов» этой главы рассматривается, как это можно
сделать в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание ресурсов);
„„обратить внимание на индикаторы перегрузки рядом с именами ре-

сурсов или задач, которым эти ресурсы назначены. Наведя указатель на
любой индикатор перегрузки, вы увидете дополнительные сведения на
экранной подсказке;
„„использовать Resource Graph (график ресурсов), чтобы увидеть распре-

деление каждого ресурса и соотнести его со шкалой времени;
„„показать отчет Overallocated Resources (Ресурсы с превышением до-

ступности), чтобы увидеть подробные сведения о трудозатратах с превышением доступности ресурсов;
272

Изучение распределения ресурсов во времени

„„пользователи Project Professional могут использовать представление

Team Planner (Визуальный оптимизатор ресурсов), чтобы увидеть назначения каждого ресурса в более простом формате. Дополнительные
сведения о представлении Team Planner см. в главе 11;
„„переключиться на представление Resource Usage (Использование ре-

сурсов). Дополнительные сведения об этом представлении см. в главе 11
и далее в этом разделе;
„„отобразить представление Resource Allocation (Распределение ресур-

сов). Это комбинированное представление, состоящее из представления
Resource Usage (Использование ресурсов) на верхней панели и представления Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием) на нижней панели. В данном разделе мы рассмотрим это представление.
В комбинированном представлении Resource Allocation (Распределение
ресурсов), показанном на рис. 12­1, сведения в нижнем представлении относятся к элементу, выбранному в верхнем (ресурсу или назначению в этом примере). Давайте подробнее рассмотрим компоненты этого комбинированного
представления.

12
Рис. 12-1. В этом примере представления Resource Allocation (Распределение
ресурсов) назначения ресурсов свернуты (скрыты) под названиями ресурсов.
В левой части представления Resource Usage (Использование ресурсов)
находится таблица (по умолчанию это Usage table (Таблица использования).
В этой таблице показаны назначения, сгруппированные по ресурсам, общий
объем трудозатрат, назначенных каждому ресурсу, и трудозатраты по каждому
назначению. Эта информация организована в структуру, которую можно развернуть или свернуть.
Правая сторона представления содержит некоторые детали (по умолчанию – трудозатраты), размещенные на шкале времени. Можно прокручивать
шкалу по горизонтали, чтобы видеть разные периоды времени. Также можно
273

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

изменить масштаб шкалы, чтобы отображать данные по неделям, дням, часам,
минутам и секундам.
В нижней области представления Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием) показаны отрезки Ганта и резерв времени задач, выполнение
которых назначено выбранному ресурсу. Резерв вермени представлен в виде
тонкой линии, следующей за отрезком Ганта. Когда выбрано одно назначение,
в представлении Leveling Gantt в диаграмме Ганта отображаются данные для
задачи этого конкретного назначения.
Обе области представления Resource Allocation (Распределение ресурсов)
синхронизируются по одной шкале времени в верхней части представления.
Поскольку в представлении отображается работа, назначенная каждому ресурсу в определенный период времени, можно легко выявить неполную загрузку
ресурса или его перегрузку. Можно также напрямую редактировать параметры
назначения в этом представлении для решения проблем с распределением ресурсов.

Управление проектом: анализ
распределения ресурсов
Хотелось бы сказать, что полное распределение всех ресурсов при
любой возможности – это цель любого руководителя проекта, но это
чрезмерное упрощение. В зависимости от характера вашего проекта и
ресурсов, работающих над ним, некоторые случаи неполного распределения ресурсов могут быть вполне допустимы. Кроме того, превышение доступности не всегда может быть проблемой, в зависимости от
его уровня. Если для ресурса превышена доступность всего на полчаса,
Project пометит факт превышения доступности. Однако в зависимости от задействованного ресурса и характера назначения такое незначительное превышение может и не быть проблемой, на которую стоит
обращать внимание. Но серьезное превышение доступности, например
ресурсу назначается вдвое больше работы, чем он мог бы выполнить за
одну неделю, всегда является проблемой. Необходимо знать, как выявлять серьезные превышения доступности и использовать стратегии для
их разрешения. Эта глава поможет вам выявлять и устранять превышение доступности ресурсов.

При изучении распределения ресурсов в представлении Resource Usage
(Использование ресурсов) имейте в виду еще несколько моментов:
274

Изучение распределения ресурсов во времени

„„чтобы быстро переходить между точками превышения доступности ре-

сурсов в представлении Resource Usage (Использование ресурсов), используйте кнопку Next Overallocation (Следующее превышение доступ­
ности) в группе Level (Выравнивание) на вкладке Resources (Ресурсы).
Эта кнопка работает аналогичным образом в представлениях Gantt
Chart (Диаграмма Ганта), Task Usage (Использование задач) и Calendar;
„„по умолчанию в представлении Resource Usage (Использование ресур-

сов) отображается таблица Usage (Использование); однако можно показать другую таблицу, выбрав ее из списка таблиц, который доступен на
вкладке View (Вид) в группе Data (Данные);
„„по умолчанию в представлении Resource Usage (Использование ресур-

сов) отображаются значения трудозатрат в повременной таблице. Однако вы можете показывать дополнительные параметры назначения,
такие как затраты и оставшаяся доступность, выбрав другое значение в
группе Details (Детали) на вкладке Format.
Чтобы найти перегрузки в представлении Resource Allocation
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Other Views (Другие представления), затем More Views
(Другие представления) и Resource Allocation (Распределение ресурсов), а затем щелкните по кнопке ОК, чтобы отобразить представление
Resource Allocation (Распределение ресурсов).
СОВЕТ. Представление Resource Allocation (Распределение ресурсов)
является комбинированным. Чтобы изменить нижнюю панель, выберите параметр в списке Detail Views на вкладке View. В этой главе
рассматривается представление Resource Graph (График ресурсов) на
нижней панели в разделе Level overallocated resources (Уровень перегруженных ресурсов). Чтобы скрыть нижнюю панель, снимите флажок Details (Детали) на вкладке View. Представление Resource Usage
(Использование ресурсов) останется.
2. Щелкните в любом месте в представлении Resource Usage (Использование ресурсов).
3. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) в поле Filter (Фильтр) выберите Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности),
чтобы показывать только перегруженные ресурсы.
СОВЕТ. Чтобы снять фильтр, выберите No Filter (Нет фильтра).

275

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

4. Если значения трудозатрат выбранного ресурса не отображаются в повременной таблице в правой части представления, то на вкладке Task
(Задача) в группе Editing (Редактирование) нажмите Scroll to Task (Перейти к задаче).
5. Чтобы показать назначения выбранного ресурса, щелкните по стрелке
expand/collapse (развернуть/свернуть) рядом с названием ресурса.

СОВЕТ. Установите шкалу времени, наиболее подходящую для вашей
организации или конкретного ресурса с превышением доступности.
Скорее всего, это представление по дням или неделям. Вы можете
изменить период времени, щелкнув на нужном вам периоде в поле
Timescale (Шкала времени) на вкладке View (Вид) в группе Zoom
(Масштаб).

Чтобы увидеть распределение каждого ресурса и соотнести его со шкалой времени
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Other Views (Другие представления), а затем выберите
Resource Graph (График ресурсов).
2. Используйте клавиши со стрелками или горизонтальную полосу прокрутки для переключения между ресурсами в этом представлении.
Чтобы просмотреть сведения о перегруженных ресурсах в отчете
Overallocated Resources
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов) щелкните Resources (Ресурсы), а затем выберите Overallocated
Resources (Ресурсы с превышением доступности).

Устранение перегрузки ресурсов вручную
В этом и следующем разделах мы продолжим изучать распределение ресурсов,
и вы узнаете, как назначения влияют на рабочую нагрузку трудовых ресурсов
проекта. В этом разделе основное внимание уделяется изменению назначений
вручную для устранения проблемы превышения доступности ресурсов. Следующий раздел посвящен автоматическому разрешению этой проблемы.
Как показано на рис. 12­2, представление Resource Usage (Использование
ресурсов) отлично подходит для редактирования параметров назначения ресурсов (это можно делать в самом представлении или в верхней области ком276

Устранение перегрузки ресурсов вручную

бинированного представления Resource Allocation (Распределение ресурсов),
о котором шла речь в предыдущем разделе).

Рис. 12-2. В представлении Resource Usage (Использование ресурсов)
легко обнаружить перегруженные ресурсы (и их назначения)
В этом представлении имена перегруженных ресурсов выделены жирным
шрифтом и красным цветом. Вы можете прокрутить представление по горизонтали, чтобы найти избыточные распределения. Некоторые из них могут
быть незначительными (например, 42 часа при 40­часовой рабочей неделе),
тогда как другие могут быть достаточно серьезными и требуют пристального
внимания.
В правой части представления можно напрямую редактировать назначенные трудозатраты в соответствующий период времени. При этом обновляется
общее значение трудозатрат за этот период.
Можно не редактировать параметры назначения, а отложить начало задачи,
которая вызывает перегрузку ресурса. Поскольку задержка начала задачи – это
один из методов, используемых при автоматическом выравнивании (описывается в следующем разделе), она называется задержкой выравнивания.
Редактирование вручную назначения или задачи – это всего лишь один из
способов решить проблему превышения доступности ресурсов. Другие решения в представлениях, ориентированных на задачи, таких как Диаграмма
Ганта, включают в себя:
„„замену перегруженного ресурса на другой щелчком по кнопке Replace

(Заменить) в диалоговом окне Assign Resources (Назначение ресурсов)
(доступном на вкладке Resource (Ресурс));
„„ввод меньшего значения в поле Units (Единицы) в диалоговом окне

Assignment Information (Сведения о назначении) или Assign Resources
(Назначение ресурсов);
„„назначение задаче дополнительного ресурса, чтобы трудозатраты раз-

делились между двумя ресурсами.
Чтобы редактировать трудозатраты на уровне назначения
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Usage (Использование ресурсов), чтобы отобразить представление с этим именем.
277

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

2. Найдите перегруженный ресурс, который требует внимания (имя ресурса выделено жирным шрифтом и красным цветом).
3. В повременной таблице найдите избыточное распределение ресурса, которое нужно устранить.
4. Если назначения ресурса не отображаются, щелкните по стрелке развернуть/свернуть рядом с именем ресурса, чтобы отобразить назначения.
СОВЕТ. Для этого можно также использовать сочетание клавиш
Alt+Shift++.
5. Измените значения трудозатрат в повременной таблице, чтобы устранить избыточное распределение.
Чтобы вручную добавить задержку выравнивания
Этот метод добавляет задержку начала задачи для устранения избыточного
распределения, но не меняет объем трудозатрат по назначению.
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Other Views (Другие представления), выберите More
Views (Дополнительные представления), щелкните Resource Allocation
(Распределение ресурсов), а затем по кнопке ОК, чтобы отобразить представление Resource Allocation (Распределение ресурсов).
2. В верхней области представления выберите перегруженный ресурс.
3. В нижней области найдите пересекающиеся назначения, которые вызывают избыточное распределение. Индикатор избыточно распределенных ресурсов отображается рядом с именами этих задач.
4. Введите задержку начала одной из задач в поле Leveling Delay (Задержка выравнивания). Введенное вами значение – это затраченное время, а
не рабочее. Чтобы вспомнить, что такое затраченная длительность, обратитесь к главе 4. Дата начала задачи изменится. Обратите внимание,
что задержка распространится и на другие ресурсы, назначенные той же
задаче, независимо от того, были ли они перегружены.

Выравнивание загрузки ресурсов
В предыдущих разделах описывалось выделение ресурсов и способы устранения избыточного распределения вручную. В этом разделе представлена функция выравнивания загрузки.
Выравнивание загрузки ресурсов – это процесс откладывания или разбиения трудозатрат ресурса для устранения превышения доступности. Например,
278

Выравнивание загрузки ресурсов

рассмотрим один и тот же ресурс с полным рабочим днем, назначенный трем
задачам. В первый день ресурс загружен полностью, на 100 %. Во второй день
доступность ресурса превышена и составляет 300 %. На третий день ресурс
снова перегружен, на этот раз его доступность составляет 200 %. См. рис. 12­3,
где показано выделение ресурсов за 3 дня.

Рис. 12-3. В этом комбинированном представлении
область Resource Graph (График ресурсов) под представлением
Диаграмма Ганта четко показывает, что ресурс перегружен
Если выполнить выравнивание загрузки ресурса, как показано на рис. 12­4,
Project отложит начало второй и третьей задач, чтобы доступность ресурса не
была превышена.
В этом примере дата окончания самой поздней запланированной задачи
перенесена со второго на восьмой день. К дате начала задачи были добавлены
четыре дня, а на графике показана дополнительная задержка в два дня, поскольку Джейн не может работать в выходные. Это обычное дело при выравнивании загрузки ресурсов, в результате чего дата окончания проекта часто
отодвигается. До выравнивания общие трудозатраты составляли шесть дней,
но два дня происходило наложение одних трудозатрат на другие, что привело
к превышению доступности ресурса. После выравнивания все шесть дней трудозатрат остались, но ресурс больше не перегружен.
СОВЕТ. Влияние выравнивания загрузки ресурсов на план проекта
может быть значительным, но оно не влияет ни на ресурсы, назначенные задачам, ни на значения общих трудозатрат или единиц назначения.

279

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Рис. 12-4. Выравнивание загрузки ресурса, избыточное распределение устранено
Чтобы управлять тем, как Project будет устранять избыточное распределение, вы можете настроить параметры выравнивания загрузки ресурсов. Project
применит ваши, когда вы решите выполнить выравнивание загрузки ресурсов.
В зависимости от выбранных вариантов программа может отложить дату начала назначения или задачи либо разбить трудозатраты на задачу.
Выравнивание загрузки ресурсов – мощный инструмент, но он выполняет
только несколько основных действий: откладывает задачи, разбивает задачи
и откладывает назначение ресурсов. Он делает это, следуя довольно сложному
набору правил и параметров, которые задаются в диалоговом окне Resource
Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов).
Хотя выравнивание загрузки ресурсов – отличный инструмент для тонкой настройки плана, но он не заменит вашей здравой оценки доступности
ресурсов, длительностей задач, взаимосвязей и ограничений. Выравнивание
загрузки ресурсов работает со всей этой информацией, когда вы вводите ее в
план, но полностью исправить все ситуации превышения доступности ресурсов в рамках нужного времени может быть невозможным, если не изменить
некоторые основные параметры задач и ресурсов в плане проекта. Дополнительные средства могут включать в себя сокращение общего объема работ или
добавление ресурсов.
СОВЕТ. Чтобы узнать больше о выравнивании загрузки ресурсов, введите Level resource assignments (Выравнивание назначений ресурсов)
в поле Tell Me, расположенное над лентой, и щелкните Get Help On
(Получить справку).

280

Выравнивание загрузки ресурсов

Как уже упоминалось ранее, в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов), показанном на рис. 12­5, вы указываете Project,
как вы хотите устранить превышение доступности ресурсов.

Рис. 12-5. Задайте необходимые параметры выравнивания
в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов)

СОВЕТ. Если вы используете Project Professional вместо Project
Standard, диалоговое окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) и некоторые другие диалоговые окна содержат дополнительные параметры, связанные с Project Online или Project Server.
(В Project Professional это флажок Level Resources with the Proposed
Booking Type (Выравнивание загрузки предложенных ресурсов).)
В этой книге используются только функции рабочего стола Project
Professional, поэтому можете пока игнорировать эти параметры. Для
получения дополнительных сведений о Project Online или Project
Server см. приложение C.
В справке Project описывается большинство параметров в этом диалоговом
окне, но давайте более подробно рассмотрим несколько параметров, которые
заслуживают дополнительных пояснений.
„„Группа Leveling Calculations (Вычисления для выравнивания) содержит

несколько важных параметров:


если выбрать параметр Automatic (Выполнять Автоматически), то
Project будет все время выравнивать ресурсы без уведомления. Автоматическое выравнивание выполняется сразу же после превышения доступности ресурса;
281

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта


если выбрать параметр Manual (Выполнять Вручную), то Project выполняет выравнивание ресурсов, только когда вы даете ему команду сделать это. Это значение используется по умолчанию;
ВАЖНО! Все параметры в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) применяются ко всем планам проектов,
с которыми вы работаете в Project, а не только к активному плану.
Использование автоматического выравнивания может показаться заманчивым, но оно приводит к частым изменениям планов, независимо от того, хотите вы этого или нет. По этой причине мы рекомендуем
использовать вариант Manual (Выполнять Вручную).



выбор, который вы делаете в поле Look for Overallocations on a
Basis (Поиск превышений доступности по ), определяет временной интервал, который Project использует при оценке избыточного распределения ресурса. Если ресурс перегружен, его имя выделяется жирным шрифтом и красным
цветом, и рядом с ним также отображается индикатор избыточного
распределения;
СОВЕТ. В большинстве проектов выравнивание ресурсов на более
детальном уровне, чем по дням, может привести к нереалистично
точным изменениям назначений. Если вы предпочитаете отображать индикаторы превышения доступности не по дням, а по неделям, выберите пункт Week By Week (По неделям) в списке Look for
Overallocations on a Basis (Поиск превышений доступности по ). Это не приведет к выравниванию
ресурсов, но определит, когда Project будет отображать индикаторы
превышения доступности.



если вы установили флажок Clear Leveling Values Before Leveling
(Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым), программа удалит все существующие задержки выравнивания для всех
задач и назначений перед выравниванием. Это происходит независимо от причины применения задержек выравнивания, то есть вне
зависимости от того, были они введены вручную (см. предыдущий
раздел) или автоматически.

„„Параметры в Leveling Order (Порядок выравнивания) позволяют управ-

лять приоритетом, который Project использует для определения того, к
каким задачам следует применить задержку для устранения конфликта
ресурсов:
282

Выравнивание загрузки ресурсов


при выборе пункта ID Only (Только по идентификаторам) задачи
откладываются лишь в соответствии с их идентификаторами: задачи с более высокими номерами откладываются первыми (например, задача 10 откладывается раньше задачи 5). Вы можете использовать этот пункт, если в вашем плане не установлены взаимосвязи
задач или ограничения;



при выборе пункта Standard (Стандартный) задачи откладываются
в соответствии со связями с предшественниками, датами начала,
ограничениями задач, резервом времени, приоритетом и идентификаторами;



выбор пункта Priority, Standard (По приоритетам, стандартный)
указывает Project на необходимость учитывать приоритет задачи
прежде, чем другие стандартные критерии. (Приоритет задачи задается числами от 0 до 1000: 1 – это низкий приоритет, 500 – средний, 1000 – высокий. Задачи с низким приоритетом откладываются
и разделяются первыми. По умолчанию для всех задач установлено
значение 500.)

„„Установки Leveling Order (Порядок выравнивания) включают опцию, по-

зволяющую управлять моментом, когда Project может задерживать задачи:


при выборе пункта Level Only Within Available Slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) вы ограничиваете выравнивание, задачи без резерва времени нельзя сдвигать, а задачи
с резервом времени можно было перемещать только в пределах их
резерва. По умолчанию этот параметр отключен, что обеспечивает
максимальную гибкость выравнивания.

ВАЖНО! Если выравнивание не ограничено резервом времени, выполнение любой задачи в плане может быть отложено на любое время. Это может привести к значительным изменениям в общей дате
окончания плана проекта. Внимательно просмотрите результаты задержек с помощью представления Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с
выравниванием), которое обсуждается далее в этом разделе.
После настройки необходимых параметров вы можете выровнять план проекта в любое время с помощью кнопки Level All (Выровнять все) (на вкладке
Resource). Вам не нужно возвращаться к диалоговому окну Resource Leveling
(Выравнивание загрузки ресурсов), если вы не хотите менять параметры выравнивания. Параметры выравнивания по запросу расположены на вкладке
Resource в группе Level (Выравнивание).
283

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием) хорошо
подходит для просмотра плана проекта до и после выравнивания (см. рис. 12­6).

Рис. 12-6. Диаграмма Ганта с выравниванием отлично подходит
для просмотра результатов выравнивания до и после
В этом представлении каждая задача имеет два отрезка. Верхний отрезок
светло­серого цвета представляет задачу до выравнивания. Наведя на него указатель мыши, вы можете увидеть даты начала, окончания и длительность задачи. Нижний отрезок голубого цвета представляет задачу после выравнивания.
Чтобы задать параметры выравнивания и выровнять ресурсы
1. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Level (Выравнивание) выберите
Leveling Options (Параметры выравнивания), чтобы открыть диалоговое окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов).
2. В этом диалоговом окне выберите нужные параметры.
3. Выполните одно из следующих действий:
„„чтобы выровнять ресурсы сразу же, используя заданные вами пара-

метры, щелкните Level All (Выровнять все);
„„чтобы сохранить эти параметры, но отложить выравнивание, щелк­

ните по кнопке OK.
Чтобы выровнять ресурсы с помощью текущих параметров диалогового окна Resource Leveling
1. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Level (Выравнивание) выполните
одно из следующих действий:
„„щелкните Level Selection (Выровнять выделенное), чтобы выровнять

ресурсы, назначенные выбранным задачам;
284

Проверка затрат и даты окончания плана

„„щелкните Level Resource (Выровнять ресурс), чтобы выровнять толь-

ко выбранный ресурс;
„„щелкните Level All (Выровнять все), чтобы выровнять все ресурсы в

плане.
Чтобы убрать задержки выравнивания
Вы можете убрать задержки выравнивания для всего плана или для выбранных задач.
1. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Level (Выравнивание) щелкните
Clear Leveling (Очистка выравнивания) и выберите нужные парамет­
ры.
Чтобы отобразить представление Leveling Gantt
1. На вкладке Resource (Ресурс) в группе Level (Выравнивание) щелкните
по стрелке Gantt Chart (Диаграмма Ганта), а затем щелкните More Views
(Другие представления).
2. В открывшемся диалоговом окне More Views выберите пункт Leveling
Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием), а затем щелкните по кнопке
Apply (Применить). Project покажет представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием).

Проверка затрат и даты окончания плана
Не все планы проектов содержат информацию о затратах, но в тех из них, где
она есть, отслеживание затрат проекта может быть столь же важным или даже
более важным, чем отслеживание запланированной даты окончания. В этом
разделе рассматриваются затраты и дата окончания плана.
При изучении затрат на проект следует учитывать два фактора: конкретные
типы затрат, которые вы хотите увидеть, и то, как лучше всего отобразить их.
Типы затрат, с которыми вы можете столкнуться в течение жизненного цикла
проекта, включают в себя:
„„первоначально запланированные затраты задач, ресурсов или на-

значений, которые были сохранены как часть базового плана;
„„расчетные затраты задач, ресурсов и назначений в плане. Когда вы

вносите изменения в план, например назначаете или удаляете ресурсы,
Project пересчитывает текущие затраты так же, как пересчитывает даты
начала и окончания задачи. Когда вы начинаете начислять фактические
затраты (обычно при отслеживании фактических трудозатрат), текущие
затраты будут равны сумме фактических и оставшихся затрат для каж­
дой задачи, ресурса или назначения. Текущие затраты – это значения,
285

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

которые вы видите в полях с заголовками Cost (Затраты) и Total Cost (Общие затраты);
„„фактические затраты – затраты, начисленные задачам, ресурсам или

назначениям;
„„оставшиеся затраты – разница между текущими запланированными

затратами и фактическими затратами задач, ресурсов или назначений.
Отображение затрат зависит от того, что вы пытаетесь оценивать. Возможно, вам нужно сравнить затраты (например, базовые с фактическими) или
изучить их по задачам, ресурсам или назначениям. В качестве альтернативы
вам может потребоваться изучить затраты на суммарные задачи или на весь
план. Ниже приведены некоторые распространенные способы просмотра этих
типов затрат:
„„значения затрат проекта можно просмотреть в диалоговом окне Project

Statistics (Статистика проекта), показанном на рис. 12­7.

Рис. 12-7. Используйте диалоговое окно Project Statistics (Статистика проекта)
для быстрого просмотра основных затрат и плановых значений
В диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта) можно увидеть четыре вида суммарных затрат по плану проекта: текущие, базовые, фактические и оставшиеся;
„„просматривайте или распечатывайте отчеты, которые включают в себя

данные о движении денежных средств, бюджете, перерасходе средств по
задачам и ресурсам, а также освоенном объеме. См. рис. 12­8, где приводится отчет Cost Overruns (Превышение затрат);
„„просматривайте сведения о затратах уровня задач, ресурсов или назна-

чений в таблице Cost (Затраты), как показано на рис. 12­9.
Здесь можно увидеть много типов затрат на весь проект (суммарная задача проекта с номером 0), этапов проекта (суммарные задачи) и отдельных задач;
286

Проверка затрат и даты окончания плана

Рис. 12-8. Отчет Cost Overruns (Превышение затрат)
представляет данные в удобной форме

12
Рис. 12-9. Таблица Cost (Затраты), показанная здесь
в представлении Task Sheet (Лист задач), – отличный способ увидеть
подробную информацию о затратах
„„на рис. 12­10 можно увидеть подробную информацию о затратах, рас-

пределенных по времени в одном из представлений использования.
Помимо затрат, критически важным (а часто и самым важным) параметром
плана является дата окончания проекта. Эта дата зависит от длительности
проекта и даты его начала. Для большинства проектов устанавливается предпочтительная дата завершения (так называемая мягкая дата), но и достаточно
много проектов имеют фиксированную дату окончания (также называемую
жесткой). При управлении такими проектами важно знать текущую или запланированную дату окончания проекта.
287

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Рис. 12-10. Таблицы Cost (Затраты) и Cost details (Сведения о затратах)
в представлении Task Usage (Использование задач) наиболее подробно
показывают значения затрат

Управление проектом: дата окончания
и критические задачи
Говоря языком управления проектами, дата окончания проекта определяется его критическим путем. Критический путь – это серия задач,
задержка любой из которых отодвигает дату окончания проекта. По этой
причине при оценке длительности проекта необходимо сосредоточить
внимание главным образом на задачах, находящихся на критическом
пути. Эти задачи называются критическими. Помните, что слово «критический» не имеет ничего общего с тем, насколько важны эти задачи
для всего проекта; это слово относится только к тому, как их расписание
влияет на дату окончания проекта. Если вам нужно освежить в памяти
информацию о критическом пути, обратитесь к главе 10.

Чтобы увидеть затраты и дату окончания в диалоговом окне Project
Statistics
1. На вкладке Project (Проект) в группе Properties (Свойства) выберите
Project Information (Сведения о проекте).
2. В открывшемся диалоговом окне выберите Statistics (Статистика).
СОВЕТ. Еще один способ открыть диалоговое окно Project Statistics
(Статистика проекта) – щелкнуть по вкладке File (Файл), откроется
представление Backstage. На странице Info (Информация) щелкните
Project Information (Сведения о проекте), а затем – Project Statistics
(Статистика проекта).

