Технологии баз данных и знаний [Тамара Викторовна Ероховец] (pdf) читать онлайн

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

У

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Б
ГА
Т

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ

то
ри
й

ТЕХНОЛОГИИ БАЗ ДАННЫХ И ЗНАНИЙ

Р

еп

оз
и

Методические указания и задания к практическим занятиям
для студентов экономических специальностей
(Раздел «MS Access»)

МИНСК
2008
1

УДК 004.45(07)
ББК 32.97я7
Т 38

У

Рекомендовано научно-методическим советом факультета предпринимательства
и управления БГАТУ

Б
ГА
Т

Протокол № 3 от 24 января 2008 г.

Составитель – ст. преподаватель Т.В. Ероховец

оз
и

то
ри
й

Рецензенты: канд. техн. наук, зав. каф. вычислительной техники БГАТУ
Н.В. Исаеня,
канд. техн. наук, доц. каф. моделирования и прогнозирования экономики АПК БГАТУ Б.М. Астрахан

Р

еп

УДК 004.45(07)
ББК 32.97я7

© БГАТУ, 2008
2

СОДЕРЖАНИЕ
4
6
8
11
15
15
16
27
31
31
41
46
61
67
79

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Введение …………………………………………………………………
Раздел 1 Теоретические сведения. Краткая характеристика Access ...
1.1 Окна в Access ………………………………………………..
1.2 Поля базы данных …………………………………………...
Раздел 2 Проектирование базы данных учебного примера …………..
2.1 Проектирование баз данных ………………………………..
2.2 Проектирование баз данных РАСПИСАНИЕ ……………..
2.3 Проектирование учебной базы данных СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
Раздел 3 Практические работы ……………………………………………
Практическая работа № 1 …………………............................................
Практическая работа № 2 ………………................................................
Практическая работа № 3 …………………............................................
Практическая работа № 4 …………………............................................
Варианты заданий для контрольной работы ………………………….
Литература ………………………………………………………………

3

ВВЕДЕНИЕ

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

В настоящее время существует множество систем управления
базами данных (СУБД) и других программ, выполняющих схожие
функции. Среди них особого внимания заслуживает Microsoft
Access. К достоинствам Access можно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Office, поддержку технологии ActiveX,
возможность работы в Internet и в корпоротивных сетях. Этим обусловлено то, что Access подходит для решения задач если не большинства, то, по крайней мере, значительной части пользователей.
Области применения Access обозначены достаточно ясно. Вопервых, пользователями этой системы могут быть люди, близкие к
вычислительной технике, но не имеющие достаточно времени на
ее изучение, поскольку она лежит вне области их профессиональных интересов и служит лишь подспорьем в работе. Пользователей
привлекает легкость изучения системы, а также средства быстрого
создания приложений. Другая сфера применения этой СУБД –
предприятия, имеющие локальную сеть, так как Access зарекомендовал себя при использовании в сети.
Получить информацию о Microsoft Access можно путем изучения справочника, встроенного в систему.
Данные методические указания предназначены для первоначального освоения студентами процесса проектирования базы данных в среде СУБД MS Access. Пособие нацелено на создание студентами базы данных, включающей два внешних представления.
Рассматриваются этапы проектирования базы данных: разработка
концептуальной схемы базы данных, получение логической схемы,
применительно к СУБД MS Access, и, наконец, проектирование
объектов базы данных в среде СУБД Access.
Методика построена таким образом, чтобы на примере создания
реальной базы данных студенты освоили наибольшее количество
приемов и методов работы с базами данных и наиболее полно изучили возможности СУБД MS Access. Вместе с тем, целью методики является пробуждение у студентов интереса к технологиям обработки
информации и проектирования баз данных.
Методические указания содержат задания трех уровней. На
первом уровне для получения навыков работы в среде СУБД MS
Access студентам предлагаются задания по проектированию учебной базы данных РАСПИСАНИЕ с подробными рекомендациями
4

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

по их выполнению. На втором уровне студенты выполняют задания самостоятельно, учитывая некоторые краткие указания и пояснения. На этом этапе студенты конструируют базу данных
СКЛАДСКОЙ УЧЕТ, которая максимально приближена к реальной задаче бухгалтерского учета. Цель второго уровня – закрепить
навыки, полученные при выполнении заданий первого уровня, а
студенты, имеющие опыт работы в СУБД MS Access могут сразу
приступать к заданиям второго уровня. На третьем уровне студенты выполняют контрольную работу по индивидуальному заданию
в соответствии с предложенным вариантом. Варианты индивидуальных заданий предполагают создание студентами реальных баз
данных для решения учетных задач на предприятии, таких как
«Учет основных средств», «Учет банковских документов», «Расчеты с поставщиками и заказчиками» и др.
Навыки организации и обработки информации, а так же базы
данных, созданные в процессе выполнения индивидуальных заданий,
могут быть использованы студентами в дальнейшей учебной, научной
и трудовой деятельности, а также могут послужить основой для выполнения дипломной работы студентами, проявившими интерес
к технологиям организации и обработки информации.

5

РАЗДЕЛ 1
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ
КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ACCESS

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft
Access – это одна из самых популярных СУБД общего назначения.
Она позволяет создавать, редактировать и обрабатывать реляционные базы данных (БД), в которых текстовая, числовая и иная информация хранится в связанных таблицах.
В Microsoft Access будем называть объектами все то, что может иметь имя. Основными объектами в СУБД Access являются
таблицы, запросы, формы, отчет, макросы, модули.
Таблица – это структура, предназначенная для хранения
информации.
Таблица, как правило, включает информацию об объекте определенного типа, например, сведения о работниках предприятия.
Строки таблицы называются записями и содержат характеристики
одного экземпляра объекта, например, табельный номер, фамилию,
должность, дату рождения, оклад и т.д.
Каждая характеристика записывается в поле, таким образом,
запись состоит из полей. Каждое поле имеет уникальное имя и некоторое значение.

оз
и

Например:
имя поля:
значение:

FIO
Иванов

Р

еп

Если рассматривать значение одного и того же поля для различных записей, то получается столбец таблицы (например, список
фамилий).
Поле характеризуется типом данных, единым для всего столбца. Тип данных определяет длину поля.
Записи могут идентифицироваться по некоторой уникальной
характеристике, которая включает одно или несколько полей и называется ключом.

6

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Ключи бывают трех типов:
Ключевое поле счетчика – это уникальный последовательный или случайный номер записи, появляющийся автоматически
при добавлении каждой новой записи.
Простой ключ – уникальное поле в таблице, объявленное
ключевым.
Составной ключ – состоящий из нескольких полей. Значение
набора полей должно быть уникальным.
Запрос – это требование на отбор данных, хранящихся в таблицах; на выполнение определенных действий с данными. Запрос
позволяет создать набор из записей, поля которых находятся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы
или отчета. Некоторые типы запросов позволяют вносить изменения в таблицы.
Форма представляет собой созданный на экране шаблон для
вводa, просмотра и редактирования данных таблиц и запросов, а
также для управления работой приложения.
Отчет предназначен для создания документа, который может
быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Страница – страница доступа к данным, содержащая информацию, извлеченную из базы данных и сохраненную в формате
HTML.
Макрос – есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования.
Модуль – это программа для обработки данных, написанная на
языке Visual Basic for Applications (VBA). Access позволяет создавать
эффективные модули для работы с БД, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.
Все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы
и модули хранятся в едином файле – в файле БД, имеющем расширение .mdb.
Для автоматизации проектирования объектов БД MS Access
имеет специализированные программы-конструкторы и мастера.
Конструктор предоставляет пользователю ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать объекты БД.
Мастер позволяет построить вполне законченный объект БД
на основе имеющихся в коллекции Access стандартных объектов в
соответствии с требованиями пользователя.
7

Б
ГА
Т

У

MS Access располагает разнообразными графическими средствами для оформления таблиц, форм, отчетов.
Кроме проектирования объектов БД MS Access осуществляет
управление БД:
− защиту;
− репликацию (создание специальных копий БД, с которыми пользователи могут одновременно работать на разных компьютерах);
− восстановление;
− сжатие;
− просмотр сведений о БД;
− поиск файла БД по свойствам БД; а также экспорт и импорт
данных.
СУБД MS Access – 32-разрядная СУБД, является частью пакета Microsoft Office, полностью совместима с текстовым редактором Word и табличным процессором Excel пакета Microsoft Office.

то
ри
й

1.1 Окна в Access

Рисунок 1.1 – Стартовое окно Access

Р

еп

оз
и

Запуск Access может быть осуществлен по команде Пуск /
Программы / Access. На экране появится стартовое окно Access
(рисунок 1.1).

8

Панель
инструментов

Строка
меню

Распахнуть
Свернуть

Закрыть

Б
ГА
Т

Строка
заголовка

оз
и

то
ри
й

Кнопка
системного
меню

У

В этом окне, выбирая соответствующие функции, можно выполнить такие действия, как создать новую базу данных или открыть существующую. Эти действия можно выполнить также по
командам: Файл / Создать, Файл / Открыть. После этого появится главное окно Access (рисунок 1.2).