288

Отключение задач (только для Project Professional)

Чтобы отобразить отчет Costs
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
выберите Costs (Затраты).
Чтобы отобразить таблицу Costs в представлении Task Sheet
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Other Views (Другие представления), а затем щелкните Task Sheet
(Лист задач).
2. На вкладке View в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а
затем Costs (Затраты), чтобы отобразить таблицу Costs (Затраты).
Чтобы отобразить затраты, распределенные по времени, в представлениях Task Usage или Resource Usage
1. На вкладке Format (Формат) в группе Details (Подробности) щелкните
Add Details (Добавить подробности) и выберите нужные значения затрат.

Отключение задач
(только для Project Professional)
ВАЖНО! Возможность отключать задачи доступна только в Project
Professional, но не в Project Standard. Если вы используете Project
Standard, можете пропустить этот раздел.
Вы можете включить в план проекта задачи, которые, возможно, позже решите не выполнять, но в которых есть сведения, которые вы не хотите потерять,
удалив задачи. Например, вы могли разработать задачи, содержащие вопросы
«что, если», на которые вы не сможете начать отвечать, пока не получите ответы на другие предварительные вопросы. В качестве альтернативы вы можете
разработать план, описывающий вероятный сценарий завершения проекта, но
содержащий оптимистичный и пессимистичный наборы задач.
В Project Professional можно отключать одну или несколько задач, как показано на рис. 12­11. Иногда предпочтительнее отключить задачу, вместо того
чтобы удалять ее, потому что при отключении информация о задачах сохраняется в плане, исчезает только эффект планирования этих задач. Например,
если задача деактивирована, ее связь с задачей­последователем разрывается,
но и в неактивном состоянии она остается видимой: на диаграмме Ганта и
других представлениях она будет показана зачеркнутой. Задача­последователь будет перепланирована.
289

12

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Рис. 12-11. Отключенные задачи отображаются в виде зачеркнутого текста,
а их отрезки Ганта отображаются как контуры без заливки
Если позже вам понадобится снова активировать отключенные задачи, то
это можно легко сделать; Project восстановит их как активные задачи, и они
будут оказывать то же влияние на планирование, что и раньше.
СОВЕТ. Вы можете деактивировать только те задачи, которые не начали выполняться. Нельзя отключить выполненные задачи или задачи,
выполнение которых началось.
Чтобы отключить задачи (только для Project Professional)
1. Выберите имя задачи или задач, которые вы хотите отключить. Если вы
отключаете суммарную задачу, все ее подзадачи будут отключены.
2. На вкладке Task (Задача) в группе Schedule (Планирование) щелкните Inactivate (Сделать неактивной). Исходная информация о задаче
по­прежнему отображается, но теперь задача не влияет на план. Позже, если вы решите возвратить эти задачи в план, вы сможете повторно
включить их, щелкнув по кнопке Inactivate (Сделать неактивной).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„анализировать выделение ресурсов во времени;
„„корректировать перегрузку ресурсов вручную;
„„выравнивать загрузку ресурсов;
„„проверять затраты и дату окончания плана;
„„отключать задачи (только для Project Professional).

290

Практические задания

Практические задания
Учебный файл FineTunePlan для этих заданий находится
в папке Project2019SBS\Ch12.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Анализ распределения ресурсов во времени
Сценарий: план выпуска новой книги для детей разработан до такой степени, что вы готовы внимательно проанализировать назначения ресурсов и
проблемы, связанные с превышением доступности. Начнем с Кэрол Поланд.
Откройте план FineTunePlan в Project и выполните следующие действия:
1. Используйте представление Resource Usage (Использование ресурсов)
(см. рис. 12­12), чтобы изучить перегрузку ресурса Кэрол Поланд в понедельник, 24 апреля 2023 г.
ВАЖНО! Если вы не видите никаких ресурсов с превышением доступ­
ности, убедитесь, что в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) выбран пункт Day by Day (По дням) и
установлен флажок Manual (Выполнять вручную). Чтобы открыть диа­
логовое окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов),
на вкладке Resource (Ресурс) в группе Level (Выравнивание) щелкните по кнопке Leveling Options (Параметры выравнивания). Если вы
по­прежнему не видите перегруженных ресурсов, нажмите кнопку
Clear Leveling (Удалить выравнивание) в диалоговом окне Leveling
Options (Параметры выравнивания). Если ничего не помогает, закройте и снова откройте учебный файл FineTunePlan.

Корректировка перегрузки ресурсов вручную
Сценарий: вы видите много перегруженных ресурсов в плане по выпуску
новой книги для детей. В отличие от незначительного превышения доступности Кэрол Поланд, которое вы уже выявили ранее, более серьезные превышения доступности Хэни Моркос требуют корректировки. Продолжая использовать план FineTunePlan, выполните следующие действия:
291

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Рис. 12-12. Перегрузка ресурса Кэрол в понедельник
недостаточно серьезна, чтобы изменять план
1. В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) найдите превышение доступности для Хэни Моркос за последнюю неделю августа.
2. Измените назначение Хэни задаче Proof and Review с восьми часов на четыре часа в день 25, 28 и 29 августа.
3. Также измените назначение Хэни задаче Create mockup, снова указав 25,
28 и 29 августа четырехчасовое назначение вместо восьмичасового. Результаты этих изменений см. на рис. 12­13.

Рис. 12-13. Теперь, когда назначения этого ресурса отредактированы,
ресурс больше не имеет превышения доступности в августе. Теперь Хэни
назначено в общей сложности 8 часов работы в день вместо 16
292

Практические задания

Выравнивание загрузки ресурсов
Сценарий: вы изучили и вручную устранили проблемы превышения доступности в плане выпуска новой книги для детей. Теперь, когда вы усвоили
основы выравнивания загрузки, вы готовы использовать соответствующую
функцию в Project. Продолжая использовать план FineTunePlan, выполните
следующие действия:
1. Переключитесь на представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием). Используйте настройки выравнивания ресурсов по умолчанию, чтобы выровнять план, как показано на рис. 12­14.

Рис. 12-14. Обратите внимание на настройки по умолчанию
в диалоговом окне Resource Leveling (Выравнивание ресурсов)
2. В представлении Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием), показанном на рис. 12­15, изучите влияние выравнивания на план в целом.

Рис. 12-15. После выравнивания обратите внимание на отрезки Ганта
до и после выравнивания. В этом случае Project ввел разделение
назначений, но какие­либо задержки выравнивания не использовались
293

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

Проверка затрат и даты окончания плана
Сценарий: вы выполнили тонкую настройку важных частей плана по выпуску новой детской книги, включая назначения ресурсов, затраты и длительности задач. Чтобы увидеть текущие затраты и даты окончания проекта, вы можете переключиться на другое представление, а затем просмотреть
искомые значения в диалоговом окне Project Information (Сведения о проекте). Продолжая работать с планом FineTunePlan, выполните следующие
действия:
1. Перейдите к таблице Cost (Затраты) в представлении Task Sheet (Лист
задач) (см. рис. 12­16). Просмотрите там подробную информацию о затратах плана.

Рис. 12-16. На данном этапе жизненного цикла проекта
в плане еще нет базового плана, поэтому столбец Baseline (Базовый план)
содержит только нулевые значения. Кроме того, никакие работы по плану
еще не выполнялись, поэтому столбец Actual (Фактические)
также содержит лишь нулевые значения

2. Проверьте дату окончания плана и другие суммарные значения в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта), показанном на
рис. 12­17.
294

Практические задания

Рис. 12-17. Диалоговое окно Project Statistics (Статистика проекта) отлично
подходит для того, чтобы получить краткий обзор ключевых показателей плана

Отключение задач (только для Project Professional)
Сценарий: вы поделились с издателем информацией о текущих затратах и
сведениях о задачах плана по выпуску новой детской книги. Издатель попросил вас определить некоторые задачи, которые можно было бы сократить, чтобы уменьшить затраты, не оказывая влияния на результаты плана. Вы определили задачи, которые можно сократить. Чтобы увидеть результат отключения задач, вы можете деактивировать соответствующие задачи, сохранив
при этом возможность легко восстановить их. Продолжая использовать план
FineTunePlan, выполните следующие действия:
1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и найдите суммарную задачу 39.
2. Отключите ее. При этом также отключатся ее подзадачи, как показано на
рис. 12­18.

Рис. 12-18. Обратите внимание, что имена отключенных задач зачеркнуты,
и на оформление их отрезков Ганта
295

Глава 12: Тонкая настройка плана проекта

3. Изучите влияние отключения этой задачи на общие затраты и длительность плана. См. рис. 12­19, где показаны результаты в диалоговом окне
Project Statistics (Статистика проекта).

Рис. 12-19. Отключение суммарной задачи и ее подзадач влияет
на трудозатраты и затраты плана, но не на дату его окончания

296

Организация
данных проекта

Учебные файлы

13
В этой главе:

В этой главе используется учебный файл
OrganizeDetails из папки Project2019SBS\Ch13.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении.

„„сортировка данных про-

После создания плана проекта в Project вам,
вероятно, потребуется изучить определенные
аспекты плана для собственного анализа или поделиться результатами с другими заинтересованными сторонами. Хотя встроенные в Project 2019
представления, таблицы и отчеты предоставляют
множество способов проанализировать план, вам
может потребоваться организоватьинформацию
в соответствии с конкретными требованиями.

„„фильтрация данных про-

екта;
„„группировка данных про-

екта;
екта;
„„создание новых таблиц;
„„создание новых пред-

ставлений.

В этой главе вы будете использовать ряд
инструментов Project для управления отображением данных и их организацией. Project содержит
множество функций, которые можно использовать для организации и анализа данных, без которых в противном случае пришлось бы использовать отдельные инструменты, такие как элект­
ронные таблицы.
В этой главе рассказывается о процедурах, связанных с сортировкой, группировкой и фильтрацией данных плана, и о создании новых таблиц и
представлений.

297

Глава 13: Организация данных проекта

Сортировка данных проекта
Сортировка – это простой способ организовать данные по задачам или ресурсам в Project. Когда вы работаете в представлении, которое включает в себя
таблицу, можно применять простую сортировку по столбцу (см. рис. 13­1).
Можно быстро отсортировать таблицу,
щелкнув по стрелке автофильтра

Рис. 13-1. Быстро отсортируйте любую таблицу, используя параметры
сортировки в меню AutoFilter (Автофильтр), которое можно открыть,
щелкнув по стрелке рядом с заголовком столбца
Для более сложной сортировки по нескольким столбцам можно сортировать задачи или ресурсы по встроенным критериям. Вы даже можете создать
собственный порядок сортировки, в котором поддерживается до трех уровней
вложенности. Например, вы можете отсортировать ресурсы по группе (значению в поле Group (Группа)), а затем по затратам в каждой группе. Это можно
сделать, используя диалоговое окно Sort (Сортировка) (см. рис. 13­2).
Можно сортировать задачи или ресурсы по любому полю, а не только по тем
полям, которые видны в активном представлении. Однако лучше видеть поле,
сортировку которого вы выполняете.
При сортировке данных порядок сортировки применяется к активному
представлению, независимо от конкретной таблицы, отображаемой в данный
момент в представлении. Например, если вы отсортируете представление
Диаграмма Ганта по дате начала, когда в нем отображалась таблица Entry
(Запись), а затем перейдете на таблицу Cost (Затраты), то и в этой таблице вы
увидите задачи, отсортированные по дате начала. Можно выполнять сортировку в большинстве представлений, которые не содержат таблицы, например
в представлении Resource Graph (График ресурсов).
298

Сортировка данных проекта

Рис. 13-2. Здесь показано диалоговое окно Sort (Сортировка)
для конкретного ресурса. Сортировка для задач может слегка отличаться
Как и в случае с группировкой и фильтрацией, с которыми вы будете работать позже в этой главе, сортировка не меняет базовые данные плана проекта;
она просто меняет порядок их следования в активном представлении. Одно
исключение – Project предлагает изменить нумерацию идентификаторов задач или ресурсов после сортировки.
Постоянная перенумерация задач или ресурсов – это нормально, если это
именно то, что вам нужно. Например, при создании списка ресурсов вы можете вводить имена ресурсов в том порядке, в каком они следуют в вашем проекте. Позже, когда список будет готов, вы можете отсортировать их по имени
и перенумеровать.

ВАЖНО! Диалоговое окно Sort (Сортировка) в представлении, ориентированном на задачи, имеет флажок Permanently Renumber Tasks
(Постоянно перенумеровывать задачи), а в представлении, ориентированном на ресурсы, – флажок Permanently Renumber Resources
(Постоянно перенумеровывать ресурсы). Этот флажок является установкой на уровне проекта. Если вы установите его, то каждый раз,
когда вы выполняете сортировку, в любом плане будет производиться перенумерация задач или ресурсов. Поскольку вам вряд ли нужно
перенумеровывать задачи или ресурсы при каждой сортировке, рекомендуется снять этот флажок.
Если вы постоянно не перенумеровываете элементы при их сортировке,
идентификаторы, отображенные в новом порядке, показывают, что представление задачи или ресурса было отсортировано. Если вы видите, что была
299

13

Глава 13: Организация данных проекта

применена сортировка, но не знаете, какая именно, то можете выяснить это
в диалоговом окне Sort (Сортировка). Пользовательские настройки сортировки, которые вы указали, нельзя сохранить, в отличие от настроек группировки
и фильтрации, описанных далее в этой главе. Однако последний указанный
вами порядок сортировки остается в силе до тех пор, пока вы не пересортируе­
те представление. Чтобы вернуть прежний порядок своих задач или ресурсов,
щелкните по кнопке Reset (Сброс) в диалоговом окне Sort (Сортировка) или
выполните пересортировку по идентификатору.
Удобно сортировать ресурсы по группам (см. рис. 13­3). Можно назначить
ресурс одной из нескольких групп. Группы ресурсов довольно гибкие. Их можно использовать для представления групп сотрудников, отделов, статуса занятости или чего­либо еще, что наиболее логично описывает набор похожих ресурсов. Сортировка ресурсов по полю Group (Группа) удобна, если вы вводите
данные в это поле.

Рис. 13-3. На этом рисунке показан отсортированный список отделов
в качестве одного из примеров полезных данных поля Group (Группа)
Можно применять комбинированную сортировку по группе ресурсов и сор­
тировку по другим критериям внутри каждой группы. Например, можно отсортировать ресурсы по группам, а затем в каждой группе отсортировать их по
затратам, от самых дорогих к самым дешевым. Это может помочь вам спланировать бюджет вашего проекта.
Чтобы отсортировать задачи или ресурсы по заголовкам столбцов
1. Отобразите представление, ориентированное на задачи или ресурсы,
которое включает в себя таблицу. Это могут быть представления Gantt
Chart (Диаграмма Ганта) или Resource Sheet (Лист ресурсов).
300

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Сортировка данных проекта

2. При необходимости на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелк­
ните Tables (Таблицы) и выберите таблицу, содержащую значение, по
которому нужно выполнить сортировку.
СОВЕТ. Активную таблицу можно определить, наведя указатель на
кнопку Select All (Выделить все) в верхнем левом углу активной таб­
лицы. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по этой
кнопке, чтобы перейти к другой таблице.
3. Щелкните по стрелке автофильтра справа от заголовка столбца, в котором вы хотите отсортировать задачи или ресурсы, а затем выберите нужный критерий сортировки.
СОВЕТ. Если вы не видите эту стрелку, на вкладке View (Вид) в группе
Data (Данные) щелкните по полю Filter (Фильтр), а затем выберите
Display AutoFilter (Показать автофильтр).
Чтобы отсортировать задачи или ресурсы по одному или нескольким
критериям
1. Откройте представление, которое нужно отсортировать.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Sort (Сортировка), а затем выполните одно из следующих действий, чтобы открыть
диалоговое окно Sort (Сортировка):
„„щелкните по нужному критерию сортировки;
„„щелкните Sort By (Сортировать по), чтобы создать собственные кри-

терии сортировки.
В диалоговом окне Sort (Сортировка) можно применять до трех уровней
вложенности критериев сортировки.
3. В поле Sort By (Сортировать по) щелкните по верхнему уровню нужного
критерия сортировки.
СОВЕТ. При выборе элементов из подобного списка можно начать
вводить имя нужного элемента, а затем, когда появится его полное
имя, выбрать его.
4. Выполните одно из следующих действий:
„„чтобы выполнить сортировку от наименьшего к наибольшему, выбе-

рите Ascending (По возрастанию);
301

13

Глава 13: Организация данных проекта

„„чтобы выполнить сортировку от наибольшего к наименьшему, выбе-

рите Descending (По убыванию).
5. В первом поле Then By (Затем по) выберите второй нужный критерий сортировки, а затем щелкните Ascending (По возрастанию) или
Descending (По убыванию).
6. Если вы хотите применить третий критерий сортировки, выберите
его в следующем поле Then By (Затем по) и нажмите Ascending или
Descending.
СОВЕТ. Когда вы сортируете задачи, они останутся подключенными к
своему заголовку суммарной задачи, если вы не снимете флажок Keep
Outline Structure и не разрешите сортировку задач по всему плану.
7. Щелкните по кнопке Sort (Сортировка).
Чтобы сбросить отсортированный список
1. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Sort (Сортировка), а затем выберите пункт Sort By (Сортировать по).
2. Щелкните по кнопке Reset (Сброс). Project отсортирует представление
по полю идентификатора.
3. Щелкните по кнопке Sort (Сортировать).

Группировка данных проекта
Для просмотра и анализа данных при разработке плана можно использовать
представления, доступные в Project. Один из важных способов просмотра данных в представлениях задач и ресурсов – это группировка. С помощью группировки вы можете организовать информацию о задачах или ресурсах (или,
если это представление использования, информацию о назначениях) в соответствии с выбранными вами критериями. Например, вместо просмотра спис­
ка ресурсов в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), отсортированного по идентификатору, можно просматривать ресурсы, отсортированные
по затратам. Однако группировка выходит за рамки простой сортировки. При
группировке добавляются итоговые значения с интервалами, которые можно настроить. Не все представления поддерживают группировку. Например, в
представлении Calendar (Календарь) она невозможна.
Рассмотрим пример. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) ресурсы сгруппированы по значениям Group (Группа) (в данном случае это отделы в организации). На рис. 13­4 видно, что все количественные значения
в таблице, такие как Cost (Затраты) и Work (Трудозатраты), суммируются по
группам.
302

Группировка данных проекта

Рис. 13-4. Этот список ресурсов сгруппирован по полю Group (Группа),
чтобы показать, к какому отделу относится то или иное лицо
В этом представлении легко увидеть затраты каждого отдела. Для тонкой
настройки представления можно создать настраиваемую группу, которая применяет двухуровневую группировку: сначала по значению Group (Группа),
в данном случае это отдел, а затем по Cost (Затраты) с интервалами, равными
1000 долларов, как показано на рис. 13­5.

13

Рис. 13-5. Применяя двухуровневую группировку, можно легко увидеть общие
затраты каждого отдела и каждого ресурса этого отдела с определенным шагом
значения затрат
303

Глава 13: Организация данных проекта

Project применяет цветовое оформление к строкам с суммарными данными.
Поскольку суммарные данные берутся из данных групп, их нельзя редактировать напрямую. Отображение этих сводных значений не влияет на вычисление
затрат или расписание плана проекта.
Группировка изменяет способ просмотра сведений о задачах или ресурсах
для более точного уровня анализа и представления данных. Она не меняет основную структуру плана, а просто реорганизует и сводит данные. Как и при
сортировке, когда вы группируете данные в представлении, группировка применяется ко всем таблицам, которые могут быть в представлении. Можно производить группировку в представлении Network Diagram (Сетевой график),
хотя оно не содержит таблицу.
Как и при сортировке, вы можете быстро сгруппировать большую часть
данных о задачах или ресурсах с помощью меню заголовка столбца. Чтобы
быстро сгруппировать данные по одному столбцу, найдите команду Group By
(Группировать по) или Group On (Группировать на) в меню заголовка столбца.
Некоторые поля, такие как Duration (Длительность) и Start (Начало), имеют
встроенный критерий Group By (Группировать по).
Можно настроить любой из встроенных вариантов группировки или создать
свой. Проще всего создать собственную группу посредством дублирования и
настройки одной из встроенных групп задач или ресурсов в диалоговом окне
More Groups (Другие группы) (доступно на вкладке View (Вид) в поле Group
By (Группировать по)).
По умолчанию все новые группы, которые вы создаете, доступны для всех
остальных планов, с которыми вы работаете в Project.
СОВЕТ. Можно предотвратить появление вашей пользовательской
группы в других планах, с которыми вы можете работать. Для этого
щелкните по вкладке File (Файл), затем Options (Параметры), чтобы
открыть диалоговое окно Project Options (Параметры Project) и отобразить страницу Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне; потом в области Display (Отображение) снимите флажок Automatically
Add New Views, Tables, Filters, and Groups to the Global (Автоматичес­
ки добавлять новые представления, таблицы, фильтры и группы в глобальный шаблон). В главе 18 описывается совместное использование
пользовательских элементов в глобальном шаблоне.
Все встроенные и любые созданные вами группы доступны в поле Group By
(Группировать по) на вкладке View (Вид). Имя активной группы отображается
в поле списка. Щелкните по стрелке в поле Group By (Группировать по), чтобы
увидеть имена других групп. Если к текущей таблице группировка не применяется, то в поле отображается надпись No Group (Нет группы).
304

Группировка данных проекта

Чтобы группировать задачи или ресурсы по заголовкам столбцов
1. Отобразите представление и таблицу, содержащую столбец, по которому
вы хотите выполнить группировку.
2. Щелкните по стрелке справа от заголовка столбца, по которому вы хотите выполнить группировку; затем выберите нужный критерий группировки.
Project реорганизует данные о задачах или ресурсах в группы, добавит
сводные значения для каждой группы и представит данные в форме развернутой структуры.
Чтобы изменить или создать пользовательскую группу
1. Отобразите представление, по которому вы хотите выполнить группировку.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке рядом с полем Group By (Группировать по), а затем выберите пункт More
Groups (Другие группы), чтобы открыть одноименное диалоговое окно,
показанное на рис. 13­6.

13

Рис. 13-6. В диалоговом окне More Groups (Другие группы)
видны все доступные группировки задач (в представлении задач)
или ресурсов (в представлении ресурсов)
3. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New (Создать), чтобы создать новую группу «с нуля»;
„„выберите существующую группу, а затем щелкните Edit (Изменить),

чтобы внести в нее изменения;
305

Глава 13: Организация данных проекта

„„выберите существующую группу, а потом щелкните Copy (Копиро-

вать), чтобы создать новую группу на основе существующей группы.
СОВЕТ. Чтобы встроенные группы оставались неизменными, можно
скопировать существующую группу, а затем внести изменения в эту
копию.
Во всех случаях открывается диалоговое окно Group Definition (Определение группы) (см. рис. 13­7).
4. Если на шаге 3 вы щелкнули New (Создать) или Copy (Копировать), присвойте группе имя.

Рис. 13-7. Критерий группировки вводится в диалоговом
окне Group Definition (Определение группы)
5. Введите критерий группировки, интервалы и другие необходимые параметры. Некоторые параметры требуют дополнительных пояснений:
„„используйте флажок Group Assignments, Not Tasks (Группировать

назначения, а не задачи) или Group Assignments, Not Resources
(Группировать назначения, а не ресурсы), когда вы работаете с группой, которая применяется к представлениям использования;
„„щелкните по кнопке Define Group Intervals (Определить интервалы
группировки), чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно ука306

Группировка данных проекта

зать, как Project представляет значения в группе (см. рис. 13­8). Кнопка активна, только если в столбце Field Name (Имя поля) выбраны
поля определенного типа. Доступные значения интервала зависят от
типа выбранного поля. Например, значения интервала для поля Start
(Начало) – это минуты, часы, дни и т. д.

Рис. 13-8. Тип интервала, который вы можете задать,
зависит от типа поля, к которому применяется интервал
6. Чтобы применить изменения в диалоговом окне Group Definition
(Определение группы), щелкните по кнопке Save (Сохранить).
Чтобы сгруппировать задачи или ресурсы с помощью встроенных или
пользовательских групп
1. Переключитесь на представление, в котором вы хотите выполнить группировку. Необходимые критерии группировки не обязательно должны
быть видны в представлении, но вы должны находиться в представлении
задач для группировки задач или в представлении ресурсов для группировки ресурсов.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке
Group By (Группировать по), чтобы отобразить список (поле изначально
содержит текст No Group (Нет группы)), а затем выполните одно из следующих действий:
„„щелкните по нужному критерию группировки;
„„если нужный критерий группировки отсутствует в списке, щелкни-

те More Groups (Другие группы), выберите группировку и нажмите
Apply (Применить).
Чтобы отменить группировку задач или ресурсов
1. Выполните одно из следующих действий:
307

13

Глава 13: Организация данных проекта

„„на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке

Group By (Группировать по), чтобы отобразить список, а затем выберите пункт Clear Group (Очистить группу);
„„щелкните по стрелке справа от заголовка столбца, по которому вы
сгруппировали задачи или ресурсы, а затем выберите No Group (Нет
группы).

Фильтрация данных проекта
Еще один полезный способ изменить просмотр информации о задачах и ресурсах – это фильтрация. Как следует из названия, фильтрация скрывает данные о задачах или ресурсах, которые не соответствуют указанным вами критериям, и отображает только интересующие вас данные. Подобно группировке,
фильтрация не меняет базовые данные в вашем плане; она просто меняет способ их отображения.
Существуют два варианта использования фильтров. Можно применять авто­
фильтр из заголовка столбца таблицы, или встроенный, или пользовательский
фильтр.
Используйте автофильтры для быстрой фильтрации в любой таблице Project.
Рядом с названиями заголовков столбцов отображаются маленькие стрелки; те же стрелки используются для сортировки, группировки и фильтрации.
Щелкните по стрелке, чтобы отобразить список критериев, по которым можно
фильтровать данные. Критерии, которые вы видите, зависят от типа данных,
содержащихся в столбце, например критерии автофильтра в столбце с датами
включают такие варианты, как Today (Сегодня) и This Month (В этом месяце),
или параметр Custom, что указывает на применение собственного критерия.
Отфильтровав данные по какому­нибудь критерию, вы можете отфильтровать
результаты по другому критерию. Автофильтры в Project используются так же,
как и автофильтры в Microsoft Excel.
Когда вы применяете автофильтр, рядом с меткой столбца появляется индикатор фильтра в форме воронки, а в строке состояния отображается сообщение AutoFilter Applied (Автофильтр применен). При наведении указателя мыши
на это сообщение в строке состояния отображается всплывающая подсказка с
названиями полей, по которым была проведена фильтрация. См. рис. 13­9, где
приводятся результаты применения автофильтра.
Помимо автофильтров, которые можно применить к любому видимому
столбцу, в Project есть несколько встроенных фильтров. Они перечислены в
поле Filter (Фильтр), как показано на рис. 13­10 (на вкладке View (Вид)). Когда вы применяете встроенный фильтр, его имя отображается в поле Filter
(Фильтр), а в строке состояния указывается, что фильтр применен.