Строка
состояния

Окно БД
Рисунок 1.2 – Главное окно Access

Р

еп

Это окно можно распахнуть, свернуть, закрыть (с помощью
кнопок в правом верхнем углу, подобно другим окнам Windows).
Кнопка системного меню позволяет управлять главным окном
Access. Строка меню содержит пункты меню, каждому из которых
соответствует подменю.
Команды подменю бывают трех типов:
− выполняющие конкретные действия;
− вызывающие меню следующего уровня (рядом с такими командами изображен треугольник);
9

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

− вызывающие диалоговые окна (после таких команд стоит многоточие).
Перечень пунктов меню и их содержание изменяется в зависимости от режимов работы системы.
Панель инструментов представляет собой набор графических
кнопок, назначение которых – это ускоренный вызов команд меню.
Ее можно перемещать по экрану, изменять в размерах.
С помощью команды: Вид / Панели инструментов можно
отобразить, спрятать, настроить любую панель, создать новую,
включить отображение крупных кнопок, всплывающих подсказок
о назначении кнопок, цветных пиктограмм на кнопках.
В строке состояния в лeвой части отображается информация
о текущем режиме работы системы, справа – индикаторы клавиатуры. Эту строку можно отображать или нет в главном окне по команде Сервис / Параметры / Вид.
В рабочей области главного окна Access располагается
окно БД. В нем сосредоточены все «рычаги управления» БД.
В строке заголовка окна БД отображено имя открытой БД.
В левой части окна расположены вкладки: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Здесь выбирается нужный
тип объекта.
Кнопки, расположенные в верхней части окна БД, служат для
работы с текущим объектом БД: создания, открытия, изменения
(кнопка Конструктор).
В рабочей области окна БД отображается список объектов
выбранного типа. С помощью команды Вид можно изменять представление объектов в списке: отобразить в виде списка, крупным
планом, мелкими значками, в виде таблицы с характеристиками
объектов (с именами, датами создания, датами последней модификации, описаниями), упорядочивать объекты по одной из них.
Просматривать, изменять и задавать структуру объектов следует в окнах конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей.
Просматривать, изменять и задавать значения полей объектов
следует в окнах объектов БД.
Задание, просмотр и изменение характеристик элементов
объектов БД происходит в окнах свойств, а вывод сообщений
Access осуществляется в окнах сообщений.
10

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Диалоговые окна имеют разнообразную структуру, но в них
используются одни и те же типовые элементы:
− вкладки, располагающиеся в верхней части окна и использующиеся для перехода на некоторый уровень меню;
− поля ввода
, в которых вводится запрашиваемая информация;
− списки, служащие для выбора нужного значения;
;
− раскрывающиеся списки
− флажки
, позволяющие вводить или отменять совместимую
команду (не исключающую других команд группы). В диалоговом
окне несколько однотипных команд объединяются в группы;
− переключатели , позволяющие отменять или вводить альтернативную команду, назначение которой отменяет остальные команды
группы.
В Access одновременно могут быть открытыми несколько
окон. Разместить их удобно на экране позволяют команды подменю пункта Окно.
Завершение работы с Access может быть осуществлено несколькими способами:
− щелкнув по кнопке закрытия окна Access (как правило на ней изображен крестик);
− по команде Файл / Выход;
− нажав комбинацию Alt + F4;
− по команде Закрыть из комплексного меню окна экрана Access.
СУБД Access имеет достаточно разнообразную справочную
систему. Существует множество видов справок:
− можно получить контекстно-зависимую справку, нажав F1 в
любой момент работы в системе;
− выбрав путь «?» в строке меню, обратиться к стандартной справке
Windows;
− щелчком мыши по кнопке
на панели инструментов, а затем
на некотором элементе окна вызывается всплывающая подсказка.
1.2 Поля базы данных

Как отмечалось ранее, записи таблиц состоят из полей, значениями которых являются характеристики экземпляров объекта.
При проектировании БД поля необходимо описать в соответствии с требованиями Access.
11

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Каждому полю следует:
− присвоить имя;
− указать тип;
− указать некоторые свойства поля.
Имя поля может состоять из не более чем 64 любых символов
кроме точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок ([ ]).
Имя поля не должно начинаться с пробела и не может включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31).
Существуют следующие типы полей в Access:
1. Текстовый. Позволяет вводить любые символы, в том числе и
цифры, для которых не предполагается выполнение расчетов.
2. Поле МЕМО. Длинный текст (до 64000) символов, например,
примечания или описания.
3. Числовой. Вводятся числовые данные, допускающие использование в математических вычислениях.
4. Дата / время. Значения даты или времени.
5. Денежный. Денежные значения. Этот тип позволяет проводить
вычисления без округления значения. Максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от
запятой.
6. Счетчик. Уникальные последовательности (с шагом 1) или
случайные номера, автоматически формируемые при добавлении
записи в БД.
7. Логический. Поля, которые могут иметь одно значение из двух
возможных, таких как Да / Нет, Истина / Ложь, Вкл. / Выкл.
8. Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других приложениях,
которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Microsoft
Access. Например, документы Microsoft Word, электронные таблицы
Microsoft Excel, рисунки и др.
9. Гиперссылка. Содержанием поля является адрес в сетях
Internet, служащий ссылкой на ресурсы Word Wide Web.
10. Мастер подстановок. Создает поля, позволяющие выбрать с
помощью раскрывающегося списка значения из других таблиц или
из списка значений.
Набор допустимых свойств поля зависит от типа поля. В таблице 1.1 приведены наборы свойств полей с часто используемыми
типами данных.
12

Таблица 1.1
Тип данных
Дата / Время
Формат поля

Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию

Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию

Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию

Условие на значение

Условие на значение

Условие на значение

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке

Обязательное поле

Обязательное поле
Пустые строки

Обязательное поле
-

Индексированное поле

Индексированное поле

Сжатие Юникод

Сжатие Юникод

Режим IME

Режим IME

Б
ГА
Т

Режим

Режим предложений

предложений IME
Смарт-теги

IME Смарт-теги

то
ри
й

Индексированное поле

Смарт-теги

оз
и

Рассмотрим некоторые из указанных свойств полей.
Размер поля. Для числового поля допустимыми являются следующие
значения:
♦ целые числа от 0 до 255. Данный размер поля обозначается в
Access как байт;
♦ целые числа от –32 768 до 32 767 (обозначение размера – целое);
♦ целые числа от –2 147 483 648 до 2 147 483 647 (длинное целое);
♦ числа с плавающей точкой от – 3.402823Е38 до 3.402823Е38, в
дробной части до 7 знаков (с плавающей точкой (4 байт));
♦ числа с плавающей точкой от – 1.79769313486232Е308 до
1.79769313486232Е308, в дробной части – до 15 знаков (с плавающей
точкой (8 байт)).
Размер текстового поля – до 255 символов.
Формат поля. Это свойство определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.
Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел
количество дробных знаков.
Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей
в формах и отчетах.

еп

Р

У

Числовой тип
Текстовой тип
данных
данных
Размер поля
Размер поля
Формат поля
Формат поля
Число десятичных знаков
-

13

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение. Определяет требование к данным, вводящимся в поле.
Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение».
Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода
значения.
Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (не содержащих символов).
Индексированное поле. Задает индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.

14

РАЗДЕЛ 2
ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
УЧЕБНОГО ПРИМЕРА
2.1 Проектирование баз данных

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Процесс проектирования базы данных обычно осуществляется
в 3–4 этапа.
Суть процесса проектирования состоит в том, чтобы собрать
необходимые сведения из Предметной Области, изучить требования пользователей к результатам, и отобразить эти знания о Предметной Области в подходящей СУБД в виде системы баз данных.
Этап 1: (Предварительный). Анализ Предметной Области и
требований к будущей системе баз данных.
Результат: наборы информационных потребностей различных групп пользователей.
Этап 2: Концептуальное проектирование (инфологическое
моделирование). Сбор информации о Предметной Области и представление ее в формализованном виде.
На втором этапе создаются описания внешних представлений
пользователей, а также концептуальное представление всей БД (в виде
внешних схем и концептуальной схемы). Описание производится без
ориентации на используемые в дальнейшем программные и аппаратные средства.
Результат: Концептуальная схема и внешние схемы пользователей (или инфологическая модель)
Этап 3: Логическое проектирование (даталогическое моделирование). На третьем этапе выполняют отображение концептуальной схемы в логическую схему с использованием конкретной
СУБД. При отображении в реляционную СУБД концептуальная
схема преобразуется в набор связанных двумерных таблиц. Эта
модель строится в терминах информационных единиц, допустимых
в конкретной выбранной СУБД.
Во внешних схемах часто задается не только логическая
структура части БД с точки зрения конкретного пользователя (или
приложения), но и допустимые режимы обработки в рамках этой
внешней схемы. Использование аппарата внешних схем облегчает работу пользователя, т.к. он должен знать структуру только части БД, которая к тому же приспособлена к его потребностям.
15

Б
ГА
Т

У

Результат: Логическая схема данных, в терминах выбранной СУБД.
Этап 4: Физическое проектирование (физическая модель). Привязка Логической схемы (ДЛМ) к конкретной среде хранения. Физическая модель определяет используемые аппаратные
ресурсы, способы физической организации данных в среде хранения. Физическая модель строится с учетом возможностей СУБД.
Результат: описание физической структуры БД в виде схемы
хранения.
2.2 Проектирование базы данных РАСПИСАНИЕ

Должность

Группа

Профессор
Профессор
Профессор
Профессор
Профессор
Профессор
Профессор
Доцент
Доцент
Доцент
Доцент
Доцент

1эи
1 эи
2 эи
2 эи
3 эи
3 эи
3 эи
1 эи
1 эи
3 эи
3 эи
3 эи

Р

еп

оз
и

Преподаватель
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Иванов А.П.
Петров М.А.
Петров М.А.
Петров М.А.
Петров М.А.
Петров М.А.

то
ри
й

Пусть в результате первого и второго этапов получены следующие внешние представления.
Первое внешнее представление, содержит информацию для составления расписания проведения занятий преподавателями на факультете. Расписание должно содержать варианты, удобные для его
восприятия преподавателями (вывод всех данных по каждому преподавателю), и варианты, удобные для восприятия студентами группы
(вывод всех данных по группе).
Расписание может выглядеть подобно таблице 2.1.
Таблица 2.1
Дисциплина

СБДЗ
СБДЗ
Информ.технол.
Информ.технол.
ОС
ОС
ОС
ЭММ
ЭММ
Выс.математика
Выс.математика
Выс.математика

День
недели
Понедельник
Среда
Понедельник
Пятница
Среда
Четверг
Пятница
Понедельник
Среда
Среда
Четверг
Пятница

Кол-во
часов
2
4
2
4
4
6
2
2
4
4
2
2

Cемантическое моделирование (подход «Объект – Свойство – Связь») – наиболее популярный подход к формальному описанию предметной области.