308

Фильтрация данных проекта
Это визуальный индикатор того,
что к этому столбцу применен автофильтр

Строка состояния показывает, когда применен автофильтр.
Если навести указатель на надпись AutoFilter Applied (Применен автофильтр),
вы увидите поля, к которым он был применен

Рис. 13-9. Эти визуальные индикаторы отображаются
после применения автофильтра
Если автофильтры или встроенные фильтры вам не подходят, то можно создать собственные фильтры. Это делается в диалоговом окне Filter
Definition (Определение фильтра), как показано на рис. 13­11.
Все фильтры скрывают строки в представлениях задач или листах ресурсов, которые не соответствуют указанным вами критериям. Вы можете заметить разрывы между номерами идентификаторов задач или ресурсов.
«Отсутствующие» данные только скрыты, но не удалены. Как и в случае с
сортировкой и группировкой, когда вы фильтруете данные в представлении,
фильтрация применяется ко всем таблицам, которые могут отображаться в
нем. Представления, которые не содержат таблицы, такие как Calendar (Календарь) и Network Diagram (Сетевой график), также поддерживают встроенные и настраиваемые фильтры (с помощью поля Filter (Фильтр) на вкладке
View (Вид)), но не автофильтры.

309

13

Глава 13: Организация данных проекта
Здесь отображается название примененного фильтра

Строка состояния показывает, что применен фильтр

Рис. 13-10. Вы можете применять встроенный фильтр, даже если критерий
фильтрации не отображается в активном представлении

Рис. 13-11. В диалоговом окне Filter Definition (Определение фильтра)
значение NA означает «не применимо». Project использует его, чтобы отметить
некоторые поля, в которые еще не введены данные; в этом примере любая задача,
не имеющая фактической даты окончания, должна быть незавершенной
310

Фильтрация данных проекта

Существует и похожая функция – выделение. В то время как применение
фильтра скрывает информацию, которая не соответствует выбранному критерию, функция выделения применяет желтую заливку к информации, которая отвечает критерию. В остальном эти две функции почти идентичны – можно применять встроенное выделение или создавать собственные варианты выделения,
как и в случае с фильтрами. Если выделение было применено, в строке состояния
отображается сообщение Highlight Filter Applied (Применен выделяющий фильтр).
Чтобы отфильтровать задачи или ресурсы по заголовкам столбцов
1. Отобразите представление, ориентированное на задачи или ресурсы,
которое содержит таблицу. Это может быть представление Gantt Chart
(Диаграмма Ганта) или Resource Sheet (Лист ресурсов).
2. При необходимости переключитесь на таблицу, содержащую данные, которые вы хотите отфильтровать: на вкладке View (Вид) в группе Data
(Данные) щелкните Tables (Таблицы) и затем выберите нужную таблицу.
3. Щелкните по стрелке справа от заголовка столбца, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
4. В появившемся меню выполните одно из следующих действий:
„„щелкните Select All (Выбрать все), чтобы очистить все перечислен-

ные значения, а затем выберите только те значения, которые необходимо отобразить;
„„щелкните Filters (Фильтры) (если она доступна – это зависит от типа
поля), а затем примените фильтр или создайте настраиваемый автофильтр.
Чтобы изменить или создать фильтр
1. Откройте представление, к которому вы хотите применить фильтр.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке
Filter (Фильтр), а затем More Filters (Другие фильтры), чтобы открыть
одноименное диалоговое окно (см. рис. 13­12).
3. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New (Создать), чтобы создать новый фильтр «с нуля»;
„„выберите существующий фильтр, а затем щелкните Edit (Изменить),

чтобы внести в него изменения;
„„выберите существующий фильтр, а потом щелкните Copy (Копировать), чтобы создать новый фильтр на основе существующего фильтра.
СОВЕТ. Чтобы не внести изменения во встроенные фильтры, можно
скопировать существующий фильтр и внести изменения в эту копию.

311

13

Глава 13: Организация данных проекта

Рис. 13-12. В диалоговом окне More Filters (Другие фильтры)
можно увидеть все доступные фильтры для задач (в представлении задач)
или ресурсов (в представлении ресурсов)
Во всех случаях открывается диалоговое окно Filter Definition (Определение фильтра) (см. рис. 13­13).

Рис. 13-13. Можно создавать фильтры, использующие критерий And/Or (И/Или);
в этом примере фильтр показывает задачи, которые не завершены на 100 %
(независимо от того, назначены ли задачам ресурсы), или задачи, процент
выполнения которых меньше 100 и которым назначен ресурс
4. Если вы щелкнули на шаге 3 New (Создать) или Copy (Копировать), присвойте фильтру имя.
5. Введите нужный критерий фильтрации. Если вы хотите, чтобы результирующий фильтр показывал строки с суммарными данными задач,
которые будет отображать фильтр, установите флажок Show related
summary rows (Показывать связанные суммарные строки).
6. Щелкните по кнопке Save (Сохранить).
312

Фильтрация данных проекта

Чтобы отфильтровать задачи или ресурсы с помощью встроенного
или пользовательского фильтра
1. Отобразите представление, к которому вы хотите применить фильтр.
Требуемый критерий фильтрации не обязательно должен отображаться в представлении, но для фильтрации задач или ресурсов вы должны
находиться в соответствующем представлении.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке
Filter (Фильтр) (изначально поле содержит текст No Filter (Нет фильтра)),
а затем выполните одно из следующих действий:
„„щелкните по нужному критерию фильтрации;
„„если нужный критерий фильтрации отсутствует в списке, щелкните

More Filters (Другие фильтры), выберите нужный фильтр и затем нажмите Apply (Применить), чтобы отфильтровать представление.
Чтобы выделить задачи или ресурсы с помощью встроенного или
пользовательского фильтра
Фильтры выделения аналогичны обычным фильтрам. Но они не скрывают
детали, не отвечающие критерию фильтрации, а применяют желтую подсветку к деталям, которые им соответствуют.
1. Отобразите представление, к которому вы хотите применить выделение.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке
Highlight (Выделение) (изначально поле содержит текст No Highlight (Не
выделено)), а затем выполните одно из следующих действий:
„„щелкните по нужному критерию выделения;
„„если нужный критерий фильтрации с выделением отсутствует в спис­

ке, щелкните More Highlights (Другие выделяющие фильтры), выбе­
рите нужный фильтр с выделением, а затем щелкните Highlight (Выделить).
Чтобы отменить фильтрацию или выделение задач либо ресурсов
1. Выполните одно из следующих действий:
„„на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке

Filter (Фильтр), а затем выберите пункт Clear Filter (Очистить фильтр);
„„на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните по стрелке

Highlight (Выделение) и выберите Clear Highlight (Снять выделение);
„„щелкните по стрелке справа от заголовка столбца, по которому вы

отфильтровали задачи или ресурсы, а затем выберите Clear Filter
(Очистить фильтр).
313

13

Глава 13: Организация данных проекта

Создание новых таблиц
К настоящему времени вы уже много поработали с таблицами. Таблица представляет данные проекта в столбцах и строках, аналогично электронной таб­
лице. Каждый столбец – это одно из множества полей в Project, а каждая строка представляет отдельную задачу или ресурс (в представлениях использования – назначение). Пересечение столбца и строки можно назвать ячейкой (если
вы ориентируетесь на электронные таблицы) или полем (если использовать
термины баз данных).
На рис. 13­14 показан пример таблицы Entry (Запись) в представлении Диаграмма Ганта.
Наведите указатель мыши на кнопку Select All (Выбрать все), чтобы определить активную таблицу.
Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке, чтобы перейти к другой таблице

Рис. 13-14. Каждая таблица в Project оптимизирована
для отображения определенных данных
Project содержит несколько таблиц, которые можно применять в представлениях. Вы уже видели некоторые из этих таблиц, например таблицы Entry
(Запись) и Summary (Суммарные данные). В большинстве случаев встроенные таблицы содержат нужные вам поля. Однако любую встроенную таблицу
можно изменить или создать новую, содержащую только нужные вам данные.
СОВЕТ. Если нужно добавить столбец в таблицу, вам не обязательно
создавать новую, можно просто добавлять или удалять столбцы в текущей таблице (см. инструкции в упражнениях в конце этого раздела).

314

Создание новых таблиц

Быстрое создание настраиваемых полей
Project поддерживает широкий спектр настраиваемых полей, и вы
можете легко добавить настраиваемое поле в любую таблицу. Крайний правый столбец в таблице называется Add New Column (Добавить
новый столбец). Вы можете либо щелкнуть по заголовку столбца и выбрать поле, которое хотите добавить, либо просто начать вводить текст
в ячейку в этом столбце. Когда вы вводите текст в новый столбец, Project
определяет тип вводимых вами данных и применяет настраиваемое
поле нужного типа. Например, если вы вводите дату, Project использует одно из пользовательских полей даты, допустим Date1. Если хотите,
можете позже переименовать это поле, чтобы оно было для вас более
понятным.
В число настраиваемых полей, которые поддерживает программа
Project, входят поля:
„„Cost (Затраты) (до 10 полей);
„„Date (Дата) (до 10 полей);
„„Duration (Длительность) (до 10 полей);
„„Finish (Окончание) (до 10 полей);
„„Flag (Флаг) (до 20 полей Yes (Да) или No (Нет);
„„Number (Число) (до 20 полей);
„„Outline code (Кодировка справочника) (до 10 полей);
„„Start (Начало) (до 10 полей);
„„Text (Текст) (до 30 текстовых полей).

Фактически Project поддерживает указанные выше настраиваемые
поля для задач и ресурсов как наборы разных полей. Например, вы можете использовать настраиваемое поле Text1 в представлении задач, а
также настроить еще одно поле Text1 в представлении ресурсов.
Настраиваемые поля – отличный способ хранить дополнительную информацию о задачах или ресурсах в планах проектов. Как правило, ни
одно из этих настраиваемых полей не влияет на расписание задач или
ресурсов.

Чтобы отредактировать или создать пользовательскую таблицу
1. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а затем More Tables (Другие таблицы), чтобы открыть одноименное
диалоговое окно, как показано на рис. 13­15.
315

13

Глава 13: Организация данных проекта

Рис. 13-15. В диалоговом окне More Tables (Другие таблицы)
видны все доступные таблицы для задач и ресурсов
2. Щелкните Task (Задача) или Resource (Ресурс), чтобы отобразить этот
набор таблиц.
3. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New (Создать), чтобы создать новую таблицу «с нуля»;
„„выберите существующую таблицу, а затем щелкните Edit (Изменить),

чтобы внести в нее изменения;
„„выберите существующую таблицу, а потом щелкните Copy (Копиро-

вать), чтобы создать новую таблицу на основе существующей.
СОВЕТ. Чтобы не изменять встроенные таблицы, можно скопировать
существующую таблицу, а затем внести изменения в эту копию.
Во всех случаях открывается диалоговое окно Table Definition (Определение таблицы) (см. рис. 13­16).
4. Измените или введите нужные значения определения таблицы.
5. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
СОВЕТ. Если вы установили флажок Show in Menu (Показывать в
меню), имя настраиваемой таблицы появится под заголовком Custom
(Пользовательские) в списке Tables (Таблицы) на вкладке View (Вид).

316

Создание новых представлений

Рис. 13-16. Используйте кнопку Cut Row (Удалить строку) и другие кнопки,
чтобы изменить порядок или внести иные изменения в поля таблицы
(в диалоговом окне они перечислены в виде строк,
но на самом деле это столбцы в таблице)
Чтобы добавить столбец в таблицу
1. Выберите столбец, перед которым вы хотите вставить новый. Выбранный столбец переместится вправо при добавлении нового столбца.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Columns (Столбцы) щелкните
Insert Column (Вставить столбец). Project отобразит все поля, доступные
для отображаемого типа таблицы (задач или ресурсов).
СОВЕТ. Можно также вставить новый столбец в таблицу, щелкнув
правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрав Insert Column
(Вставить столбец) в контекстном меню.
3. Выберите поле (столбец), которое вы хотите добавить.
СОВЕТ. Чтобы удалить столбец, щелкните по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выберите Hide Column (Скрыть столбец).

Создание новых представлений
Практически вся работа, которую вы выполняете в Project, происходит в каком­либо представлении. Представление может содержать таблицы, группировки и фильтры. Их можно сочетать с другими элементами (например, по317

13

Глава 13: Организация данных проекта

временной таблицей в представлении использования) или с графическими
элементами (такими как графическое представление задач в области диаграммы представления Диаграмма Ганта).
Project содержит десятки представлений, которые показывают информацию
с определенными целями. Все эти представления можно увидеть в диалоговом
окне More Views (Другие представления).

Рис. 13-17. В диалоговом окне More Views (Другие представления)
перечислены все представления Project; вы можете вносить
в них изменения или создавать свои собственные
Может возникнуть ситуация, когда вам понадобится просмотреть информацию о проекте в таком виде, который недоступен во встроенных представлениях. Если доступные представления в Project не соответствуют вашим потребностям, можно внести изменения в существующее или создать свое.
Новое представление может содержать одну область или несколько. Большинство представлений занимают одну область, но могут состоять и из двух
отдельных областей. В действительности представление, используемое в
Project по умолчанию, состоит из двух областей: Gantt Chart и Timeline.
При создании нового представления вы указываете, будет ли оно ориентированным на задачи или на ресурсы. В любом случае, как показано на
рис. 13­18, вы будете работать в диалоговом окне View Definition (Определение представления).
Все представления ориентированы на задачи либо на ресурсы. Конкретные таблицы, группы и фильтры, перечисленные в списках диалогового окна
View Definition (Определение представления), зависят от типа представления, выбранного в поле Screen (Экран). Например, если в этом поле выбрано
представление Task Sheet (Лист задач), в поле Filter (Фильтр) доступны только
те фильтры, которые применяются к задачам, например фильтр Critical (Критический). Кроме того, то, какие элементы доступны, зависит от типа представления. Например, при выборе типа представления Calendar (Календарь)
318

Создание новых представлений

параметры Table (Таблица) и Group (Группа) не применяются. На рис. 13­19
видно, что пользовательские представления отображаются в верхней части
списков представлений.

Рис. 13-18. В диалоговом окне View Definition (Определение
представления) вы указываете основные компоненты
пользовательского представления, например таблицы

13
Рис. 13-19. Новые представления отображаются
под заголовком Custom, независимо от того, где они перечислены,
чтобы к ним проще было получить доступ
Чтобы изменить или создать представление
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) или
Resource Views (Представления ресурсов) выберите пункт Other Views
(Другие представления), а затем щелкните More Views (Другие представления), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В этом диалоговом окне вы можете увидеть все доступные вам представления.
319

Глава 13: Организация данных проекта

2. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New (Создать), чтобы создать новое представление «с нуля».

Затем в диалоговом окне Define New View (Определение нового
представления) выполните одно из следующих действий:
 щелкните Single View (Отдельное представление);
 щелкните Combination View (Комбинированное представление);

СОВЕТ. Если вы выбираете Combination View, то указываете два одинарных представления (встроенных или настраиваемых), которые хотите использовать в совмещенном. Поскольку одинарные представления уже существуют, вы закончили определение нового представления и можете вернуться к диалоговому окну More Views (Другие
представления).
„„выберите существующее представление и щелкните Edit (Изменить),

чтобы внести в него изменения;
„„выберите существующее представление, а потом щелкните Copy (Копи-

ровать), чтобы создать новое представление на основе существующего.
СОВЕТ. Чтобы не изменить встроенные представления, можно скопировать существующее, а затем внести изменения в эту копию.
Во всех случаях открывается диалоговое окно View Definition (Определение представления) (см. рис. 13­20).
3. Выберите или измените необходимые параметры определения представления:
„„чтобы назначить сочетание клавиш новому представлению, поставь-

те перед буквой в его имени символ амперсанда (&);
„„в поле Screen (Экран) можно увидеть все типы представлений, под-

держиваемые Project. Многие из этих представлений содержат таблицы, например представление Resource Sheet (Лист ресурсов), другие,
например представление Диаграмма Ганта, – таблицы и диаграммы, а такие, как, допустим, представление Task Form (Форма задач), –
формы. Некоторые представления являются чисто схематическими,
например Network Diagram (Сетевой график) и Timeline (Временная шкала). Изменить тип экрана можно только при создании нового
представления;
„„в поле Table (Таблица) выберите таблицу по умолчанию, которая будет включена в представление. Для представления с одной областью
таблица обязательна;
320

Обзор навыков

„„в поле Group (Группа) можно включить пользовательскую или встро-

енную группу как часть определения представления. Если вы не хотите включать группу, выберите No Group (Нет группировки);
„„в поле Filter (Фильтр) вы можете включить пользовательский или
встроенный фильтр как часть определения представления. Если вы
не хотите включать фильтр, выберите All Tasks (Все задачи). Если вы
хотите, чтобы фильтр выделял, но не скрывал значения, установите
флажок Highlight filter (Выделяющий фильтр);
„„установите или снимите флажок Show in Menu (Показывать в меню).
4. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Рис. 13-20. При создании нового представления нельзя оставлять
поля этого диалогового окна пустыми
СОВЕТ. Если вы создали новое представление и установили флажок
Show in Menu (Показывать в меню), его название отобразится под
заголовком Custom (Пользовательские) в списке представлений соответствующего типа на вкладке View (Вид). Например, если вы создаете пользовательское представление Диаграмма Ганта, оно появится в
списке представлений с диаграммой Ганта.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„сортировать данные проекта;
„„группировать сведения о плане;
„„фильтровать данные проекта;
„„создавать новые таблицы;
„„создавать новые представления.

321

13

Глава 13: Организация данных проекта

Практические задания
Учебный файл OrganizeDetails для этих заданий находится
в папке Project2019SBS\Ch13.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Сортировка данных проекта
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы хотите подробно изучить
затраты на ресурсы в плане выпуска новой книги для детей. Помимо просмот­
ра затрат ресурсов, вы хотите просмотреть значения затрат, упорядоченные
по группам ресурсов, которые представляют отделы издательства. К ним относятся такие группы, как Editorial (Редакторы) и Production (Производство). Откройте план OrganizeDetails в Project, а затем выполните следующие действия:
1. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) с таблицей Summary
(Суммарные данные) отсортируйте ресурсы по столбцу Cost (Затраты) от
самых дорогих к самым дешевым. См. рис. 13­21, где приведены результаты сортировки.

Рис. 13-21. После сортировки легко видеть, как затраты
на ресурсы сказываются на стоимости всего проекта
2. Используйте команду Sort By (Сортировать по) для сортировки ресурсов
по полю Group (Группа) в порядке возрастания, а затем отсортируйте
ресурсы по полю Cost (Затраты) в порядке убывания. См. рис. 13­22, где
приведены результаты сортировки.
322

Практические задания

Рис. 13-22. После двухуровневой сортировки можно видеть затраты ресурсов
каждого отдела (отделы – это записи в поле Group (Группа))

Группировка сведений о плане
Сценарий: вы продолжаете анализ затрат на ресурсы. Вы обнаружили, что
сортировка по группе ресурсов полезна, потому что позволяет сгруппировать
ресурсы по отделам. Теперь вы хотите увидеть суммарные затраты для каждой
группы, а также выполнить сортировку ресурсов для каждой группы по затратам.
Продолжая использовать план OrganizeDetails, выполните следующие действия:
1. В представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) с таблицей Summary (Суммарные данные) сгруппируйте ресурсы по встроенной группе Resource
Group (Группа ресурсов). При использовании этой группы добавляются
суммарные значения для всех поддающихся количественной оценке полей
на уровне отдела. Результаты группировки показаны на рис. 13­23.

Рис. 13-23. Сортировка по полю Group (Группа),
которую вы применили ранее, сохраняется
2. Отключите группировку в списке и пересортируйте ресурсы по идентификатору.
323

Глава 13: Организация данных проекта

Фильтрация данных проекта
Сценарий: вам часто нужно искать различные задачи, связанные с редактированием, поскольку они требуют значительных ресурсов. Быстро отображать задачи, связанные с редактированием, можно с помощью пользовательского автофильтра. Продолжая работать с планом OrganizeDetails, выполните
следующие действия:
1. В представлении Диаграмма Ганта примените пользовательский автофильтр к столбцу Task Name (Название задачи). Критерий для фильтра –
поле названия содержит слово «edit». Как показано на рис. 13­24, для выполнения этого шага используется диалоговое окно Custom AutoFilter.

Рис. 13-24. Используйте пользовательский автофильтр для фильтрации задач,
содержащих определенный термин – в данном случае это «edit»
2. Примените, но не сохраняйте пользовательский автофильтр. На рис. 13­25
видны задачи, которые содержат слово «edit».

Рис. 13-25. После применения пользовательского автофильтра список
задач будет содержать только задачи, имена которых включают слово «edit»,
а также их суммарные задачи
3. Удалите пользовательский автофильтр из представления.
324

Практические задания

Создание новых таблиц
Сценарий: вы продолжаете уделять внимание задачам, связанным с редактированием в плане по выпуску новой книги для детей. С этой целью вы решили создать собственную таблицу и в ней отобразить некоторые описания работ
по редактированию, которые были добавлены в текстовые поля плана.
Однако перед созданием новой таблицы вам необходимо внести одно временное изменение в настройки Project. Вы должны сделать это, чтобы новая
таблица не появилась в других планах, с которыми вы можете работать и которые не связаны с этой книгой. (Вы вернете прежние настройки по завершении
учебных заданий.) Продолжая работать с планом OrganizeDetails, выполните
следующие действия:
1. Щелкните по вкладке File (Файл), а затем выберите Options (Параметры),
чтобы открыть диалоговоеокно Project Options (Параметры Project).
2. Щелкните по вкладке Advanced (Дополнительно) и в группе элементов
управления Display (Отображение) снимите флажок Automatically add
new views, tables, filters, and groups to the global (Автоматически добавлять новые представления, таблицы, фильтры и группы в глобальный
шаблон).
3. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно Project Options
(Параметры Project). Выполнив эту рутинную работу для учебного задания, вы готовы приступить к созданию новой таблицы.
4. Создайте новую таблицу, которая является копией таблицы Entry (Запись).
5. Назовите новую таблицу Editorial Table (Таблица редактуры) и включите
ее отображение в меню.
6. Добавьте в таблицу настраиваемое поле с именем Editor Focus (Text9). Настройте ее ширину, задав значение 20. На рис. 13­26 показан этот шаг в
диалоговом окне Table Definition (Определение таблицы).
7. Отобразите новую таблицу в представлении Диаграмма Ганта, как показано на рис. 13­27.

Создание новых представлений
Сценарий: вы хорошо поработали с созданной ранее пользовательской таб­
лицей, что помогло вам сосредоточиться на редакционных задачах в плане
по выпуску новой книги для детей. Теперь вы хотите включить ее в пользовательское представление, к которому можно легко перейти в любое время. По
окончании работы над учебными заданиями вы можете вернуть измененный
параметр Project в состояние по умолчанию. Продолжая работать с планом
OrganizeDetails, выполните следующие действия:

325

Глава 13: Организация данных проекта

Рис. 13-26. В определении этой пользовательской таблицы используется
предварительно настроенное текстовое поле (в частности, Text9)
с именем Editor Focus

Рис. 13-27. Ваша пользовательская таблица теперь выглядит так
в представлении Диаграмма Ганта
1. Создайте новое представление, которое является копией представления
Диаграмма Ганта.
2. Назовите новое представление Editorial work-in-progress.
3. Добавьте пользовательскую таблицу Editorial Table (Таблица редактуры)
в новое представление.
326

Практические задания

4. Примените к новому представлению фильтр Incomplete Tasks (Незавершенные задачи).
5. Не применяйте группировку к новому представлению. Описанные выше
шаги можно увидеть в диалоговом окне View Definition (Определение
представления), как показано на рис. 13­28.

Рис. 13-28. Включите созданную вами ранее таблицу
в новое пользовательское представление.
6. Откройте новое представление, как показано на рис. 13­29.

Рис. 13-29. Теперь ваше пользовательское представление
выглядит так (обратите внимание на имя пользовательского
представления у левого края окна программы)
Из­за рутинных изменений, которые вы выполняли в предыдущем наборе практических заданий, новое пользовательское представление недоступно в других планах. Однако когда вы создаете собственные пользовательские представления, вы, вероятно, хотите, чтобы они были доступны
327

Глава 13: Организация данных проекта

в любом плане, поэтому вы можете изменить параметр отображения на
значение по умолчанию. Таким образом, все настраиваемые представления, которые вы создадите в будущем, будут доступны в любом плане,
с которым вы работаете.
7. Щелкните по вкладке File (Файл), а затем выберите Options (Параметры),
чтобы открыть диалоговое окно Project Options (Параметры Project).
8. Щелкните по вкладке Advanced (Дополнительно) и в группе элементов
управления Display (Отображение) установите флажок Automatically
add new views, tables, filters, and groups to the global (Автоматически
добавлять новые представления, таблицы, фильтры и группы в глобальный шаблон).
9. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

328

Отслеживание
хода выполнения
задач:
расширенные
возможности
Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из
папки Project2019SBS\Ch14. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
Создание, проверка и обсуждение серьезного плана проекта могут занять много, возможно
даже большую часть, вашего времени как руководителя проекта. Однако планирование – это только первый этап управления проектами. После
завершения планирования начинается реализация проекта – выполнение ранее разработанного плана. В идеале проекты реализуются именно
так, как планировалось, но такое бывает редко.
Чем сложнее план и чем дольше его продолжительность, тем больше возможностей для возникновения отклонений. Отклонение – это разница
между тем, что вы планировали (как записано в
исходном плане проекта), и тем, что произошло
на самом деле (согласно вашим отметкам о фактически выполненной работе).

14
В этой главе:
„„обновление

базового

плана;
„„отслеживание

фактических и оставшихся
трудозатрат для задач и
назначений;

„„отслеживание

повременных
фактических
трудозатрат для задач и
назначений;

„„перепланирование не-

завершенной работы.

Правильное отслеживание фактических трудозатрат и сравнение их с исходным планом позволяет выявить отклонения на раннем этапе и
при необходимости скорректировать оставшуюся
часть плана.
329

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

В этой главе описываются процедуры, связанные с обновлением базового
плана, отслеживанием фактических и оставшихся трудозатрат, фактических
повременных трудозатрат для задач и назначений и перепланированием незавершенной работы.