16

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Этот подход основан на признании факта существования в
реальном мире объектов. Объекты имеют наборы характеристик
(или свойств) и взаимодействуют между собой с помощью связей.
Методологии проектирования, основанные на идеях семантического моделирования, часто называют нисходящими методологиями, т.к. они начинают с высшего уровня абстракции – конструкции реального мира, и заканчивают на уровне создания конкретной схемы базы данных.
Рассмотрим определения основных понятий семантического
моделирования:
Сущность (entity) – собирательное понятие, некоторая абстракция реально существующего объекта, процесса или явления, о
котором необходимо хранить информацию в базе данных. В семантическом моделировании применяют не просто понятие «сущность», а
говорят «тип сущностей»:
Тип сущностей – определяет набор объектов с одним и тем
же набором свойств. Экземпляр сущности – конкретный объект
в наборе.
Например, если мы хотим описать преподавателей университета, то все те общие свойства, которые присущи всем преподавателям (это может быть «Табельный номер», «Фамилия», «должность», «Педагогический стаж»), сформируют тип сущности
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Тогда каждый отдельный преподаватель является экземпляром сущности ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
Каждый тип сущности имеет набор свойств (характеристик),
присущих всем экземплярам данного типа.
Свойство (attribute, атрибут) – поименованная характеристика
сущности, которая принимает значения из некоторого множества значений (домена).
Для идентификации экземпляра типа сущности используются специальные свойства. Это может быть одно или несколько
свойств, значения которых позволяют однозначно отличать один
экземпляр сущности от другого. Этот набор специальных свойств
называется первичным ключом. Например, в типе сущностей
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ первичным ключом следует объявить поле
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР, так как это поле будет иметь уникальное
значения для каждого преподавателя.

17

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Различают типы сущностей: простые, т.е. неделимые сущности, и сложные сущности. Сложные сущности бывают:
• составные – соответствуют отображению «целое – часть» (пример, компьютер – устройства);
• обобщенные – соответствует отображению «род-вид» или «супертип-подтип» (пример, принтер: лазерный, струйный, матричный);
• агрегированные – соответствует обычно какому-либо процессу, в который вовлечены другие объекты.
В нашем внешнем представлении участвуют простые типы
сущностей: ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ГРУППА, ДИСЦИПЛИНА, ДЕНЬ
НЕДЕЛИ, ДОЛЖНОСТЬ и агрегированный тип сущностей –
РАСПИСАНИЕ.
Наиболее известна модель графического представления концептуальной схемы базы данных, созданная Питером Ченом (первая статья, посвященная этому методу, появилась в 1967 г.). Она называется «модель «Сущность-Связь» (Entity-Relationship model,
ER-model). Особенностью этой модели является то, что части предметной области, соответствующие объектам, свойствам и связям
изображаются в виде диаграмм. Взаимодействия между двумя
сущностями, например, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и РАСПИСАНИЕ
ЗАНЯТИЙ представлены фразами «проводит несколько» и «проводится одним». ПРЕПОДАВАТЕЛЬ проводит несколько занятий по
РАСПИСАНИЮ, но каждое конкретное занятие проводится лишь
одним преподавателем.
Говорят, что в предметной области объекты взаимодействуют друг с другом посредством связей (relationships).
В связи может участвовать два и более объектов. Связи, в которых участвуют два объекта, называются бинарными. Связи, в которых
участвуют три объекта - тернарные, и т.д. Различают такие типы связей: «один – к – одному» (1:1), «один – ко – многим» (1:M), «многие – ко
–многим» (N:M).
Связь «один – к – одному» означает, что каждому экземпляру одного типа сущностей соответствует один экземпляр другого
типа сущностей, и наоборот (рисунок 2.1, а).
Связь «один – ко – многим» означает, что каждому экземпляру одного типа сущностей (А) соответствует один или более экземпляров другого типа сущностей (В), однако каждому экземпляру типа В соответствует только один экземпляр типа А
(рисунок 2.1, б).
18

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Пример. ГРУППА ↔ РАСПИСАНИЕ.
Связь «многие – ко – многим» означает, что каждому экземпляру одного типа сущностей (А) соответствует один или более
экземпляров другого типа сущностей (В), и наоборот (рисунок 2.1,
в). В реляционных БД этот тип связи сводится к связи «один – ко –
многим».
В нашем примере каждый преподаватель проводит много занятий по расписанию, но каждое занятие проводится одним преподавателем, поэтому связь между сущностями ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и
РАСПИСАНИЕ
типа
1:M.
Аналогичный

Р

еп

оз
и

ти
п имеют и
все остальные связи.
Итак, получена следующая ER-диаграмма нашего внешнего
представления (рисунок 2.2).

а) Один – к – одному

б) Один – ко – многим

в) Многие – ко – многим

Рисунок 2.1 – Виды связей между таблицами

19

КОД
ДИСЦИПЛИНА

НАИМЕНОВАНИЕ
КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ

1

Б
ГА
Т

М

М

ТАБЕЛЬНЫЙ №

ДМ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

ФИО

ГРУППА

ВКЛЮЧАЕТ
ЗАНЯТИЯ

то
ри
й

ДОЛЖНОСТЬ

О

ПО

ЗАНИМАЕТ

ПОСЕЩАЕТ
ЗАНЯТИЯ
ПО

РАСПИСАНИЕ

ПО

1

ФОРМА
ОБУЧЕНИЯ
СТАРОСТА

1

М

ВЕДЕТ
ЗАНЯТИЯ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

НАИМЕНОВАНИЕ

ГРУППА

М

1

У

КОД
ИЗУЧАЕТСЯ
ПО

Н

ДЕНЬ НЕДЕЛИ
ДИСЦИПЛИНА
КОЛИЧЕСТВО

ДЕНЬ НЕДЕЛИ

1

КОД

НАИМЕНОВАНИЕ

КОД

НАИМЕНОВАНИЕ

оз
и

ДОЛЖНОСТЬ

Рисунок 2.2 – ER-диаграмма для первого внешнего представления

Р

еп

Замечание 2.1 Свойства, обозначенные затемненными кружками
означают ключевые поля.
При определении типов сущностей ПРЕПОДАВАТЕЛЬ,
ГРУППА, ДИСЦИПЛИНА, ДЕНЬ НЕДЕЛИ, ДОЛЖНОСТЬ мы неявно добавили по одному свойству к каждому типу: «Табельный
номер преподавателя» и коды объектов, и сделали их первичными
ключами. Как известно, в концептуальном моделировании с помощью диаграмм Чена, каждый простой тип сущностей должен обладать первичным ключом. Поэтому часто, чтобы не делать первичным ключом длинную текстовую строку (значение которой к тому
же может не быть уникальным), вводят дополнительный атрибут,
основная задача которого – быть уникальным идентификатором
20

1

М

ТАБЕЛЬНЫЙ №

Б
ГА
Т

РАБОТАЕТ
В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

КОД
НАИМЕНОВАНИЕ

КОРПУС

ФИО

ДОЛЖНОСТЬ

АДРЕС

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

М

М

ПЕД. СТАЖ

ЗАНИ
МАЕТ

то
ри
й

РАСПОЛОЖЕНО В
1

У

экземпляра типа сущностей. Например, может возникнуть ситуация, когда у преподавателя совпадет и фамилия, и имя, и отчество,
в этой ситуации различие будет устанавливаться по табельному
номеру.
Второе внешнее представление описывает информацию для
отдела кадров и соответствует следующей ER-диаграмме.

1

КОД

КОРПУС

ДОЛЖНОСТЬ

КОД
НАИМЕНОВАНИЕ

НАИМЕНОВАНИЕ

АДРЕС

Рисунок 2.3 – ER-диаграмма для второго внешнего представления

Р

еп

оз
и

Объединяя оба внешние представления, получаем концептуальную схему проектируемой базы данных, назовем ее
РАСПИСАНИЕ (рисунок 2.4).
В процессе логического проектирования, с ориентацией на
СУБД MS Access, и с учетом законов нормализации базы данных,
получена следующая совокупность логически связанных таблиц
(таблицы 2.2–2.9).
Замечание 2.2 Очевидно, что сущности отобразились в таблицы,
свойства – в поля записей.

21

У
Б
ГА
Т

КОД
НАИМЕНОВАНИЕ

ДИСЦИПЛИНА

КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ

1

ИЗУЧАЕТСЯ ПО

1
1

М

РАБОТАЕТ
КОД

ТАБЕЛЬНЫЙ №

НАИМЕНОВАНИЕ

ФИО

КОРПУС

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

ЗАНИМАЕТ

ПЕД.СТАЖ

еп
оз
и
КОД

КОРПУС

М

ДОЛЖНОСТЬ

РАСПОЛОЖЕНО В
1

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

М

РАСПИСАНИЕ

й

М

ВЕДЕТ
ЗАНЯТИЯ ПО

то
ри

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

М

М

М

ДИСЦИПЛИНА

СТАРОСТА

ГРУППА

ВКЛЮЧАЕТ занятия по
1

КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ

ДОЛЖНОСТЬ
КОД

НАИМЕНОВАНИЕ

КОД

НАИМЕНОВАНИЕ

НАИМЕНОВАНИЕ

Рисунок 2.4 – ER-диаграмма базы данных РАСПИСАНИЕ

Р

ДЕНЬ НЕДЕЛИ

НАИМЕНОВАНИЕ
ФОРМА
ОБУЧЕНИЯ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

ДЕНЬ НЕДЕЛИ

21

ГРУППА

КОД

1

АДРЕС

1

ПОСЕЩАЕТ ЗАНЯТИЯ ПО

1. Таблица-расписание – назовем ее RASP
Таблица 2.2
KKUR
1
1
3
3
2
2
2
4
4
5
5
5

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– числовой
– числовой
– числовой
– числовой

KOLCH
2
2
4
4
6
2
2
2
4
8
6
2

Описание
Табельный номер преподавателя
Код группы
Код дисциплины (курса)
Код дня
Количество часов

то
ри
й

Имя поля
TNPR
GR
KKUR
DAY
KOLCH

DAY
1
3
1
5
3
4
5
1
3
3
4
5

У

GR
1
1
2
2
3
3
3
1
1
3
3
3

Б
ГА
Т

TNPR
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2

2. Справочник преподавателей, имеющий имя SPR:
Таблица 2.3
FIO
Иванов
Петров
Федоров
Нестерович

оз
и

TNPR
1
2
3
4

KDOL
1
4
3
2

PSTAG
25
5
15
16

KPOD
1
3
1
4

Со следующей структурой записи:

Р

еп

Имя поля
TNPR
FIO
KDOL
PSTAG
KPOD

Тип данных
– числовой
– текстовый
– числовой
– числовой
– числовой

Описание
Табельный номер преподавателя
Фамилия преподавателя
Должность
Педагогический стаж
Код подразделения (места работы)

3. Справочник групп (SGR)
KGR
1
2
3
4
5

Таблица 2.4
NAIMGR
1 эи
2 эи
3 эи
5 тк
64 м

FO
д
д
д
з
в

23

KOF
4
2
4
2
2

STAR
Васильев В.М.
Лойко С.И.
Денисов Р.В.
Старин А.И.
Кулик А.В.