Обновление базового плана
В главе 8 вы узнали, как сохранить базовый плана проекта. Напомним, что базовый план – это набор важных данных, таких как запланированные даты начала и окончания и затраты задач, ресурсов и назначений. Когда вы сохраняете
(или задаете) базовый план, Project делает «снимок» существующих значений
и сохраняет его в плане для будущего сравнения. Если вы ранее сохраняли базовый план, вам может потребоваться обновить его, прежде чем фиксировать
фактическую работу.
СОВЕТ. Если вы не уверены, есть ли в плане сохраненный базовый
план (или несколько базовых планов), или если вы хотите узнать,
когда был сохранен базовый план, то на вкладке Project (Проект) в
группе Schedule (Расписание) щелкните по кнопке Set Baseline (Задать базовый план), а затем выберите команду Set Baseline. В поле
Set Baseline диалогового окна перечислены все ранее сохраненные
базовые планы с указанием даты их сохранения.
Имейте в виду, что цель базового плана – записать данные о том, как согласно вашим ожиданиям будет выглядеть план проекта в определенный момент времени. Однако со временем вам, возможно, придется изменить свои
ожидания. После сохранения исходного базового плана может потребоваться
изменить его, добавив или удалив задачи или назначения или внося другие
изменения. Чтобы сохранить точный базовый план для последующего сравнения, есть несколько вариантов:
„„обновить базовый план для всего проекта. При этом исходные зна-

чения базового плана просто заменяются текущими запланированными
значениями;
„„обновить базовый план для выбранных задач. Это не влияет на базо-

вые значения других задач или ресурсов плана;
„„сохранить второй или следующий по счету базовый план. В одном

плане можно сохранить до 11 базовых планов. Первый называется Базовый план, а остальные – Базовый план с номерами от 1 до 10.
Прекрасной возможностью сравнить базовый план с тем, который рассчитан на данный момент, является представление Tracking Gantt (Диаграмма
Ганта с отслеживанием), как показано на рис. 14­1.
330

Обновление базового плана

Рис. 14-1. Представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием)
показывает, как задачи в текущем плане соотносятся с базовым
В области диаграммы этого представления задачи, запланированные к данному моменту, отображаются либо в виде синих (если они не являются критическими задачами), либо красных отрезков (если это критические задачи).
Под этими отрезками показаны отрезки базового плана в виде отрезков серого цвета. Чтобы улучшить восприятие этого представления для дальтоников,
вставьте столбец Critical (Критический), в котором стоит Yes (Да) для критических (выделенных красным цветом) задач.
СОВЕТ. В представлениях с диаграммой Ганта, таких как Tracking
Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием), цвет, паттерны, формы отрезков в правой части представления имеют определенное значение.
Чтобы увидеть, что представляет собой тот или иной объект, просто
наведите на него указатель мыши; описание появится во всплывающей подсказке. Чтобы увидеть полную легенду объектов диаграммы
Ганта и их форматирования на вкладке Format (Формат) в группе Bar
Styles (Стили отрезков), щелкните по кнопке Format и выберите пункт
Bar Styles (Стили отрезков).

Сохранение промежуточных планов
Когда вы начинаете отслеживать фактические значения каждый раз
при корректировке плана, у вас может возникнуть желание сделать еще
один снимок текущих дат начала и окончания. Это можно сделать с помощью промежуточного плана. Как и базовый, промежуточный план –
это набор текущих значений из плана проекта, который Project сохраня­

331

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

ет вместе с файлом. В этом плане можно сохранить до 10 различных наборов промежуточных дат. Однако, в отличие от базового плана, в промежуточном сохраняются только даты начала и окончания задач, но не
значения ресурсов или назначений. Поэтому если вам нужно несколько
снимков запланированных значений, а не только дат начала и окончания, вам следует использовать дополнительные базовые планы.
В зависимости от содержания и длительности проектов вы можете
сохранять промежуточный план на любом из следующих этапов:
„„по завершении основного этапа работы;
„„через заранее заданные интервалы времени, например ежене-

дельно или ежемесячно;
„„непосредственно перед или после ввода большого количества фак-

тических значений.

Чтобы сравнить план в его текущем виде с сохраненным ранее базовым планом
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните по стрелке Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и выберите Tracking
Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием).
2. При необходимости отрегулируйте масштаб: на вкладке View в группе
Zoom (Масштаб) в поле Timescale (Шкала времени) выберите нужный
период времени. Project сравнит план с базовым планом.
3. Чтобы сравнить план с другим базовым планом (с номерами от 1 до 10),
на вкладке Gantt Chart Tools Format (Формат средств Диаграммы Ганта)
в группе Bar Styles (Стили отрезков) щелкните Baseline (Базовый план),
а затем выберите базовый план, с которым вы хотите провести сравнение.
Чтобы обновить ранее сохраненный базовый план или добавить другой базовый план
1. На вкладке Project (Проект) в группе Schedule (Расписание) выберите
Set Baseline (Задать базовый план), а затем снова Set Baseline, чтобы
открыть одноименное диалоговое окно.
2. Выполните одно из следующих действий:
„„чтобы обновить ранее сохраненный базовый план, щелкните Set

Baseline, а затем выберите конкретный базовый план, который вы
хотите обновить;
332

Отслеживание фактических и оставшихся трудозатрат для задач и назначений

„„чтобы сохранить новый базовый план, щелкните Set Baseline, а по-

том выберите дополнительный базовый план, который вы хотите сохранить.
3. Затем выполните одно из следующих действий:
„„чтобы обновить или добавить выбранный базовый план, в поле For

(Для) выберите Entire Project (Всего проекта), а затем щелкните по
кнопке ОК;
„„чтобы обновить или добавить выбранный базовый план только для
выбранных задач, в поле For (Для) щелкните Selected Tasks (Выб­
ранных задач). Когда вы это сделаете, станут доступны параметры в
группе элементов управления Roll Up Baselines (Сведение базовых
планов). Вы можете контролировать, как обновления базового плана
влияют на базовые значения для суммарных задач. Например, вы можете повторно сохранить базовый план для подзадачи и обновить в
базовом плане значения связанной с ней суммарной задачи.
4. Щелкните по кнопке ОК.
Чтобы удалить базовый план
1. На вкладке Project (Проект) в группе Schedule (Расписание) выберите
Set Baseline (Задать базовый план), а затем Clear Baseline (Очистить базовый план).
Чтобы сохранить промежуточный план
1. На вкладке Project (Проект) в группе Schedule (Расписание) выберите
Set Baseline (Задать базовый план), а затем снова Set Baseline.
2. В диалоговом окне Set Baseline выберите Set Interim Plan (Задать промежуточный план).
3. В поле Copy (Копировать) выберите значения дат, которые нужно скопировать.
4. В поле Into (В) выберите значения дат, в которые вы хотите скопировать
поля, выбранные в поле Copy.
5. Щелкните по кнопке ОК.

Отслеживание фактических
и оставшихся трудозатрат для задач
и назначений
В главе 8 вы узнали, как работать с фактическими значениями дат начала,
окончания и длительности отдельных задач. Для задач, которым назначены
333

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

ресурсы, вы можете вводить фактические и оставшиеся трудозатраты как для
целой задачи, так и для конкретных назначений. Чтобы лучше понять, как
Project работает с фактическими значениями, которые вы вводите, рассмот­
рим следующие ситуации:
„„если задаче назначен один ресурс, то фактические трудозатраты, ко-

торые вы вводите для задачи или назначения, применяются в равной
степени как к задаче, так и к ресурсу. Например, если вы запишете, что
фактические трудозатраты составляют пять часов, эти значения применяются и к задаче, и к назначенному ресурсу;
„„если задаче назначено несколько ресурсов, то фактические трудозатра-

ты, которые вы вводите для задачи, распределяются среди них в соответствии с их единицами назначения. Такой уровень детализации подходит, если вас не интересуют детали отдельных назначений;
„„если задаче назначено несколько ресурсов, то фактические трудозатра-

ты, которые вы вводите для одного назначения, прибавляются к задаче.
Однако новые фактические трудозатраты не влияют на значения трудозатрат других назначений задачи. Такой уровень детализации подходит,
если вам важны детали отдельного назначения;
„„если фактическое значение трудозатрат, которое вы вводите, превы-

шает запланированные трудозатраты, Project сбрасывает значение
Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты). Если фактические трудозатраты меньше запланированных, Project соответствующим образом
пересчитывает оставшиеся. Вы также можете напрямую редактировать
Remaining Work.
Как показано на рис. 14­2, представление Task Usage (Использование задач)
с отображенной таблицей Work (Трудозатраты) отлично подходит для записи
фактических и оставшихся трудозатрат.

Рис. 14-2. Представление Task Usage (Использование задач) состоит
из двух частей: таблицы слева и повременных данных (то есть данных,
упорядоченных по шкале времени) справа
334

Отслеживание фактических и оставшихся трудозатрат для задач и назначений

Как вы, возможно, помните из главы 6, две области этого представления отгорожены вертикальным разделителем. В таблице слева перечислены ресурсы
под задачами, которым они назначены. Справа в строках под шкалой времени
отображаются плановые значения трудозатрат для каждой задачи и назначенного ресурса. В представлении Task Usage (Использование задач) для строк
правой области используется цветовое оформление: строки задач имеют серый фон, а строки назначений – белый.
СОВЕТ. В этом разделе мы сосредоточимся на представлении Task
Usage (Использование задач), чтобы показать результаты ввода фактических трудозатрат каждой задаче или назначению. Другие средства записи фактических трудозатрат включают в себя Task Form
(Форма задач) или Task Details Form (Форма сведений о задаче) с
информацией о трудозатратах в комбинации с диаграммой Ганта,
представлением Task Usage (Использование задач) или другим представлением, ориентированным на задачи. Чтобы вспомнить, что такое
представление Task Form, см. главу 6.
Рассмотрим несколько примеров ввода фактических трудозатрат, начиная
с представления Task Usage (Использование задач), в котором отображена
таблица Work (Трудозатраты). На рис. 14­3 видно, что в этом представлении
трудозатраты распределены по ресурсам.

Рис. 14-3. В этом примере задаче 18 запланировано 164 часа работы, которые
равномерно распределяются между двумя назначенными ресурсами
Таблица Work (Трудозатраты) содержит столбцы Actual Work (Фактичес­
кие трудозатраты) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты). Значения
в столбце Work представляют собой общие плановые трудозатраты на уровне
задач и назначений. Обратите внимание, что трудозатраты по каждой задаче –
это сумма трудозатрат ее назначений.
В представлении использования вы видите значения трудозатрат на двух
разных уровнях детализации: суммарные значения по задачам или назначениям слева и более детальный повременной уровень справа. Эти два набора
значений связаны напрямую. Рассмотрим, например, задачу под названием
335

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Original art review (Анализ оригинала), которая имеет в плане номер 18. Общее количество трудозатрат – 164 часа, и это сумма 82 часов трудозатрат Хэни
плюс 82 часа трудозатрат Джейн Доу.
В повременной таблице отображаются значения запланированных трудо­
затрат с разделением во времени, в этом примере – по дням. Если вы добавляете ежедневные трудозатраты задаче или назначению, то их общая сумма
отразится в столбце Work.
Давайте внимательнее посмотрим на результаты ввода фактических трудозатрат. В этом примере вы вводите 92 часа фактических трудозатрат для задачи 18, и Project их распределяет между назначенными ресурсами и корректирует оставшиеся трудозатраты, как показано на рис. 14­4.

Рис. 14-4. Так выглядит представление после ввода 92 часов
фактических трудозатрат для задачи 18
При вводе этих трудозатрат для задачи 18 происходит следующее:
„„Project применяет выделение изменений к обновленным значениям в

таблице;
„„введенный объем фактических трудозатрат вычитается из столбца

Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) (с меткой Remaining (Оставшиеся) в таблице Work (Трудозатраты));
„„фактические трудозатраты распределяются между двумя назначениями,

в результате чего фактические трудозатраты для Хэни Моркос составили
46 часов и столько же для Джейн Доу. Аналогичным образом оставшиеся
трудозатраты пересчитываются для каждого назначения;
„„обновленные фактические и оставшиеся трудозатраты добавляются к

суммарным задачам Acquisition (Прием рукописи) и Project (Проект).
СОВЕТ. Как упоминалось ранее в этом разделе, значения, введенные
на уровне назначений, применяются и к задаче и добавляются соответственно. Это может привести к заполнению других полей на уровне задач. Например, когда для назначения вводятся фактические трудозатраты, Project также заполняет фактическую дату начала задачи.

336

Отслеживание фактических и оставшихся трудозатрат для задач и назначений

Теперь, когда вы увидели эффект записи фактических трудозатрат на уровне задач, давайте посмотрим, как вводить фактические трудозатраты на уровне назначений. И снова мы сосредоточимся на задаче 18. Когда вы назначили задаче 92 часа, Хэни Моркос было назначено 46 часов. Однако после ввода
ее фактических трудозатрат в размере 62 часов ее фактические и оставшиеся
трудозатраты обновляются; эти обновления отражаются и на задаче 18 и ее
суммарной задаче, как показано на рис. 14­5. (Project выделяет измененные
значения.) Однако фактические и оставшиеся трудозатраты для Джейн Доу,
другого ресурса, назначенного задаче, не изменились.

Рис. 14-5. После записи 62 часов фактических трудозатрат Хэни Моркос значения
ее трудозатрат обновляются, но это не влияет на назначение Джейн Доу

СОВЕТ. Удобный способ быстро записывать фактические трудозатраты и другие сведения о ходе выполнения каждого задания –
использовать вкладку Tracking (Отслеживание) в диалоговом окне
Assignment Information (Сведения о назначении). В представлении
Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов) дважды щелкните по назначению. В открывшемся диа­
логовом окне вы можете установить фактические и оставшиеся трудозатраты, фактическую дату начала и другие значения. Это диало­
говое окно доступно независимо от того, какая таблица отображена в
представлении использования.

14
Отслеживание фактических трудозатрат по задаче – более детальный подход, чем ввод процента выполнения задачи. Однако наиболее развернутым
является ввод повременных значений фактических трудозатрат (как вы увидите в следующем разделе). Нет ничего плохого в отслеживании фактических
трудозатрат на уровне задачи или назначения (или если вы просто введете
процент завершения, если на то пошло), если этот уровень детализации отвечает вашим потребностям. Фактически, независимо от того, видите ли вы
повременные детали или нет, Project всегда распределяет любой процент завершения или фактические трудозатраты на уровне задачи либо назначения
по временной шкале.
337

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Ввод фактических затрат вручную
Когда вы вводите значения фактических трудозатрат, Project вычисляет их значения для соответствующей задачи, ее суммарной задачи,
ресурсов, назначенных задаче, и всего плана. По умолчанию рассчитывает фактические затраты Project, и программа не позволяет вводить их
напрямую. В большинстве случаев это то, что мы рекомендуем делать,
равно как и в учебных файлах, используемых в этой книге. Однако если
вы хотите вручную ввести значения фактических затрат в свои планы,
выполните следующие действия.
ВАЖНО! Описанная ниже процедура предназначена для
общего ознакомления; не следуйте ей сейчас, если вы вы­
полняете практические задания из этой книги. Это повлечет
за собой не те результаты, которые здесь приведены.
1. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление Backstage, а затем щелкните Options (Параметры), чтобы открыть диалоговое окно Project Options (Параметры Project).
2. Щелкните по вкладке Schedule (Планирование).
3. В группе элементов управления Calculation Options for This
Project (Параметры расчета для этого проекта) снимите флажок
Actual Costs Are Always Calculated by Project (Фактические затраты всегда вычисляются Project).
4. Щелкните по кнопке ОК.
Если автоматический расчет затрат отключен, вы можете вводить или импортировать фактические затраты в поле Actual (Фактические). Это поле
доступно в нескольких местах, например в таблице Cost (Затраты). Можно
вводить значения фактических затрат ежедневно или с другими временными интервалами в любом представлении, где есть шкала времени, например
в представлениях Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). Для этого в отображаемом представлении использования щелкните по параметру Actual Cost (Фактические затраты) на вкладке
Format (Формат) в группе Details (Детали).
Чтобы записать фактические и оставшиеся трудозатраты для задачи
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Task Usage (Использование задач), чтобы открыть это представление.
338

Отслеживание повременных фактических трудозатрат для задач и назначений

2. На вкладке View в группе Data (Данные) выберите Tables (Таблицы),
а затем щелкните Work (Трудозатраты), чтобы отобразить одноименную
таблицу.
3. В столбце Actual (Фактические) той задачи, для которой вы хотите
записать фактические трудозатраты, введите значение фактических
трудозатрат.
4. При желании введите новое значение Remaining Work (Оставшиеся
трудозатраты).
Чтобы записать фактические и оставшиеся трудозатраты работы для
назначения
1. Откройте представление Task Usage (Использование задач) и таблицу
Work (Трудозатраты).
2. В столбце Actual (Фактические) назначенного ресурса, для которого вы
хотите записать фактические трудозатраты, введите значение фактичес­
ких трудозатрат.
3. При желании введите новое значение Remaining Work (Оставшиеся
трудозатраты) для этого назначения.

Отслеживание повременных фактических
трудозатрат для задач и назначений
В главе 8 вы познакомились с наиболее простыми способами отслеживания
фактических данных в плане проекта. К ним относятся запись процента завершения задач, а также запись фактических дат начала и окончания. Эти методы
отслеживания хода выполнения подходят для многих проектов, но Project 2019
также поддерживает более развернутые способы отслеживания.
В данном разделе представлены методы отслеживания трудозатрат за определенный промежуток времени, например фактической работы за неделю или
за день. Информация, распределенная по времени, обычно называется повременной, поэтому отслеживание трудозатрат по периоду времени иногда называют отслеживанием повременных фактических данных. Это наиболее детальный уровень отслеживания хода выполнения работ, доступный в Project.
Как и в случае с более простыми методами отслеживания, отслеживание повременных фактических данных поможет вам решить самые основные вопросы управления проектом:
„„Задачи начинаются и заканчиваются по плану? Если нет, как это повлия­

ет на дату окончания проекта?
339

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

„„Затрачивают ли ресурсы на выполнение задач больше или меньше вре-

мени, чем запланировано?
„„На выполнение задач тратится больше или меньше средств, чем запла-

нировано?
Ввод повременных фактических данных требует больше работы от руководителя проекта, а также может потребовать больше работы и от ресурсов, если
они должны сообщать руководителю проекта свои фактические ежедневные
или еженедельные результаты. Однако использование повременных фактических данных дает гораздо больше информации о состоянии задач и ресурсов
плана, чем другие методы, используемые для отслеживания хода выполнения. Ввод повременных значений – самый подходящий подход, если у вас есть
группа задач или целый план, который включает в себя следующие элементы:
„„задачи с высокой степенью риска;
„„задачи относительно небольшой длительности, но отклонение даже в

один день может поставить под угрозу весь проект;
„„задачи, для которых вы хотите разработать или проверять производи-

тельность труда, то есть какое количество работы может быть выполнено
за определенный период времени, например Редакторская правка 3000
слов в день;
„„задачи, к которым спонсоры или другие заинтересованные стороны про-

являют особый интерес;
„„задачи, требующие почасовой оплаты труда.

Если вам нужно отслеживать фактические трудозатраты на максимально
развернутом уровне, используйте таблицу Work (Трудозатраты) и повременную таблицу в представлениях Task Usage (Использование задач) и Resource
Usage (Использование ресурсов).
В представлении Task Usage (Использование задач) можно вводить повременные фактические трудозатраты на уровне задачи или назначения, а в
представлении Resource Usage (Использование ресурсов) – только на уровне
назначения. В обоих представлениях ввод фактических трудозатрат в левой
части представления заставит Project обновить значения трудозатрат, распределенные по времени в правой части представления. В этом разделе мы рассмотрим обратную ситуацию: ввод фактических трудозатрат в повременную
часть представления. Посмотрим, как это повлияет на значения в его левой
части.
В предыдущем разделе мы рассматривали пример, в котором использовалось представление Task Usage (Использование задач). Здесь мы начнем с
представления Resource Usage (Использование ресурсов), которое показано
на рис. 14­6.
340

Отслеживание повременных фактических трудозатрат для задач и назначений

Рис. 14-6. В представлении Resource Usage (Использование ресурсов)
показаны назначения для каждого ресурса

СОВЕТ. Вы можете изменить поля, отображаемые в повременной
таблице в представлениях использования. Их можно добавлять или
удалять, изменять их форматирование. Например, можно добавить
поле Actual Work (Фактические трудозатраты). Доступные поля и параметры форматирования можно увидеть на вкладке Format (Формат) в группе Details (Подробности), щелкнув по кнопке Add Details
(Добавить подробности).

В обоих представлениях вы можете вводить фактические трудозатраты для
отдельных назначений по дням, неделям или любым другим периодам времени (путем корректировки шкалы времени). Например, если задаче назначены
три ресурса и вы знаете, что два из них работали над задачей в течение восьми
часов в день, а третий ресурс работал в течение шести часов, вы можете ввести
их как три отдельных значения в повременную таблицу.
Ключ к эффективной работе в представлениях использования – правильная настройка шкалы времени. Для того чтобы в повременном представлении
выбрать нужную детализацию по времени, можно изменить масштаб шкалы.
Например, вы можете так изменить шкалу, чтобы отображать недели вместо
дней. Когда вы вводите фактическое значение за неделю, оно распределяется
по дням недели.
Вот пример ввода повременных фактических значений в представление
использования. Как вы уже видели в предыдущем разделе, запланированные
трудозатраты для каждой задачи, ресурса или назначения в обеих частях представлений использования одинаковы. Разница состоит в том, что запланированные трудозатраты отображаются в виде единого суммарного значения слева, а справа они распределены по времени.
341

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

СОВЕТ. В Project есть несколько удобных способов для навигации
в области повременной таблицы в представлениях использования.
Чтобы увидеть самые ранние запланированные работы для выбранной задачи или назначения, в представлении Task Usage (Использование задач) используйте кнопку Scroll to Task (Перейти к задаче)
на вкладке Task (Задача) в группе Editing (Редактирование). Можно
также использовать команду Scroll to Task в контекстном меню задач. В представлении Resource Usage (Использование ресурсов) эту
команду можно использовать, чтобы увидеть запланированные трудозатраты выбранного ресурса или назначения. В обоих представлениях вы можете быстро перейти к определенной дате в таблице
(или к задаче, или идентификатору ресурса), используя команду Go To
(Переход) с помощью сочетания клавиш Ctrl+G. Если вы забыли эту
комбинацию, просто введите Go To в поле Tell Me, и Project покажет
вам команду.
Начнем с повременной таблицы представления Task Usage (Использование
задач) с таблицей Work (Трудозатраты), как показано на рис. 14­7. Сюда вы можете записать фактические трудозатраты для задачи 19 Author review of content
edit (Вычитка автором).

Рис. 14-7. Для задачи 19 введены 8 часов фактических трудозатрат
для четверга (как и было запланировано) и 10 часов фактических
трудозатрат для пятницы (первоначально было запланировано 16 часов)
Как вы уже видели в предыдущем разделе, фактические трудозатраты, записанные для задачи, распределяются по ее назначениям. В повременной таблице можно увидеть, как фактические трудозатраты распределяются по времени.
Затем, как показано на рис. 14­8, вы можете ввести фактические трудозатраты для назначения в повременной таблице.
342

Отслеживание повременных фактических трудозатрат для задач и назначений

СОВЕТ. При вводе фактических трудозатрат не нужно указывать букву «h» (чтобы указать часы), так как по умолчанию именно часы используются для ввода трудозатрат. Поэтому вы можете просто ввести
число, и Project запишет его как часы. При желании это можно изменить. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление Backstage, а затем щелкните Options (Параметры). На странице
Schedule (Планирование) диалогового окна Project Options (Парамет­
ры Project) в поле Work Is Entered выберите подходящий пункт.

Рис. 14-8. Здесь на понедельник для одной и той же задачи указано 6 часов
фактических трудозатрат литературных редакторов и 8 часов Тэда Ормана
В этом примере фактические трудозатраты, введенные для назначений, отличаются от запланированных трудозатрат. Project учитывает разницу, корректируя запланированные работы по окончании заданий, как показано на рис. 14­9.

14

Рис. 14-9. Project скорректировал трудозатраты, запланированные
на 4­ю неделю, чтобы они соответствовали записанным значениям
фактических трудозатрат, которые отличались от плановых
343

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Когда вы записываете фактические трудозатраты в таблицу в левой части
представления, Project записывает их так, чтобы они соответствовали запланированным трудозатратам в повременной таблице в правой части представления использования. Когда же вы вводите фактические трудозатраты в повременную таблицу в правой части представления, то можете точно определять
даты, в которые они записываются, что является большим преимуществом.

Управление проектом: сбор фактических
данных из ресурсов
Представление Resource Usage (Использование ресурсов) похоже на
табель учета рабочего времени. И действительно, для ввода данных по
фактическим трудозатратам на уровне назначений вам может потребоваться некая форма бумажного табеля учета рабочего времени или
ее электронный эквивалент. Для сбора таких данных используется несколько методов, предполагающих, что вам необходимо отслеживать
фактические и оставшиеся трудозатраты на этом уровне детализации.
Среди них можно выделить следующие:
„„самостоятельный сбор фактических данных. Этот метод под-

ходит в тех случаях, если вы часто общаетесь только с небольшой
группой ресурсов. Например, на еженедельных совещаниях можно напрямую поговорить с работниками о любых проблемах или
неожиданностях, с которыми они могли столкнуться (как положительных, так и отрицательных) при выполнении работы;

„„сбор фактических данных с помощью официальной системы

отчетности. Этот метод может работать с помощью уже существующей иерархии в вашей организации и служить дополнительным
целям, помимо отчетности о состоянии проекта.

Независимо от используемых вами методов сбора данных, имейте в
виду, что ресурсы могут интересоваться, как их фактические трудозатраты отражаются на общей производительности. Возможно, вам потребуется заявить, что планирование фактических данных помогает управлять проектом, но оценка производительности – это вопрос из области
управления бизнесом, а не проектами.
Если в вашей организации используются табели учета рабочего времени, сведения из них можно использовать в Project в качестве повременных фактических данных. Возможно, вам не требуется отслеживать
трудозатраты на таком уровне, но если табель используется для других
целей (например, для выставления счетов иным отделам организации),
вы можете использовать эти данные и сэкономить свое время.

344

Отслеживание повременных фактических трудозатрат для задач и назначений

Каким образом использовать данные из табелей учета рабочего времени, зависит от того, как работает ваша организация. И вам может потребоваться изучить Project Professional и его взаимодействие с Microsoft
SharePoint и Project Web App (PWA). Для получения дополнительной информации см. приложение C.

СОВЕТ. Задачи и назначения связаны напрямую – обновление одного влечет обновление другого. Однако эту связь можно разорвать.
Это позволяет, например, записывать ход выполнения для назначений ресурсов и вручную вводить фактические значения для задач,
которым назначены эти ресурсы. Обычно не следует разрывать эту
связь, если у вас нет особых требований к отчетности в вашей организации – например, когда вы должны следовать методологии отчетности о состоянии, основанной на чем­то, отличном от фактических
значений, которые отмечены для заданий в планах. Чтобы разорвать
эту связь, сделайте следующее. Щелкните по вкладке File (Файл),
чтобы открыть представление Backstage, а затем щелкните Options
(Параметры). В диалоговом окне Project Options (Параметры Project)
на вкладке Schedule (Планирование) в группе элементов управления Calculation Options for This Project (Параметры расчета для этого проекта) снимите флажок Updating Task Status Updates Resource
Status (Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи). Этот параметр применяется ко всем задачам плана, открытого
в данный момент; его нельзя применить к отдельным задачам.

Чтобы записать повременное значение фактических трудозатрат в
представлении Task Views
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Task Usage (Использование задач), чтобы открыть одноименное
представление.
2. На вкладке Format (Формат) под надписью Task Usage Tools (Инструменты использования задач) в группе Details (Подробности) установите
флажок Actual Work (Фактические трудозатраты). Строка с этим именем
появится в повременной области представления.
3. При необходимости настройте шкалу времени, чтобы она соответствовала временному интервалу ввода фактических трудозатрат (например,
по дням или неделям): на вкладке View (Вид) в группе Zoom (Масштаб)
щелкните по стрелке Timescale (Шкала времени), а затем выберите нужные единицы времени.
345

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

4. В повременной таблице на пересечении задачи или назначения с нужной датой введите значение фактических трудозатрат.
Чтобы записать повременное значение фактических трудозатрат в
представлении Resource Usage
1. Отобразите представление Resource Usage (Использование ресурсов) и
сведения Actual Work (Фактические трудозатраты) и при необходимости отрегулируйте шкалу времени.
2. В повременной таблице на пересечении назначения и нужной даты введите значение фактических трудозатрат.

Перепланирование незавершенной
работы
В ходе выполнения проекта работа над определенной задачей или над всем
проектом может иногда прерываться. Если это произойдет, вы можете указать
Project на необходимость перепланировать оставшуюся работу, чтобы снова
возобновить ее после указанной вами даты.
При перепланировании незавершенной работы вы указываете дату, после
которой работа может возобновиться, – дату перепланирования. Рисунок 14­10
показывает, как перепланировать незавершенную работу в диалоговом окне
Update Project (Обновление проекта).

Рис. 14-10. Используйте диалоговое окно Update Project
(Обновление проекта) для перепланирования незавершенной работы
Project обрабатывает задачи и дату перепланирования следующим образом:
„„если для задачи не записаны фактические трудозатраты до даты пере-

планирования и к ней не применено ограничение, вся задача перепланируется на начало после этой даты;
„„если до даты перепланирования для задачи уже были записаны факти-

ческие трудозатраты, задача разделяется так, что все оставшиеся трудозатраты переносятся на дату после даты перепланирования. На фактические трудозатраты это не влияет;
346

Обзор навыков

„„если фактические трудозатраты для задачи записаны и до, и после даты

перепланирования, задача не изменяется.
ПОДСКАЗКА. Перепланирование никогда не влияет на выполненные
задачи.

Чтобы перепланировать незавершенную работу
1. Чтобы перепланировать работу только для определенных задач, сначала
выберите эти задачи.
2. На вкладке Project (Проект) в группе Status (Состояние) щелкните Update Project (Обновить проект), чтобы открыть диалоговое окно
Update Project (Обновление проекта).
3. Выберите Reschedule Uncompleted Work to Start After (Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после) и в поле даты введите или выберите желаемую дату.
4. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните Selected Tasks (Выбранных задач), чтобы перепланировать

трудозатраты только для выбранных задач;
„„щелкните Entire Project (Всего проекта), чтобы перепланировать
трудозатраты для всего проекта.
5. Щелкните по кнопке ОК.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„обновить базовый план;
„„отслеживать фактические и оставшиеся трудозатраты для задач и назна-

чений;
„„перепланировать незавершенную работу.

347

14

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Практические задания
Учебные файлы для
Project2019SBS\Ch14.

этих

заданий

находятся

в

папке

ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Обновление базового плана
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing план проекта по выпуску новой
книги для детей подвергся дополнительной настройке, была выполнена корректировка длительности задач и добавлена новая задача. Поэтому необходимо сформировать новый базовый план, прежде чем начать работы. Откройте
план UpdateBaseline в Project и выполните следующие действия:
1. Изучите текущий базовый план в представлении Tracking Gantt (Диа­
грамма Ганта с отслеживанием) со шкалой времени с понедельным
представлением, как показано на рис. 14­11.

Рис. 14-11. Обратите внимание на то, что в представлении Tracking Gantt
(Диаграмма Ганта с отслеживанием) для недавно добавленной задачи 18
отсутствует базовый план
2. Обновите базовый план для всего плана. Результаты изменения можно
увидеть на рис. 14­12.
348

Практические задания

Рис. 14-12. После обновления базового плана его даты совпадают
с запланированными датами задачи, и у задачи 18 теперь есть базовый план

Отслеживание фактических и оставшихся трудозатрат
для задач и назначений
Сценарий: некоторым задачам плана назначено несколько ресурсов. Вы
хотите лучше понять, как запись фактических трудозатрат для таких задач
повлияет на назначенные трудозатраты. Откройте план TrackWork в Project и
выполните следующие действия:
1. Отобразите таблицу Work (Трудозатраты) в представлении Task Usage
(Использование задач), как показано на рис. 14­13.

Рис. 14-13. Обратите внимание на то, как трудозатраты разделяются
между двумя назначенными ресурсами после их ввода для задачи 18
2. Введите 92 часа фактических трудозатрат для задачи 18 Original art review
(Анализ оригинала).
3. Для этой же задачи измените фактические трудозатраты Хэни Моркос,
равные 46 часам, на 62 часа, как показано на рис. 14­14.

349

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Рис. 14-14. Обратите внимание, что ввод фактических трудозатрат
для назначения в задаче 18 не влияет на другое назначение этой же задачи

Отслеживание повременных фактических трудозатрат
для задач и назначений
Сценарий: этап Acquisition (Прием рукописи) завершен, и началсяэтап
Editorial (Редактура). Из­за большого количества задействованных ресурсов
эти задачи на данный момент являются задачами с наибольшей степенью рис­
ка в проекте. Для более детального управления фактическими данными этих
задач необходимо записывать повременные фактические данные. Откройте
план TrackTimephasedWork в Project и выполните следующие действия:
1. Прокрутите повременную таблицу в представлении Task Usage (Использование задач) до тех пор, пока не покажутся запланированные трудозатраты для задачи 22 Organize manuscript for copyedit (Подготовка рукописи
для редактуры).
2. Покажите детали Actual Work (Фактические трудозатраты) в повременной таблице представления.
3. Запишите 9 часов фактических трудозатрат для задачи 22 на среду,
31 мая, и 15 часов на четверг, 1 июня. Результаты этих изменений можно
увидеть на рис. 14­15.
4. Настройте шкалу времени на представление по неделям, как показано
на рис. 14­16.
5. Для назначения Дэна Джампа задаче 22 Organize manuscript for copyedit
(Подготовка рукописи для редактуры) запишите 12 часов фактических
трудозатрат на неделю, которая начинается с 5 июня.

Перепланирование незавершенной работы
Сценарий: редактура окончена. Команда приступила к работе над следующим этапом. Однако вам необходимо устранить задержку в работе, вызванную непредвиденной проблемой. Откройте план RescheduleIncompleteWork в
Project и выполните следующие действия:

350

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Практические задания

Рис. 14-15. Обратите внимание на обновления двух назначений
задачи после ввода повременных фактических трудозатрат

Рис. 14-16. После ввода фактических трудозатрат для назначения задачи 22
произошедшие изменения данных задачи и суммарные изменения
фактических трудозатрат выделяются синим цветом
1. Прокрутите представление Task Usage (Использование задач), чтобы
отобразить самые последние фактические трудозатраты, записанные
для задачи 31 Proofread and index (Вычитка и сборка указателя).
2. Перепланируйте незавершенную работу для всего проекта, чтобы она
начиналась после 8 августа 2023 г. См. рис. 14­17, где приводятся результаты перепланирования.

351

Глава 14: Отслеживание хода выполнения задач: расширенные возможности

Рис. 14-17. Обратите внимание на отсутствие запланированных
трудозатрат для задачи 31 (обозначенной как «0h») в понедельник
и вторник из­за перепланирования незавершенной работы;
в представлении Диаграмма Ганта задача будет показана как разделенная

352

Просмотр
и представление
отчета
о состоянии проекта

15

Учебные файлы

В этой главе:

В этой главе используется учебный файл
ReportStatus из папки Project2019SBS\Ch15.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении.

„„проверка отклонения от

Предоставление отчета о состоянии проекта
ключевым заинтересованным сторонам – важная
задача руководителя проекта. Хотя идеальный
режим коммуникаций не может гарантировать
успех проекта, при их недостаточной эффективности проект почти гарантированно потерпит
неудачу.

„„анализ затрат по зада-

плана;
„„выявление просрочен-

ных задач;
чам;
„„анализ затрат по ресур-

сам.

Чтобы надлежащим образом донести информацию о состоянии проекта, необходимо ответить на следующие вопросы: Кому нужно знать о
состоянии проекта и с какой целью? Какой формат или уровень детализации нужен этим людям?
Отвечать на эти вопросы нужно на стадии
первоначального планирования проекта. Но и
когда работа над проектом уже ведется, вы можете ответить на эти вопросы, сообщая о состоянии
проекта в нескольких возможных формах. Это:
„„отчеты о состоянии, описывающие, где на-

ходится проект, с точки зрения времени,
стоимости и объема (три стороны проектного треугольника, который рассматривается в приложении A);
353

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

„„отчеты о ходе выполнения, в которых документируются конкретные до-

стижения группы, работающей над проектом;
„„прогнозы будущей эффективности проекта.

В этой главе вы изучите процедуры, связанные с проверкой отклонений от
плана, выявлением просроченных задач, проверкой затрат, связанных с задачами и ресурсами.

Проверка отклонения плана
После того как базовый план проекта определен и работа началась, внимание
руководителя проекта переключается с планирования на сбор, анализ и предоставление сведений о ходе выполнения. Для большинства планов ответы на
три основных вопроса могут помочь при анализе данных о ходе работы над
проектом:
„„при текущих темпах работы будет ли план завершен, когда вы этого ожи-

даете?
„„как изменились длительность плана, трудозатраты или стоимость про-

екта?
„„каковы затраты на проект на данный момент, и что запланировано для

выполнения оставшегося объема работы?
Сравнение ответов на эти вопросы с базовым планом дает руководителю
проекта и другим заинтересованным сторонам возможность оценить ход выполнения работ и определить, когда могут потребоваться коррективы.
Если намеченное или фактическое исполнение отличается от базового плана, имеет место отклонение. Обычно единицей измерения отклонения является время, например на столько­то дней позже, чем по графику, или затраты,
например превышение бюджета в долларах. Когда первоначальное планирование завершено, многие руководители проектов тратят большую часть своего
времени на выявление, изучение и реагирование на отклонения. Прежде чем
отреагировать на отклонение, вы должны его обнаружить.
В этом разделе вы изучите некоторые полезные функции Project, которые
помогут вам понять, в каком состоянии проект, и поделиться этими сведениями с другими. Мы сосредоточимся на функциях предоставления отчетов о состоянии (особенно на самих отчетах), которые могут быть полезны при работе
с широким диапазоном проектов различного типа и масштаба в различных
отраслях.
Для начала используйте диалоговое окно Project Statistics (Статистика проекта), как показано на рис. 15­1, чтобы быстро получить представление о состоянии проекта.
354

Проверка отклонения плана

Рис. 15-1. В этом примере показано отклонение в 60 дней
между датами окончания, запланированной и указанной в базовом плане
В этом диалоговом окне вы видите (помимо прочего) дату окончания плана
и отклонение от него. Имейте в виду, что это отклонение запланированной
даты окончания от той, которая указана в базовом плане; без сохраненного базового плана отслеживание отклонения невозможно. Если вам нужно вспомнить, что такое базовые планы, см. главу 14.
Для общего анализа и отчетности по графику работ и затратам используйте отчеты «панели мониторинга», которые имеются в Project. Начнем с отчета
Project Overview (Обзор проекта), который показан на рис. 15­2.

15
Рис. 15-2. Отчет Project Overview (Обзор проекта) хорошо показывает общий
процент выполнения проекта по времени (60 % в данном примере),
процент выполнения суммарной задачи и т. д.
В этом отчете основное внимание уделяется общему ходу выполнения суммарных задач и вех. Это хороший отчет, и его можно предоставить заинтересованным сторонам, которым нужны общие сведения о состоянии проекта.
355

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

СОВЕТ. Можно увидеть средние значения для всего проекта. Для этого отобразите суммарную задачу проекта, щелкнув Project Summary
Task (Суммарная задача проекта) на вкладке Format (Формат) в группе Show/Hide (Показать/Скрыть). Можно использовать полезные таб­
лицы, в том числе таблицы Cost (Затраты) и Variance (Отклонение), в
табличных представлениях, таких как Диаграмма Ганта, и представлениях использования. Эти таблицы описаны в последующих разделах данной главы, посвященных задачам и ресурсам.

Рисунок 15­3 показывает один из отчетов о затратах, называемый Cost
Overview (Обзор затрат). В нем представлены общие плановые затраты и их
состояние.

Рис. 15-3. Отчет Cost Overview (Обзор затрат) отражает совокупные
и оставшиеся затраты, а также историю затрат и тенденции
их изменения в будущем
Рисунок 15­4 показывает еще один отчет о затратах, который может быть
полезен для получения общей картины, – это отчет Burndown (Выработка).
Этот отчет помогает вам увидеть в общих чертах, сколько работы было выполнено, сколько осталось, и скорость, с которой будут выполнены оставшиеся
работы.

356

Проверка отклонения плана

Рис. 15-4. Отчет Burndown (Выработка) поможет вам ответить на вопрос,
когда будет завершен проект при нынешних темпах выполнения

Управление проектом: оповещение о состоянии
В Project есть множество функций для создания отчетности о состоянии проекта, но каким должен быть отчет – это не столько технический
вопрос, сколько коммуникационный. Например, в каком формате и с
каким уровнем детализации заинтересованные стороны должны увидеть данные? Должны ли спонсоры проекта видеть аспекты выполнения
проекта иначе, чем исполнители? Эти вопросы являются ключевыми в
работе руководителя проекта. К счастью, как отмечалось ранее, Project –
это многофункциональный инструмент коммуникации, который можно
использовать для создания того типа отчета, который наилучшим образом отвечает потребностям заинтересованных сторон.
Если вы работаете в организации, которая сосредоточена на проектах и их управлении, у вас, вероятно, уже есть стандартные методы и
форматы предоставления отчетов о состоянии проекта. Если нет, вы можете ввести форматы отчетов, основанные на четкой коммуникации и
эффективных принципах управления проектами.
В Project есть и другие функции, которые могут помочь вам сформировать необходимый отчет:
„„если у вас есть Microsoft Excel или Visio, вы можете распечатать

наглядный отчет о состоянии. (Для этого на вкладке Report (Отчет) в группе Export (Экспорт) щелкните по кнопке Visual Reports
(Наглядные отчеты).) Для получения дополнительной информации см. главу 19;

357

15

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

„„вы можете копировать данные Project в другие программы. На-

пример, чтобы скопировать представление Диаграмма Ганта, используйте функцию Copy Picture (Копировать изображение). Для
этого на вкладке Task (Задача) в группе Clipboard (Буфер обмена)
щелкните по стрелке Copy (Копировать). Для получения дополнительных сведений см. главу 19;

„„вы можете экспортировать данные Project в другие форматы. Для

этого на вкладке File (Файл) щелкните Export (Экспорт), а затем
щелкните по кнопке Create PDF/XPS Document (Создать документ PDF/XPS) или Save Project As File (Сохранить проект как
файл), потом выберите нужный формат. Дополнительную информацию см. в главе 19;

„„вы можете открыть доступ к данным Project другим людям с по­

мощью Microsoft SharePoint и Project Web App (PWA). Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Чтобы открыть диалоговое окно Project Statistics
1. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление
Backstage, а затем щелкните по вкладке Info (Сведения).
2. На странице Info представления Backstage щелкните Project Information (Сведения о проекте), а затем выберите Project Statistics (Статистика проекта).
Чтобы отобразить отчет Dashboard (Панели мониторинга) (включая
отчеты Project Overview (Обзор проекта), Cost Overview (Обзор затрат) и
Burndown (Выработка))
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
щелкните Dashboards (Панели мониторинга).
2. Щелкните по нужному отчету.

Определение просроченных задач
Если задачи начинаются или оканчиваются не тогда, когда запланировано,
появляется отклонение расписания. Одна из причин отклонения – задержки
начала или окончания задач. Конечно, обязательно нужно знать, какие задачи
начались позже, и о следующих за ними задачах, которые могут не начаться в
срок. Рассмотрим различные способы выявления отклонения задач.

358

Определение просроченных задач

Как показано на рис. 15­5, представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) наглядно показывает разницу между плановым, фактическим и базовым исполнениями проекта. Здесь используется красный цвет
для обозначения задач, находящихся на критическом пути. Чтобы людям с
дальтонизмом было удобнее работать с этим представлением, вставьте столбец Critical (Критические), в котором стоит слово Yes (Да), для обозначения
критических (выделенных красным цветом) задач. Это особенно важно при
изучении отклонений, потому что отклонения критических задач напрямую
влияют на дату окончания плана.
Верхняя полоса (синего или красного цвета) представляет
запланированную в данный момент или завершенную задачу

Нижняя полоса (серого цвета) представляет исходное (базовое)
расписание в диаграмме Ганта с отслеживанием

Рис. 15-5. Сравнивая отрезки Ганта текущих и базовых задач,
можно увидеть, какие задачи отклонились от первоначального
базового расписания
СОВЕТ. Чтобы просмотреть подробную информацию о любом столбце или другом объекте в представлении Диаграмма Ганта, наведите
на него указатель мыши. Отобразится всплывающая подсказка с подробностями.
Таблица Variance (Отклонение) в Task Sheet (Лист задач) (см. рис. 15­6) или
любое другое табличное представление задач особенно полезны для определения отклонения от базового плана.
359

15

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

Рис. 15-6. Таблица Variance (Отклонение) показывает,
на какое количество дней отклонились даты начала
или окончания каждой задачи

СОВЕТ. Чтобы сосредоточиться только на задачах, которые имеют
отклонение, можно применить к списку задач фильтр Slipping Tasks
(Запаздывающие задачи). С его помощью можно увидеть только незавершенные задачи, которые отстают от графика. Другие полезные
фильтры – это Slipped/Late Progress (Запаздывание/Задержка хода
выполнения) и Late Tasks (Задачи с задержкой).

Для обнаружения отклонений задач можно использовать два полезных отчета, – это отчеты Late Tasks (Задачи с задержкой) (см. рис. 15­7) и Slipping
Tasks (Запаздывающие задачи) (см. рис. 15­8). Отчет Late Tasks показывает
состояние на текущую дату, если только не задана другая.

СОВЕТ. Изменение даты состояния дает более точные отчеты, если
ход выполнения, введенный в план, является текущим только до прошедшей даты. Текущая дата также меняется при использовании функций, которые отслеживают план по расписанию или перепланируют
его после какой­либо даты. Чтобы узнать, как отследить ход выполнения, обратитесь к главе 8. Чтобы изменить дату состояния, щелкните
Project Information (Сведения о проекте) на вкладке Project (Проект)
в группе Properties (Свойства).

360

Определение просроченных задач

Рис. 15-7. Используйте отчет Late Tasks (Задачи с задержкой),
чтобы сосредоточить внимание на задачах, которые завершились
или будут завершены после запланированного срока

Рис. 15-8. Если есть базовый план, отчет Slipping Tasks (Запаздывающие задачи)
помогает выявить задачи, которые отстают от него
Отчет Slipping Tasks (Запаздывающие задачи) дает возможность увидеть
состояние задач в привязке к датам окончания в базовом плане.

Управление проектом: может ли отклонение
пойти на пользу?

15

Обычно при управлении проектами ищутся отклонения, которые могут отрицательно повлиять на проект, например отклонения, которые
сдвигают дату окончания или увеличивают затраты. Однако термин «отклонение» относится к любой разнице между плановыми и фактическими значениями, даже если, например, дата окончания переносится на
более ранний срок или происходит экономия средств.
361

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

Если вам посчастливилось управлять проектом, в котором наблюдается такое полезное отклонение, описанные здесь методы помогут
выявить и такое отклонение, а не только отклонения, оказывающие неблагоприятный эффект. Руководителю проекта нужно наблюдать за отклонениями независимо от их природы и, когда отклонение возникает,
сообщать о его последствиях спонсорам проекта и другим заинтересованным сторонам. Если отклонение приводит к отрицательным последствиям, их нужно сгладить в соответствии с характером проекта.

Чтобы отобразить таблицу Variance в представлении Task Sheet
Вы можете добавить таблицу Variance (Отклонение) в любое табличное
представление, ориентированное на задачи.
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Other Views (Другие представления), а затем выберите Task Sheet
(Лист задач), чтобы отобразить одноименное представление.
2. На вкладке View в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы),
а потом выберите пункт Variance (Отклонение).
Чтобы отобразить представление Tracking Gantt
1. На вкладке View в группе Task Views (Представления задач) щелкните по стрелке диаграммы Ганта и выберите Tracking Gantt (Диаграмма
Ганта с отслеживанием).
Чтобы отобразить отчет Late Tasks или Slipping Tasks
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
выберите In Progress (Ход выполнения).
2. Щелкните по нужному отчету.

Анализ затрат по задачам
Определение состояния расписания проекта (то есть определение того, какие
задачи начинаются и заканчиваются вовремя), хотя и имеет решающее значение почти для всех проектов, является лишь одним из индикаторов общего
состояния проекта. Для проектов, которые включают информацию о затратах,
другим критическим индикатором является отклонение по затратам – больше
или меньше средств, чем запланировано, уходит на задачи?
Затраты на задачи в Project включают в себя:

362

Анализ затрат по задачам

„„фиксированные затраты, применяемые непосредственно к задачам;
„„затраты на ресурсы, возникшие из назначений.

Когда затраты на выполнение задач отличаются от запланированных, возникает отклонение по затратам. Оценивая эти отклонения, вы можете скорректировать бюджет отдельных задач, чтобы избежать превышения общего
бюджета.
Хотя задачи и ресурсы (и их затраты) взаимосвязаны, лучше анализировать
их по отдельности. В этом разделе основное внимание уделяется представлениям, отчетам и другим функциям, которые помогают определять затраты на
задачи и сообщать о них. В следующем разделе аналогичным образом рассмат­
риваются затраты на ресурсы.
Для начала откроем таблицу Cost (Затраты) в любом табличном представлении, ориентированном на задачи, например в Task Sheet (Лист задач).

Рис. 15-9. Отобразите суммарную задачу проекта, чтобы увидеть полную сводку
затрат, от подзадач до суммарных задач и суммарной задачи проекта
В этой таблице поле Total Cost (Общие затраты) содержит расчетные затраты
(иногда их называют плановыми) на задачу на основе ставок назначенных ресурсов и длительности их назначений, плюс все фиксированные затраты, которые были указаны для этой задачи. Если задача выполнена, общие затраты
задачи равны фактическим.
Отображение суммарной задачи проекта (обозначенной как задача 0) полезно при изучении затрат плана. Значения затрат по суммарной задаче
проекта – это значения затрат плана, и они соответствуют значениям, которые
вы видите в диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта). Эти значения включают в себя:
363

15

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

„„текущие затраты – это сумма фактических (то есть освоенных) и остав-

шихся (неизрасходованных) затрат;
„„базовые затраты – это плановые затраты проекта на момент сохранения

базового плана;
„„фактические затраты – это затраты, понесенные к текущему моменту;
„„оставшиеся затраты – это разница между текущими и фактическими

затратами.
В Project есть несколько отчетов, показывающих затраты на задачи. На
рис. 15­10 видно, что отчет Task Cost Overview (Обзор затрат на задачи) содержит несколько диаграмм и таблиц, в которых представлена суммарная и
подробная информация о затратах на задачи.

Рис. 15-10. В отчете Task Cost Overview (Обзор затрат на задачи) круговая
диаграмма Cost Distribution (Распределение затрат) показывает суммы
затрат на задачи в зависимости от степени их завершения
Еще один полезный отчет – это Cash Flow (Движение денежных средств)
(см. рис. 15­11). В этом отчете показаны кумулятивные затраты проекта за
квартал или за любой другой финансовый период.
Мы завершаем это пошаговое руководство по функциям Project, ориентированным на задачи и затраты, наглядным отчетом. Наглядные отчеты – это
категория отчетов, в которых используются данные Project, экспортированные
в Excel или Visio. Наглядный отчет Budget Cost (Бюджетная стоимость) показывает бюджет (в данном контексте это бюджет, запланированный на данный
момент), базовый план и фактические затраты за период времени. Как пока364

Анализ затрат по задачам

зано на рис. 15­12, при создании этого наглядного отчета Project экспортирует
данные в Excel, создает сводную таблицу, а затем формирует диаграмму в Excel.

Рис. 15-11. Отобразите отчет Cash Flow (Движение денежных средств),
чтобы увидеть затраты по плану и кумулятивные значения затрат
с течением времени

15

Рис. 15-12. Наглядный отчет о бюджетной стоимости основан
на сводной таблице Excel и предлагает широкие возможности
для управления данными посредством этой таблицы
365

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

Обратите внимание на несколько дополнительных советов и предложений
по работе с данными затрат задач:
„„применяйте фильтр Late/Overbudget Tasks Assigned To (Задачи с за-

держкой/превышением бюджета для) для конкретного ресурса. Этот
фильтр доступен в списке More Filters (Другие фильтры) на вкладке
View (Вид), которую можно открыть с помощью команды Filters (Фильт­
ры) в группе Data (Данные);
„„отображайте отклонение трудозатрат в таблице Work (Трудозатраты) в

представлении задач, щелкнув Work в меню Tables (Таблицы) на вкладке View (Вид) в группе Data (Данные). Помните, что для плана, в котором
большая часть затрат формируется из трудовых ресурсов, анализ отклонения по трудозатратам – это один из способов изучения отклонения по
стоимости;
„„сравнивайте повременные базовые и плановые трудозатраты в пред-

ставлениях использования. Например, в представлении Task Usage (Использование задач) на вкладке Format (Формат) в группе Details (Детали) установите флажок Baseline Work (Базовые трудозатраты);
„„чтобы увидеть отклонение в затратах во времени для назначений за-

даче, перейдите в представление Task Usage (Использование задач), а
затем обратитесь к таблице Cost (Затраты). Находясь в представлениях
использования, вы можете добавлять сведения о затратах Cost, Baseline
Cost и Actual Cost с помощью диалогового окна Add Details (Добавить
детали). На вкладке Format (Формат) в группе Details (Детали) выберите
нужные параметры.
Чтобы отобразить таблицу Cost в представлении Task Sheet
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Other Views (Другие представления), а затем щелкните Task Sheet
(Лист задач), чтобы отобразить одноименное представление.
2. На вкладке View (Вид) в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а потом выберите Cost (Затраты).
Чтобы отобразить отчет Task Cost Overview (Обзор затрат на задачи)
или Cash Flow (Движение денежных средств)
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
щелкните Cost.
2. Щелкните по нужному отчету.