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– текстовый
– текстовый
– числовой
– текстовый

Описание
Код группы
Наименование группы
Форма обучения
Коэффициент
Фамилия старосты

У

Имя поля
KGR
NAIMGR
FO
KOF
STAR

4. Справочник дней (SDY)

Б
ГА
Т

Таблица 2.5
KDN
1
2
3
4
5
6

NDN

Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– текстовый

то
ри
й

Имя поля
KDN
NDN

Описание

Код дня
Наименование дня

5. Справочник курсов (дисциплин), имеющий имя SKUR
Таблица 2.6
NAIMKUR

TБДЗ
ОС
Информ.технологии
ЭММ
Высшая математика

оз
и

KKUR
1
2
3
4
5

Со следующей структурой записи:

Р

еп

Имя поля
KKUR
NAIMKUR
CHAS

Тип данных
– числовой
– текстовый
– числовой

Описание
Код дисциплины (курса)
Наименование дисциплины
Общее количество часов

6. Справочник должностей, имеющий имя SDOL
Таблица 2.7
KDOL
1
2
3
4
5

NAIMDOL
Профессор
Доцент
Старший преподаватель
Ассистент
Старший лаборант

24

CHAS
76
48
60
64
70

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– текстовый

Описание
Код должности
Наименование должности

7. Справочник подразделений (SPOD)
Таблица 2.8
NPOD
Кафедра ЭИ
Отдел АСУ
Кафедра ВМ
НИС
Кафедра АСУ

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– текстовый
– числовой

Описание
Код подразделения
Наименование подразделения
Код корпуса

то
ри
й

Имя поля
KPOD
NPOD
KORP

KORP
1
3
4
1
2

Б
ГА
Т

KPOD
1
2
3
4
5

У

Имя поля
KDOL
NAIMDOL

8. Справочник корпусов, имеющий имя SKOR
Таблица 2.9
NAIMKOR
Главный корпус
Лабораторный корпус №2
Лабораторный корпус №3
Лабораторный корпус №4
Лабораторно-испытательный корпус

оз
и

KKOR
1
2
3
4
5

ADRES
Г. Минск, пр. Независимости, 99
Г. Минск, пр. Независимости, 93
Г. Минск, пр. Независимости, 97
Г. Минск, пр. Независимости, 95
П. Боровляны, ул. Гая, 18

Со следующей структурой записи:
Тип данных
– числовой
– текстовый
– текстовый

Описание
Код корпуса
Наименование корпуса
Адрес

Р

еп

Имя поля
KKOR
NAIMKOR
ADRES

Замечание 2.3 Так как в таблице 2.1 экземпляры объектов (преподаватель, должность, группа, дисциплина, день недели) многократно повторяются, в базе данных таблицы 2.2 их удобнее представлять кодами (короткими обозначениями). А наименования экземпляров объектов и другая информация об объектах может быть получена из справочников объектов, которые могут содержать разные
сведения об объектах.
Проверим, нормализованы ли таблицы (отношения) в разрабатываемой базе данных.
25

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Отношение соответствует первой нормальной форме
(1NF), если оно удовлетворяет следующим требованиям:
– отношение не должно иметь повторяющихся записей;
− в отношении не должно быть повторяющихся групп, т.е. атрибутов, которые имеют несколько значений в каждой строке (т. е. не
должно быть множественных свойств отношений).
Отношение соответствует второй нормальной форме
(2NF), если оно удовлетворяет следующим требованиям:
− отношение должно находиться в 1-й нормальной форме;
− любое не ключевое поле однозначно идентифицируется полным
набором ключевых полей.
Отношение находится в третьей нормальной форме, если
оно удовлетворяет следующим требованиям:
− оно должно находиться во 2-й нормальной форме;
− ни одно из не ключевых полей не идентифицируется с помощью
другого не ключевого поля.
Очевидно, что все разработанные таблицы отвечают 1-й, 2-й
и 3-й нормальным формам.
Таблица RASP является главной по отношению к таблицамсправочникам. В ней все объекты представлены своими числовыми
кодами, по которым легко получить соответствующие наименования из справочников. Таким образом, таблица представлена компактно и занимает мало оперативной памяти.
В таблицах-справочниках каждому объекту соответствует
только одна запись, содержащая сведения об объекте. Например, в
справочнике групп для каждой группы содержится одна запись,
указывающая: код группы, ее наименование, форму обучения, коэффициент, фамилию старосты. Этой же группе соответствует несколько записей в таблице RASP. Поэтому между указанными таблицами устанавливается связь «один – ко – многим» по полям
KGR (из таблицы SGR) – GR (из таблицы RASP).
ВНИМАНИЕ! Эти поля должны иметь одинаковый тип
данных.
Для обеспечения этой связи поле KGR (код группы) в таблице SGR объявляется ключевым. Его значение уникально для каждой записи. Поле же GR в таблице RASP называется полем внешнего ключа. Аналогично устанавливаются связи справочников
SPR, SKUR и SDY с таблицей RASP. Таблица SPOD (справочник
подразделений) содержит коды и названия отделов и кафедр, где
26

Б
ГА
Т

У

работают преподаватели, причем для каждого подразделения здесь
содержится одна запись, а в таблице SPR – код подразделения повторяется, поэтому между таблицами SPR и SPOD также следует
установить связь «один – ко – многим» по полям KPOD (из SPR) –
KPOD (из SPOD).
ВНИМАНИЕ! Во всех справочниках коды объектов следует объявить ключевыми полями. Ниже приведена информационно-логическая модель проектируемой базы данных (рисунок 2.5).
RASP

SPOD

SPR
TNPR
FIO
KDOL
PSTAG
KPOD

TNPR
GR
KKUR
DAY
COLCH

SDOL

KDOL
NAIMDOL

KPOD
NPOD
KORP

SDY
KDN
NDN

то
ри
й

SGR

KGR
NAIMGR
FO
KOF
STAR

SKUR

KKUR
NAIMKUR
SHAS

SKOR
KKOR
NKOR
ADRES

Рисунок 2.5 – Информационно-логическая модель БД РАСПИСАНИЕ

оз
и

Далее следует приступить к этапу физического проектирования базы данных.

Р

еп

2.3 Проектирование учебной базы данных
СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
Самостоятельная работа

Автоматизация складского учета канцелярских товаров.
Пусть в результате анализа информации по ведению складского учета канцелярских товаров и концептуального проектирования получена следующая концептуальная модель базы данных.

27

ТАБЕЛЬНЫЙ №

МОЛ

ФИО
СТАЖ
ОКЛАД

У

1

Б
ГА
Т

ПОСТУ
ПАЮТ К
М
M

1

ОФОР
МЛЯЕТ

ПОСТАВ
ЩИК

НОМЕР НАКЛАДНОЙ

НАКЛАДНЫЕ

ДАТА
ПОСТУПЛЕНИЯ

КОД

1

НАИМЕНОВАНИЕ

АДРЕС

ДОГОВОР

ВКЛЮЧА
ЮТ

то
ри
й

ТЕЛЕФОН

ДАТА

КОД ПОСТАВЩИКА

M

M

СОДЕР
ЖАТ

СТРОКА

КОД ТОВАРА
КОЛИЧЕСТВО

1

КОД ТОВАРА

оз
и

ТОВАР

НАИМЕНОВАНИЕ

ЕДИНИЦА ИЗМЕРЕНИЯ
ЦЕНА

Р

еп

Рисунок 2.6 – Концептуальная схема базы данных КЛАДСКОЙ УЧЕТ

В результате логического проектирования получили совокупность таблиц 2.10–2.14.
1. Справочник поставщиков с именем СпрПост
Таблица 2.10
КодПост
1
2
3
4

НаимПост
ООО Корсар
УП Гардарика
ООО Полимер
УП СФИНКС

Телефон
223-32-32
214-34-56
265-87-15
234-18-45

КонтЛицо
Жук Л. С.
Чиж С. И.
Иванов С. А.
Петров Л. С.

28

Договор
345
214
658
820

ДатаЗак
10.01.2007
15.05.2007
15.05.2007
16.06.2007

Со следующей структурой записи
Тип данных
Числовой
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Числовой
Дата / время

КодПост
НаимПост
Телефон
КонтЛицо
Договор
ДатаЗак

Описание
Код поставщика
Наименование поставщика
Телефон
Контактное лицо
Договор
Дата заключения

У

Имя поля

ТабНом

ФИО
111 Иванов С. П.
112 Маринич А. А.
115 Завадский П. В.

Стаж

10
15
5

Со следующей структурой записи
Тип данных
Числовой
Текстовый
Числовой
Денежный

то
ри
й

Имя поля
ТабНом
ФИО
Стаж
Оклад

Б
ГА
Т

2. Справочник материально-ответственных лиц с именем СпрМол
Таблица 2.11
Оклад
400000
500000
350000

Описание
Табельный номер
Фамилия имя отчество
Стаж
Оклад

3. Справочник товаров с именем СпрТов
Таблица 2.12
КодТов

1
2
3
4
5

НаимТов
Бумага А4
Бумага А3
Файлы
Дискеты 3.5''
Степлер

ЕдИзм

п.
п.
шт.
уп.
шт.

Цена
9 000
15 000
50
1 000
3 000

оз
и

Со следующей структурой записи
Имя поля

КодТов
НаимТов
ЕдИзм
Цена

Описание
Код товара
Наименование товара
Единица измерения
Цена

1. Таблица Накладные, с именем Накладные

еп

Р

Тип данных
Числовой
Текстовый
Текстовый
Числовой

НомНакл
1
2
3
4
5
6

Таблица 2.13
КодПост
1
1
2
2
2
3

ДатаПост
11.11.2007
15.11.2007
05.12.2007
15.12.2007
20.12.2007
25.12.2007

29

ТабНом
111
111
115
112
115
111

Со следующей структурой записи
Тип данных
Числовой
Числовой
Дата / время
Числовой

Описание
Номер накладной
Код поставщика
Дата поступления
Табельный номер МОЛа

2. Таблица Строки накладных, с именем СтрокиНакл
НомНакл

Б
ГА
Т

Таблица 2.14

У

Имя поля
НомНакл
КодПост
ДатаПост
ТабНом

КодТов

Количество

1
2
5
4
2
3
1
5
2

то
ри
й

1
1
1
2
3
3
4
4
5

100
100
50
60
150
1 000
120
65
200

Со следующей структурой записи
Имя поля
НомНакл
КодТов
Количество

Типданных
Числовой
Числовой
Числовой

Описание
Номер накладной
Код товара
Количество

Информационно-логическая модель базы данных СКЛАДСКОЙ
УЧЕТ изображена на рисунке 2.7.