366

Анализ затрат по ресурсам

Чтобы отобразить наглядный отчет о бюджетной стоимости Budget
Cost (требуется Excel)
1. На вкладке Report (Отчет) в группе Export (Экспорт) щелкните по кнопке Visual Reports (Наглядные отчеты), чтобы открыть одноименное диа­
логовое окно.
2. Щелкните по вкладке Assignment Usage (Использование назначений).
3. Щелкните Budget Cost, а затем выберите View (Вид). Отчет отобразится
в Excel.

Анализ затрат по ресурсам
Руководители проектов иногда фокусируют свое внимание на затратах на ресурсы, оценивая ход выполнения работ и возможные отклонения в проекте.
Однако эта информация также служит другим людям и другим потребностям.
Для многих организаций затраты на ресурсы являются основными или даже
единственными затратами, возникающими при завершении проектов, поэтому пристальное внимание к ним может иметь прямое отношение к финансовому здоровью организации. Человек, больше всех интересующийся затра­
тами на ресурсы, поскольку они связаны с затратами организации, может не
быть руководителем проекта, а исполнительным директором, бухгалтером
или менеджером ресурсов.
Еще одна распространенная причина для отслеживания затрат на ресурсы –
взаиморасчеты внутри организации (например, выставление счетов другому
отделу за услуги, предоставленные вашим отделом) или за ее пределами. В любом случае информация о затратах на ресурсы, хранящаяся в планах, может
служить основой для расчетов с вашим отделом или организацией.
В этом разделе представлены некоторые эффективные функции, представления и отчеты, предназначенные для работы с затратами на ресурсы в планах.
Начнем с таблицы Cost (Затраты), которую можно отобразить в любом табличном представлении, ориентированном на ресурсы, например в представлении
Resource Sheet (Лист ресурсов), показанном на рис. 15­13.
В таблице можно увидеть затраты каждого ресурса, базовые затраты и другие связанные с ними значения затрат, как показано на рис. 15­14.
Отобразив таблицу Cost (Затраты), вы можете провести сортировку по столбцу Cost или по любому другому столбцу по убыванию. Значения в столбце Cost
являются суммами фактических (начисленных) и оставшихся (ожидаемых) затрат ресурсов, и сортировка по этому столбцу позволяет быстро определить
наиболее и наименее затратные ресурсы.
Еще одна полезная стратегия сортировки – сортировка ресурсов по значению Variance (Отклонение), как показано на рис. 15­14. Список ресурсов, от367

15

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

сортированных по отклонению от стоимости затрат, позволяет быстро увидеть
наибольшие отклонения.

Рис. 15-13. Затраты на трудовые ресурсы получаются из ставки оплаты
каждого ресурса на его работу по назначениям задачам в плане проекта

Рис. 15-14. Используйте функции сортировки и фильтрации,
чтобы упорядочить и показать информацию о затратах на ресурсы
в табличных представлениях
Чтобы увидеть отклонения от стоимости по времени для назначений каждого ресурса, откройте представление Resource Usage (Использование ресурсов) и воспользуйтесь таблицей Cost (Затраты). Затем в повременной таблице
можно отобразить детали затрат в столбцах Cost и Baseline (Базовые затраты),
как показано на рис. 15­15. То же можно сделать и в представлении Task Usage
(Использование задач).
В Project также включены отчеты, которые предоставляют данные о затратах на ресурсы. Рисунок 15­16 показывает отчет Resource Cost Overview (Обзор затрат на ресурсы).
368

Анализ затрат по ресурсам

Рис. 15-15. И таблица Cost (Затраты), и повременные сведения
о затратах в представлении Task Usage (Использование задач)
дают детальное повременное представление о значениях затрат

Рис. 15-16. Отчет Resource Cost Overview (Обзор затрат ресурсов)
содержит сочетание диаграмм и таблиц, которые отображают сведения
о затратах для каждого ресурса

15

Этот отчет содержит простую сводную таблицу с подробными сведениями
о затратах на ресурсы и диаграммы, отражающие фактические и оставшиеся
затраты на каждый ресурс, а также итоговые затраты для каждого типа ресурсов. Круговая диаграмма Cost Distribution (Распределение затрат) особенно
актуальна, если план содержит значительную часть материальных и затратных ресурсов.
369

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

Чтобы отобразить таблицу Cost в представлении Resource Sheet
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Sheet (Лист ресурсов), чтобы отобразить одно­
именное представление.
2. На вкладке View в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы),
а затем выберите пункт Cost (Затраты).
Чтобы отсортировать ресурсы по объему затрат
1. Отобразите таблицу Cost (Затраты).
2. Щелкните по стрелке AutoFilter (Автофильтр) в заголовке столбца, например Cost или Variance, и в появившемся меню выберите команду Sort
Largest to Smallest (От больших к меньшим).
Чтобы отобразить таблицу Cost и сведения о затратах в представлении
Resource Usage
1. На вкладке View (Вид) в группе Resource Views (Представления ресурсов) щелкните Resource Usage (Использование ресурсов), чтобы отобразить представление Resource Usage.
2. На вкладке View в группе Data (Данные) щелкните Tables (Таблицы), а затем
выберите пункт Cost (Затраты). В представлении появится таблица Cost.
3. На вкладке Format (Формат) представления Resource Usage (Использование ресурсов) в группе Details (Подробности) щелкните по пункту
сведений о затратах.
4. Чтобы добавить больше повременных сведений, щелкните Add Details
(Добавить детали) для открытия диалогового окна Detail Styles (Стили
деталей). Затем в списке Available Fields (Доступные поля) щелкните по
полям, связанным с расходами, которые вы хотите добавить, и щелкните
Show (Показать).
Чтобы отобразить отчет Resource Cost Overview
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
выберите Cost (Затраты).
2. Щелкните Resource Cost Overview (Обзор затрат на ресурсы).

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„проверять отклонение от плана;
„„выявлять просроченные задачи;
„„анализировать затраты по задачам;
„„анализировать затраты по ресурсам.
370

Практические задания

Практические задания
Учебный файл ReportStatus для этих заданий находится в папке
Project2019SBS\Ch15.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Проверка отклонений от плана
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing работа над планом по выпус­
ку книги для детей идет полным ходом. Вы столкнулись с некоторым отклонением от плана – иными словами, фактические трудозатраты не всегда соответствовали базовому плану. Вы хотите получить общее представление о
том, какая работа была завершена и что еще нужно сделать. Откройте план
ReportStatus в Project и выполните следующие действия:
1. В диалоговом окне Project Statistics (Статистика проекта) найдите отклонение даты окончания плана от расписания (65 дней).
2. Отобразите отчет Project Overview (Обзор проекта), показанный на
рис. 15­17, и обратите внимание на процент завершения суммарных задач верхнего уровня.

Рис. 15-17. Отчет Project Overview (Обзор проекта) показывает проценты
завершения всего проекта и суммарных задач верхнего уровня
371

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

Выявление отстающих задач
Сценарий: вы увидели отклонение по всем затратам плана по выпуску новой книги для детей. Далее вы сосредоточились на суммарных задачах, вызвавших наибольшее отклонение. Продолжая работать с планом ReportStatus,
выполните следующие действия:
1. Отобразите таблицу Variance (Отклонение) в представлении Task Sheet
(Лист задач), как показано на рис. 15­18.

Рис. 15-18. Примените фильтр Summary Task (Суммарная задача),
чтобы сконцентрироваться на отклонениях суммарных задач
2. Примените к таблице фильтр, чтобы отображались только суммарные
задачи.
3. Найдите суммарные задачи (или этапы) плана, которые привели к наибольшим отклонениям.
4. Отобразите отчет Slipping Tasks (Запаздывающие задачи), показанный
на рис. 15­19, и определите задачи с наибольшим объемом оставшихся
трудозатрат, которые отклонились от базового плана.

Рис. 15-19. Прокрутите столбец Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты),
чтобы определить отстающие задачи с наибольшим объемом
оставшихся трудозатрат
372

Практические задания

Анализ затрат по задачам
Сценарий: вы исследовали отклонения от расписания задач в плане выхода
новой книги для детей. Теперь вам надо выяснить, каковы отклонения затрат
по задачам. Продолжая работать с планом ReportStatus, выполните следующие
действия:
1. Отобразите таблицу Cost (Затраты) в представлении Task Sheet (Лист
задач), чтобы найти общий объем оставшихся затрат для каждой суммарной задачи, как показано на рис. 15­20.

Рис. 15-20. Используйте таблицу Cost (Затраты), чтобы выявить
отклонения как отдельных задач, так и суммарной
(в этом представлении по­прежнему применен фильтр суммарной задачи)
2. Отобразите отчет Task Cost Overview (Обзор затрат на задачи), как показано на рис. 15­21, а затем найдите ожидаемые затраты для незавершенных последующих задач плана.

Рис. 15-21. Круговая диаграмма в отчете Task Cost Overview (Обзор затрат
на задачи) отображает общие затраты как для завершенных,
так и для последующих задач
373

Глава 15: Просмотр и представление отчета о состоянии проекта

ПОДСКАЗКА. Последующие задачи являются незавершенными, даже
если круговая диаграмма этого не показывает.

Анализ затрат по ресурсам
Сценарий: расходы в плане по выпуску новой книги для детей в основном
формируются из затрат назначений ресурсов. Вы уже видели затраты на задачи, поэтому теперь вы сосредоточитесь на отклонениях по затратам на ресурсы. Продолжая работать с планом ReportStatus, выполните следующие дейст­
вия:
1. Отобразите таблицу Cost (Затраты) в представлении Resource Sheet
(Лист ресурсов), как показано на рис. 15­22.
2. Отсортируйте ресурсы в порядке убывания величин отклонений по
затратам.

Рис. 15-22. После того как ресурсы отсортированы по отклонениям затрат,
легко определить, какие ресурсы вызвали наибольшее отклонение

374

Часть IV

Расширенные
и специализированные
сведения
ГЛ А ВА 16
Режимы форматирования и печати: расширенные методы…..377
ГЛАВА 17
Форматирование отчетов: расширенные методы..............…407
ГЛАВА 18
Настройка программы Project………………..….............………….423
ГЛАВА 19
Доступ других программ к данным Project…………..........…..443
ГЛАВА 20
Консолидация проектов и ресурсов…………………...........….....465
ГЛАВА 21
Системы гибкого управления проектами и Project…...........487

375

Режимы
форматирования
и печати:
расширенные
методы
Учебные файлы

16
В этой главе:

В данной главе используется учебный файл
FormatInDepth из папки Project2019SBS\Ch16.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении.

„„форматирование пред-

Эта глава познакомит вас с некоторыми более
продвинутыми функциями форматирования в
Project 2019. Хорошо отформатированный план
может быть полезен при передаче деталей ресурсам, клиентам и другим заинтересованным
сторонам. Некоторые возможности форматирования в Project аналогичны возможностям текстового редактора, использующего стили, такого как
Microsoft Word, в котором однажды определенный
стиль влияет на все содержимое документа, к которому этот стиль был применен. Возможно, вы
помните, как использовали стили текста в главе 7,
чтобы глобально форматировать текст для определенного типа задачи в представлении Диаграмма
Ганта. В Project также можно использовать стили для изменения внешнего вида отрезков Ганта
определенного типа, например отрезков суммарных задач. В этой главе описываются процедуры,
связанные с форматированием и печатью представлений, использованием более продвинутых
функций форматирования и печати в Project.

„„форматирование пред-

ставления Gantt Chart;
„„форматирование пред-

ставления Timeline;
ставления Network Diag­
ram;
„„форматирование пред-

ставления Calendar;
„„печать и экспорт пред-

ставлений.

377

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Форматирование представления
Диаграмма Ганта
В главе 7 вы познакомились со стилями диаграммы Ганта и напрямую форматировали отрезки Ганта. В этом разделе описывается, как использовать стили
отрезков для изменения внешнего вида отрезков Ганта (например, суммарных
задач) и других элементов (например, индикаторов крайнего срока) теми способами, которые недоступны для стилей диаграммы Ганта.
СОВЕТ. Помните, что есть несколько встроенных представлений с диа­
граммой Ганта, однако только одно из них действительно называется
Диаграмма Ганта. К другим представлениям такого типа относятся:
Detail Gantt (Подробная диаграмма Ганта), Leveling Gantt (Диаграмма
Ганта с выравниванием), Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с
несколькими планами) и Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Термин Gantt Chart (Диаграмма Ганта) обычно относится к
тому типу представлений, в котором отрезки Ганта упорядочены по
шкале времени.
В представлении Диаграмма Ганта можно форматировать отдельные категории элементов для изменения их внешнего вида. Как показано на рис. 16­1,
это можно сделать с помощью диалогового окна Bar Styles (Стили отрезков),
доступного в группе Bar Styles (Стили отрезков) на вкладке Format (Формат).
Изменения форматирования, которые вы вносите в отрезки определенного
типа (например, критические задачи) или в другой элемент, применяются ко
всем таким отрезкам и элементам диаграммы Ганта активного представления,
но не распространяются на другие.
Project рисует отрезки и другие элементы строки в том порядке, в каком они
идут в диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков). При этом отрезки могут
перекрывать (или затемнять) друг друга. Например, стиль отрезка стоит выше
в списке Bar Styles (Стили отрезков), чем стиль индикатора хода выполнения,
поэтому Project рисует индикаторы хода выполнения поверх отрезков задач.
Как правило, вы получаете желаемые результаты. Если же нет, проверьте порядок элементов в диалоговом окне Bar Styles.
СОВЕТ. Некоторые элементы в столбце Name (Название) диалогового
окна Bar Styles (Стили отрезков) начинаются со звездочки (*). При печати
представлений Диаграмма Ганта названия отрезков задач отображаются в легенде, за исключением имен, которые начинаются со звездочки.

378

Форматирование представления Диаграмма Ганта

Рис. 16-1. Диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков) используется для изменения
внешнего вида всех категорий элементов в представлениях с диаграммой Ганта
Вы можете не только изменять формат элементов, которые отображаются в
представлении Диаграмма Ганта (например, отрезков Ганта для задачи), но
и добавлять или удалять элементы. Например, может быть полезно сравнить
базовый, промежуточный и запланированный планы в одном представлении.
(Чтобы вспомнить, что такое промежуточные планы, см. главу 14.)
Отрезки Ганта, соответствующие базовому и фактическому планам, доступны в диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков), а вот отрезков для промежуточного плана здесь нет. Давайте посмотрим, как их можно добавить.
Для начала нужно добавить новую строку в диалоговом окне Bar Styles
(Стили отрезков). Поскольку порядок, в каком отрезки Ганта перечислены в
этом диалоговом окне, определяет порядок, в котором Project рисует отрезки
Ганта, следует обратить на это внимание.
Затем вы вводите необходимые данные для нового отрезка Ганта. В этом
примере нужно, чтобы Project рисовал промежуточные отрезки Ганта для
обычных задач и использовал значения Start1 и Finish1 из промежуточного
плана в качестве значений дат From (От) и To (До), как показано на рис. 16­2.
Создается новый стиль отрезка Ганта с именем Interim. Он применится к
обычным задачам, отобразится во втором ряду и охватит временной интервал между датами Start1 и Finish1 промежуточного плана. Итак, вы указали
379

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Project использовать даты начала и окончания первого промежуточного плана
при рисовании отрезка. Теперь вам нужно сосредоточиться на нижней половине диалогового окна Bar Styles (Стили отрезков), где можно поменять внешний вид нового стиля отрезка.

Рис. 16-2. Этот пример показывает, как создать пользовательский стиль
отрезка с именем Interim
Предположим, что вы хотите, чтобы отрезки Ганта промежуточного плана
отображались в полном размере с заливкой зеленым цветом (цвет верхней
темы в крайней стороне справа), как показано на рис. 16­3.

Рис. 16-3. В этом примере к отрезку Ганта применен стиль
с зеленой заливкой
380

Форматирование представления Диаграмма Ганта

Чтобы завершить создание пользовательского отрезка Ганта, введите текст,
который должен отображаться внутри или вокруг каждого отрезка. Вы хотите,
чтобы отрезки промежуточного плана показывали даты начала и окончания
из полей Start1 и Finish1 по обе стороны отрезка (см. рис. 16­4).

Рис. 16-4. Новый стиль отрезков промежуточного плана настроен таким образом,
что даты начала и окончания плана отображаются слева и справа
от каждого отрезка
Когда вы закончите создание пользовательского стиля отрезков Ганта
Interim, основанного на промежуточном плане, этот стиль будет применяться
и к отрезкам диаграммы Tracking Gantt (Диаграма Ганта с отслеживанием),
как показано на рис. 16­5.

Рис. 16-5. Новый стиль отрезков применяется к каждой задаче в плане, которая
имеет промежуточные данные, например к задаче 3

СОВЕТ. Чтобы увидеть подробные сведения о любом отрезке на диа­
грамме Ганта, наведите указатель мыши на отрезок. Сведения о нем
появятся в экранной подсказке.

381

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Project поддерживает несколько других функций форматирования диаграммы Ганта помимо тех, что описаны в этом разделе. Если вы хотите изучить
другие параметры форматирования, обратите внимание на кнопки на вкладке
Format (Формат):
„„кнопка Text Styles (Стили текста) в группе Format (Формат) используется

для форматирования текста, связанного с определенным типом задачи,
например текста для суммарной задачи. Эту кнопку можно использовать
и для форматирования других элементов, таких как имена суммарных
задач, меток шкалы времени, текст отрезка. Дополнительные сведения
об использовании стилей текста в представлении Диаграмма Ганта см.
в главе 7;
„„кнопка Gridlines (Сетка) в группе Format (Формат) используется для

включения или выключения линий сетки или их настройки;

СОВЕТ. Добавление линий сетки может улучшить читаемость при распечатке на плоттере; например, можно включить линию сетки для
строк Ганта. Вы также можете изменить цвет сетки, чтобы лицам с
дальтонизмом было проще воспринимать ее; в этом случае можно
подумать об изменении зеленого цвета, используемого по умолчанию для текущей даты.
„„кнопка Layout (Макет) в группе Format (Формат) используется для фор-

матирования внешнего вида линий связи и отрезков Ганта;
„„кнопка Baseline (Базовый план) в группе Bar Styles (Стили отрезков) ис-

пользуется для быстрого переключения базового плана, отображаемого,
например, в преставлении Tracking Gantt Chart (Диаграмма Ганта с отслеживанием) на другой базовый план. При этом Project автоматически
изменяет значения в полях From (От) и To (До) в диалоговом окне Bar
Styles на значения того базового плана, который вы отобразили;
„„при выборе параметров в группе Bar Styles (Стилиотрезков) на вкладке

Format (Формат) (но не самой кнопке Format) эти параметры отображаются в диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков).
Чтобы создать новый стиль отрезка Ганта
1. Переключитесь на представление Диаграмма Ганта.
2. На вкладке Format области Gantt Chart Tools (Работа с диаграммой Ганта) в группе Bar Styles (Стили отрезков) щелкните Format, а затем выберите Bar Styles, чтобы открыть одноименное диалоговое окно.

382

Форматирование представления Диаграмма Ганта

СОВЕТ. Это диалоговое окно также можно открыть, дважды щелкнув
мышью по фону диаграммы в представлении Диаграмма Ганта или
щелкнув по фону правой кнопкой мыши и выбрав Bar Styles в контекстном меню.

3. В диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков) выберите строку, в которую вы хотите добавить новый стиль отрезка Ганта. Помните, что Project
рисует отрезки Ганта в том порядке, в котором они перечислены в этом
диалоговом окне.
4. Щелкните по кнопке Insert Row (Вставить строку). Project вставит в таб­
лицу строку для нового типа отрезков.
5. Введите имя для нового стиля.

СОВЕТ. Помните, что вы можете предотвратить появление стиля отрезка в печатаемой легенде, если в начало его имени поставить звездочку (*).

6. В поле Show For…Tasks (Отображать для … задач) выберите тип задачи
для нового типа отрезков (например, обычная задача, суммарная задача или веха) или статус задачи (например, «критическая» или «выполняется»).

СОВЕТ. Вы можете определить стиль отрезка, исключающий задачи
определенного типа, сначала выбрав тип задачи в поле Show For…
Tasks (Отображать для … задач), а затем введя Not (Нет) перед названием типа задачи. Например, чтобы к суммарным задачам этот стиль
не применялся, сначала включите поле Summary (Сводка) в поле
Show For…Tasks, а затем измените его на Not Summary. Во встроенных
стилях отрезков можно увидеть множество примеров исключений по
типу задач.

7. Чтобы этот стиль отрезков применялся и для других типов задач, дважды
щелкните по полю Show For…Tasks, а потом введите имена типов задач,
которые вы хотите добавить. Разделите названия каждого типа задач запятыми. Во встроенных стилях отрезков можно увидеть множество примеров привязки нескольких типов задач к конкретному стилю отрезков.

383

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

СОВЕТ. Чтобы отредактировать текст в поле Show For…Tasks (Отображать для … задач), вам нужно дважды щелкнуть мышью, но медленнее, чем вы это обычно делаете. В качестве альтернативы можно нажать клавишу F2, чтобы внести изменения в это поле.

8. В поле Row (Строка) выберите строку, в которой должен отображаться
отрезок. У каждой задачи может быть до четырех строк отрезков.
9. В полях From (От) и To (До) выберите точки начала и окончания отрезка. Для значков, которые обозначают вехи, введите одинаковое значение
Task Finish (Окончание задачи) в полях From и To.
10. В нижней части диалогового окна Bar Styles (Стили отрезков) откройте
вкладку Bars (Отрезки).
11. Выберите параметры отображения Start (Начало), Middle (Середина)
и End (Окончание), которые вы хотите использовать для стиля отрезка. Выбранные вами параметры отображения отрезка можно увидеть в
столбце Appearance (Внешний вид).
12. Чтобы добавить текстовые значения в новый стиль отрезка, выполните
действия, описанные в следующей процедуре. Если вы не хотите добавлять текстовые значения в данный момент, щелкните по кнопке OK.
СОВЕТ. Для получения дополнительных идей о том, что можно делать
со стилями отрезков, просмотрите встроенные стили.

Чтобы добавить или изменить текст, отображаемый при применении
стиля отрезка Ганта
1. Откройте диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков).
2. Выберите нужный стиль.
3. В нижней половине диалогового окна щелкните по вкладке Text.
4. В строке, соответствующей желаемому положению текста относительно
отрезка, выберите значение поля.
СОВЕТ. При выборе элементов из такого списка, начав вводить имя
нужного элемента, вы увидите, что появилось его полное имя; выберите его. Например, если вы введете букву «s», Project покажет значения, начинающиеся с буквы «s». Если вы затем наберете «t», Project
покажет значения, которые начинаются с букв «st».

384

Форматирование представления Timeline

5. Добавьте нужные дополнительные текстовые значения и щелкните по
кнопке ОК.
Чтобы изменить порядок стилей отрезков для управления очередностью их прорисовки
1. Откройте диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков).
2. Выберите имя того отрезка, который вы хотите переместить выше или
ниже в очередности прорисовки.
3. Щелкните Cut Row (Вырезать строку).
4. Выберите строку, в которую вы хотите переместить первый стиль отрезков.
5. Щелкните Paste Row (Вставить строку), а затем по кнопке ОК.

Форматирование представления Timeline
Как вы, возможно, помните из глав 2 и 7, представление Timeline показывает
«общую картину» плана проекта. Как показано на рис. 16­6, вы можете отобра­
зить один или более отрезков временной шкалы в одном представлении
Timeline и настраивать такие отрезки независимо друг от друга.

16
Рис. 16-6. Когда вы переключаетесь на представление Timeline,
кнопки на вкладке Format (Формат) меняются; помните,
что эта вкладка является контекстно­зависимой, поэтому она
изменяется в зависимости от того, что выбрано в данный момент
385

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Возможно, что форматирование отрезка на временной шкале по умолчанию
соответствует вашим потребностям, но, если это не так, его внешний вид можно настроить. Используя стили текста, как показано на рис. 16­7, можно форматировать текст целых категорий элементов временной шкалы (например,
всех дат вех).

Рис. 16-7. В представлении Timeline форматировать
с помощью стилей можно только текст
На рис. 16­8 видно, что в представлении Timeline переформатировать категории элементов можно, не только используя стили, но и напрямую форматируя элемент. Для этого выберите элемент и используйте кнопки на вкладке
Format, чтобы получить желаемый результат.

Рис. 16-8. В этом примере отрезки задач были напрямую
отформатированы цветом
Если вы добавили временные шкалы в одно представление Timeline, то можете независимо форматировать каждую из них. Это дает большую гибкость
в использовании данного представления, позволяя выделить важные части
всего плана, например действия, выполняемые в конце нескольких этапов работы.
386

Форматирование представления Timeline

СОВЕТ. Представление Timeline дает прекрасный обзор проекта,
которым можно поделиться с другими по электронной почте, с по­
мощью документов или презентации. Для получения дополнительной
информации см. главу 19.

Чтобы изменить стили текста на временной шкале
1. При необходимости на вкладке View (Вид) в группе Split View (Комбинированный режим) установите флажок Timeline, чтобы отобразить одноименное представление.
2. Щелкните в любом месте представления, а затем по вкладке Format области Timeline Tools (Инструменты временной шкалы).
3. На вкладке Format (Формат) в группе Text (Текст) щелкните Text Styles
(Стили текста), чтобы открыть диалоговое окно с тем же названием.
4. В этом диалоговом окне в списке Item to Change (Изменяемый элемент)
выберите тип элемента, стиль которого вы хотите изменить.
5. Примените нужные параметры форматирования для выбранного типа
элемента, а затем щелкните по кнопке ОК.
Чтобы напрямую отформатировать элемент Timeline
1. В представлении Timeline щелкните по элементу, который нужно отформатировать.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Font (Шрифт) примените нужные
параметры форматирования.

СОВЕТ. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по элементу, который хотите изменить, и использовать параметры форматирования на появившейся мини­панели инструментов.

Чтобы добавить отрезки временной шкалы (до 10 шт.) в представлении Timeline

16

1. Щелкните в любом месте в представлении.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Insert (Вставить) щелкните
Timeline Bar (Панель временной шкалы). Project добавит еще один отрезок в представление; изначально оно пустое.
3. Убедитесь, что новый отрезок выделен. Затем на вкладке Format в группе Insert щелкните Existing tasks (Существующие задачи), чтобы от387

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

крыть диалоговое окно Add Tasks to Timeline (Добавление задачи на
временную шкалу).
4. В диалоговом окне щелкните по задачам, которые вы хотите добавить на
новый отрезок временной шкалы, а затем по кнопке ОК.

СОВЕТ. Вы можете перетаскивать задачи между отрезками временной шкалы в представлении Timeline. Чтобы удалить отрезок,
щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите Remove from
Timeline (Удалить панель временнной шкалы).
Чтобы настроить диапазон дат для прорисовки отрезка временной
шкалы
1. Щелкните полосу шкалы времени.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Show/Hide (Показать/Скрыть)
щелкните Date Range (Диапазон дат), чтобы открыть диалоговое окно
Set Timeline Dates (Настройка дат временной шкалы).
3. В диалоговом окне выберите нужные даты начала и окончания, а затем
щелкните по кнопке OK.
Чтобы добавить заголовок к отрезку временной шкалы
1. Щелкните в любом месте временной шкалы.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Show/Hide (Показать/Скрыть)
щелкните Bar Label (Метка панели), чтобы открыть диалоговое окно
Update Bar Names (Изменение названий отрезков).
3. В диалоговом окне введите нужное имя для каждого отрезка временной
шкалы, а затем щелкните по кнопке ОК.

Форматирование представления
Network Diagram
Сетевой график – это способ представления работ проекта и зависимостей
между ними. Задачи изображаются в виде прямоугольников, которые также называются узлами, а связи между ними отображаются в виде линий, соединяю­
щих узлы. В отличие от диаграммы Ганта, которая является представлением
с временной шкалой, сетевой график позволяет просматривать действия по
проекту в манере, больше напоминающей формат блок­схемы. Это полезно,
если вы хотите уделить больше внимания связям между задачами, а не их длительности и последовательности.
388

Форматирование представления Network Diagram

В представлении Network Diagram, показанном на рис. 16­9, каждый узел
содержит несколько фрагментов информации (полей) о задаче.

Рис. 16-9. В представлении Network Diagram особое внимание
уделяется связям между задачами
Project представляет завершенные задачи в виде перечеркнутых узлов, а
суммарные задачи – в виде узлов, которые имеют форму параллелограмма.
Как и в представлениях с диаграммами Ганта, Project предоставляет широкие возможности форматирования для данного представления. Например,
вы можете изменить макет всего представления, чтобы сгруппировать узлы
по временному интервалу. Если вы часто работаете с сетевыми графиками, то
следует изучить параметры форматирования более подробно.
Используйте диалоговое окно Box Styles (Стили рамок), доступное на вкладке Format (Формат) в группе Format, когда вы находитесь в представлении
Network Diagram, чтобы изменить внешний вид узлов различных типов.
В представлении Network Diagram стили рамок аналогичны стилям отрезков на диаграмме Ганта, поскольку разные стили рамок применяются к задачам разных типов. Стили рамок включают в себя три основные части: шаблон
данных, формат границы рамки и формат ее фона. Все стили рамок в представлении Network Diagram предопределены. Вы можете изменить внешний
вид встроенных стилей рамок (в частности, можно настроить оформление границы и фона), но нельзя создать собственный стиль.
389

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Для этого представления Project использует такие шаблоны данных, как
Standard и Summary. В этом контексте шаблоны определяют, какие поля отображаются в рамках (узлах), а также структуру рамок. (Не путайте эти шаблоны с
шаблонами файлов.)

Рис. 16-10. Используйте диалоговое окно Box Styles (Стили рамок)
для управления содержимым и внешним видом блоков (узлов)
в представлении Network Diagram
Вы можете применить другой встроенный шаблон данных к вашей сетевой
диаграмме либо создать собственный, как показано на рис. 16­11. Например,
можно создать шаблон, который содержит поле с кодом Work Breakdown Structure
(WBS) (структурной декомпозиции работ) для каждой задачи. Это делается в
диалоговом окне Data Template Definition (Определение шаблона данных).
Следующие дополнительные кнопки форматирования на вкладке Format
применимы к представлению Network Diagram:
„„с помощью кнопки Box Styles (Стили рамки) можно форматировать все

рамки, а с помощью кнопки Box (Рамка) – только активный блок. Эти
кнопки похожи на кнопки Bar Styles (Стили отрезков) и Bar (Отрезок) на
вкладке Format в представлении Диаграмма Ганта;
„„кнопка Layout (Макет) используется для управления объектами, такими

как общая схема расположения блоков задач во временном интервале,
например за неделю или месяц;
„„показывать или скрывать типы связей между задачами, такие как на-

чало–начало, можно, устанавливая или сбрасывая флажок Link Labels
(Надписи связей);
390

Форматирование представления Network Diagram

„„быстро уменьшить масштаб представления и показать большую часть

сети можно с помощью кнопки Collapse Boxes (Свернуть рамки).

Рис. 16-11. Используйте диалоговое окно Data Template Definition
(Определение шаблона данных), чтобы указать, какие поля должны
появиться в узлах сетевой диаграммы

Чтобы изменить стиль рамки в представлении Network Diagram
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Network Diagram (Сетевой график), чтобы отобразить это представление.
2. На вкладке Format области Network Diagram Tools (Инструменты сетевого графика) в группе Format (Формат) щелкните Box Styles (Стили
рамок), чтобы открыть диалоговое окно с тем же именем.
3. В поле Style Settings For (Параметры стиля для) выберите стиль рамки,
который нужно изменить.
4. В списке Data template (Шаблон данных) выберите шаблон данных, для
которого вы хотите изменить стиль поля.
5. В разделе Border (Граница) выберите форму, цвет и другие параметры
отображения, которые вы хотите применить к этому стилю рамки.
6. В разделе Background (Фон) выберите нужный цвет и узор.
7. Щелкните по кнопке ОК.

391

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Чтобы создать или изменить шаблон данных рамки (узла) в представлении Network Diagram
1. В представлении Network Diagram (Сетевой график) откройте диалоговое окно Box Styles (Стили рамок).
2. Щелкните по кнопке More Templates (Другие шаблоны), чтобы открыть
диалоговое окно Data Templates (Шаблоны данных). В этом диалоговом окне можно создать совершенно новый шаблон данных или копию
имеющегося.
3. Выполните одно из следующих действий:
„„щелкните New (Создать), чтобы создать новый шаблон;
„„выберите шаблон и затем щелкните Copy (Копировать), чтобы соз­

дать копию;
„„выберите шаблон и затем нажмите Edit (Изменить), чтобы внести в

него изменения.
4. В диалоговом окне Data Template Definition (Определение шаблона
данных) выберите нужные параметры. Используйте предварительный
просмотр узлов задачи в диалоговом окне. Это поможет вам в работе.
5. Щелкните по кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно, а затем щелк­
ните Close (Закрыть) для закрытия диалогового окна Data Templates
(Шаблоны данных).
6. Убедитесь, что в диалоговом окне Box Styles (Стили рамок) выбран измененный или новый шаблон данных, а затем щелкните по кнопке OK.
Чтобы изменить конкретную рамку задачи (узла) в представлении
1. В представлении Network Diagram выберите рамку задачи, которую
нужно изменить.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Format (Формат) щелкните Box
(Рамка), чтобы открыть диалоговое окно Format Box (Формат рамки).
3. В этом диалоговом окне выберите нужные параметры. Используйте
предварительный просмотр в диалоговом окне. Это поможет вам в работе.
4. Щелкните по кнопке ОК.

Форматирование представления Calendar
Как и представление Timeline, представление Calendar (Календарь), показанное на рис. 16­12, является одним из самых простых представлений, доступных в Project. Оно особенно полезно для обмена информацией о расписании с
ресурсами или заинтересованными сторонами, которые предпочитают тради­
392

Форматирование представления Calendar

ционный месячный формат вместо более детального представления, такого
как Диаграмма Ганта.

Рис. 16-12. Представление Calendar (Календарь) напоминает традиционный
календарь на месяц и отображает задачи в виде отрезков с датами,
на которые они запланированы
В этом представлении отображается сразу несколько недель. Отображаемые
недели обозначены узкими полосками слева от каждой недели в календаре левой части представления.
Как и другие представления, представление Calendar можно форматировать
с использованием стилей. Вы можете изменить внешний вид всех экземпляров
элемента определенного типа. Например, можно сделать так, что все задачи на
критическом пути плана будут обозначены красным цветом. См. рис. 16­13,
где показано изменение стиля отрезка.
Подобно форматированию стилей отрезков в диаграмме Ганта и в других
представлениях, форматирование на основе стилей в представлении Calendar
применяется ко всем типам задач этого стиля, как показано на рис. 16­14.
В зависимости от количества задач, запланированных на один и тот же день,
высота строки может оказаться меньше или больше, чем требуется для того количества задач, которое вы хотите отобразить. Чтобы изменить высоту строки
недели, используйте кнопку Adjust Week Height (Изменить высоту недели)
(на вкладке Format (Формат) в группе Layout (Макет)).
393

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Рис. 16-13. Используйте диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков),
чтобы изменить внешний вид целых категорий элементов

Рис. 16-14. В этом примере задачи на критическом пути визуально отличаются
от других задач, а высота строки с недельной раскладкой была скорректирована,
чтобы показать больше задач
Чтобы изменить стили отрезков в представлении Calendar
1. На вкладке View (Вид) в группе Task Views (Представления задач) щелк­
ните Calendar (Календарь).
2. На вкладке Calendar Tools Format (Формат Инструменты календаря) в
группе Format (Формат) щелкните Bar Styles (Стили отрезков), чтобы
открыть диалоговое окно Bar Styles.
3. В списке Task Type (Тип задачи) выберите тип задачи, стиль которой вы
хотите изменить.
394

Печать и экспорт представлений

4. В разделах Bar Shape (Форма отрезка) и Text (Текст) выберите нужные
параметры форматирования. Используйте предварительный просмотр в
области Sample (Образец). Это поможет вам в работе.
5. Щелкните по кнопке ОК.
6. Если изменения стиля влияют на высоту или расположение отрезков, на
вкладке Format (Формат) в группе Layout (Макет) щелкните Layout Now
(Применить макет).
Чтобы настроить высоту строки недели
1. Откройте представление Calendar.
2. На вкладке Format (Формат) в группе Layout (Макет) щелкните по кнопке Adjust Week Height (Изменить высоту недели).

Печать и экспорт представлений
Project предлагает варианты настройки печати представлений, помимо тех,
что были рассмотрены в главе 7. Поскольку представления, например Диаграмма Ганта, часто показываются ресурсам и другим заинтересованным в
проекте сторонам, может возникнуть необходимость настроить для печати некоторые детали представлений.
Печать в Project аналогична печати в других программах Microsoft. Однако некоторые параметры отличаются. Например, в Project есть удобная
функция для распечатки данных в определенном диапазоне дат. Например,
в представлении Диаграмма Ганта Project печатает табличную часть этого представления в том виде, в каком она настроена в данный момент, а затем печатает только в том диапазоне дат, который вы указываете в области
представления с диаграммой. См. рис. 16­15, где приводится предварительный просмотр первой страницы печати диаграммы Ганта.
Параметры печати и макета страницы можно настроить; они зависят от
типа используемого в данный момент представления. В более простых представлениях, таких как Resource Sheet (Лист ресурсов), их меньше, чем в более
сложных представлениях, таких как Диаграмма Ганта. Эти различия можно
увидеть в диалоговом окне Page Setup (Параметры страницы) на рис. 16­16.
Рассмотрим несколько примеров того, как могут отличаться параметры
страницы:
„„для диаграммы Ганта и представлений использования временную шкалу

можно вписать в страницу;
„„в представлениях использования можно включить отображение суммар-

ных значений строк и столбцов;
395

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

„„вкладка Legend (Легенда) недоступна для таких представлений, как Task

Sheet (Лист задач) или Resource Sheet (Лист ресурсов).

Рис. 16-15. Используйте предварительный просмотр
на странице Print (Печать), чтобы получить желаемый результат

Рис. 16-16. Доступные параметры на вкладках Legend (Легенда)
и View (Вид) различаются в зависимости от активного представления
396

Печать и экспорт представлений

При печати большинства типов представлений вы можете выбрать один из
множества вариантов. Например, можно настроить верхние и нижние колонтитулы, указать, что печатать в легенде, и включить конкретные параметры,
например заметки к задачам или ресурсам.
Для настройки печати легенды, которая печатается в диаграмме Ганта, используется вкладка Legend (Легенда) диалогового окна Page Setup (Парамет­
ры страницы).
Можно добавить в легенду общие элементы, такие как название проекта,
или определенные значения полей, такие как суммарная стоимость плана
(записанная в поле Cost (Затраты)), как показано на рис. 16­17.

Рис. 16-17. Эта настроенная легенда в диалоговом окне Page Setup
(Параметры страницы) содержит значение Total Cost (Общие затраты)
Вкладка легенды содержит область предварительного просмотра, где видно,
как отображаются коды полей и другой текст на вкладках слева, по центру и
справа. В легенду даже можно вставить изображение. Изучите параметры легенды, чтобы напечатать именно ту информацию, которую вы хотите.
Иногда вам нужно показать снимок экрана с представлением Project другим
пользователям, у которых может не быть программы Project. Для этого Project
поддерживает простое создание файлов в форматах PDF и XPS. «Печать» в
файл PDF или XPS происходит так же, как если бы вы печатали на принтере,
поэтому все параметры страницы, описанные в этом разделе, применимы при
создании выходных файлов PDF или XPS.
Чтобы настроить параметры печати
1. Отобразите представление и расположите его в соответствии с тем, как
оно должно выглядеть в напечатанном документе. Например, в представ­
лении Диаграмма Ганта можно настроить шкалу времени и видимые
столбцы.
397

16

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

2. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление
Backstage, а затем по кнопке Print (Печать), чтобы отобразить страницу
Print с активным представлением в области предварительного просмотра.
3. В разделе Settings настройте нужные параметры печати. Чтобы упрос­
тить работу, используйте предварительный просмотр.
Чтобы настроить параметры печати конкретного представления
1. Отобразите представление и расположите его в соответствии с тем, как
оно должно выглядеть в напечатанном документе.
2. Откройте страницу Print (Печать) представления Backstage.
3. В нижней части раздела Settings слева от окна предварительного просмотра щелкните по ссылке Page Setup (Параметры страницы), чтобы
открыть одноименное диалоговое окно.
4. Параметры, связанные с конкретным представлением, появятся на
вкладках Legend (Легенда) и View (Вид). Выберите нужные параметры
и щелкните по кнопке ОК.
Чтобы настроить верхний или нижний колонтитул представления
1. Отобразите представление и расположите его в соответствии с тем, как
оно должно выглядеть в напечатанном документе.
2. Откройте страницу Print (Печать) представления Backstage.
3. В разделе Settings щелкните Page Setup (Параметры страницы), чтобы
открыть одноименное диалоговое окно.
4. Выберите нужные параметры на вкладках Header (Верхний колонтитул)
и Footer (Нижний колонтитул) и щелкните по кнопке ОК.
Чтобы создать файлы PDF или XPS
1. Отобразите представление и расположите его в соответствии с тем, как
оно должно выглядеть в напечатанном документе.
2. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы отобразить представление
Backstage, а затем щелкните Export (Экспорт), чтобы отобразить страницу Export.
3. Щелкните Create PDF/XPS Document (Создать документ PDF/XPS).
4. В правой части страницы нажмите Create PDF/XPS (Создать PDF/XPS),
чтобы открыть диалоговое окно Browse (Обзор).
5. Выберите место, где вы хотите сохранить файл, а затем введите нужное
имя файла.
6. В поле Save As Type (Сохранить как тип) выберите нужный тип файла, а затем щелкните по кнопке ОК, чтобы открыть диалоговое окно
Document Export Options (Параметры экспорта документа).
398

Обзор навыков

7. В этом диалоговом окне выберите диапазон дат и другие необходимые
параметры; затем щелкните по кнопке ОК.
СОВЕТ. Если вы не уверены, какой формат выбрать: PDF или XPS, при
создании версии для человека, у кого нет Project, выберите PDF. Для
планов, которые будут просматриваться в электронном виде, наиболее популярным форматом является PDF. Его можно открыть с по­
мощью множества бесплатных программ.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„форматировать представление Gantt Chart;
„„форматировать представление Timeline;
„„форматировать представление Network Diagram;
„„форматировать представление Calendar;
„„печатать и экспортировать представления.

16

399

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Практические задания
Учебный файл FormatInDepth для этих заданий находится в папке Project2019SBS\Ch16.

ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Форматирование представления Диаграмма Ганта
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing вы управляете проектом по выпуску книги, который в настоящий момент находится в стадии реализации.
Вы внимательно отслеживаете ход выполнения проекта и сочли полезным показывать команде представление, в котором текущий ход выполнения сравнивается с базовым планом. Теперь вы хотите добавить в это представление
промежуточный план, потому что он более актуален по сравнению с исходным
базовым планом. Откройте план FormatInDepth в Project и выполните следую­
щие действия:
1. Откройте представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием).
2. Добавьте новый стиль отрезка с именем Interim над Summary Progress.
Оформите его в виде отрезка со сплошной зеленой заливкой для обычных задач, который отображается в строке 2 и использует значения даты
Start1 и Finish1. См. рис. 16­18, где приводится эта конфигурация в
диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков).
3. Добавьте поле Start1 с левой стороны отрезка и поле Finish1 с правой стороны. См. рис. 16­19, где показана дополнительная настройка в
диалоговом окне Bar Styles (Стили отрезков).
4. Щелкните по кнопке OK, чтобы отобразить новый стиль отрезка Interim в
представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием), как
показано на рис. 16­20.

400

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Практические задания

Рис. 16-18. Вот так выглядит определение пользовательского стиля отрезка Interim

Рис. 16-19. Установите значения Start1 и Finish1 так,
чтобы они отображались в начале и в конце каждого отрезка Interim

401

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Рис. 16-20. В новом стиле отрезка Interim используются даты начала и окончания
промежуточного плана, которые ранее были сохранены в учебном файле

Форматирование представления Timeline
Сценарий: вы обнаружили, что членам команды нравится упрощенный
формат представления Timeline, но вы получили запрос перенести некоторые
задачи в отдельную временную шкалу и изменить оформление. Продолжая
работать с планом FormatInDepth, выполните следующие действия:
1. Измените стиль оформления текста в представлении так, чтобы даты задач­вех отображались полужирным шрифтом.

Рис. 16-21. Так должны выглядеть даты вех в представлении Timeline
2. Измените формат отрезка задачи Design and Production (Проектирование
и производство); выберите для него желтый фон (четвертый цвет слева
в разделе Standard Colors (Стандартные цвета)), а для текста – курсив.
См. рис. 16­22, где показан результат оформления.

Рис. 16-22. Так должен выглядеть отрезок задачи Design and Production
(Проектирование и производство)
3. Добавьте вторую временную шкалу, используя диапазон дат начала и
окончания, который применяется по умолчанию, а затем добавьте задачи 3, 7 и 8 в новый отрезок временной шкалы. Обе временные шкалы
показаны на рис. 16­23.
402

Практические задания

Рис. 16-23. Так выглядит представление Timeline после добавления
и заполнения второго отрезка временной шкалы

Форматирование представления Network Diagram
Сценарий: вы обнаружили, что представление Network Diagram помогает
команде проекта более четко сосредоточиться на связях задач, чем последовательность задач. Вы решаете настроить форматирование этого представления.
Продолжая работать с планом FormatInDepth, выполните следующие действия:
1. Скройте представление Timeline, чтобы освободить рабочее пространст­
во.
2. Перейдите в представление Network Diagram.
3. Измените стиль рамки для некритических вех, чтобы использовался зеленый цвет фона (вверху, справа в разделе Theme Colors (Цвета темы)).
См. рис. 16­24, где показана конфигурация диалогового окна Box Styles
(Стили рамок).

Рис. 16-24. Так теперь выглядит цветовое оформление
некритических задач­вех (узлов)
403

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

4. Примените обновленный стиль рамки к представлению (cм. рис. 16­25).

Рис. 16-25. Так выглядит настроенный узел некритичной задачи

Форматирование представления Calendar
Сценарий: некоторые члены вашей команды сказали вам, что им нравится простота представления Calendar (Календарь). Однако по умолчанию
оно не содержит всего, что вам нужно; вы также хотите визуально отличать
задачи на критическом пути от других задач. Продолжая работать с планом
FormatInDepth, выполните следующие действия:
1. Откройте представление Calendar (Календарь).
2. Отформатируйте стиль отрезка Summary (Суммарная задача), чтобы он
имел вид линии, как показано на рис. 16­26.

Рис. 16-26. Так теперь выглядит стиль отрезка Summary (Суммарная задача)
после его настройки
404

Практические задания

3. Примените обновленный стиль отрезка к макету представления (cм.
рис. 16­27).

Рис. 16-27. В представлении Calendar (Календарь) отрезки Summary (Суммарная
задача) теперь отображаются в виде тонкой линии

Печать и экспорт представлений
Сценарий: вам часто нужно распечатывать представление Диаграмма
Ганта, чтобы показывать его членам команды. Кроме того, некоторые члены команды запросили снимки диаграммы Ганта в виде файлов PDF, чтобы просматривать их на своих компьютерах. Продолжая работать с планом
FormatInDepth, выполните следующие действия:
1. Отобразите область предварительного просмотра представления Диаграмма Ганта на странице Print (Печать) в представлении Backstage,
как показано на рис. 16­28.
2. Измените параметры страницы, чтобы были напечатаны все столбцы
листа, как показано на рис. 16­29.
3. Закройте область предварительного просмотра.

405

Глава 16: Режимы форматирования и печати: расширенные методы

Рис. 16-28. На странице Print (Печать) обратите внимание
на текущий вид табличной части представления Диаграмма Ганта
в области предварительного просмотра

Рис. 16-29. Так теперь выглядит предварительный
просмотр представления Диаграмма Ганта

406

Форматирование
отчетов:
расширенные
методы
Учебные файлы

17
В этой главе:

В этой главе используется учебный файл Format­
ReportsInDepth из папки Project2019SBS\Ch17.
Инструкции по загрузке учебных файлов см. во
введении.

„„создание пользователь-

Основное внимание в данной главе уделяется
созданию, настройке и форматированию отчетов.
Отчеты могут содержать два элемента с данными:
таблицы и диаграммы. Кроме того, отчеты могут
включать в себя текстовые поля, изображения и
фигуры для обработки или оформления.

„„настройка таблиц в от-

ского отчета;
„„настройка диаграмм в

отчете;
чете.

В этой главе описаны процедуры, связанные с
созданием пользовательского отчета с пользовательскими элементами диаграмм и таблиц.

Создание
пользовательского отчета
В главе 7 вы применяли стили к встроенным отчетам в Project. Если встроенный отчет не отвечает
вашим потребностям, можно создать пользовательский отчет. Пользовательские отчеты могут
содержать любые нужные вам сочетания данных.
Фактически вы можете комбинировать задачи,
407

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

ресурсы и графику в одном отчете, чтобы получить информацию, недоступную в других областях Project.
Пользовательский отчет – своего рода контейнер, содержащий любую комбинацию следующих элементов:
„„диаграммы. Добавляйте в отчет столбчатые диаграммы, диаграммы с

областями или другие типы диаграмм;
„„таблицы. Используйте таблицы для представления информации в виде

строк и столбцов;
„„изображения. Добавляйте в отчет изображения, например файлы фор-

мата JPEG или PNG;
„„фигуры. Вставляйте и настраивайте готовые фигуры, такие как стрелки,

круги и выноски с текстом, для привлечения внимания к важной информации в отчете;
„„текстовые поля. Добавляйте текстовое поле в любое место отчета.

Кнопки для вставки этих элементов в отчет отображаются на вкладке
Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в группе Insert
(Вставка) (см. рис. 17­1).

Рис. 17-1. Используйте кнопки в группе Insert (Вставка) на вкладке Design
области Report Tools (Средство создания отчетов), чтобы добавить элементы в отчет
В отчете Project эти функции используются таким же образом, как и в других
файлах Microsoft, таких как презентация PowerPoint или книга Excel.
Диаграммы и таблицы отличаются от других элементов отчета тем, что используют данные из полей задач и ресурсов в плане, открытом в Project. Значения полей, включенные в диаграмму или таблицу, автоматически обновляются по мере изменения данных в плане.
Создавая новый отчет, выберите те элементы отчета, с которых можно будет
начать его формирование, как показано на рис. 17­2.
Вы можете начать с пустого отчета либо с отчета, который содержит исходную таблицу или диаграмму. Функция Comparison (Сравнение) создает новый
отчет, содержащий две идентичные диаграммы с расчетом, что вы будете настраивать одну из них или обе.
В пользовательский отчет легко добавить компоненты, поэтому не имеет
значения, какие компоненты вы включаете при его создании. Скорее всего, вы
408

Создание пользовательского отчета

начнете с построения диаграммы или таблицы (или того и другого), чтобы отразить основные детали плана, а затем добавить текстовые поля, изображения
или фигуры, чтобы подчеркнуть или украсить ключевые данные в диаграммах
и таблицах.

Рис. 17-2. Создавая новый отчет, можно выбрать компоненты,
которые вы хотите включить в него
Когда вы вставляете или редактируете диаграмму или таблицу в отчете,
Project отображает панель Field List (Список полей), показанную на рис. 17­3.
Используйте ее, чтобы управлять, какие значения из плана должны быть на
выбранной диаграмме или таблице и как эти значения упорядочены.
Панель Field List (Список полей) группирует поля по задачам и ресурсам.
Для удобства выбранные в данный момент поля перечислены в нижней части
этого списка.
В нижней части панели Field List (Список полей) находятся параметры для
фильтрации, группировки, структурирования или сортировки выбранных полей. Они аналогичны соответствующим функциям, которые вы используете в
представлениях задач или ресурсов (см. главу 13). Используйте эти параметры
для управления отображением выбранных полей в отчетах. Вот лишь несколько вариантов управления упорядочиванием данных отчета:
„„на круговой диаграмме, содержащей поля затрат задач, будут показаны

только значения затрат суммарных задач наивысшего уровня, если задать
для параметра Outline Level (Уровень структуры) значение Уровень 1;
409

17

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

„„в таблице, содержащей поля задач, будут показаны только задачи­вехи,

если применить фильтр Milestones (Вехи);
„„в таблице, содержащей значения оставшейся работы ресурсов, приме-

няется сортировка в порядке убывания по значению Remaining Work
(Оставшиеся трудозатраты).
В других разделах этой главы варианты диаграмм и таблиц рассматриваются более подробно.