Р

еп

оз
и

СпрПост
КодПост
НаименПост
Телефон
КонтЛицо
Договор
ДатаЗак

СтрокиНакл
НомНакл
КодТов
Количество

Накладные
НомНакл
КодПост
ДатаПост
ТабНом

СпрТов
КодТов
НаименТов
ЕдИзм
Цена

СпрМол
ТабНом
ФИО
Стаж
Оклад

Рисунок 2.7 – Информационно-логическая схема
базы данных СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
30

РАЗДЕЛ 3 ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ
Практическая работа № 1

У

Создание базы данных в Access. Построение таблиц
Создание БД

то
ри
й

Б
ГА
Т

Существуют три способа создания новой БД в Access.
Первый способ. В стартовом окне Access (рисунок 1.1) выбрать пункты Создать файл / Новая База данных. На экране появится окно НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Окно новой базы данных

Р

еп

оз
и

Здесь необходимо выполнить следующие действия.
а) Выбрать папку для записи файла БД: щелкнуть по
в строке
ПАПКА, выбрать логический диск и на нем выбрать папку, например, D:\21эи.
б) Ввести имя файла БД в соответствующую строку, например,
RRASP.
в) Нажать кнопку Создать в правом нижнем ряду кнопок. На экране появится окно базы данных (рисунок 1.2).
Далее следует создать все необходимые объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д., выбирая каждый раз соответствующую вкладку в левом столбце окна.
Замечание 3.1 Базы данных подчиняются тем же правилам именования, что и остальные файлы Microsoft Windows. Имя файла может содержать до 250 символов, в том числе пробелы, за исключением сле31

Б
ГА
Т

У

дующих знаков: \ / : * ? ” < > | . Однако рекомендуется использовать
короткие имена.
Второй способ. В окне Microsoft Access выбрать команды
Файл / Создать / Новая база данных. Возникает окно файла новой
БД (рисунок 3.1). Далее следует выполнить действия, описанные в
первом способе.
Третий способ. Этот способ предполагает использование
мастера БД, когда сразу описываются все объекты БД на основе
стандартных объектов с учетом требований пользователя.
Задание 1. Создать БД с именем RRASP в своей личной папке любым из рассмотренных способов.
Построение таблиц

оз
и

то
ри
й

Существует четыре способа создания таблиц в Access.
1. В процессе создания БД с помощью мастера по созданию БД.
2. С помощью МАСТЕРА по созданию таблиц, который позволяет
составить таблицу из широкого списка образцов полей типовых
таблиц, имеющихся в арсенале Access.
3. Пользователь самостоятельно описывает структуру таблицы в
режиме КОНСТРУКТОРА, а затем вводит в описанную таблицу
данные.
4. Вначале вводятся данные в пустую (неописанную) таблицу в режиме ТАБЛИЦЫ. При сохранении таблицы в соответствии с введенными значениями полей система присвоит каждому полю тип и
формат, а также стандартное имя, т.е. построит МАКЕТ таблицы,
который в последствии может быть изменен пользователем в режиме КОНСТРУКТОРА.
Построение таблиц учебной базы данных

Р

еп

Задание 2. Построить таблицу SKUR с помощью
КОНСТРУКТОРА (третьим способом).
Выполняемые действия.
а) В окне БД (рисунок 1.2) выберем пункты Таблицы / Создать, в
появившемся окне новой таблицы выберем Конструктор (или в
окне БД выберем Таблицы / Создание таблицы в режиме конструктора). В окне КОНСТРУКТОРА (рисунок 3.2) опишем макет
(структуру записи) таблицы SKUR. Введем имена полей, выберем
для них типы. Для указания типа поля щелкнуть в колонке Тип поля в правой части описываемого поля, затем щелкнуть по
кнопке
и выбрать из раскрывшегося списка тип (например, Чи32

Б
ГА
Т

У

словой). Для описания размерности числа в окне СВОЙСТВ поля
(нижняя часть экрана) щелкнуть в строке Размер поля и с помощью кнопки
из появившегося списка выбрать необходимую характеристику. Так же установить формат поля.
б) Оставаясь в КОНСТРУКТОРЕ, объявить поле KKUR ключевым
полем. Для этого выделить его и щелкнуть по кнопке
. Ключевое
поле будет помечено таким же значком. Макет таблицы изображен
на рисунке 3.2.
в) Сохранить макет, выбрав Файл / Cохранить или с помощью
кнопки
. Ввести имя таблицы SKUR.
г) Перейти в режим ТАБЛИЦЫ с помощью кнопки
или в окне
БД при выделенном имени таблицы выбрать Режим таблицы.

оз
и

то
ри
й

д) Ввести значения полей таблицы SKUR (таблица 2.6).

Р

еп

Рисунок 3.2 – Окно КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦ (макет таблицы SKUR)

Замечание 3.2 Процесс ввода числовых, текстовых данных и данных типа Дата/время можно ускорить, если повторяющиеся значения в полях не набирать на клавиатуре, а вводить их из предыдущей записи нажатием комбинации клавиш CTRL – @ (амперсант).
Замечание 3.3 В таблице активная запись обозначается треугольным
маркером, а пустая запись – звездочкой. Для обозначения записи, в которую осуществляется ввод используется обозначение карандаша. Все
маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой
части листа данных.
33

Б
ГА
Т

У

Замечание 3.4 Имена полей могут содержать до 64 символов, кроме символов: «.» (точка), «!» (восклицательный знак), «[]» (квадратные скобки), «‘» (левая кавычка), но рекомендуется выбирать
короткие имена полей. Пробел – разрешенный символ, но использовать его в именах объектов не рекомендуется, так как могут возникнуть проблемы с экспортом таблиц в другие приложения и при
создании модулей VBA.

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Задание 3. Построить таблицу SGR путем ввода данных
(четвертым способом).
Выполняемые действия.
а) В окне БД выбрать Таблицы / Создать / Режим таблицы или
Таблицы / Создание таблицы путем ввода данных.
б) Ввести данные (значения полей) в таблицу.
в) Сохранить таблицу, введя имя SGR. На запрос создавать ли
ключевое поле ответить НЕТ.
г) Войти в режим КОНСТРУКТОРА (можно с помощью
кнопки
) и откорректировать автоматически созданный макет
таблицы, переименовав поля и проверив типы в соответствии с таблицей 2.4.
д) Оставаясь в КОНСТРУКТОРЕ, объявить поле KGR ключевым
полем. Для этого выделить его и выбрать команды Правка/Ключевое поле или щелкнуть по кнопке
. Ключевое поле будет помечено таким же значком.
е) Сохранить откорректированную таблицу.
Задание 4. Создать таблицы SDY, SDOL, SKOR одним из
описанных способов.
Замечание 3.5. Для поля KDOL таблицы SDOL выбрать тип Числовой, а размер поля установить Целое.
Замечание 3.6. Во всех справочниках объектов коды объектов следует объявить ключевыми полями.
Задание 5. Создать структуру таблицы RASP с помощью
КОНСТРУКТОРА.
Выполняемые действия:
а) В окне БД выбрать пункты Таблицы / Создать, в появившемся окне новой таблицы выбрать Конструктор (или в окне БД выбрать Таблицы / Создание таблицы в режиме конструктора).
В окне КОНСТРУКТОРА описать макет (структуру записи) таб34

Б
ГА
Т

У

лицы RASP в соответствии с таблицей 2.2. Ввести имена полей,
выбрать для них типы.
б) Сохранить структуру таблицы, выбрав Файл / Cохранить или с
помощью кнопки
. Ввести имя таблицы RASP.
Замечание 3.7. В создаваемой таблице RASP не следует объявлять
ключевое поле, поэтому на запрос системы о создании ключевого
поля ответить Нет. Внимание! Значения полей в таблицу пока
не вводить.
Создание связей между таблицами

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Задание 6. Установить связи между таблицами SGR –
RASP; SDY – RASP; SKUR – RASP.
Выполняемые действия.
а) Закрыть все таблицы.
б) В окне БД нажать кнопку
или выбрать Сервис / Схема
данных. Откроется окно СХЕМЫ ДАННЫХ.
в) Добавить в это окно связываемые таблицы (RASP, SGR, SKUR и
SDAY). Для этого открыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ (если оно
не открыто), выбрав команды Связи / Добавить таблицу или нажав
кнопку
и в появившемся окне поочередно дважды щелкнуть по
именам нужных таблиц (или каждую выделить и нажать кнопку Добавить). Макеты добавленных таблиц появятся в окне СХЕМА
ДАННЫХ. Закрыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
Замечание 3.8. Для удаления макета таблицы из окна СХЕМА
ДАННЫХ следует щелкнуть по границе макета и выбрать Правка /
Удалить или нажать клавишу DEL.
г) Для связывания таблиц выделить поле одной таблицы и при нажатой кнопке мыши переместить его на соответствующее поле
другой таблицы. Например, выделить поле KGR в справочнике
SGR и переместить его на поле GR главной таблицы RASP.
д) В появившемся окне ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ можно изменить
некоторые свойства связи, уточнить связь (ее тип один – ко – многим), можно установить флажки в строках Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление записей и Каскадное удаление записей. В этом случае, например, при изменении или удалении записей, касающихся, группы 2эи из SGR, записи по группе
2эи автоматически изменяются или удаляются и из таблицы RASP.
Установить свойство Обеспечение целостности данных, Каскад-

35

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

ное обновление записей и Каскадное удаление записей для создаваемой связи.
е) Создать связь нажатием кнопки Создать.
ж) Аналогично создать еще две связи, переместив поле KDN таблицы SDN на поле DAY таблицы RASP и поле KKUR из SKUR на
поле KKUR в RASP. Установить свойства Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление записей и Каскадное удаление записей для всех связей.
Общий вид окна схемы данных изображен на рисунке 3.3.
Замечание 3.9. Три созданные связи имеют тип один – ко – многим,
поскольку одной записи в таблице SDY соответствует много записей в
таблице RASP, одной записи в таблице SGR соответствует много записей в таблице RASP, и одной записи в таблице SKUR соответствует
много записей в таблице RASP.
Замечание 3.10. В большинстве случаев связывают КЛЮЧЕВОЕ
ПОЛЕ одной таблицы, например, KDN таблицы SDY с соответствующим ему полем другой таблицы (часто имеющим одно и то же имя),
которое называют полем внешнего ключа. У нас это поле DAY в таблице RASP.
ВНИМАНИЕ! Связываемые поля должны содержать данные
одного и того же типа.