Рис. 17-3. В этом пользовательском отчете панель Field List (Список полей)
открывается для выбранной диаграммы (как показано здесь) или таблицы

СОВЕТ. Project содержит набор учебных инструментов, разработанных в виде отчетов. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports
(Просмотр отчетов) щелкните по кнопке Getting Started (Начало работы), а затем выберите Get Started With Project (Начало работы с
Project). Дополнительную информацию об отчетах можно найти в онлайн­справке Project. В поле Tell Me введите Create a Project (Создать
отчет) и щелкните по кнопке Get Help (Получить справку).

410

Создание пользовательского отчета

Сравнение отчетов и представлений
Давайте сравним отчеты и представления. Любой отчет или представление сосредоточен только на части данных вашего плана. Каждый отчет и представление, включенные в Project, призваны помочь вам лучше увидеть некоторые аспекты плана. Обычно с течением времени вам
придется работать с несколькими отчетами и представлениями, чтобы
управлять наиболее важными для вас аспектами плана.
Например, если ваш проект в первую очередь определяется крайними
сроками исполнения, вы получите наиболее подходящее представление
о плане, работая с представлениями со шкалой времени, такими как Диаграммы Ганта, Timeline и представления использования, а также с такими отчетами, как Upcoming Tasks (Предстоящие задачи), Critical Tasks
(Критические задачи) и Late Tasks (Задачи с задержкой).
Однако отчеты и представления имеют важные различия. На протяжении всей этой книги вы работали в представлениях, чтобы вводить
и изменять данные расписания (например, имена задач и назначения
ресурсов) и для просмотра деталей расписания (например, какие ресурсы каким задачам назначены). Но в отчетах нельзя напрямую изменять
данные плана. Например, нельзя добавлять или удалять задачи либо
изменять назначение ресурсов. Вместо этого отчеты предоставляют дополнительные возможности для выявления и обмена ключевыми аспектами плана в визуально более привлекательных формах. Кроме того,
можно настроить отчеты таким образом, чтобы они содержали только ту
информацию, которая вам нужна, и в том виде, в каком хотите вы.

СОВЕТ. Пользовательские отчеты находятся в плане, в котором они
были созданы, и недоступны в других. Чтобы сделать пользовательский отчет доступным для любого плана, с которым вы работаете в
Project, скопируйте его в глобальный шаблон, используя инструмент
Organizer (Организатор). Для получения дополнительной информации об Organizer см. главу 18.

Чтобы создать новый отчет
1. На вкладке Report (Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)
щелкните New Report (Создать отчет).
2. Выберите нужный тип нового отчета: пустой или с включенными в него
компонентами.
411

17

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

3. В диалоговом окне Report Name (Название отчета) введите его имя и
щелкните по кнопке ОК. Это имя станет заголовком в верхней части отчета и будет отображаться в списке Custom (Другие) (на вкладке Report
(Отчет) в группе View Reports (Просмотр отчетов)), чтобы вы смогли
просмотреть этот отчет позже.
Чтобы добавить в отчет диаграмму
1. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов)
в группе Insert (Вставка) щелкните по кнопке Chart (Диаграмма), чтобы
открыть диалоговое окно Insert Chart (Вставка диаграммы).
2. В левой части диалогового окна выберите нужный тип диаграммы, а затем выберите нужную структуру. Щелкните по кнопке ОК. Project доба­
вит новую диаграмму в отчет и отобразит панель Field List (Список полей).
3. Перетащите диаграмму в нужное место в отчете.

СОВЕТ. Инструкции по настройке содержимого и форматированию
диаграммы см. в разделе «Настройка диаграмм в отчете» далее в
этой главе.

Чтобы добавить в отчет таблицу
1. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в
группе Insert (Вставка) щелкните по кнопке Table (Таблица).
2. Перетащите таблицу в нужное место в отчете.

СОВЕТ. Инструкции по настройке содержимого и форматированию таб­
лицы см. в разделе «Настройка таблиц в отчете» далее в этой главе.

Чтобы добавить в отчет текстовое поле
1. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в
группе Insert (Вставка) щелкните по кнопке Text Box (Надпись).
2. В отчете щелкните в том месте, где вы хотите разместить левый верхний
угол текстового поля, и перетаскивайте указатель вниз и вправо, пока
текстовое поле не будет выглядеть так, как вам нужно. Затем отпустите
кнопку мыши.
3. Введите нужный текст в текстовое поле.
412

Настройка диаграмм в отчете

4. Выберите дополнительные параметры форматирования текста на вкладке Format (Формат) средств рисования и на вкладке Task (Задача) в группе Font (Шрифт).
Чтобы добавить в отчет фигуру
1. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в
группе Insert (Вставка) щелкните по кнопке Shapes (Фигуры).
2. В списке Shapes щелкните по нужной фигуре.
3. В отчете щелкните и перетащите указатель мыши, чтобы создать фигуру
и изменить ее размер.
4. Если хотите, добавьте к фигуре текст и примените любые нужные вам
дополнительные параметры форматирования на вкладке Format облас­
ти Drawing Tools (Средства рисования) и на вкладке Task (Задача) в
группе Font (Шрифт).
Чтобы добавить в отчет изображение
1. На вкладке Design области Report Tools (Средство создания отчетов) в
группе Insert (Вставка) щелкните по кнопке Images (Изображения).
2. Выберите изображение, которое хотите добавить в отчет, и щелкните по
кнопке Open (Открыть). После того как вы добавите изображение, его
можно перемещать, изменять его размер, изменять его, используя кнопки форматирования.

Настройка диаграмм в отчете
Отчеты в Project предоставляют возможности для построения диаграмм, сравнимые с теми, которые вы найдете в программе для работы с электронными
таблицами, например Microsoft Excel. В Project можно создавать диаграммы
различных типов, включая гистограммы, линейчатые и круговые диаграммы,
графики.
Когда вы добавляете диаграмму или выбираете ее в отчете, открывается
панель Field List (Список полей), какупоминалось ранее, и, как показано на
рис. 17­4, на ленте появляются две вкладки с инструментами для работы с диа­
граммами.
Вкладки Design и Format описаны ниже:
„„вкладка Design. Кнопки на этой вкладке используются для изменения

макета и стиля диаграммы, а также для включения таких элементов, как
подписи данных;
„„вкладка Format. Кнопки на этой вкладке используются для форматиро-

вания элементов диаграммы, например рядов данных.
413

17

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

Рис. 17-4. Когда вы добавляете или выбираете диаграмму,
становятся видимыми вкладки Design и Format области Chart Tools
Кроме того, всякий раз, когда вы выбираете диаграмму, справа от нее появляются три кнопки, как показано на рис. 17­5.
Элементы диаграмм
Стили диаграмм
Фильтры диаграмм

Рис. 17-5. Кнопки Chart Elements (Элементы диаграммы),
Chart Styles (Стили диаграммы) и Chart Filters (Фильтры диаграммы)
отображаются, когда вы добавляете или выбираете диаграмму
Эти кнопки можно использовать для детальной настройки диаграммы:
„„Chart Elements (Элементы диаграммы). Позволяет быстро добавлять

или удалять такие элементы, как подписи данных;
„„Chart Styles (Стили диаграммы). Позволяет менять стиль диаграммы

(включая сочетания цветов и заливок) и изменять ее цветовую схему;
„„Chart Filters (Фильтры диаграммы). Позволяет добавлять или удалять опре-

деленные ряды данных (которые соответствуют полям проекта) и категории данных (которые соответствуют конкретным задачам или ресурсам).
Эти три кнопки обеспечивают быстрый доступ к некоторым функциям
вкладки Design области Chart Tools.
Как отмечалось в предыдущем разделе, при выборе диаграммы в отчете открывается панель Field List (Список полей), как показано на рис. 17­6.
Давайте подробнее рассмотрим содержимое панели Field List (Список полей) при работе с диаграммами:
„„задачи или ресурсы. Выберите тип данных, с которыми вы хотите ра-

ботать. Диаграмма может отображать данные либо из полей задач, либо
из полей ресурсов;
„„категория. Выберите основной элемент для построения диаграммы.

Когда вы работаете с данными задач, доступные категории содержат
атрибуты описания, такие как идентификатор задачи и имя задачи.
Категории данных о ресурсе содержат такие атрибуты, как имя ресур414

Настройка диаграмм в отчете

са. Некоторые категории, например время, доступны как для данных из
задач, так и для данных из ресурсов. Когда вы работаете с гистограммой
или линейчатой диаграммой, категория определяет, названия каких полей отображаются на оси X;
„„доступные поля. Поля упорядочиваются в структуру по типу, например

Cost (Затраты) или Work (Трудозатраты). Разверните каждую категорию
полей, чтобы увидеть ее поля;
„„выбранные поля. Выбранные поля перечислены в нижней части списка

полей для удобства;
„„функции организации данных (фильтрация, группировка по и т. д.).

Используйте эти параметры, чтобы управлять тем, как диаграмма представляет данные о задачах или ресурсах. Например, вы можете сгруппировать критические задачи или отфильтровать ресурсы так, чтобы отображать только ресурсы с превышением доступности.

Рис. 17-6. Панель Field List (Список полей) является основным интерфейсом
для управления и организации данных, отображаемых на выбранной диаграмме
Панель Field List (Список полей) дает большую гибкость при построении
диаграмм. Когда вы вносите изменения в эту панель, они мгновенно отображаются на диаграмме.
Чтобы выбрать информацию о проекте для включения в диаграмму
1. Выберите диаграмму.
2. На панели Field List (Список полей) выберите тип данных, с которыми
вы хотите работать: Tasks (Задачи) или Resources (Ресурсы).
3. В списке Select Category (Выбор категории) выберите категорию данных
для построения диаграммы, например имя задачи или ресурса. Если вы
415

17

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

выберете категорию Time (Время), появится кнопка Edit (Правка), с помощью которой вы сможете изменить параметры времени.
4. В поле Select Fields (Выбор полей) установите флажки для полей, которые нужно включить в диаграмму.
СОВЕТ. Имена выбранных полей отображаются в нижней части поля
Select Fields (Выбор полей). Чтобы настроить порядок отображения
полей на диаграмме, перетащите имена выбранных полей вверх или
вниз. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по имени
поля, чтобы удалить его или переименовать.
5. В нижней части панели Field List (Список полей) выберите любой фильтр
или другие параметры, которые вы хотите применить к задачам или ресурсам.
6. Для дальнейшей настройки содержимого диаграммы нажмите кнопку
Chart Filters (Фильтры диаграммы) справа от диаграммы, а затем выполните тонкую настройку последовательности данных (конкретные
значения для построения диаграммы) и категорий (названия на оси X),
пока диаграмма не примет нужный вид.
СОВЕТ. Создание диаграммы может быть очень итеративным процессом. Когда вы изменяете настройки диаграммы, изменения применяются мгновенно. Вы также можете изучить панель Field List (Список
полей) и другие параметры встроенных диаграмм в Project, а затем
создать те же результаты в своих пользовательских диаграммах.
Чтобы изменить формат и стиль диаграммы
1. Выберите диаграмму.
2. На вкладке Format области Chart Tools (Работа с диаграммами) выберите тип диаграммы, элементы и другие необходимые параметры.
3. На вкладке Format области Chart Tools (Работа с диаграммами) выберите нужную структуру, цвет или стиль.
СОВЕТ. Вы также можете использовать три «плавающие» кнопки, чтобы применить параметры форматирования и дизайна или настроить
нужные значения последовательности данных и категорий. Например, если диаграмма не содержит конкретный элемент, который вы
хотите отформатировать, нажмите кнопку Chart Elements (Элементы
диаграммы), а затем добавьте нужный элемент. Эту кнопку также можно использовать, чтобы удалить ненужные элементы.

416

Настройка таблиц в отчете

Настройка таблиц в отчете
Как и в случае с представлениями, таблицы в отчетах используют названия полей в качестве заголовков столбцов и отображают значения полей в строках.
Названия полей (например, Duration (Длительность)) и значения (например,
20 days (20 дней)) – это те же названия и значения, которые вы видите в представлениях и диалоговых окнах программы Project.
Когда вы выбираете таблицу в отчете, на ленте появляются две вкладки
средств работы с таблицами, как показано на рис. 17­7.

Рис. 17-7. Две вкладки Design и Layout области Table Tools
(Работа с таблицами) видны, когда вы добавляете или выбираете таблицы
Их описание приводится ниже:
„„вкладка Design. Используйте кнопки на этой вкладке, чтобы добавлять

или удалять строку заголовка, изменять форматирование таблицы, применять стили таблицы (цветовые схемы) и стили WordArt к выделенному
тексту в таблице;
„„вкладка Layout. Используйте кнопки на этой вкладке, чтобы настроить

высоту строки и ширину столбца, настроить выравнивание содержимого
в ячейках таблицы и внести другие изменения в размер таблицы.
Как и в случае с диаграммами, при выборе любой таблицы в отчете открывается панель Field List (Список полей), на которой вы выбираете, какие поля
должны быть включены в таблицу. На этой панели также можно применять
фильтрацию, группировку и сортировку строк таблицы; для полей задач можно изменить уровни структуры, чтобы определить, какие задачи отображать.
Поля в Project сгруппированы по задачам и ресурсам. Такие группировки
применяются к диаграммам, но не к таблицам, поэтому при работе с таблицами поле Select Category (Выбор категории) не отображается. На рис. 17­8
показана таблица отчета; обратите внимание, что пункт Select Fields (Выбор
полей) отображается, а поле Select Category (Выбор категории) – нет.
Порядок, в котором поля добавляются в таблицу, определяет организацию
столбцов таблицы слева направо. Когда вы добавляете поля, их имена отображаются в нижней части поля Select Fields (Выбор полей). Чтобы изменить порядок столбцов в таблице, перетаскивайте имена полей вверх или вниз. При
этом данные в таблице обновятся, и вы увидите результат.
417

17

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

Здесь появляются имена
выбранных полей и их порядок

Рис. 17-8. Панель Field List (Список полей) – это основной интерфейс
для управления и организации данных, отображаемых в выбранной таблице
Параметры фильтрации, группировки или сортировки данных таблицы в
нижней части панели Field List (Список полей) аналогичны тем, которые вы
используете в таблицах представлений. Поле Outline Level (Уровень структуры) доступно только при работе с полями задач, поскольку у ресурсов нет
структуры.
Чтобы выбрать информацию о проекте для включения в таблицу
1. Выберите таблицу.
2. На панели Field List (Список полей) выберите тип данных, с которыми
вы хотите работать: Tasks (Задачи) или Resources (Ресурсы).
3. В поле Select Fields (Выбор полей) установите флажки напротив полей,
которые нужно включить в таблицу. Выберите поля в той последовательности, в которой вы хотите, чтобы они отображались слева направо, либо
перетаскивайте выбранные имена полей вверх или вниз в нижней части
поля.
4. Для дальнейшей настройки содержимого таблицы применяйте фильтры,
группируйте, сортируйте, а для полей задач устанавливайте необходимые уровни структуры в нижней части панели Field List.
418

Обзор навыков

Чтобы изменить макет и структуру таблицы
1. Выберите таблицу.
2. На вкладке Layout (Макет) области Table Tools (Работа с таблицами) выберите размер, выравнивание и другие параметры.
3. На вкладке Design области Table Tools (Работа с таблицами) выберите
нужные параметры стиля.
СОВЕТ. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по краю таблицы
и в появившемся контекстном меню выбрать Font (Шрифт), чтобы настроить параметры шрифта для всей таблицы.

Обзор навыков
В этой главе вы узнали, как:
„„создать пользовательский отчет;
„„настроить диаграммы в отчете;
„„настроить таблицы в отчете.

17

419

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

Практические задания
Учебный файл FormatReportsInDepth для этих задач находится в
папке Project2019SBS\Ch17.
ВАЖНО! Если вы используете программы Project Project, Project
Online Professional или Project Online Premium, убедитесь, что ваш
настольный клиент Project не подключен к Project Web App. Вместо
этого установите компьютерный режим. Для получения дополнительной информации см. приложение C.

Создание пользовательского отчета
Сценарий: в издательстве Lucerne Publishing у вас иногда запрашивают сведения о стоимости проекта с точки зрения суммарных задач (или фаз) и ресурсов. Вы можете создать пользовательский отчет, который будет содержть необходимую вам информацию о затратах. Откройте план FormatReportsInDepth в
Project и выполните следующие действия:
1. Создайте новый пустой отчет.
2. Назовите его Gourmet Cookbook Cost Summary.
3. Вставьте круговую диаграмму. Используйте стиль круговой диаграммы,
установленный по умолчанию (первый слева).
4. Вставьте таблицу и расположите ее под круговой диаграммой (см.
рис. 17­9). Вы будете настраивать диаграмму и таблицу в следующем
упражнении.
СОВЕТ. Вам может потребоваться отменить выбор диаграммы (щелк­
нув на пустой области в отчете), прежде чем вы сможете добавить
таблицу.

Настройка диаграмм в отчете
Сценарий: вы хотите изменить данные и формат диаграммы в пользовательском отчете. Продолжая работать с планом FormatReportsInDepth, выполните следующие действия:
1. Выберите круговую диаграмму.
2. Обновите информацию на панели Field List (Список полей) так, чтобы
диаграмма содержала только поле Cost (Затраты), а не поле Work (Трудо­
затраты).
420

Практические задания

Рис. 17-9. Пользовательский отчет содержит круговую диаграмму и таблицу;
вы измените их позже
3. Установите значение Filter (Фильтр) в All Tasks (Все задачи), значение Group By (Группировка) в No Group (Нет группировки) и значение
Outline Level (Уровень структуры) на Level 1 (Уровень 1).
4. Примените стиль Style 3 (третий стиль на вкладке Design области Chart
Tools в группе Chart Styles (Стили диаграммы)). Результаты этих действий можно увидеть на рис. 17­10.

Рис. 17-10. Так теперь выглядит круговая диаграмма вашего отчета
421

Глава 17: Форматирование отчетов: расширенные методы

Настройка таблиц в отчете
Сценарий: чтобы завершить свой пользовательский отчет, вы меняете данные и формат таблицы. Продолжая работать с планом FormatReportsInDepth,
выполните следующие действия:
1. Выберите таблицу.
2. Обновите информацию на панели Field List (Список полей), чтобы отобразить имена полей Resource (Ресурс).

СОВЕТ. Щелкните Resources (Ресурсы) сразу под заголовком Field List
(Список полей), чтобы отобразить имена полей Resource (Ресурс).
3. Оставьте поле Name (Название) выбранным, но удалите поля дат Start
(Начало) и Finish (Окончание).
4. В группе полей Cost (Затраты) выберите поля Actual Cost (Фактические
затраты), Remaining Cost (Оставшиеся затраты) и Cost (Затраты).
5. Примените стиль Medium Style 2 – Accent 2 (третий стиль на вкладке
Design области Table Tools (Работа с таблицами) в группе Table Styles
(Стили таблицы)). Результаты этих действий можно увидеть на рис. 17­11.

Рис. 17-11. Так теперь выглядит ваш отчет с диаграммой и таблицей

422

Настройка
программы
Project

Учебные файлы
В этой главе используются учебные файлы из
папки Project2019SBS\Ch18. Инструкции по загрузке учебных файлов см. во введении.
В ней описаны некоторые способы настройки
Project 2019 в соответствии с вашими предпочтениями. Как и в большинстве программ Microsoft,
в Project используется ленточный интерфейс, который предлагает хорошие параметры настройки. В Project есть и другие уникальные функции
настройки, такие как Organizer (Организатор) и
глобальный шаблон.

18
В этой главе:
„„совместное использова-

ние пользовательских
элементов в планах;
„„запись

и выполнение
макросов;

„„редактирование макро-

сов;
„„настройка ленты и пане-

ли быстрого доступа.

Кроме того, программа имеет такие функции
настройки, как возможность записи макросов на
языке Microsoft Visual Basic for Applications (VBA),
которые аналогичны функциям других программ
Microsoft.
В этой главе описаны процедуры, связанные с
совместным использованием пользовательских
элементов в планах, записью и выполнением
макросов, редактированием макросов и настройкой ленты и панели быстрого доступа.

423

Глава 18: Настройка программы Project

Совместное использование
пользовательских элементов
в планах проектов
В Project используется глобальный шаблон с именем Global.mpt для вызова встроенных представлений, таблиц, отчетов и других элементов, которые
вы видите в Project. При первом отображении представления, таблицы или
аналогичного элемента в плане этот элемент автоматически копируется из
глобального шаблона в данный план. После этого элемент остается в плане.
Любые последующие изменения этого элемента, вносимые в план (например,
изменение полей в таблице), применяются только к этому плану и не влияют
на глобальный шаблон. Глобальный шаблон устанавливается как часть Project;
обычно вы не работаете с ним напрямую.
Изначально глобальный шаблон содержит конкретные определения всех
представлений, таблиц и других элементов. Например, он определяет, что
таблица использования по умолчанию содержит установленный набор полей.
Список элементов, предоставляемых глобальным шаблоном, включает в себя:
„„представления;
„„отчеты;
„„таблицы;
„„фильтры;
„„календари;
„„группы.

Кроме того, вы можете копировать модули (VBA­макросы), импортировать
и экспортировать схемы и настраиваемые поля в глобальный шаблон или совместно использовать их в планах.
Когда вы настраиваете встроенный элемент, например представление, он
остается в плане, в котором был изменен. С помощью представлений и таблиц
у вас есть возможность заменить версию этого элемента в глобальном шаблоне на вашу собственную. Однако если вы создаете новый элемент, например
новое представление, он копируется в глобальный шаблон и после этого становится доступным во всех других планах, с которыми вы работаете. Если вы
не хотите, чтобы новый элемент копировался в глобальный шаблон, то можете
изменить это поведение.
Единственное исключение – это календари. Когда вы создаете собственный
календарь, он остается в том плане, в котором был создан. Измененный стандартный календарь, который отвечает вашим потребностям в одном плане,
может изменить рабочее время в других планах, что вам не нужно. По этой
424

Совместное использование пользовательских элементов в планах проектов

причине в Project есть функция Organizer (Организатор), с помощью которой можно разделять пользовательские календари (и другие элементы) между
планами в ручном режиме. Полный список элементов, которые можно копировать между планами с помощью Организатора, соответствует именам вкладок в диалоговом окне Organizer.
Щелкните по элементу, который хотите скопировать,
переименовать или удалить. Стрелки на кнопке Copy (Копировать) указывают,
куда будет скопирован выбранный элемент

Рис. 18-1. В диалоговом окне Organizer можно копировать элементы между
планами или между планом и глобальным шаблоном
Большинство вкладок диалогового окна Organizer имеют одинаковую
структуру: элементы в глобальном шаблоне отображаются в левой части
диалогового окна, а элементы, которые хотя бы раз использовались в активном плане (например, представления), отображаются справа.
Вкладки и обе стороны этого диалогового окна используются для копирования элементов между глобальным шаблоном и планом. В качестве альтернативы вместо использования глобального шаблона можно выбрать другой
открытый план для такого копирования.
При выборе элемента с левой стороны диалогового окна и последующем
щелчке по кнопке Copy (Копировать) этот элемент копируется в план, указанный справа. И наоборот, при выборе элемента с правой стороны диалогового
окна и последующем щелчке по кнопке Copy этот элемент копируется в файл,
указанный слева (по умолчанию глобальный шаблон).
Вы можете продолжительное время использовать Project и никогда не трогать глобальный шаблон. Когда вы работаете с глобальным шаблоном, используйте лучше Organizer.
Действия, которые можно выполнить в отношении глобального шаблона,
включают:
425

18

Глава 18: Настройка программы Project

„„копирование собственного элемента, например пользовательского отче-

та, из одного плана в другой;
„„создание собственного элемента, например пользовательского календа-

ря. Его можно сделать доступным во всех планах, с которыми вы работае­
те, скопировав его в глобальный шаблон;
„„замена собственного элемента в плане, например представления или

таблицы, копированием исходного, неизмененного элемента из глобального шаблона в план, в котором вы настроили тот же элемент.
По мере настройки представлений, таблиц и других элементов вы поймете,
что Organizer – это полезный инструмент для управления пользовательскими
и встроенными элементами в Project.
СОВЕТ. Представление может содержать другие элементы, такие как
таблица, фильтр или группа. Если вы хотите скопировать пользовательское представление, где используются другие пользовательские
элементы, то должны копировать представление и его измененные
элементы из одного плана в другой. Это можно сделать с помощью
вкладок элементов диалогового окна Organizer.

Чтобы скопировать элемент из одного плана в другой
1. Откройте два плана, откуда и куда вы хотите скопировать элемент.
2. Щелкните по вкладке File (Файл), чтобы открыть представление Backstage, щелкните по кнопке Info (Сведения), а затем выберите Organizer
(Организатор) для открытия диалогового окна Organizer.
3. В нижней части диалогового окна Organizer в полях Elements Available
In (Доступные элементы) щелкните по названиям планов, откуда и куда
вы хотите скопировать элемент.
4. Затем щелкните по вкладке типа элемента, который вы хотите скопировать.
5. В левой или правой части диалогового окна Organizer выберите элемент, который вы хотите скопировать из своего плана в другой план. На
вкладках Tables (Таблицы), Filters (Фильтры), Fields (Поля) или Groups
(Группы), возможно, сначала надо выбрать Task (Задача) или Resource
(Ресурс), чтобы отобразить элемент, который вы хотите скопировать. Две
стрелки на кнопке Copy (Копировать) позволяют переключать направление, когда вы выбираете элемент в обеих сторонах диалогового окна,
и указывают направление в плане, в который вы копируете выбранный
элемент.

426

Запись и выполнение макросов

6. Щелкните по кнопке Copy (Копировать).
7. Щелкните Close (Закрыть), чтобы закрыть диалоговое окно Organizer.
Чтобы скопировать настраиваемый элемент в глобальный шаблон
1. Откройте план, содержащий настраиваемый элемент (например, представление).
2. Откройте диалоговое окно Organizer.
3. Щелкните по вкладке типа элемента, который вы хотите скопировать.
4. Убедитесь, что в левой части диалогового окна отображается шаблон
Global.MPT. Если это не так, в поле Elements Available In (Доступные
элементы) в левой части диалогового окна выберите Global.MPT.
5. В правой части диалогового окна выберите настраиваемый элемент, который вы хотите скопировать в глобальный шаблон. Две стрелки (>>) на
кнопке Copy (Копировать) меняют направление (