Рисунок 3.3 – Окно СХЕМА ДАННЫХ

Замечание 3.11 Для вывода на экран всех существующих в БД связей между таблицами следует в окне СХЕМА ДАННЫХ (рисунок
3.3) выполнить следующие действия:
36

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

а) Набрать Правка / Очистить макет.
б) Нажать на панели инструментов кнопку
для вывода всех
существующих связей.
Для просмотра связей определенной таблицы в окне СХЕМА ДАННЫХ
выполнить:
а) Правка / Очистить макет.
б) Добавить нужную таблицу и нажать кнопку
.
Замечание 3.12 Кроме описанных выше приемов в окне СХЕМА
ДАННЫХ пользователь имеет возможность выполнить следующие
действия:
1. Изменить макет таблицы.
а) Установить указатель на таблицу, нажать правую кнопку мыши и
выбрать Конструктор таблиц.
б) Внести изменения в макет.
в) Сохранить изменения и выйти из КОНСТРУКТОРА.
2. Изменить существующую связь. Для этого дважды щелкнуть
по линии связи или при выделений линии связи выбрать команды Связи / Изменить связь и в появившемся окне ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ
изменить параметры.
3. Удалить связь. Для этого выделить связь и набрать Правка / Удалить или нажать кнопку DEL.
Задание 6. Заполнить таблицу RASP значениями данных.
Выполняемые действия:
а) Открыть таблицу RASP в режиме таблицы.
б) Ввести значения полей в таблицу в соответствии с таблицей 2.2.
Обратить внимание на то, что при попытке ввода в поле, например,
KKUR значения кода курса 9, которого нет в справочнике курсов
SKUR, система выведет сообщение об ошибке и не позволит ввести
значение. Так поддерживает целостность данных созданная связь таблиц SKUR – RASP (в соответствии с заданным свойством связи
Обеспечение целостности данных).
Задание 7. Создать таблицу SPOD с помощью
КОНСТРУКТОРА (третьим способом), присвоить полю KORP, тип
ПОДСТАНОВКА для выбора значений этого поля из справочника
корпусов (SKOR).
Чтобы присвоить полю KORP тип ПОДСТАНОВКА следует выполнить действия:
а) в списке типов полей поля KORP выбрать Мастер подстановок;
б) в открывшемся окне СОЗДАНИЕ ПОДСТАНОВКИ выбрать пункт.
37

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Объект «столбец подстановки» будет использовать значение из таблицы или запроса. Нажать Далее.
в) В следующем окне в строке показать выбрать Таблицы и выделить таблицу SKOR, из которой следует выбирать значения в описываемое поле. Нажать Далее.
г) В следующем окне переместить из доступных полей в выбранные
поля, которые будут помещены в столбец подстановки: поле
KKOR, из которого будут выбираться значения, и поле NAIMKOR
для наглядности. Нажать Далее.
д) в следующем окне указать поле, по которому следует выполнить
сортировку (KKOR).
е) В следующем окне с помощью перемещения правой границы установить нужный размер полей столбца подстановки. Нажать Далее.
ж) В следующем окне задать подпись, которую содержит столбец
подстановки (KORP). Нажать Готово.
На запрос Перед созданием связи следует сохранить эту таблицу, сделать это сейчас? Ответить Да, задать имя таблицы SPOD.
Задание 8. Убедиться в наличии связи между таблицами SPOD
и SKOR.
а) Открыть окно СХЕМА ДАННЫХ с помощью кнопки
.
б) Добавить в схему данных таблицы SPOD и SKOR. Список таблиц выводится на экран кнопкой
.
в) Убедиться, что таблицы появились со связью, которая создалась
вместе с созданием поля KORP типа Подстановка таблицы SPOD.
Мастер таблиц

Р

еп

Задание 9. Создать таблицу SPR (справочник преподавателей) с помощью МАСТЕРА ТАБЛИЦ (вторым способом).
Выполняемые действия:
а) Набрать в окне БД Таблицы / Создать / Мастер таблиц или
Таблицы / Создание таблицы с помощью мастера.
б) Из всех предложенных образцов таблиц выбрать таблицу Сотрудники (отметить). Далее из колонки Образцы полей выбрать
поле Табельный номер и переписать его в новую таблицу кнопкой
. Затем выбрать вкладку Переименовать и ввести новое имя
поля. Нажать ОК. Так же переместить и переименовать поле Фамилия. Для полей KDOL и PSTAG перенести и переименовать поле Выводы, а для поля KPOD – поле КодОтдела. Нажать Далее.
38

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

в) В следующем окне задать имя для новой таблицы SPR и выбрать
пункт Пользователь определяет ключ самостоятельно. Нажать
Далее.
г) На запрос Выбери поле с уникальными для каждой записи данными выбрать поле TNPR. На запрос Какие данные должны содержаться в ключевом поле выбрать ответ Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей. Нажать Далее.
д) В появившемся окне связей следует выбрать строку, где упоминается таблица, с которой необходимо установить связь. В нашем
случае RASP (Не связано с RASP) и нажать Связи.
е) В новом окне СВЯЗИ выбрать пункт Одной записи таблицы
SPR соответствует много записей таблицы RASP и нажать ОК.
Произойдет возврат в предыдущее окно, где появится надпись Связано с RASP. Аналогично следует убедиться в установлении связей
между таблицами SPR–SDOL и SPR – SPOD, эти связи установилась автоматически по полям с одинаковыми именами KDOL и
KPOD. Нажать Далее.
ж) В следующем окне выбрать одно из трех действий:
1. Изменение структуры таблицы.
2. Непосредственный ввод данных в таблицу.
3. Ввод данных в таблицу с помощью формы, созданной
мастером.
Выберем пункт 2 и Готово. Далее следует ввести данные в таблицу
и сохранить ее.
з) Убедиться, что таблица SPR создана и связана с таблицами
RASP, SPOD и SDOL. Для этого в окно СХЕМА ДАННЫХ добавить таблицу SPR.
Задание 10. Установить свойство обеспечения целостности
данных для всех связей.
Для этого в окне СХЕМА ДАННЫХ открыть окно
ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ поочередно для каждой связи двойным
щелчком по линии связи и установить флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление записей и Каскадное
удаление записей. Общий вид окна СХЕМА ДАННЫХ приведен
на рисунке 3.4.
Замечание 3.13 В окне СХЕМА ДАННЫХ в структурах таблиц поля, объявленные ключами, выделены жирным шрифтом.
ВНИМАНИЕ! Проконтролировать, чтобы во всех справочных таблицах коды были объявлены ключами.
39

У
Б
ГА
Т

Рисунок 3.4 – Окно СХЕМА ДАННЫХ, связи между таблицами

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Задания для самостоятельного выполнения
к практической работе № 1
1) Создать в личной папке базу данных СкладскойУчет одним из
описанных ранее способов.
2) Создать таблицу СпрПост с помощью конструктора. Поле КодПост объявить ключом.
Указание. Для поля Телефон Установить маску ввода 999-99-99.
Для поля ДатаЗак задать тип Дата/время, формат Краткий формат даты, установить маску ввода Краткий формат даты.
3) Создать таблицу СпрТов путем ввода данных. Поле КодТов объявить ключом.
4) Создать структуры таблиц Накладные (ключ – НомНакл) и
СтрокиНакл (ключ не объявлять) с помощью КОНСТРУКТОРА.
Указание. Для поля ДатаПост задать тип Дата/время, формат
Краткий формат даты, установить маску ввода 99.99.9999.
5)Установить связи между таблицами. Для всех связей установить
свойства Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление записей и Каскадное удаление записей.
6) Заполнить таблицы Накладные и СтрокиНакл данными в соответствии с таблицами 2.13, 2.14. Проверить установленные свойства связей Обеспечение целостности данных.
7) Создать таблицу СпрМол с помощью мастера таблиц. В процессе
установить связь таблицы СпрМол с таблицей Накладные.
Указание. За основу взять стандартную таблицу Сотрудники, перенести и переименовать поля в соответствии со структурой. Для поля
Стаж перенести и переименовать поле Выводы, для поля Оклад –
поле Зарплата. Добавить таблицу СпрМол в СХЕМУ ДАННЫХ.
Задания для практической работы
Создать таблицы для решения задачи согласно варианту.
40

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2
Редактирование базы данных. Обработка таблиц
Копирование объектов в MS Access

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Задание 1. Открыть базу данных RASP. Сделать копию
таблицы RASP с именем RASP1. Выполняемые действия :
а) В окне БД на вкладке Таблицы выделить RASP.
б) На панели инструментов нажать последовательно две кнопки
(Копировать) и
(Вставить).
в) Указать нужные сведения (в том числе имя RASP1) в окне диалога ВСТАВКА ОБЪЕКТА и нажать ОК. В БД появилась новая
таблица RASP1.
Замечание 4.1 Получить копию объекта в Access можно еще следующим образом. В окне БД при выделенном имени объекта выполнить команды Файл / Сохранить как… и ввести новое имя
объекта.
Замечание 4.2 Для копирования объекта из одной БД в другую кнопку Копировать следует нажать в окне первой БД (при выделенном
копируемом объекте), а кнопку Вставить – в окне другой БД.
Замечание 4.3 Для удаления таблицы из БД нужно выделить ее
имя в окне БД и нажать клавишу DEL.

оз
и

Изменение размеров и порядка следования столбцов
таблицы на экране, изменение макета таблицы

Р

еп

а) Чтобы изменить ширину столбца, нужно передвинуть с помощью
мыши границу столбца. Высота строки меняется аналогично перемещением граничной линии.
б) Чтобы поменять местами столбцы, следует выделить перемещаемый столбец и с помощью мыши передвинуть его в то место, где он
должен находиться.
в) Чтобы скрыть столбец на экране, следует его правую границу
переместить на левую.

41

Б
ГА
Т

У

Изменение макета таблицы
Макет таблицы изменяется в режиме КОНСТРУКТОРА. Поля таблицы можно перемещать, удалять, вставлять, добавлять; кроме того, можно изменять их имена, типы, свойства.
г) Чтобы поменять местами поля в макете таблицы, следует перемещаемое поле выделить и передвинуть в нужное место.
д) Чтобы изменить формат числового поля следует выделить поле,
вызвать Свойства поля и в пункте Формат поля выбрать соответствующий формат. Аналогично изменяются другие свойства поля.
Задание 2. Выполнить изменения размеров таблицы RASP1
(пункты а, б, в) и изменить макет таблицы RASP1: поменять местами поля TNPR и GR, изменить формат поля KOLCH.
Сортировка и поиск данных в таблице

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Задание 3. Таблицу SDY рассортировать в алфавитном порядке наименования дней.
Для этого выделить столбец NDN и нажать кнопку
,
. Записи рассортировались, и если теперь сохранить таблицу, то она останется с новой сортировкой. Для сортировки по убыванию следует нажать кнопку Поиск в таблице.
Задание 4. Выполнить следующие виды поиска в таблице
RASP:
а) Найти запись с конкретным номером, например, № 7 в таблице
RASP. Для этого следует в окне таблицы в поле Номера записи установить указатель мыши на номер записи и дважды щелкнуть мышью, после чего ввести 7 и нажать клавишу ENTER.
б) Найти запись с конкретным значением поля, например, в таблице
RASP запись со значением 3 поля DAY. Для этого следует в таблице
RASP выделить столбец DAY; нажать кнопку
(бинокль) на панели инструментов; ввести искомое значение 3 в поле Образец; определить другие необходимые параметры в окне диалога ПОИСК; нажать
Найти. Найдется первое вхождение данного значения поля. Для поиска следующего вхождения нажать Найти далее.
Использование фильтров в таблицах

С помощью фильтров можно ограничить отображение данных в таблице только теми записями, которые удовлетворяют заданному критерию.

42

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Фильтрация осуществляется двумя способами: на основании
заданного значения поля и на основании выделенной ячейки.
Задание 5. Используя фильтр по выделенному, из таблицы
SPOD выбрать сведения о подразделениях, расположенных
в корпусе № 1.
Выполняемые действия:
а) Открыть таблицу SPOD в режиме таблицы.
б) Поместить курсор в колонку KORP и выделить значение «1».
в) Выбрать команды Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному.
(фильтр по выделенному). На экране отраИли нажать кнопу
зится таблица в заданном виде.
г) Удалить фильтр, командами Фильтр / Удалить фильтр или
кнопкой
.
Задание 6. Из таблицы SGR выбрать сведения о группах
дневной и заочной форм обучения. Воспользоваться обычным
фильтром.
Выполняемые действия:
а) Открыть таблицу SGR в режиме таблицы.
б) Изменить фильтр, выполнив команды Записи / Фильтр / Изменить
. Появится окно с заголовками полей
фильтр или нажав на кнопку
таблицы.
в) Очистить бланк фильтра по командам Правка / Очистить
бланк или кнопкой
.
г) На вкладке фильтра Найти (в нижней части окна) щелкнуть в
клетке столбца FO и из раскрывающегося списка выбрать «Д».
д) Перейти на вкладку фильтра Или, в клетке столбца FO из раскрывающегося списка выбрать «З».
е) Применить фильтр, выбрав команды Фильтр / Применить
фильтр или нажав на кнопку
.
ж) Проанализировать результаты фильтрации.
з) Удалить фильтр, командами Фильтр / Удалить фильтр или
кнопкой
.
Задание 7. Из таблицы SPR выбрать сведения о преподавателях, работающих в подразделении 1, педагогический стаж которых составляет 15 и более лет. Вывести записи в алфавитном
порядке фамилий.
Эту задачу можно решить, используя расширенный фильтр.
Выполняемые действия:
43

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

а) Открыть таблицу SPR в режиме таблицы.
б) Выбрать команды Записи / Фильтр / Расширенный фильтр.
Появится окно конструктора фильтра.
в) Очистить бланк фильтра по командам Правка / Очистить
.
бланк или кнопкой
г) Далее в бланк фильтра в строку Поле из списка полей таблицы
переместить поля: FIO, PSTAG, KPOD.
д) Задать сортировку записей в алфавитном порядке фамилий. Для
этого щелкнуть в клетке на пересечении колонки FIO и строки
Сортировка и из раскрывающегося списка выбрать строку по возрастанию.
е) Задать условия отбора записей, для этого в строку Условие отбора в колонку PSTAG ввести условие >=15, а в колонку KPOD
ввести 1.
ж) Применить фильтр, выбрав команды Фильтр / Применить
.
фильтр или нажав на кнопку
з) Проанализировать результаты фильтрации.
и) Удалить фильтр, командами Фильтр / Удалить фильтр или
кнопкой
.
Задания для самостоятельного выполнения
к практической работе № 2

Р

еп

оз
и

После успешного выполнения заданий 1–7, описанных ранее,
самостоятельно выполнить следующие задания в базе данных
RRASP:
1) Откорректировать макет таблицы RASP1, поменяв местами поля
GR и DAY. Вставить еще одно числовое поле AUD (аудитория)
перед полем KOLCH. Заполнить его данными.
2) Рассортировать записи таблицы RASP1 в порядке убывания поля
GR.
3) Осуществить поиск в таблице RASP1 по значению 2 поля TNPR.
Просмотреть все вхождения значения.
4) Удалить таблицу RASP1.
5) Осуществить корректировку БД следующим образом:
а) Добавить в таблицу SPR запись
TNPR
FIO
KDOL
РSTAG
KPOD
5
Сидоров
3
18
1
44

Б
ГА
Т

У

Добавить в таблицу RASP три записи по Сидорову, введя
любые дни, группы и курсы, содержащиеся в справочниках.
б) Изменить в таблице SPR табельный номер Сидорова (поле
TNPR) на 6. Закрыть таблицу. Убедиться, что в записях таблицы
RASP, касающихся Сидорова, произошла аналогичная замена (поле
TNPR приняло значение 6). Осуществилось каскадное обновление
связанного поля, заданное при установке связи между таблицами.
в) Удалить из таблицы SPR запись о Сидорове, выделив эту запись и
нажав кнопку DEL на клавиатуре. Открыть таблицу RASP и убедиться, что из нее также удалились записи, касающиеся Сидорова. Произошло каскадное удаление связанных записей, заданное при установке связи между таблицами.
6) Закрыть базу данных RRASP.

то
ри
й

Задания в базе данных Складской Учет

Р

еп

оз
и

Открыть базу данных Складской Учет и в ней выполнить
следующие задания:
1) Используя Фильтр по выделенному, выбрать информацию о поставщиках, с которыми договор заключен 15.05.2007.
2) С помощью обычного фильтра выбрать накладные, поступившие
от поставщика с кодом 2 и принятые сотрудником с табельным номером 115.
3) Применив расширенный фильтр, вывести в алфавитном порядке
наименований записи, содержащие информацию о товарах, цена которых составляет 9 000 рублей и более, а единица измерения – «п.».

45

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3
Формирование запросов
Основные сведения о запросах

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

Запросы предназначены для просмотра, анализа и изменения
информации в БД. Кроме того, они используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Существует несколько видов запросов.
1. Запросы на выборку, позволяющие выбирать данные, соответствующие условиям отбора, из одной или нескольких таблиц;
включать в результирующую таблицу лишь нужные поля в нужном
порядке; выполнять необходимую сортировку записей результирующей таблицы; производить вычисления над полями записей.
2. Запросы действия – запросы, в результате выполнения которых
изменяется сама БД. К их числу относятся:
• запрос на создание таблицы, который создает новую таблицу на
основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц;
• запрос на удаление записей, который удаляет группу записей из
одной или нескольких таблиц;
• запрос на добавление записей, который добавляет группу записей
из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких
таблиц;
• запрос на обновление записей, который вносит общие изменения
в группу записей одной или нескольких таблиц.
3. Перекрестные запросы. Позволяют отображать результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей, среднее значение), выполняемых по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в форме перекрестной таблицы. Первый набор выводится в левом столбце и образует заголовки строк, а второй – выводится в верхней строке и образует
заголовки столбцов. Например, можно посчитать общее время занятий,
проводимых каждым преподавателем в каждой группе в виде:
ФИО
Иванов
Петров

3 эи
8
6

2 эи
6

1 эи
5
6

4. Запросы с параметрами. Позволяют при их выполнении ввести
определенные сведения (параметры), например, условие отбора записей или значение для вставки в поле. Этот тип запроса удобно
46

Б
ГА
Т

У

использовать для выбора информации при постоянно изменяющихся условиях отбора.
Access позволяет создать запросы самостоятельно (с помощью КОНСТРУКТОРА) и с помощью программ-мастеров.
Имеется четыре мастера запросов:
• Мастер ПРОСТОЙ ЗАПРОС позволяет выводить нужные записи
и нужные поля из источника запроса и при необходимости подвести итоги.
• Мастер ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС позволяет строить перекрестный запрос.
• Мастер ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗАПИСИ позволяет найти записи с
повторяющимися значениями полей, в том числе и дублирующиеся
записи.
• Мастер ЗАПИСИ БЕЗ ПОДЧИНЕННЫХ позволяет найти записи в
одной таблице, не имеющие подчиненных записей в другой таблице.

то
ри
й

Создание запросов в режиме конструктора

Р

еп

оз
и

Действие 1. В окне БД выбрать Запросы / Создать. В появившемся окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбрать Конструктор. На экране появляется окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Если не появилось,
то вызвать его с помощью кнопки
или по команде Запрос / Добавить таблицу.
Действие 2. В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ добавить все
таблицы, участвующие в запросе (например, RASP, SPR, SGR,
SDY, SPOD). Добавить таблицу можно двумя способами: либо выделить ее имя и нажать кнопку Добавить, либо дважды щелкнуть
по ее имени. После добавления таблиц закрыть окно
ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. На экране сформируется окно
КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСОВ (рисунок 3.5).

47

У
Б
ГА
Т
то
ри
й

Рисунок 3.5 – Окно КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСОВ

Р

еп

оз
и

Это окно разделено на две части. В верхней части размещена
схема данных запроса, которая содержит выбранные в качестве источников создаваемого запроса ТАБЛИЦЫ и ЗАПРОСЫ, представленные списком полей. Схема данных отображает связи между источниками, а также позволяет установить новые связи. Нижняя
часть – это макет (бланк) запроса, который нужно заполнить. Каждому полю в запросе соответствует один столбец в бланке запроса.
Для него предусмотрены следующие строки:
1. Поле указывает имя поля, участвующее в запросе.
2. Имя таблицы указывает, какой таблице принадлежит поле, участвующее в запросе.
3. Сортировка позволяет отсортировать записи результирующей
таблицы.
4. Вывод на экран позволяет управлять отображением поля в результирующей таблице. Для отображаемых в результирующей таблице полей в этой строке должны быть включены флажки.
5. Условие отбора позволяет задать условие отбора записей по значению поля.

48

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

6. Или позволяет объединять условия отбора в логической операции «или». Эта строка может состоять из нескольких строк бланка
запроса.
Действие 3. Для включения нужных полей в бланк запроса
необходимо выполнить одно из следующих действий:
1. Перенести (с помощью мыши) нужное поле из списка полей в
верхней панели в первую свободную клетку строки ПОЛЕ.
2. Дважды щелкнуть по имени нужного поля в списке полей.
3. Щелкнуть в клетке строки Поле, из раскрывшегося списка полей
выбрать нужное.
Для перемещения в бланк запроса всех полей сразу можно
выполнить одно из следующих действий:
1. Выделить их, дважды щелкнув по имени нужной таблицы, и переместить в строку Поле.
2. Перетащить в строку Поле звездочку, стоящую на первом месте в
списке полей таблицы. В этом случае в списке полей появится
только имя таблицы со звездочкой, но в результат выполнения запроса будут включены все поля.
Для удаления поля из бланка запроса следует отметить его
(щелкнуть мышью в области выше имени поля) и нажать клавишу DEL.
Действие 4. Проверить признаки отражения полей на экране.
В строке Вывод на экран проверить наличие флажков V в тех полях, которые нужно видеть в результирующей таблице. При создании флажки устанавливаются автоматически, и для исключения
поля из результирующей таблицы флажок следует убрать.
Замечание 3.1 При закрытии запроса все скрытые поля перемещаются в правые столбцы бланка.
Действие 5. Сохранение запроса можно выполнить одним из
способов:
1. С помощью команд Файл / Сохранить.
2. Нажать кнопку
на панели инструментов.
3. Закрыть запрос и на вопрос о сохранении запроса ответить «ДА».
При сохранении запроса в поле ввода Имя запроса ввести
имя запроса, отражающее его смысл. После сохранения запроса, его
имя появляется в окне БД во вкладке Запросы.
Действие 6. Просмотреть результирующую таблицу (выполнить запрос) из окна КОНСТРУКТОРА можно одним из следующих способов.
49

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

1. Командой Запрос / Запуск или нажатием кнопки
.
2. Командой Вид / Режим таблицы.
3. Нажав кнопку
на панели инструментов.
Из окна БД выполнить запрос можно следующими действиями:
a. выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть;
b. дважды щелкнуть по имени запроса.
Создание запроса выбора по одной таблице
Задание 1. Вывести следующие сведения о группах: наименование, форма обучения, фамилия старосты. Запрос сохранить с
именем ZAPR1.
Нужные сведения содержатся в таблице SGR, и по ней
следует создавать запрос.
Необходимые действия:
1. В окне БД выбрать Запросы / Создать / Конструктор.
2. В появившемся окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ добавить таблицу SGR.
3. Переместить поля NAIMGR, FO, STAR в бланк запроса.
4. Проверить наличие флажка Вывод на экран (V) для всех полей
запроса.
5. Выполнить запрос одним из описанных способов.
6. Сохранить запрос с именем ZAPR1.
Создание запроса на основе нескольких таблиц
с применением сортировки

Р

еп

оз
и

Задание 2. С помощью КОНСТРУКТОРА создать запрос
ZAPR2, результирующая таблица которого имела бы структуру
записи, подобную структуре записи таблицы RASP, но объекты
должны быть представлены своими наименованиями (взятыми из
справочников). В результирующую таблицу вывести все записи
таблицы RASP. Произвести сортировку по следующим полям.
1. ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (FIO) в алфавитном порядке (возрастание).
2. ГРУППА (NAIMGR) убывание.
Это означает, что по одному преподавателю записи должны следовать в порядке убывания групп.
Необходимые действия:
1. В окне БД выбрать вкладки Запросы / Создать. В появившемся
окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбрать Конструктор (или выбрать Запросы / Создание запроса в режиме конструктора.
50

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

У

2. В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ добавить таблицы RASP,
SGR, SPR, SDY, SKUR. Закрыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
3. На экране появилось окно конструктора запросов, в верхней части
которого видны макеты всех добавленных таблиц с установленными
связями. В нижней части содержится пустой макет создаваемого запроса. В строку ПОЛЕ макета следует переместить поля, включаемые
в результирующую таблицу: FIO из SPR, NAIMGR из SGR,
NAIMKUR из SKUR, NDN из SDY, KOLCH из RASP.
4. В строке Вывод на экран проверить наличие флажков (V) для
всех полей.
5. Сохранить и просмотреть запрос.

Рисунок 3.6 – Бланк запроса ZAPR2

6. Задание порядка сортировки запроса. В сортировке может участвовать
до 10 полей.
• Следует разместить поля в бланке запроса в порядке выполнения
сортировки. Сортировка начинается с самого левого поля.
• В бланке запроса в строке Сортировка для поля, по которому
следует рассортировать, нажать кнопку РАСКРЫТИЯ СПИСКА и
выбрать порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию.
51

Создание запросов с условиями отбора

У

В нашем запросе для поля FIO выбрать По возрастанию, для поля
NAIMGR – По убыванию. Окончательный вид бланка запроса изображен на рисунке 3.6.
7. Сохранить и выполнить запрос.

Р

еп

оз
и

то
ри
й

Б
ГА
Т

Условия отбора, позволяющие выбрать только определенные
записи таблицы, задаются в строках Условие отбора, или и могут
представлять из себя обычные выражения типа сравнения. В выражениях могут использоваться логические операторы NOT, AND,
OR, а также конструкция BETWEEN (между).
Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки
Условие отбора, то они автоматически объединятся с помощью
логического оператора AND. Выражения же, введенные в разные
строки (Условия отбора и или) объединятся с помощью логического оператора OR.
Задание 3. Создать запрос ZAPR3, структура результирующей таблицы которого идентична ZAPR2, но в таблицу включить
только строки, касающиеся среды.

Рисунок 3.7 – Бланк запроса ZAPR3
52

Б
ГА
Т

У

Выполняемые действия:
1. Скопировать ZAPR2 с именем ZAPR3 (последовательно нажав
кнопки Копировать и Вставить).
2. Открыть ZAPR3 в режиме КОНСТРУКТОРА и в строку Условие отбора графы NDN ввести надпись «Среда». Макет ZAPR3
изображен на рисунке 3.7.
3. Сохранить и выполнить запрос.
Задание 4. Создать запрос ZAPR4, выбирающий строки
расписания за среду, с количеством часов от 2 до 6 включительно.
Выполняемые действия:
1. Создать запрос, аналогичный ZAPR3, но в строку Условие отбора макета в колонку KOLCH добавить условие >=2 AND 15.11.2007, а в колонку Цена - >
5000 and 130 000 рублей в порядке возрастания поля «цена».
4) Для каждого наименования спецодежды просмотреть на экране список сотрудников, за которыми она числится с итогом по графе «сумма» в виде:
ИНВЕНТАРНЫЙ №
СПЕЦОДЕЖДЫ
1

ФИО СОТРУДНИКА

КОЛИЧЕСТВО

СУММА

2

3

4

Представить в виде формы с подчиненной формой.
5) Создав программный модуль VBA, сформировать таблицу, содержащую
сведения об общем количестве и стоимости спецодежды по каждому МОЛу:
ГОД

МЕСЯЦ

ТАБЕЛЬНЫЙ №
МОЛА

1

2

3

КОЛИЧЕСТВО
НАИМЕНОВАНИЙ
СПЕЦОДЕЖДЫ
4

ОБЩЕЕ
КОЛИЧЕСТВО
ЕДИНИЦ
5

ОБЩАЯ
СУММА
6

6) Все указанные действия должны выполняться в текущем месяце и в следующем. При копировании записей таблицы №1 в нее же с новым значением поля
«месяц»' и, если нужно, поля «год» содержимое всех граф оставить прежним.
69

4) Поступление материалов на предприятие
Исходные таблицы:
1) Поступление материалов по накладным к материально-ответственным лицам (МОЛам):
ТАБЕЛЬНЫЙ
№
МОЛА
3

МЕСЯЦ

1

2

ДАТА
ПОЛУЧЕНИЯ
5

№ ДОКУМЕНТА
4

НОМЕНКЛАТУРНЫЙ
№ МАТЕРИАЛА

КОЛИЧЕСТВО

6

8

Б
ГА
Т

2) Справочник материалов:

НОМЕНКЛАТУРНЫЙ №
МАТЕРИАЛА
7

КОД
ПОСТАВЩИКА

У

ГОД

НАИМЕНОВАНИЕ
МАТЕРИАЛА

ЕДИНИЦА
ИЗМНЕРЕНИЯ

3) Справочник МОЛов:
ТАБЕЛЬНЫЙ № МОЛА

ЦЕНА

ФИО

4) Справочник организаций (поставщиков):
№ ОРГАНИЗАЦИИ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ФАМИЛИЯ
МОЛА
1

то
ри
й

Приложение должно выполнять следующие функции, оформленные
как пункты меню:
1) Просмотр и печать сведений о поступлении материалов в виде:
№
ДОКУМЕНТА
2

ДАТА
ПОЛУЧЕНИЯ
3

НАИМЕНОВАНИЕ
ПОСТАВЩИКА
4

НАИМЕНОВАНИЕ
МАТЕРИАЛА
5

ЦЕ
НА

КОЛИЧЕ
СТВО

СУММА

6

7

8

Гр.8=Гр.6*Гр.7
При печати получить итоги по МОЛам и общий итог по ведомости в графе 8.
2) Просмотр на экране сведений о поступлении материалов в виде:
ТАБЕЛЬНЫЙ №
МОЛА

НАИМЕНОВАНИЕ
ПОСТАВЩИКА

НАИМЕНОВАНИЕ
МАТЕРИАЛА

ЦЕНА

КОЛИЧЕСТВО

СУМ
-МА

оз
и

В алфавитном порядке МОЛов.
3) Просмотр той же таблицы, но в алфавитном порядке наименований материалов с возможностью поиска по наименованию материала.
4) Выбрать только материалы, цена которых